Granskning av representation

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av representation Caroline Liljebjörn Elin Petersson 25 augusti 2016 Byggebo AB Oskarshamns Hamn AB Stiftelsen Forum Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell

2 Innehåll 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Metod och avgränsning Lagstiftning Skatteverkets krav Lagen om kommunal redovisning Iakttagelser och bedömningar Efterlevs gällande lagstiftning, Skatteverkets regler, kommunens internkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Kommunen Byggebo AB Oskarshamns Hamn AB Stiftelsen Forum Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell Har kommunstyrelsen, nämnderna, bolagsstyrelserna och stiftelsestyrelserna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls? Kommunen Byggebo AB Oskarshamns Hamn AB Stiftelsen Forum Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell Augusti av 16

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i samt lekmannarevisorerna i Byggebo AB, Oskarshamns Hamn AB, Stiftelsen Forum samt Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell har gett i uppdrag att granska om kommunstyrelsens, nämndernas, bolagsstyrelsernas samt stiftelsernas styrelsers interna kontroll avseende representation är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunchef, förvaltningschefer, VD för bolagen och Stiftelsen Forum samt hotellchefen för Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell. Interna styrdokument och rutiner har granskats. Vi har tagit stickprov på fakturor under tiden 1 januari 2015 till 16 juni Den övergripande revisionsfrågan är: Är styrelsens, nämndernas, bolagsstyrelsernas och stiftelsestyrelsernas interna kontroll avseende representation tillräcklig? Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende representation till viss del är tillräcklig. Det baserar vi på att det finns skriftliga rutiner som överensstämmer med lagens krav och Skatteverkets krav vad gäller representation. Genomförda intervjuer och stickprov visar att rutinerna i de flesta fall följs, men att det finns brister avseende användning av adekvat konto och avsaknad av information om syfte och deltagare. Vi bedömer att den interna kontrollen bör stärkas genom att konteringsanvisningar utvecklas avseende representationskostnader och personalkostnader samt att anteckningskrav införs där deltagare och syfte måste specificeras för flera konton som avser representation och gåvor. Vi bedömer att det finns ett utbildningsbehov av attestansvariga avseende interna riktlinjer och Skatteverkets krav på upplysningar samt beräkning av avdragsgill moms. Vi bedömer att styrelsen för Byggebo AB i allt väsentligt säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Det baserar vi på att det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner för representation och gåvor som vi bedömer följs. Stickproven visar att verifikationerna är fullständiga och att den bokförda momsen uppfyller kraven för att vara avdragsgill. Vi bedömer att styrelsen för Oskarshamns Hamn AB i huvudsak säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Det baserar vi på att det finns dokumenterade rutiner som följs. Däremot finns brister i vissa underlag när det gäller tilläggsupplysningar i form av deltagare och syfte vid representation. Vi bedömer att styrelsen för Stiftelsen Forum i allt väsentligt säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Det baserar vi på att det finns rutiner som följs. Stickproven visar att verifikationerna är fullständiga och att den avdragsgilla momsen har beräknats korrekt. Augusti av 16

4 Vi bedömer att styrelsen för Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell inte fullt ut säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Vi grundar vår bedömning på att det i intervjun beskrivs att representation förekommit i mycket begränsad omfattning. För den representation som skett visar stickproven att rutinerna kring representation bör skärpas bland annat avseende syfte och deltagare på verifikationer Rekommendationer Vi rekommenderar att kommunstyrelsen och nämnderna utvecklar konteringsanvisningarna avseende representation med tydligare instruktioner för varje baskonto för att undvika felkonteringar. Vi rekommenderar även att anteckningskravet där deltagare och syfte specificeras för kurser och konferenser (581xx) och övriga personalkostnader (589xx). Vi rekommenderar att kommunstyrelsen och nämnderna tydliggör att det är kommundirektören som är beslutattestant åt förvaltningscheferna. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen, nämnderna, bolagsstyrelserna och stiftelsestyrelserna samordnar sina riktlinjer avseende representation och gåvor för att skapa en enhetlighet i kommunkoncernen. Augusti av 16

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Under de senaste åren har ett flertal händelser aktualiserat vikten av att det finns tydliga regler och rutiner för hur kommunerna hanterar skattebetalarnas pengar, inte minst när det gäller representation. Representation är ett samlingsbegrepp som avser de händelser då personer inom en organisation antingen mottar eller visar uppskattning via exempelvis gåvor eller gästfrihet. I begreppet extern representation innefattas aktiviteter som har ett direkt samband med verksamheten och som syftar till att inleda eller utveckla viktiga förbindelser med utomstående aktörer. Representationen kan även vara intern och riktas då mot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja god atmosfär på arbetsplatsen. Det är viktigt att representationen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har utifrån genomförd riskbedömning beslutat att granska kommunens interna samt externa representation Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens, nämndernas, bolagsstyrelsernas och stiftelsestyrelsernas interna kontroll avseende representation tillräcklig? Granskningen sker baserat på följande revisionskriterier: System och rutiner för intern kontroll avseende representation som styrelsen, nämnderna, bolagsstyrelserna eller stiftelsernas styrelser har beslutat om. Gällande lagstiftning och Skatteverkets regler Följande kontrollmål ska besvaras av granskningen: Efterlevs gällande lagstiftning, Skatteverkets regler, kommunens internkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Har kommunstyrelsen, nämnderna, bolagsstyrelserna och stiftelsestyrelserna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen avser både de fall då kommunen, bolagen eller stiftelserna står för representationen samt då representanter från kommunen, bolagen eller stiftelserna mottar representation. Granskningen avgränsas till stickprov på följande konton: Augusti av 16

6 För kommunen: Konto Benämning Övrigt Personalrepresentation Hedersgåvor årsgåvor Trivselbefrämjande åtgärder Fika/mat möten & sammanträden Personalkaffe Livsmedel Cafévaror Livsmedel Representation Presentartiklar Övrig representation För bolagen och stiftelserna: Konton för representation, gåvor, trivselbefrämjande åtgärder, fika, mat, livsmedel med mera. Vi har tagit stickprov på fakturor under tiden 1 januari 2015 till 16 juni Intervjuer har genomförts med kommunchef, förvaltningschefer, VD för bolagen och Stiftelsen Forum samt Hotellchefen för Sjöfartshotellet. Vi har granskat relevanta dokument för granskningen, så som personalhandbok, ekonomi- och verksamhetsstyrningsregler, attestreglemente och tillämpningsanvisningar. Rapporten har sakavstämts av kommundirektör, kommunens ekonomiavdelning, förvaltningscheferna, VD för respektive bolag och stiftelse. Augusti av 16

7 3. Lagstiftning 3.1. Skatteverkets krav I följande avsnitt beskrivs kortfattat några punkter som betonats i Skatteverkets råd och publikationer. Skatteverket understryker att representationen måste ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Förmån av kost vid extern eller intern representation är skattefri (11 kap. 2 inkomstskattelagen (1999:1229 IL). När det gäller intern representation gäller skattefriheten enbart vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Skatteverket framhåller att det är en förutsättning att det är fråga om i huvudsak interna möten, sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka och mötet ska inte heller hållas regelbundet med kort mellanrum. Likaså ska det vara gemensamma måltidsarrangemang. I Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. (SKV A 2004:5) ställs det krav på underlag och dokumentation. Anteckningar ska föras på restaurangnota eller liknande verifikat som visar representationsutgiftens storlek samt ett samband mellan de personer som deltar och den aktuella verksamheten. Exempelvis bör uppgifter kring datum för representationen, namn och befattning eller yrke på de personer som representationen utövas mot samt syfte antecknas. Uppgifterna på verifikatet bör, enligt Skatteverket, antecknas på ett varaktigt sätt. I 11 kap. 14 inkomstskattelagen (1999:1229 IL) behandlas regler om gåvor till anställda. Det anges att följande gåvor till anställda är skattefria: 1. Julgåvor av mindre värde 2. Sedvanliga jubileumsgåvor till anställda, och 3. Minnesgåvor till varaktigt anställda under vissa förutsättningar. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i form av pengar Lagen om kommunal redovisning I 4 Lagen om kommunal redovisning stadgas: För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Augusti av 16

8 4. Iakttagelser och bedömningar För varje kontrollmål redogörs för gjorda iakttagelser och bedömningar Efterlevs gällande lagstiftning, Skatteverkets regler, kommunens internkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Kommunen Styrdokument I finns en rad styrdokument som knyter an till ämnesområdet representation. Dokumenten finns på hemsidan under rubriken e-medarbetare, där anställda kan ta del av informationen. Ekonomiavdelningen för även ut informationen till övriga ekonomer och assistenter i organisationen på regelbundet återkommande möten. Ekonomi- och verksamhetsstyrningsregler Dokumentet är ursprungligen från år 2011, men vissa delar har beslutats av kommunfullmäktige vid senare tillfällen. Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna innehåller bland annat avsnitt om intern kontroll. Nämnder och styrelse ansvarar för att upprätta, genomföra och följa upp en årlig internkontrollplan för sina respektive verksamhetsområden. Kommunstyrelsen kan varje år fastställa att kommungemensamma kontrollpunkter ska ingå i internkontrollplanen. Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Av dokumentet framgår att attestering ska ske i flera steg och utföras av minst två olika personer. Granskningsattest och beslutsattest kan inte ske av samma person. Vid attestering av en verifikation som avser representation ska syftet och namn på deltagande personer anges på underlaget. Skatteverkets gränser för avdragsgill moms skall beaktas. Föreligger jäv eller om verifikatet avser egna kostnader ska beslutattest göras av överordnad. Lathund representation Dokumentet beskriver nivån på avdragsgill moms vid representation. Dokumentet utgår från nivåerna för kostnadsavdrag vid inkomstdeklarationen för företag. Tillåtet avdrag för extern och intern representation var 90 kr per person och tillfälle (momsavdraget var därmed 14 kr). När representationen avsåg andra måltidsutgifter än lunch, middag eller supé medgavs endast avdrag med 60 kr per person. Skäligt avdrag för till exempel teaterbiljett eller avgift för greenfee medges med 180 kr per person. Tillåtet momsavdrag beräknas på dessa belopp. Augusti av 16

9 Det finns även en konteringsanvisning avseende representation, övriga personalkostnader och vissa måltider. Anvisningen beskriver vilket baskonto som ska användas. Regler för kommunens hedersgåva I kommunens författningssamling ingår regler för kommunens hedersgåva. Hedersgåva överlämnas till kommunal förtroendeman och till arbetstagare som fullgjort 20 respektive 25 år som ledamot respektive som anställd. Gåvan ska bestå av något som mottagaren väljer fritt, men ska uppfylla Skatteverkets allmänna råd och kan därmed inte utgöras av kontanta medel. Policy för förebyggande & hälsofrämjande arbete Policyn är ett internt styrdokument och har inte i sin helhet beslutats av kommunfullmäktige. I dokumentet ingår riktlinjer för alkohol vid representation i (KF 176/2009). Enligt riktlinjerna framgår att som arbetsgivare betalar Oskarshamns kommun aldrig i normalfallet för alkoholhaltiga drycker som överstiger 2,25 volymprocent vid interna fester eller annan intern representation. Vill personalen dricka alkoholhaltiga drycker som överstiger denna volymprocent bekostas detta av den enskilde som privatperson. Vid extern representation ska en restriktiv linje för alkohol hållas och alkoholfria alternativ alltid erbjudas. Inom den restriktiva linjen ges möjlighet till starköl/vin i samband med middag Stickprov Vi har granskat 86 stycken fakturor från den 1 januari 2015 till och med granskningstillfället den 16 juni Information om noterade avvikelser mot riktlinjer och konteringsanvisningar har mailats till beslutsattestanterna i informationssyfte. Vid stickproven har vi kontrollerat att korrekt baskonto har använts samt att syfte och deltagare framgick när kostnaden gällde representation. Vi kontrollerade även att avdragsgill moms för intern och extern representation höll sig inom Skatteverkets tillåtna nivå. Vi gjorde följande iakttagelser i samband med stickproven: Stickproven visade att anteckningar med deltagare och syfte vid intern och extern representation saknas i ett flertal fall. När det gäller hedersgåvor har vi påträffat gåvor av mer kortsiktig karaktär, till exempel bäddmadrass, kudde, mobiltelefon och massage. På baskontot för livsmedel (64440) har det förekommit fikabröd till interna möten. Vi har även påträffat verksamhetsrelaterade kostnader som till exempel ersättning för utlägg till personlig assistent och catering till elever. Vi har även påträffat felkonteringar. Det har förekommit att livsmedel har bokförts på baskontot för förbrukningsinventarier och material (64000). Kostnader som tillhör kontot för Fika/mat möten och sammanträden (58940) har bokförts som cafévaror (64430). Vi har även påträffat externa representationskostnader som har bokförts som intern representation. Vi har iakttagit att flera konton har snarlika benämningar eller knapphändiga anvisningar. Augusti av 16

10 Vidare fann vi ett fåtal fakturor där momsavdraget har överstigit Skatteverkets tillåtna nivå vid representationskostnader. Vid granskning av stickproven fann vi inga kostnader för alkoholhaltiga drycker vid intern representation. I samband med extern representation fann vi att alkoholhaltiga drycker förekommit vid något enstaka tillfälle. I kommunens konteringsanvisningar finns det angivet att en anteckning eller bifogat dokument med deltagare och syfte ska framgå vid bokföring av externa representationskostnader (71020) och intern personalrepresentation (58710). Det finns dock inte angivet i konteringsanvisningarna att anteckningskravet även gäller för avgifter för kurser och konferenser (581xx) samt övriga personalkostnader (589xx). En uppgradering av ekonomisystemet har lett till utökade möjligheter. När kostnader för representation fördelas via bokföringsorder kan syfte och deltagare anges i ekonomisystemet om Raindanceportalen används. Ekonomiavdelningen genomför regelbundet kontroller att bokförd ingående moms överensstämmer med avdragsgill ingående moms. Vissa år har ett externt företag anlitats för att genomföra kontrollerna. För år 2014 har styrelsen och nämnderna utarbetat internkontrollplaner i enlighet med ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna, genomfört kontroller och återrapporterat resultatet till kommunstyrelsen. Inom ramen för den interna kontrollen år 2014 kontrollerades bland annat att deltagare och syfte angivits på underlag till representationskostnader Bedömning Vi gör bedömningen att verifikationerna i de flesta fall är fullständiga vilket bland annat innebär att det finns underlag som visar vad affärshändelsen består i. Däremot konstaterar vi att Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2004:5) åsidosätts i de fall syfte och deltagare inte anges vid extern och intern representation samt gåvor. Vi bedömer att det finns styrdokument som i huvudsak är ändamålsenliga. Baserat på genomförda stickprov har vi iakttagit att flera konton har snarlika benämningar eller knappa anvisningar, vilket leder till att konteringsarbetet försvåras. För att efterleva Skatteverkets allmänna råd och för att stärka den interna kontrollen rekommenderar vi att konteringsanvisningarna avseende representation och personalkostnader utvecklas och att anteckningskrav införs där deltagare och syfte måste specificeras även för intern personalrepresentation (58710), avgifter för kurser och konferenser (581xx) samt övriga personalkostnader (589xx). Vi bedömer att budgetansvariga och övriga attestanter även i fortsättningen regelbundet bör uppmärksammas på såväl interna riktlinjer, som Skatteverkets krav och beräkningen av avdragsgill moms. De utökade möjligheterna att ange deltagare och syfte vid fördelning av representationskostnader via bokföringsorder bör utnyttjas. Augusti av 16

11 Vi bedömer vidare att de hedersgåvor som förekommit omfattas av skattefrihet enligt inkomstskattelagen. Skatteverket gör bedömningen att med hänsyn av lagtextens innehåll samt till lagens förarbeten kan minnesgåvor utgöras av bruks- eller konsumtionsvaror utan att skattefriheten går förlorad (Dnr /11). Baserat på genomförda stickprov bedömer vi att förekomsten av alkoholhaltiga drycker i samband med representation överensstämmer med beslutade riktlinjer. Kammarrätten i Sundsvall beslutade under våren att vid utbetalning av ersättning för moms enligt kommunmomssystemet ska samma bedömning göras som vid avdrag för moms enligt momslagen. Finansdepartementet har i en promemoria föreslagit ändringar av rätten till avdrag för representation från och med 1 januari I och med rättsfallet i kammarrätten kommer kommunerna omfattas av regler som innebär rätt till ökad ersättning för moms vid representation. Vi bedömer att internkontrollreglementet efterlevts när det gäller området representation. Det baserar vi på att det ingick en kontroll i kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2014 och att resultatet återrapporterades till kommunstyrelsen. Vi noterar att det inte skett någon återrapportering av 2015 års internkontroll till kommunstyrelsen på grund av resursbrist Byggebo AB Styrdokument Byggebo AB har två dokument som är relevanta för granskningen. Personalhandbok Dokumentet beskriver bland annat bolagets regler angående kostförmån. Med kostförmån avses den förmån som den anställde får genom måltider som betalas av Byggebo AB. Det är vanligtvis frukost, lunch och/eller middag i samband med utbildningar, konferenser, studieresor och studiebesök. Den anställde behöver ej skatta för kostförmån i samband med representation (intern eller extern). Till intern representation hör interna kurser, konferenser och fester. Enligt rutinen följer Byggebo AB Skatteverkets normer när det gäller värdet av kostförmån. Av dokumentet framgår även företagets regler vid extern och intern representation. All extern representation ska ha ett klart syfte samt ett omedelbart samband med en affärshändelse. Syftet ska anges på kvitto eller faktura tillsammans med namn/titel på deltagare samt vilket företag de representerar. Vidare anger rutinen att vid extern representation ska deltagare från Byggebo AB ha ett direkt samband med affärskontakten. Byggebo AB beskriver att de följer Skatteverkets normer när det gäller vilka belopp som är avdragsgilla för olika typer av representation. När det gäller konferenser, utbildningar, studiebesök eller dylikt ska det alltid finnas ett tydligt affärsmässigt syfte. Personalhandboken behandlar även skattefria gåvor till anställda. Rutinen anger att Byggebo AB följer Skatteverkets normer för skattefria gåvor. Uppvaktning sker vid 50- respektive 60-årsdagar, 25 år i företaget samt pensionsavgångar. Typ av gåva och maxbelopp är angivet i rutinen. Rutiner för mottagnings- och slutattest vid Byggebo i Oskarshamn AB Augusti av 16

12 Av dokumentet framgår att som huvudregel gäller att minst två personer ska attestera ankommande fakturor. En person mottagningsattesterar och en annan person konterings- /slutattesterar. Rutinen anger även namnen på de personer inom företaget som är behöriga för mottagningsattest, konteringsattest respektive slutattest Stickprov Vi har granskat fakturor från den 1 januari 2015 till och med granskningstillfället den 15 juni Vid stickproven kontrollerade vi att korrekt baskonto har använts samt att syfte och deltagare framgick när kostnaden gällde representation. Vi kontrollerade även att avdragsgill moms för intern och extern representation höll sig inom den tillåtna nivån. Stickproven visade att korrekt baskonto har använts samt att syfte och namn på deltagande personer har angetts på underlagen. När det gäller gåvor för uppvaktning av anställda visade stickproven att belopp och typ av gåva överensstämmer med företagets skriftliga rutin Bedömning Vi bedömer att granskade verifikationerna är fullständiga vilket bland annat innebär att det finns underlag som visar vad affärshändelsen består i. Vi bedömer vidare att den bokförda momsen uppfyller kraven för att vara avdragsgill. Baserat på stickproven bedömer vi att de interna riktlinjerna för representation och gåvor efterlevs Oskarshamns Hamn AB Vi har tagit del av Oskarshamns Hamns attestplan samt en beskrivning av inköpsprocessen. Rutinen för inköpsprocess anger att ansvarig inköpare konterar och attesterar fakturan. Fakturan slutattesteras av VD. Styrelseordförande eller vice ordförande attesterar inköp utförda av VD och fakturor som avser VDs kostnader. Rutinen anger även vilka inköpsbefogenheter de olika anställda har Stickprov Vi har granskat fakturor från den 1 januari 2015 till och med granskningstillfället den 15 juni Vid stickproven kontrollerade vi att korrekt baskonto har använts samt att syfte och deltagare framgick när kostnaden gällde representation. Vi kontrollerade även att avdragsgill moms för intern och extern representation höll sig inom den tillåtna nivån. Stickproven visade att anteckningar med deltagare och syfte fanns vid extern representation, men att det i ett fåtal fall saknades vid gåvor och vid intern representation Bedömning Vi bedömer att granskade verifikationerna i de flesta fall är fullständiga vilket bland annat innebär att det finns underlag som visar vad affärshändelsen består i. Däremot konstaterar vi att Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2004:5) åsidosätts i de fall syfte och deltagare inte anges vid representation och gåvor. Vi bedömer vidare att den bokförda momsen uppfyller kraven för att vara avdragsgill. Augusti av 16

13 Stiftelsen Forum Stiftelsen forum saknar skriftliga styrdokument som berör ämnesområdet representation. Stickproven visade att Stiftelsen Forum inte har någon extern representation. Vid stickprovstillfället granskades fakturor som avsåg intern representation. Fakturorna angav syfte men deltagare saknades i enstaka fall Bedömning Vi bedömer att granskade verifikationerna i de flesta fall är fullständiga vilket bland annat innebär att det finns underlag som visar vad affärshändelsen består i. Vi bedömer vidare att den bokförda momsen uppfyller kraven för att vara avdragsgill Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell Sjöfartshotellet saknar skriftliga styrdokument som berör ämnesområdet representation. Granskningen visar att representation endast förekommer i mycket begränsad omfattning. Vid stickprovstillfället granskades fakturor som avsåg representation. Stickproven visade att underlag, deltagare och syfte saknades i vissa fall Bedömning Vi bedömer att granskade verifikationer i de flesta fall är fullständiga vilket bland annat innebär att det finns underlag som visar vad affärshändelsen består i. Däremot konstaterar vi att Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2004:5) åsidosätts i de fall syfte och deltagare inte anges vid representation och gåvor. Vi bedömer vidare att den bokförda momsen uppfyller kraven för att vara avdragsgill Har kommunstyrelsen, nämnderna, bolagsstyrelserna och stiftelsestyrelserna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls? Kommunen Vi har genomfört intervjuer med kommundirektör och förvaltningschefer. Av intervjun med kommundirektören framgår att kommunen som arbetsgivare inte bjuder på alkohol vid intern representation. Undantag kan eventuellt göras vid exempelvis uppvaktning av arbetstagare som fullgjort 25 år i tjänst. Utöver sådana tillställningar betalar arbetstagarna själva för alkohol, vid exempelvis julfester. Vid extern representation är kommunen restriktiva när det gäller alkohol men möjlighet till vin/öl i samband med middag finns. Det framgår under intervjun att kommunen har mycket internationella kontakter, till exempel kärnkraftsprojekt där det kan förekomma att kommunen bjuder på vin/öl till maten i samband med middag. Däremot bjuder inte kommunen på starksprit. Kommundirektörens representationskostnader attesteras av kommunalrådet. När det gäller mottagande av representation handlar det främst om företagsluncher. Det kan även förekomma middagar där kommunchefen förväntas representera kommunen. Augusti av 16

14 Av intervjuerna med förvaltningscheferna framgår att de är väldigt restriktiva när det gäller mottagande av representation. De deltar om representationen rör sig om affärsluncher. Det förekommer att de blir bjudna på sportevenemang eller andra kvällsaktiviteter men tackar nej för att behålla sitt oberoende. Det kan finnas sammanhang där en förvaltningschef deltar i egenskap av sin funktion men då är representationen betald genom konferensavgifter, medlemskap eller dylikt. Den interna representationen i kommunens förvaltningar rör sig främst om julfester, julgåvor, sommaravslutning av enklare slag, utbildningar, fika på arbetsplatsmöten och planeringsdagar eller liknande. Förvaltningarna bjuder inte personalen på alkoholhaltiga drycker. Extern representation skiljer sig åt beroende på förvaltningens verksamhet. Vissa förvaltningar har en mer utåtriktad verksamhet och har således mer extern representation. Representationen handlar främst om lunch och fika i samband med möten med andra kommuner eller myndigheter, studiebesök, inspektioner eller kundmöten. Den kommunövergripande rutinen avseende gåvor följs av alla förvaltningar. Det framgår av intervjuerna att anställda uppvaktas vid 50- och 60-årsdagar, vid 25 års anställning eller vid pensionsavgång. Förvaltningscheferna anger att de följer Skatteverkets regler för gåvor. Förvaltningscheferna beskriver att rutinerna kring attest av deras egna utlägg sker på olika sätt. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen och tekniska förvaltningen attesterar kommundirektören förvaltningschefernas utlägg. Medan det är förvaltningsekonomen eller nämndssekreteraren som attesterar socialchefens utlägg Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls avseende representation och gåvor. Vi grundar vår bedömning på att det finns skriftliga rutiner som bl.a. behandlar representation, riktlinjer för alkohol och gåvor. De rutiner som beskrivs i intervjuerna överensstämmer i stor utsträckning med beslutade riktlinjer. I dokumentet Tillämpningsanvisningar till Attestreglemente beskrivs att överordnad ska beslutsattestera transaktioner som rör egna kostnader. Det är kommundirektören som är beslutattestant åt förvaltningscheferna Byggebo AB Vi har genomfört en intervju med VD för Byggebo AB. Av intervjun framgår att företagets interna representation bland annat omfattar julbord för de anställda. Julbordet äger alltid rum på en vardag. Företaget bjuder på mat och två glas vin/öl men ingen starksprit. Av praktiska skäl bjuder företaget sina anställda på lunch vid kursdagar eller dylikt för att spara tid. Företaget anordnar även arbetsplatsträffar fyra gånger per år och i samband med dessa bjuds personalen på fika. Styrelsen blir bjuden på lunch en gång per år. När det gäller extern representation handlar det om enstaka affärsluncher med företagets största leverantörer. Mottagande av representation gäller också enstaka affärsluncher. När de åker på mässor och liknande betalar de alltid sina egna kostnader. Augusti av 16

15 Gåvor till anställda behandlas i personalhandboken. I den anges att personal uppvaktas vid 50- och 60-årsdagar, efter 25 år i företaget samt vid pensionsavgång. Typ av gåva och belopp är angivet i rutinen Bedömning Vi bedömer att styrelsen i Byggebo AB i huvudsak har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls avseende representation och gåvor. Vi grundar vår bedömning på att det finns skriftliga rutiner som bl.a. behandlar representation och gåvor. I intervjuerna beskrivs att rutinerna efterlevs. Styrelsen för Byggebo AB har inte beslutat om några skriftliga riktlinjer avseende alkohol i samband med representation men inom företaget finns en utarbetad praxis som vi bedömer efterlevs Oskarshamns Hamn AB Vi har intervjuat VD för Oskarshamns Hamn AB. Det framgår under intervjun att intern och extern representation utgör en del av budgeten som beslutas av styrelsen. Företagets kunder består till stor del av internationella rederier. Oskarshamns Hamn bjuder sina kunder på luncher och middagar eftersom det är en stor del av kommunikationen med dem. Oskarshamns Hamn AB anger att de följer Skatteverkets regler gällande representation och de bjuder inte på alkohol, varken vid extern eller intern representation. Företagets interna representation består av fika för de anställda, julfest där det bjuds på mat samt julgåva. Uppvaktning av anställda sker enbart vid 50-årsdagar. VD anger att ordförande attesterar VD:s kostnader för representation. När det gäller mottagande av representation har företaget ingen skriftlig policy men de har som praxis att acceptera luncher och middagar men de tar inte emot aktiviteter av dyrare karaktär Bedömning Vi bedömer att styrelsen i Oskarshamns Hamn AB i huvudsak har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls avseende representation och gåvor. Vi grundar vår bedömning på att det i intervjun beskrivs upparbetade rutiner för representation och gåvor. Stickproven visar dock att rutinerna kring intern representation och gåvor bör skärpas avseende syfte och deltagare på verifikationer. Styrelsen för Oskarshamns Hamn AB har inte beslutat om några skriftliga riktlinjer avseende alkohol i samband med representation men inom företaget finns en utarbetad praxis som vi bedömer efterlevs Stiftelsen Forum Hos Stiftelsen Forum har vi intervjuat VD. Under intervjun framgår att det inte förekommer någon extern representation inom stiftelsen och det förekommer heller inte att någon inom stiftelsen mottar representation. När det gäller intern representation har personalen fri tillgång till kaffe från verksamhetens egna kaffemaskiner. Personalen bjuds på jul- och sommaravslutning där mat, vin/öl till maten samt någon form av aktivitet ingår. Vart tredje år blir personalen bjudna på en teambuildingresa över en helg till en destination inom Sverige. Augusti av 16

16 Uppvaktning av anställda sker vid 25 år i tjänst. Den intervjuade anger att de följer kommunens regler för hedersgåva. Företaget ger även sin personal en julgåva varje år inom Skatteverkets angivna beloppsgräns. Vid jämna födelsedagar uppvaktar företaget med blommor. VD:s representationskostnader attesteras av ordförande i styrelsen Bedömning Vi bedömer att styrelsen i Stiftelsen Forum i huvudsak har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls avseende representation och gåvor. Vi grundar vår bedömning på att det i intervjun beskrivs upparbetade rutiner för representation och gåvor. Styrelsen för Stiftelsen Forum har inte beslutat om några skriftliga riktlinjer avseende alkohol i samband med representation men inom företaget finns en utarbetad praxis som vi bedömer efterlevs Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell Vi har intervjuat hotellchefen för Sjöfartshotellet. Av intervjun framgår att styrelsen inte har utfärdat några skriftliga riktlinjer gällande representation. Hotellchefen är relativt ny i rollen och anger att det inte förekommer mycket extern representation i dagsläget. Det anges även att det inte finns några representanter inom företaget som mottar representation. Företagets externa representation kommer framöver att bestå av luncher med kunder för att knyta kontakter. Styrelsen har inte heller angivit några riktlinjer för alkohol vid representation men med hänsyn taget till branschen de befinner sig i anser hotellchefen att det är rimligt att bjuda på några glas öl/vin. När det gäller intern representation förekommer det att personalen blir bjudna på ishockey, då företaget har ett avtal med IK Oskarshamn. Några återkommande julfester eller liknande förkommer inte i dagsläget. Attest av hotellchefens representationskostnader sker av ordförande i styrelsen Bedömning Vi bedömer att styrelsen i Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell inte fullt ut har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och Skatteverkets krav uppfylls avseende representation och gåvor. Vi grundar vår bedömning på att det i intervjun beskrivs att representation förekommit i mycket begränsad omfattning. För den representation som skett visar stickproven att rutinerna kring representation och gåvor bör skärpas bland annat avseende syfte och deltagare på verifikationer. Styrelsen för Stiftelsen Oskarshamns Sjöfartshotell har inte beslutat om några skriftliga riktlinjer avseende alkohol i samband med representation. Augusti av 16

17 Pär Sturesson Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare Augusti av 16