Granskning av resor, representation och företagskort

Transkript

1 Lycksele kommunkoncern Granskning av resor, representation och företagskort KPMG AB

2 Innehåll 1. Uppdrag 2 2. Bakgrund 2 3. Syfte och revisionsfrågor 2 4. Granskade bolag 3 5. Sammanfattning 4 6. Sammanställning Lycksele Bostäder AB AB Lycksele Industrihus Lycksele Flygplats AB Skogsmuseet i Lycksele AB Lycksele Djurpark AB 14 1

3 1. Uppdrag Lekmannarevisorerna i Lycksele kommunkoncern har uppdragit åt KPMG att genomföra en granskning av resor, representation och företagskort inom kommunkoncernen. 2. Bakgrund Lycksele kommuns lekmannarevisorer har beslutat att en granskning ska genomföras beträffande kontroll av hur regelverk med avseende på representation, resekostnader och företagskort efterlevs inom styrelsen och ledningsgruppen. I granskningen fokuseras förekomst och rutiner för hantering av representation, reseräkningar, bonus på flygresor, inköp via företagskort etc. Bakgrunden är den risk för förtroendeskadliga konsekvenser som brister i hantering och efterlevnad kan leda till. 3. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att belysa och bedöma kommunkoncernens regler, rutiner och dess efterlevnad inom områden med risk för förtroendeskadligt beteende och oegentligheter som representation, reseräkningar (resor/konferenser), företagskort samt muta/gåva. Granskningen omfattar högre politisk ledning i form av hel- och halvtidspolitiker inom bolagens styrelser samt högre tjänstemän som VD och chefer. De bolag som har omfattats av granskningen är Lycksele Stadshus AB, Lycksele Bostäder AB, AB Lycksele Industrihus, Lycksele Flygplats AB, Skogsmuseet i Lycksele AB och Lycksele Djurpark AB. Följande kontrollmål ska bedömas genom granskningen: Gällande policy och riktlinjer på området tillämpas. Säkra och ändamålsenliga rutiner finns som säkerställer en god intern kontroll. Det förekommer inget förtroendeskadligt beteende. Följande frågeställningar ska belysas i granskningen: Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) 2

4 Är det vissa bolag som återkommer? Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc. i samband med reprsentation? Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? Finns riktlinjer för användande av företagskort? Följs attestordning för inköp via företagskort? Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 4. Granskade bolag Granskningen har omfattat styrelserna i Lycksele Bostäder AB, AB Lycksele Industrihus, Lycksele Flygplats AB, Skogsmuseet i Lycksele AB och Lycksele Djurpark AB. Granskningen har inte genomförts för Lycksele Stadshus AB då detta bolag inte har någon verksamhet och således inte heller några rese- eller representationskostnader och inte heller något företagskort. 3

5 5. Sammanfattning Vid granskningen av resor, representation och företagskort inom Lycksele kommuns bolag har vissa brister noterats. Nedan följer sammanfattande kommentarer och de tillhörande rekommendationerna; Resor De resekostnader som förekommer är framförallt resor i samband med utbildningar och konferenser. I de flesta fall finns namnet på utbildningen eller konferensen angiven på kvittot eller fakturan. Dock saknas detta i vissa fall, det kan dock noteras att bolagen, i efterhand, har kunnat ta fram underlag eller ange vilken konferens eller utbildning det handlar om. Rekommendation Vi rekommenderar att Kommunen tar fram riktlinjer över vad som ska gälla vid redovisning av resor, exempelvis om namn på konferens/utbildning ska anges och om kurs- eller konferensprogram ska biläggas fakturan eller utlägget. Representation De kostnader som förekommer vid representation avser lunch, enstaka middagar samt fika till personal och i samband med styrelsemöten. Det kan noteras att alkohol har påträffats vid ett stickprov och det gällde då två starköl vid ett middagstillfälle. Lycksele Djurpark AB, Lycksele Flygplats AB och Skogsmuseet i Lycksele AB saknar konto för ej avdragsgill representation. För Lycksele Djurpark AB och Skogsmuseet i Lycksele AB har representationskostnader som borde ha bokförts som ej avdragsgilla påträffats. Vi har noterat att Lycksele Flygplats AB använder ekonomisystemet Agresso, som innehåller en funktion där det kan anges vad representation avser. Vår bedömning är att övriga bolag med fördel kan använda en motsvarande funktion i deras ekonomisystem. Rekommendation Vi rekommenderar att den interna kontrollen förbättras för att säkerställa att syfte och namn alltid anges vid representation. Här kan Lycksele Bostäder lyftas fram som ett gott exempel på hur utläggsredovisningen bör se ut. I detta bolag används en särskild blankett som ska fyllas i för samtliga utlägg via företagskortet. Detta bolag har även tagit fram ett bra stödunderlag som kan användas vid kontering av intern- och extern representation. 4

6 Vi rekommenderar att Lycksele kommuns representationsreglemente/anvisningar för användning av betalkort förtydligas så att det framgår hur kostnader där även styrelsens ordförande deltar ska attesteras. Vi rekommenderar att bolagen införa ett särskilt konto för ej avdragsgill representation för att underlätta korrekt skattemässig hantering av representation. Företagskort I Lycksele flygplats finns två företagskort där VD har ett kort och en anställd ett kort. I övriga bolag är det endast VD som innehar ett företagskort. Vid granskningen av utlägg via företagskort har inga inköp som ej kan kopplas till verksamheten påträffats. Rekommendation Den interna kontrollen behöver stärkas för att säkerställa att kvitto i original alltid biläggs fakturan från kontokortsföretaget. 6. Sammanställning Resultatet av den genomförda granskningen kommer att presenteras i tabellform där respektive revisionsfråga och utfallet för varje enskilt bolag framgår. Till vissa enskilda frågor finns det en kommentar kopplat till det redovisade utfallet. Dessa kommentarer presenteras under respektive bolag. Vidare kommer utfallet för perioden januari-oktober 2013 på berörda konton att presenteras för att på så sätt återge de kostnader som förekommer i respektive bolag. 5

7 6.1 Lycksele Bostäder AB Konto Namn Belopp (kr) 5810 Biljetter Hyrbilskostnader Avser främst kostnader för flyg för personal vid utbildningar på annan ort Kost och logi Avser främst hotellkostnader för personal vid utbildningar på annan ort Övriga resekostnader Representation, avdragsgill Avser främst kostnader för luncher och fikabröd. Representation, ej avdragsgill Utbildning/konf, styrelsen Utbildning Personalrep. Avdragsgill Personalrep. Ej avdragsgill Övriga personalkostnader Avser främst hotell och anmälningsavgift vid utbildning för två styrelseledamöter. Avser främst anmälningsavgifter vid utbildningar samt ersättning till lärare vid utbildning på kontoret. Avser främst kostnader för Te och Kaffe samt även mindre kostnader för fikabröd. Revisionsfråga Lycksele Bostäder AB Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) Mindre omfattning Är det vissa bolag som återkommer? Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc.? /ja 1) Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? 2) Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Ja 6

8 Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Finns ej Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? VD Finns riktlinjer för användande av företagskort? Kommun Följs attestordning för inköp via företagskort? 3) Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 4) 1) Representation förekommer främst genom luncher med verksamhetsnära organisationer och företag. Vid representation anges alltid namn + syfte. 2) Resekostnader i form av biljetter och hotell förekommer vid utbildningar på annan ort. Namn och utbildning framgår av reseunderlaget. 3) VD har attesterat kostnader där VD själv har deltagit. Enligt ekonomiansvarig ska denne attestera VD:s kostnader, detta har dock ej skriftligt bekräftats av styrelsen. 4) För inköp som genomförs via företagskortet upprättas en sammanställning där namn och syfte anges. Bolaget har en god intern kontroll över hur representation, resor och företagskort ska hanteras. Exempelvis ska en utläggsredovisning fyllas i för varje inköp som genomförs med företagskortet, där ska syfte och eventuella deltagare anges. Brister i hanteringen har främst påträffats kring hanteringen av VD:s kostnader då rutinen är att ekonomiansvarig ska attestera dessa. Rekommendation Vi rekommenderar att frågan kring hanteringen av VD:s kostnader skall behandlas på ett styrelsemöte så snart som möjligt. Styrelsen bör skriftligen besluta om vilka eventuella befogenheter som ekonomiansvarig ska ha gällande attestering av VD:s kostnader. Vi vill dock lyfta fram att även om ekonomiansvarig kan godkänna VD:s kostnader löpande i leverantörsfakturasystemet bör styrelsens ordförande attestera VD:s kostnader i efterhand. 7

9 6.2 AB Lycksele Industrihus Konto Namn Belopp (kr) Biljetter Kost och logi Avser främst kostnader för flyg för personal vid utbildningar på annan ort. Avser främst hotellkostnader för personal vid utbildningar på annan ort Övriga resekostnader 908 Avser främst kostnader för taxi och Arlanda express för personal vid utbildningar på annan ort Representation, avdragsgill Avser främst kostnader för luncher och fikabröd. Representation, ej avdragsgill Utbildning Avser anmälningsavgift vid utbildning. Revisionsfråga AB Lycksele Industrihus Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) Mindre omfattning Är det vissa bolag som återkommer? Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc.? /ja 5) Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? 6) Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Ja Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Finns ej Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? VD Finns riktlinjer för användande av företagskort? Kommun Följs attestordning för inköp via företagskort? Ja 7) Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 8) 5) Representation förekommer främst genom luncher med verksamhetsnära organisationer och företag. Vid representation anges alltid namn + syfte. 8

10 6) Resekostnader i form av biljetter och hotell förekommer vid utbildningar på annan ort. Namn på resenär framgår, dock finns inte syfte alltid angivet. 7) Styrelseordföranden attesterar VD:s företagskort. Dock uppstår viss problematik när även styrelseordförande ingår bland deltagarna. 8) Två kvitton på inköp gjorda via företagskortet saknades vid granskningen. Det finns vissa brister i den interna kontrollen vad gäller rutinen kring resor och representation. Dels saknas två kvitton på inköp som har gjorts via företagskortet och dels framgår inte syfte för alla resor som har genomförts. Enligt kommunens anvisningar för användning av betalkort ska löneavdrag göras för kortinnehavaren utifall kvitto saknas, det har inte skett i dessa fall. I vissa fall har även styrelsens ordförande ingått bland deltagarna i utlägget vilket leder till att den personen vid dessa tillfällen attesterar sina egna kostnader. Rekommendation Vi rekommenderar att bolaget inför rutiner som säkerställer att samtliga kvitton erhålls från kortinnehavaren och att de i annat fall gör löneavdrag för kortinnehavaren om denne inte bilägger kvitto eller annat underlag till inköpet. Vidare rekommenderar vi att inför särskilda regler som ska gälla vid redovisning av resekostnader där det specificeras vad som ska framgå av bokföringsunderlaget, exempelvis syfte med resan. I representationsreglementet för framgår inte tydligt hur kostnader för kommunbolagens styrelser ska hanteras, exempelvis vem som ska attestera dessa. Vi rekommenderar att kommunen tydliggör reglementet så att det även framgår hur representationskostnader ska hanteras inom kommunens bolag. 9

11 6.3 Lycksele Flygplats AB Konto Namn Belopp (kr) Column1 Avser främst kostnader för flyg för personal vid utbildningar Resekostnader på annan ort Representation, extern Avser främst kostnader för luncher. Avser främst anmälningsavgifter och logikostnader vid Kurs- och konferensavg utbildning Personalrepresentation Avser främst frukt och fikabröd till anställda Gåvor personal Avser present vid pensionsavtackning för en anställd. Avser främst fikabröd och förtäring vid interna utbildningar Förtäring vid sammanträde och styrelsesammanträden. Revisionsfråga Lycksele Flygplats AB Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) Är det vissa bolag som återkommer? Mindre omfattning Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc.? /ja 9) Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? 10) Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Ja Finns ej Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? VD + 1 Finns riktlinjer för användande av företagskort? Kommun 10

12 Följs attestordning för inköp via företagskort? Ja 11) Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 12) 9) Representation förekommer främst genom luncher med verksamhetsnära organisationer och företag. Vid utlägg via företagskortet anges alltid namn + syfte. Vid inköp via faktura saknas i vissa fall namn + syfte. 10) Resekostnader i form av biljetter och hotell förekommer vid utbildningar på annan ort. Namn på resenär framgår, dock finns inte syfte alltid angivet. 11) Styrelseordföranden attesterar VD:s företagskort. Dock uppstår viss problematik när även styrelseordförande ingår bland deltagarna. 12) Tre kvitton på inköp gjorda via företagskortet saknades vid granskningen. Det finns vissa brister i den interna kontrollen vad gäller rutinen kring resor och representation. Dels saknas två kvitton på inköp som har gjorts via företagskortet och dels framgår inte syfte för alla resor som har genomförts. Enligt kommunens anvisningar för användning av betalkort ska löneavdrag göras för kortinnehavaren utifall kvitto saknas, det har inte skett i dessa fall. I vissa fall har även styrelsens ordförande ingått bland deltagarna i utlägget vilket leder till att den personen vid dessa tillfällen attesterar sina egna kostnader. Vi har även noterat att det saknas ett konto för representation, ej avdragsgillt. I stickproven har dock inga kostnader för måltider påträffats som borde blivit bokade som ej avdragsgilla kostnader. Vi har noterat att Lycksele Flygplats AB använder ekonomisystemet Agresso, som innehåller en funktion där det kan anges vad representation avser. Vår bedömning är att övriga bolag med fördel kan använda en motsvarande funktion i deras ekonomisystem. Rekommendation Vi rekommenderar att bolaget inför rutiner som säkerställer att samtliga kvitton erhålls från kortinnehavaren och att de i annat fall gör löneavdrag för kortinnehavaren om denne inte bilägger kvitto eller annat underlag till inköpet. Vidare rekommenderar vi att inför särskilda regler som ska gälla vid redovisning av resekostnader där det specificeras vad som ska framgå av bokföringsunderlaget, exempelvis syfte med resan. I representationsreglementet för framgår inte tydligt hur kostnader för kommunbolagens styrelser ska hanteras, exempelvis vem som ska attestera dessa. Vi rekommenderar att kommunen tydliggör reglementet så att det även framgår hur representationskostnader ska hanteras inom kommunens bolag. Vi rekommenderar att bolaget inför ett konto för representation, ej avdragsgillt för att på så sätt underlätta att eventuella ej avdragsgilla kostnader bokas på rätt konto och därigenom behandlas på korrekt sätt skattemässigt. 11

13 6.4 Skogsmuseet i Lycksele AB Konto Namn Belopp (kr) Column Representation Avser främst kostnader för lunch och fikabröd Utbildning Avser logikostnad vid utbildning Övr. kostnadsersättningar Avser främst hyrbils-, flyg och logikostnader vid olika projekt och konferenser. Revisionsfråga Skogsmuseet i Lycksele AB Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) Är det vissa bolag som återkommer? Mindre omfattning Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc.? /ja 13) Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? 14) Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Ja/nej 15) Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Ja Finns ej Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? VD Finns riktlinjer för användande av företagskort? Kommun Följs attestordning för inköp via företagskort? 16) Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 13) Representation förekommer främst genom luncher med verksamhetsnära organisationer och företag. Namn och syfte finns angivet på kvitto i de flesta fall. Dock saknades namn + syfte för ett lunchtillfälle. 12

14 14) Resekostnader i form av hotell, flygbiljetter och hyrbil förekommer främst vid resor i olika projekt. 15) VD har varit på en konferens på Island. Inga kostnader för medföljande har påträffats. Styrelseordförande har attesterat kostnaden. 16) Styrelseordföranden har attesterat de flesta av VD:s kostnader. Dock har VD attesterat vissa kostnader där VD själv har deltagit. Vidare uppstår viss problematik när även styrelseordförande ingår bland deltagarna. Det finns brister i den interna kontrollen kring rutinerna för representation. Bristerna består av att det saknas namn och syfte på ett kvitto, att VD har attesterat kostnader där VD själv har deltagit samt att det saknas ett konto för representation ej avdragsgillt. Vad gäller ej avdragsgilla kostnader har ett kvitto för middag påträffats där delar av kostnaderna borde ha bokats som ej avdragsgilla. Rekommendation Vi rekommenderar att bolaget inför rutiner och kontroller som säkerställer att syfte och namn anges på samtliga utlägg för representation, att det även säkerställer att VD:s kostnader attesteras av styrelsens ordförande samt att bolaget inför ett konto för ej avdragsgill representation där ej avdragsgilla kostnader bokförs. 13

15 6.5 Lycksele Djurpark AB Konto Namn Belopp (kr) Avgår Projekt Summa Avser främst kostnader för flyg och tåg för personal vid utbildningar på annan ort. På detta konto har även kostnad för en middag Resekostnader bokförts Biljetter Flygbiljetter Avser flygkostnad vid mässa på annan ort Tåg, buss & taxi Hyrbilskostnader Hotell & logi Avser hotellkostnad vid mässa samt hotellkostnad för underhållare vid Djurparkens dag Representation, extern Avser främst kostnader för lunch, fika och frukt. Representation, övrigt Avser främst luncher vid interna personalmöten I kolumnen Avgår projekt redovisas de kostnader som avser en förstudie om att förlänga säsongen. Dessa kostnader redovisas på ett separat objektsnummer och kommer vid årsskiftet att bokföras på ett balanskonto då bolaget har blivit beviljat bidrag för dessa kostnader. Revisionsfråga Lycksele Djurpark AB Representation Omfattning av intern respektive extern representation, kan visst beteende identifieras (ex. ur ett genusperspektiv) Mindre omfattning Är det vissa bolag som återkommer? Förekommer ofta samma personer vid extern representation? Anges organisation, syfte etc.? /ja 17) Förekommer det ofta intern representation med andra bolag/förvaltningar? Sker representation i samband med resor? Förekomst av alkohol? Ja 18) Resor och konferenser Reser vissa personer oftare än andra utan att det är motiverat av befattning/funktion? 19) Är ersättning för eventuella utlägg i samband med resan motiverade? Ja Förekomst av resor utomlands? Förekommer det kostnader för medföljande? Ja/nej 20) Förekommer resor som inte betalas av arbetsgivaren som ifrågasätts (muta mm)? Finns risk för förmånsbeskattning? Riktlinjer för hantering av bonus vid flygresor? Finns ej Företagskort Förekomst av företagskort inom bolagen? VD 14

16 Finns riktlinjer för användande av företagskort? Kommun Följs attestordning för inköp via företagskort? Ja 21) Görs inköp med företagskort som kan ifrågasättas med tanke på varans/tjänstens koppling till verksamheten? 22) 17) Representation förekommer främst genom luncher och någon enstaka middag med verksamhetsnära organisationer samt vid styrelsemöte. Namn och syfte finns angivet på kvitto i de flesta fall. Dock saknades ett namn vid ett lunchtillfälle. 18) Alkohol har påträffats vid ett tillfälle där deltagarna beställde varsin öl i samband med middag. Denna kostnad, tillsammans med kostnaden för middag, har felaktigt blivit bokförd som resekostnad. 19) Resekostnader i form av biljetter och hotell förekommer vid mässor och konferenser på annan ort. Namn på resenär framgår, dock finns inte syfte alltid angivet. 20) VD har deltagit på en marknadsföringskonferens i Helsingfors, inga kostnader för medföljande har påträffats. 21) Styrelseordföranden attesterar VD:s företagskort. Dock uppstår viss problematik när även styrelseordförande ingår bland deltagarna. 22) För ett utlägg med företagskortet saknas kvitto samt att för ett utlägg finns kontoslipp bifogad. Det finns vissa brister i den interna kontrollen vad gäller rutinen kring resor och representation. Det saknas ett kvitto på inköp som har gjorts via företagskortet, för ett kvitto finns endast en kontoslipp bifogat samt att det inte framgår syfte för alla resor som har genomförts. Enligt kommunens anvisningar för användning av betalkort ska löneavdrag göras för kortinnehavaren utifall kvitto saknas, det har inte skett i dessa fall. I vissa fall har även styrelsens ordförande ingått bland deltagarna i utlägget vilket leder till att den personen vid dessa tillfällen attesterar sina egna kostnader. Vi har även noterat att det saknas ett konto för representation, ej avdragsgillt. Vad gäller ej avdragsgilla kostnader har ett kvitto för middag påträffats. Denna kostnad har blivit bokförd som resekostnad men borde ha blivit bokförd dels som avdragsgill kostnad och dels som ej avdragsgilla kostnader. Vidare har vi noterat att VD ensam mottagningsgodkänner och slutattesterar fakturor i leverantörssystemet. Detta innebär ett avsteg från principen att två olika personer ska godkänna fakturor vilket ökar risken för fel i redovisningen. Rekommendation Vi rekommenderar att bolaget inför rutiner som säkerställer att samtliga kvitton erhålls från kortinnehavaren och att de i annat fall gör löneavdrag för kortinnehavaren om denne inte bilägger kvitto eller annat underlag till inköpet. Vidare rekommenderar vi att inför särskilda regler som ska gälla vid redovisning av resekostnader där det specificeras vad som ska framgå av bokföringsunderlaget, exempelvis syfte med resan. 15

17 I representationsreglementet för framgår inte tydligt hur kostnader för kommunbolagens styrelser ska hanteras, exempelvis vem som ska attestera dessa. Vi rekommenderar att kommunen tydliggör reglementet så att det även framgår hur representationskostnader ska hanteras inom kommunens bolag. Vi rekommenderar att bolaget inför ett konto för representation, ej avdragsgillt för att på så sätt underlätta att eventuella ej avdragsgilla kostnader bokas på rätt konto och därigenom behandlas på korrekt sätt skattemässigt. Vi rekommenderar att bolaget inför en rutin som säkerställer att två personer involveras i hanteringen av leverantörsfakturor. En person ska utföra mottagningsattest och en annan person ska beslutsattestera faktura. KPMG AB, dag som ovan Helen Sundstöm Hetta Kundansvarig Nicklas Hermansson Auktoriserad revisor 16