Representation. Granskning av. Revisionskontoret. Granskningsrapport nr 26/2013 januari Revisionskontoret

Transkript

1 Revisionskontoret Granskning av Representation Granskningsrapport nr 26/2013 januari 2014 Revisionskontoret Eva Tency Nilsson Fredrik Ljunggren Jan-Åke Leijon

2 2(11) Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund och syfte Revisionsfrågor Revisionskriterier Skatteverkets regelverk Regionens representationspolicy Metod och genomförande Representationskostnader s interna kontroll Resultat av granskningen Slutsatser och bedömning...10 Bilaga 1 Granskning av s revisorers representation

3 3(11) 1. Sammanfattning Granskningens övergripande frågeställning har varit att bedöma om styrelsens, nämndernas, förvaltningarnas, de majoritetsägda bolagens och de aktuella stiftelsernas kontroll avseende representation och resor är tillfredsställande. Granskningen har omfattat all verksamhet inom inklusive de majoritetsägda bolagen och de stiftelser som enligt kommunallagen kap 3 16 är att betrakta som kommunala företag. All representation har ingått i granskningen d v s både den interna och externa representation som utförs av politiker och tjänstemän. Taxikvitton och vissa inköp som t ex på Systembolaget har granskats liksom efterlevnaden av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och Regionens riktlinjer inklusive tillämpningsanvisningar. Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att representationens storlek är rimlig i relation till verksamhetens omfattning. Granskningen har dock visat att den interna kontrollen avseende representation är bristfällig. Granskningen har påvisat att det finns avvikelser samt felaktigheter som bör följas upp och åtgärdas. Gällande riktlinjer och tillämpningsanvisningar är i huvudsak ändamålsenliga. Några förtydliganden kan dock underlätta och förbättra tillämpbarheten. Detta kan till exempel gälla gränsdragningar och konteringsanvisningar. Aktuella tillämpningsanvisningar måste finnas tillgängliga på s intranät och vara lättåtkomliga. För att förbättra kännedomen om och efterlevnaden av aktuella riktlinjer finns det behov av utökade informations- och utbildningsinsatser. Detta gäller både Regionens riktlinjer med därtill hörande tillämpningsanvisningar och Skatteverkets regelverk. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets rekommendationer angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare alltför ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Granskningen visar även att det sker ett stort antal felaktigheter när det gäller avdrag för mervärdesskatt i samband med representation. För att fånga upp samtliga nödvändiga uppgifter och för att underlätta konteringsarbetet inklusive momshanteringen kan den blankett som tagits fram användas i samband med representationen. HR-Fönstret bör utvecklas så att det blir möjligt att redovisa bl a representation på rätt konto.

4 4(11) 2. Bakgrund och syfte Representationen i offentlig verksamhet har på senare tid blivit föremål för stor uppmärksamhet. Resor, konferenser och representation förekommer i Regionens styrelse och nämnder men även i förvaltningarna och de majoritetsägda bolagen samt Regionens stiftelser. För att säkerställa att den representation som förekommer inom sker inom ramen för gällande riktlinjer och tillämpningsanvisningar och även i övrigt är rimlig har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av området. Granskningen har omfattat all verksamhet inom inklusive de majoritetsägda bolagen och de stiftelser som enligt kommunallagen kap 3 16 är att betrakta som kommunala företag. All representation har ingått i granskningen d v s både den interna och externa representation som utförs av politiker och tjänstemän. Taxikvitton och vissa inköp som t ex på Systembolaget har granskats liksom efterlevnaden av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och Regionens riktlinjer inklusive tillämpningsanvisningar Revisionsfrågor Granskningens övergripande frågeställning är om styrelsens, nämndernas, förvaltningarnas, de majoritetsägda bolagens och berörda stiftelsers kontroll avseende representation och resor är tillfredsställande. Dessutom har följande revisionsfrågor ingått: 1. Vilka system och rutiner finns avseende representation och är dessa kända? 2. Hur kontrolleras efterlevnaden av rutinerna? 3. Finns lokala riktlinjer för representation? 4. Hur fattas beslut om representation? 5. Är omfattningen av och kostnaden för representation rimlig? 6. Framgår det tydligt av fakturorna vad som ingår i priset? 7. Är redovisningen rätt avseende kontering, momsavdrag m m? 8. Finns uppgift om deltagare vid och syfte med representationen? 9. Användes Regionens/bolagens kreditkort på ett rimligt sätt? 3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna för denna granskning är gällande lagstiftning, skatteverkets regler och Regionens riktlinjer inklusive tillämpningsanvisningar. 3.1 Skatteverkets regelverk Av skatteverkets regler framgår att förmån av kost vid extern eller intern representation är skattefri (11 kap. 2 inkomstskattelagen (1999:1 229 IL)). Beträffande intern representation gäller att sammankomsterna i huvudsak skall avse interna möten, att sammankomsten skall ha en varaktighet på högst en vecka och att mötet inte skall hållas regelbundet med kort mellanrum. Likaså skall det vara ett gemensamt måltidsarrangemang.

5 5(11) Av Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. (SKV A 2004:5) framgår kraven på underlag och dokumentation. Noteringar skall ske på restaurangnota eller liknande verifikat som visar representationsutgiftens storlek. Av noteringarna skall framgå syftet med representationen och vilka som deltagit med angivande av namn och befattning. Den ingående momsen är inte avdragsgill i sin helhet vid representation. Vid utgifter för lunch, middag eller supé medges ett avdrag för mervärdeskatt med högst 10,80 kronor per person vilket motsvarar en måltid på 90 kronor. Om måltiden innefattar inslag av spritdryck, vin eller starköl medges ett schablonavdrag på 14 kronor per person eftersom mat och alkoholhaltig dryck har olika momssatser. Detta gäller under förutsättning att kostnaderna är minst 90 kronor exklusive moms. Kammarrätten i Göteborg har i det s.k. Porschemålet (mål nr 24-12) meddelat att avdragsbegränsningen i momslagen inte är förenlig med EU-rätten och Skatteverket har valt att inte överklaga domen. Enligt uppgift från koncernledningen kommer att begära omprövning, men i nuläget avvaktar man Sveriges Kommuner och Landstings och Skatteverkets information. Detta ändrar dock inte denna rapports iakttagelser och slutsatser, vars revisionskriterier utgjorts av de regler och riktlinjer som granskningsobjekten har haft att följa. Om beloppsgränser för gåvor till medarbetare i olika sammanhang inte följer skatteverkets regler kan detta innebära att medarbetaren förmånsbeskattas och att arbetsgivaren skall betala arbetsgivaravgifter på beloppet. 3.2 Regionens representationspolicy Regionstyrelsen fastställde riktlinjer för s representation Av dessa framgår bl a att generell rätt till representation har regionråd, regionfullmäktiges presidium, nämndsordförande, regiondirektör och förvaltningschef. Dessa kan uppdra åt annan att svara för representationen. Beträffande vem som får bjudas framgår att representationen skall utgå från normal gästfrihet och utföras med gott omdöme. Försiktighet bör iakttas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Även vid valet av ort där representationen genomförs bör försiktighet iakttas. När det gäller vad som ingår i representationen skall denna ses som en del av den skånska kulturen som, enligt riktlinjerna, har ett visst drag av generositet. Vidare framgår att alkohol förekommer i representationen men har inget drag av omåttlighet. Representationens omfattning måste i hög grad vara beroende av den enskildes omdöme. Den bör ske med en viss återhållsamhet och vara en måttlig variant av de skånska mattraditionerna utan att därför framstå som snål. För att underlätta redovisningen av representation har en särskild blankett tagits fram. På denna skall bl a anges vem som är värd för representationen, syfte/ändamål samt namn, yrke eller funktion och företag för samtliga deltagare.

6 6(11) Koncernkontoret har utarbetat dokumentet definitioner och tillämpningsanvisningar inklusive bilagor. Detta dokument har som syfte att förenkla och ge svar på frågor som uppkommer i den omedelbara bedömningen som måste göras redan när faktura, kvitto etc ska bokföras. Representation kan vara intern eller extern. Indelningen i extern och intern representation görs av Skatteverket och används allmänt. Intern representation riktar sig till medarbetarna och utgörs av bl a måltider vid informationsmöten, personalvårdsaktiviteter och styrelsesammanträden. Extern representation riktar sig till parter utanför s verksamhet. I den externa representationen kan, förutom kostnader för måltider, även t ex entréavgifter ingå. Arbetsmåltider och trivselåtgärder är driftkostnader och faller utanför begreppet representation. Nyttan för organisationen med sådana sammankomster måste anges vid varje tillfälle. Momsen är avdragsgill fullt ut för driftskostnader. Måltider som har karaktär av driftskostnader kan bli föremål för förmånsbeskattning hos den enskilde. Enligt uppgift kommer regionstyrelsen under våren 2014 att revidera riktlinjerna vad avser bl a alkohol i samband med representation. 4. Metod och genomförande Granskningen har omfattat all representation inom, de majoritetsägda bolagen och berörda stiftelser och avser perioden Uppdraget har genomförts genom dokumentgranskning av styrdokument och genom att granska ett urval av fakturor, kvitton eller dylikt som har samband med representation. Även kvitton kopplade till lönerutin/reseräkning har granskats. Fakturorna omfattar ca 50 procent av totala belopp på dessa konton. Intervjuer har genomförts i den mån det har bedömts nödvändigt. Redovisningsmaterial som visade all representation som bokats på kontona och eller motsvarande konton för bolagen/stiftelserna togs fram och utgjorde underlag för ett urval fakturor som analyserades i detalj. En granskning av det material som bifogats reseräkningarna gjordes på plats vid den enhet inom GSF (gemensam servicefunktion) som hanterar lönematerial. Från de majoritetsägda bolagen och Regionens stiftelser inhämtades uppgifter om kostnader för representation. Dessa utgjorde underlag för ett urval av fakturor för djupgranskning. Granskningen har genomförts av Eva Tency Nilsson, Jan-Åke Leijon och Fredrik Ljunggren från revisionskontoret. Rapporten har varit föremål för faktagranskning från koncernledningens sida. Stadsrevisionen i Helsingborg har granskat s revisorers representation (bilaga 1).

7 7(11) 5. Representationskostnader Under den granskade perioden uppgick den totala kostnaden för representation för Region Skånes nämnder och förvaltningar (konto Intern representation och konto Extern representation) till kronor inom. Av den totala kostnaden utgjorde den interna representationen kronor (76 %) och den externa representationen kronor (24 %). Ovanstående belopp förutsätter att kostnaderna har bokförts på rätt konto. Fördelningen av representationskostnader per förvaltning framgår av nedanstående diagram. I Centralsjukhuset Kristianstads interna representationskostnader ingår ca kr som avser sjukhusets 40-årsjubileum.

8 8(11) För Regionens majoritetsägda bolag och stiftelser gäller att både den interna och externa representationen fördelas mellan avdragsgill och inte avdragsgill. Under den granskade perioden uppgick den totala kostnaden för representation för bolag och stiftelser till kronor. Av den totala kostnaden utgjorde den interna representationen kronor (10 %) och den externa representationen kronor (90 %). Beloppen är hämtade från respektive bolags konton för avdragsgill och ej avdragsgill extern och intern representation och förutsätter att kostnaderna har bokförts på rätt konto. Representationskostnaderna per bolag och stiftelse framgår av nedanstående diagram. 6. s interna kontroll Under flera år har följsamheten mot skattelagstiftningen varit en av de obligatoriska punkterna i Regionens interna kontrollplan. Detta område har genomgående varit det som haft flest avvikelser. Av regionstyrelsens rapport över den interna kontrollen 2012 framgår att bristerna inom momsregistrering kopplade till bl a representation är ett område där misstag ofta görs. För att komma tillrätta med problemet föreslår styrelsen fortlöpande information och utbildning som ett medel för att förbättra denna punkt. 7. Resultat av granskningen Granskningen har omfattat all representation inom Regionens styrelse/nämnder och förvaltningar samt inom Regionens bolag och stiftelser. Granskningen har genomförts genom ett omfattande stickprov för varje nämnd och förvaltning. I granskningen har även ingått den representation som ersätts i form av utlägg på reseräkning. För bolag som har redovisning genom ekonomisystemet Raindance och som hanteras av GSF har i princip samma tillvägagångssätt använts medan granskningen för övriga bolag har utgått från inskickat material. Nedan framgår granskningens resultat fördelat på respektive revisionsfråga.

9 9(11) 1. Vilka system och rutiner finns avseende representation och är dessa kända? Det finns styrdokument som reglerar intern samt extern representation i form av riktlinjer med tillhörande tillämpningsanvisningar. Det är dock svårt att hitta aktuella tillämpningsanvisningar med tillhörande bilagor på s intranät. Enligt vår analys och bedömning är de aktuella dokumenten i huvudsak ändamålsenliga. Några förtydliganden kan dock underlätta och förbättra tillämpbarheten. Detta kan till exempel gälla gränsdragningar och konteringsanvisningar. 2. Hur kontrolleras efterlevnaden av rutinerna? Kontroll av att skattelagstiftningens krav följs ingår i de obligatoriska kontrollområdena i den interna kontrollen. Av till regionstyrelsen redovisat resultat avseende arbetet med intern kontroll framgår att bristerna inom momsregistrering kopplade till bl a representation är ett område där felaktigheter ofta görs. Vi delar regionstyrelsens uppfattning om att fortlöpande information och utbildning är nödvändig för att förbättra denna punkt. 3. Finns lokala riktlinjer för representation? Granskningen har inte visat att det finns några lokala riktlinjer när det gäller representation. 4. Hur fattas beslut om representation? Stickprovsgranskningen visar inte att det finns särskilda skriftliga beslut i samband med representation. Beslut fattas i efterhand genom beslutsattest. I vissa fall till exempel vid utlandsresa finns dock formellt beslut. 5. Är omfattningen av och kostnaden för representation rimlig? Granskningen har inte visat att det förekommit representation som kan anses orimligt omfattande. Vi bedömer att representationen är rimlig i relation till verksamhetens omfattning. Av regionens policy för resor och möten framgår att dricks inte skall betalas av Region Skåne. Granskningen har visat några fall där dricks har betalats och påförts kvittot. 6. Framgår det tydligt av fakturorna vad som ingår i priset? Stickprovsgranskningen visar att det i huvudsak framgår av fakturor och kvitton vad som ingår i representationen. I ett antal fall är det dock inte möjligt att utläsa om alkohol ingått. Detta gäller t ex i samband med konferenser där priset ofta anges som ett konferenspaket. I övrigt visar granskningen att alkohol förekommer relativt sparsamt. 7. Är redovisningen rätt avseende kontering, momsavdrag m m? Även om det förekommer felkonteringar på kontona för intern och extern representation visar granskningen att konteringen i huvudsak är rätt. När det gäller momsavdrag i samband med representation visar granskningen att detta ofta görs på felaktig sätt. I nästan hälften av de granskade verifikationerna är momsberäkningen inte korrekt. Granskningen visar således flera fall där för hög moms lyfts av men även fall där inget momsavlyft har gjorts. Vidare visar granskningen att den representation som ersätts genom lönesystemet bokas på kontot Övriga kostnader vilket försvårar uppföljningen av representationskostnader eftersom detta konto innehåller en stor mängd andra kostnadsslag.

10 10(11) För att fånga upp samtliga nödvändiga uppgifter och för att underlätta konteringsarbetet inklusive momshanteringen kan den blankett som tagits fram och finns på Regionens intranät användas i samband med representationen. Vidare bör HR-Fönstret utvecklas så att det blir möjligt att redovisa bl a representation på rätt konto. 8. Finns uppgift om deltagare vid och syfte med representationen? Fullständiga uppgifter om syfte och/eller deltagare saknas helt eller delvis i ett stort antal av de granskade fallen. I vissa fall anges deltagare som antal och/eller enbart vilken verksamhet som de kommer ifrån (t ex samtliga medarbetare på en avdelning). En oprecis information om syfte försvårar möjligheten att kontrollera om aktuell kostnad är att betrakta som representation eller om regelverket om förmånsbeskattning skall gälla. Även bedömning av om representationen är rimlig och skälig försvåras av ett otydligt syfte. Att syfte inte anges försvårar även konteringsarbetet. Den blankett som tagits fram för att användas i samband med representation används i stort sett inte alls. Det finns även möjlighet att ange bl a syfte och deltagare i kommentarsfältet i Raindance. Denna möjlighet används i varierande omfattning. För att fånga upp samtliga nödvändiga uppgifter och för att underlätta konteringsarbetet inklusive momshanteringen kan den blankett som tagits fram användas i samband med representationen. 9. Används Regionens/bolagens kreditkort på ett rimligt sätt? Regionstyrelsens arbetsutskott har beslutat om riktlinjer för betalkort inom. Av dessa framgår bl a att enbart skall använda Företagsupphandlat Privatkort. Detta innebär att betalningsansvaret ligger på den enskilde kortinnehavaren och inte på Regionen. Såvitt vi har kunnat finna kvarstår sedan våren 2013 endast ett betalkort med som betalningsansvarig. Detta används endast i samband med inköp på Systembolaget vid arrangemang på representationsvåningen på Regionhuset i Malmö. 8. Slutsatser och bedömning Granskningens övergripande frågeställning har varit att bedöma om styrelsens, nämndernas, förvaltningarnas, de majoritetsägda bolagens och de aktuella stiftelsernas kontroll avseende representation och resor är tillfredsställande. Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att representationens storlek är rimlig i relation till verksamhetens omfattning. Granskningen har dock visat att den interna kontrollen avseende representation är bristfällig. Granskningen har påvisat att det finns avvikelser samt felaktigheter som bör följas upp och åtgärdas. Gällande riktlinjer och tillämpningsanvisningar är i huvudsak ändamålsenliga. Några förtydliganden kan dock underlätta och förbättra tillämpbarheten. Detta kan till exempel gälla gränsdragningar och konteringsanvisningar. Aktuella tillämpningsanvisningar måste finnas tillgängliga på s intranät och vara lättåtkomliga.

11 11(11) För att förbättra kännedomen om och efterlevnaden av aktuella riktlinjer finns det behov av utökade informations- och utbildningsinsatser. Detta gäller både Regionens riktlinjer med därtill hörande tillämpningsanvisningar och Skatteverkets regelverk. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets rekommendationer angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare alltför ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Granskningen visar även att det sker ett stort antal felaktigheter när det gäller avdrag för mervärdesskatt i samband med representation. För att fånga upp samtliga nödvändiga uppgifter och för att underlätta konteringsarbetet inklusive momshanteringen kan den blankett som tagits fram användas i samband med representationen. HR-Fönstret bör utvecklas så att det blir möjligt att redovisa bl a representation på rätt konto.

12 STADSREVISIONEN GRANSKNING AV REPRESENTATION SID 1(4) Granskning av Region Skånes revisorers representation Södra Storgatan 36 Postadress Helsingborg Tel helsingborg.se

13 GRANSKNING AV REPRESENTATION SID 2(4) Innehållsförteckning 1. Inledning Syfte/Revisionsfrågor Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metoder Projektorganisation Resultat Slutsats... 4

14 GRANSKNING AV REPRESENTATION SID 3(4) 1. Inledning Representationen i offentlig verksamhet har på senare tid blivit föremål för stor uppmärksamhet. Resor, konferenser och representation förekommer i Regionens styrelse och nämnder men även i förvaltningarna och de majoritetsägda bolagen. För att säkerställa att den representation som förekommer inom sker inom ramen för gällande riktlinjer och tillämpningsanvisningar och även i övrigt är rimlig har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av området. Detta skall göras utifrån ett antal revisionsfrågor för att kunna säkerställa revisorernas kontroll avseende representation. Då det inte är lämpligt att revisorerna granskar sin egen representation har stadsrevisionen i Helsingborg fått i uppdrag att granska s revisorers representation. 2. Syfte/Revisionsfrågor Syftet med granskningen är att se att revisorernas hantering av den egna representationen och närliggande kostnader är tillfredsställande. Är omfattningen av och kostnaden för representation rimlig? Framgår det tydligt av fakturorna vad som ingår i priset? Är redovisningen rätt avseende kontering, momsavdrag mm? Finns uppgift om deltagare vid och syfte med representationen? 3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna för denna granskning är gällande lagstiftning, skatteverkets regler och Regionens riktlinjer inklusive tillämpningsanvisningar. 4. Ansvarig nämnd Granskningen berör s revisorer. 5. Metoder Granskningen omfattar all representation, vilket innebär att både den representation (intern och extern) som beslutas av politiker och tjänstemän ingår. Taxikostnader samt div. övriga kostnader ingår också. Med utgångspunkt från analyslistor för relevanta konton har ett urval av fakturor granskats. Fakturorna omfattar drygt 50 % av nedlagda belopp på dessa konton. Tidsperioden avser Därutöver har frågor ställts till revisorernas sakkunniga biträden.

15 GRANSKNING AV REPRESENTATION SID 4(4) 6. Projektorganisation Granskningsansvarig är Stadsrevisor Per-Reinhold Olsson. Projektdeltagare är kommunala revisorn Sandra Wildt. 7. Resultat Den gällande synen på representation från revisionens sida är att revisionen tillämpar de regler som är beslutade för med tillägget att restriktivitet och försiktighet skall råda. Revisionen har med anledning av det fåtal personer som är involverade och den ringa representation som revisionen har, inte ansett det nödvändigt att upprätta formaliserade system och rutiner utöver gällande regelverk. Några egna lokala riktlinjer för representationen finns inte. Efterlevandet av en god hantering av representationen sker framförallt inom ramen för den löpande interna kontrollen med sak- och beslutsattestering. Beslut om representation fattas antingen av revisorskollegiets ordförande eller av revisionsdirektören, beroende på vilken typ av representation som åsyftas Vi har granskat kontona avseende intern och extern representation. För perioden uppgår den externa representationen till 7 tkr och den interna representationen till 22 tkr. Kostnaderna avser i princip lunch eller fika. Deltagare och syfte framgår av faktura eller med fakturan sammanhängande kommentar. Därutöver har vi granskat kontona för taxikostnader och div. övriga kostnader. Redovisningen av moms för granskade konton följer gällande skatteregler. Granskade fakturor är tydliga och är konterade på rätt konto och bedöms ha samband med verksamheten. 8. Slutsats Vår bedömning är att omfattningen och kostnaderna för representationen är rimlig och att s revisorer för den granskade tidsperioden har hanterat sin representation på ett korrekt sätt. Även taxikostnader och div. övriga kostnader har hanterats korrekt. Helsingborgs stadsrevision Per-Reinhold Olsson Stadsrevisor