Lathund för redovisning av representation m.m. vid Stockholms universitet

Transkript

1 Lathund för redovisning av representation m.m. vid Stockholms universitet Den här lathunden är ett komplement till SU:s riktlinjer för representation, och tar upp vilka kriterier som gäller för extern och intern representation/uppvaktning (kaffe, lunch och middag samt blommor och gåvor), kurser/konferenser samt personalvård och hur dessa ska konteras. Belopp att kontera Händelse/Aktivitet Beskrivning Förmånsbeskattas Kontonummer Kontobeskrivning Kommentar Alkohol, utan måltid Får ej bekostas av arbetsgivare. Arbetslunch/middag, extern Arbetslunch/middag, intern Avtackning, intern Se Mottagning, intern Blommor, extern organisation Blommor, extern person Blommor, externt vid begravning Blommor, internt Lunchmöte eller lunch i anslutning till möte med externa gäster. Antalet interna deltagare bör vara i minoritet. Lunchmöte eller lunch i anslutning till möte, vid övertid, halvdagskonferens, styrelsemöte, fakultetsnämnd etc. Extern representation vid t.ex. organisations jubileum/invigning. Personlig bemärkelsedag, pensionsavgång etc. vid annan myndighet. Begravningskrans och liknande vid extern persons bortgång eller begravning. Anställd har fått barn, blivit sjukskriven, fyller 50 eller 60 år, avslutar sin anställning eller går i pension Begravningskrans och liknande vid anställd bortgång eller begravning. Enklare frukost vid möte med hela personalen på institutionen/motsv. Begreppet arbetslunch förekommer ej i skattelagstiftningen. Lunch med externa gäster bör ske i omedelbart samband med ex. studiebesök. Deltagare och syfte Kunder, konsulter eller mentorer bör ej bjudas på lunch. Skattepliktigt Ej avdragsgillt 4951 Personalvård, livsmedel, blommor Begreppet arbetslunch förekommer ej i skattelagstiftningen och får ej bekostas av arbetsgivaren. Lunch anses som privat levnadsomkostnad och ska betalas av den anställde, annars förmånsbeskattas via lön. 180 kr 45 kr 5524 Maxbelopp 1000 kr inkl. moms. Mottagare och syfte anges i Ej avdragsgillt 5524 Inget momsavdrag medges vid personliga högtider. Mottagare och syfte Ej avdragsgillt 5524 Maxbelopp 2500 kr inkl. moms. Inget momsavdrag medges. Insättning till fonder/stiftelse får inte göras med anslagsmedel, endast bidragsmedel om bidragsfinansiären godkänner detta. Mottagare och syfte Skattefri Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, blommor Maxbelopp 400 kr inkl. moms. Mottagare och syfte i Blommor, internt vid begravning Hela beloppet 4958 Personalvård, gåvor Maxbelopp 2500 kr inkl. moms. Mottagare och syfte ska anges i Frukostmöte, internt Skattefri * Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, blommor *) Får max förekomma var tredje vecka för att vara skattefri. Oftare förekommande möten ska förmånsbeskattas. Deltagare och syfte Fruktkorg Fruktkorg till personalen i syfte att skapa trivsel. Skattefri Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, blommor Gåva, extern mottagare Gåva, extern organisation Skål, bok, fruktkorg, choklad etc. vid uppvaktning av extern persons bemärkelsedag. Skål, bok, fruktkorg, choklad m.m. vid organisations jubileum/invigning etc. Ej avdragsgillt 5524 Maxbelopp 1000 kr inkl. moms. Inget momsavdrag medges vid personliga högtider. Mottagare och syfte 180 kr 45 kr 5524 Maxbelopp 1000 kr inkl. moms. Insättning till fonder/stiftelse får inte göras med anslagsmedel, endast bidragsmedel om bidragsfinansiären godkänner detta. Mottagare och syfte anges i 1 (6)

2 Gåva, extern reklamgåva Reklamgåva/profilprodukt av obetydligt värde. Hela beloppet 5532 PR/reklam *) Maxbelopp 180 kr/person inkl. moms. Mottagare och syfte Gåva, intern jubileumsgåva Gåva till anställd då SU firar ex. 25-, 50- och 75- Skattefri 500 kr 4958 Personalvård, gåvor Maxbelopp 500 kr inkl. moms. Får ej vara kontanter eller insättning årsjubileum osv. på fond etc. Om gåvans värde överstiger maxbeloppet blir hela gåvan skattepliktig för den anställde. Mottagare och syfte Gåva, intern julgåva Julgåva till anställda. Skattefri 360 kr 4958 Personalvård, gåvor Maxbelopp 450 kr inkl. moms. Mottagare och syfte anges i Gåva, intern minnesgåva Gåva, intern övrigt Jullunch, intern Se Personalfest Kaffe, externa gäster Kaffe, externt styrelsemöte Kaffe, internt för personal Kaffe, internt informationsmöte Gåva till varaktigt anställd efter anställningstid på minst 6 år eller vid pensionsavgång. Övriga gåvor till anställda jämställs med lön och är skattepliktig förmån. Kaffe och kaffebröd vid möte med externa deltagare. Interna deltagare bör vara i minoritet. Styrelsemöten med externa och interna ledamöter med kaffe/kaffebröd. Kaffe och kaffebröd till personalen i syfte att skapa trivsel, för att välkomna nyanställd osv. Kaffe och kaffebröd vid möten om organisationsförändringar, personalfrågor etc. 90 kr Skattefri * 2500 kr 4958 Personalvård, gåvor *) Maxbelopp 2500 kr inkl. moms. Minnesgåva får bara ges vid ett tillfälle förutom vid anställningens upphörande för att den ska vara skattefri. Mottagare och syfte Skattepliktigt Ej avdragsgillt 4397 Kostnader övr. skattepliktiga förmåner Hela gåvans värde är skattepliktigt för den anställde. 60 kr/person 5524 Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Gäller enstaka förekommande mötena som inte hålls regelbundet. Deltagare och syfte Skattefri 4981 Övriga personalkostnader Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Även vissa handläggare kan delta. Deltagare och syfte Skattefri Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, kaffebröd Ska omfatta alla på institutionen/motsv. eller inom en personalgrupp t.ex. administratörerna på ett kansli, alla i en fakultetsnämnd/projektgrupp osv. Deltagare och syfte anges i Skattefri 60 kr/person Kaffe, internt Lucia-firande Luciakaffe, kaffebröd och vinglögg. Skattefri 60 kr/person 14 kr/person Kaffe, internt styrelsemöte Styrelsemöten med anställda, fakultetsnämnder etc. med på kaffe/kaffebröd. Kaffeautomat Gratis kaffe till anställda från automat eller liknande. Konferens, extern Konferens, extern, SU arrangerar Anställd deltar i konferens som arrangeras av och hos extern arrangör. Måltider och kaffe ingår och faktureras med anmälningsavgiften. SU anordnar nationell/internationell konferens för interna och externa deltagare. Deltagare betalar konferensavgift. Konferens, intern heldag SU anordnar konferens för anställda om minst 6 timmar exkl. lunch. Måltider och kaffe ingår i konferenspaketet Se bilaga avdrag avdrag vid alkohol Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Mötena ska vara av karaktären envägskommunikation som inte hålls regelbundet. Deltagare och syfte Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Deltagare och syfte Skattefri Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, blommor Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Deltagare och syfte Skattefri Hela beloppet 4951 Personalvård, livsmedel, kaffebröd Skattepliktig Hela beloppet 4810 Externa kurser, konferensavgifter Lunchen anses som privat levnadsomkostnad och ska förmånsbeskattas av den anställde genom redovisning i reseräkning/- traktamente. Program och deltagarlista Gäller inte om den anställde t ex håller ett föredrag. Skattepliktigt Hela beloppet 5541 Konferenser Lunchen anses som privat levnadsomkostnad och ska förmånsbeskattas av den anställde. Program och deltagarlista anges i Skattefri Hela beloppet 4820 Interna kurser Avser både deltagarens anmälningsavgift samt arrangörens kostnader för förtäringen. Program och deltagarlista anges i 2 (6)

3 Konferens, intern, halvdag Se även Arbetslunch Kurs, extern Kurs, intern Lunch, internt informationsmöte Lunch/middag, externa gäster Lunch/middag, externt styrelsemöte Lunch/middag, intern Se Arbetslunch, Personalfest Lunch/middag, internt styrelsemöte Mottagning, externa gäster Mottagning, intern Personalfest Personalfest, kringkostnader Planeringsdag, internt Se Kurs/konferens intern Uppvaktning, intern vid kortare anställning Se även Mottagning, intern Halvdagskonferens eller planeringsmöte som omfattar mindre än 6 timmar för anställda på SU i SU:s lokaler eller på konferensanläggning. och som avslutas med lunch/middag Anställd deltar i kurs som arrangeras av och hos extern arrangör. Måltider och kaffe ingår i anmälningsavgiften. SU anordnar kurs för anställda, ex. Raindance. Måltider och kaffe ingår i kursavgiften. Lunch vid möten om organisationsförändringar, personalfrågor etc. Måltid med en eller flera externa gäster. Interna gäster bör vara i minoritet. Till middag kan 2-3 glas vin/öl per person ingå. Styrelsemöten med externa och interna ledamöter med lunch eller middag. Interna styrelsemöten, fakultetsnämnder etc. med lunch eller middag. Mottagning med lättare förtäring med externa gäster. Interna gäster bör vara i minoritet. Mottagning där anställda bjuds på kaffe/tårta eller liknande lättare förtäring vid anställds 50- årsdag, disputation, pensionering eller liknande. Anställda bjuds på lunch eller middag som serveras på restaurang eller i SU:s lokaler ex. julfest, jullunch eller sommaravslutning. 2-3 glas vin/öl kan ingå. Kostnader som hör ihop med julfest, jullunch eller sommarfest, ex. lokaler, underhållning, entré/garderob, dekor. Planeringsdag, kickoff eller teambuildingaktivitet, som omfattar minst 6 timmar. Uppvaktning till varaktigt anställd som slutar efter anställningstid kortare än 6 år. Lokalkostnader Resor 50** 551* Lokalhyra Resor, representation, information Ekonomiavdelningen Ev. lunch/middag anses som privat levnadsomkostnad och ska betalas av den anställde. Ev. lokalhyra och resor som faktureras konteras på kontoklass 50** resp. 551*. Skattepliktig Hela beloppet 4810 Externa kurser, konferensavgifter Lunchen anses som privat levnadsomkostnad och ska förmånsbeskattas av den anställde genom redovisning i reseräkning/- traktamente. Ev. reseutlägg ska också redovisas i reseräkning. Skattefri Hela beloppet 4820 Interna kurser Avser både deltagarens anmälningsavgift samt arrangörens kostnader för förtäringen. Ev. resekostnader som faktureras konteras på 551* (se kontoplan). Skattefri 90 kr/person 10,80/person 90 kr/person 10,80/person 14 kr/person Skattepliktigt Ej avdragsgillt avdrag vid alkohol Övriga personalkostnader Fri eller subventionerad måltid Mötena ska vara av karaktären envägsinformation. Maxbeloppet är 1000 kr/person. Avsteg från maxbelopp måste i förväg sökas hos och beviljas av rektor. Deltagarlista och syfte Lunch anses som privat levnadsomkostnad och ska betalas av den anställde, annars förmånsbeskattas via lön. Lunch och middag anses som privata levnadsomkostnader och ska betalas av den anställde, annars förmånsbeskattas via lön. Skattepliktigt Ej avdragsgillt Övriga personalkostnader Fri eller subventionerad måltid Lunch anses som privat levnadsomkostnad och ska betalas av den anställde, annars förmånsbeskattas via lön. 60 kr/person Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Deltagarlista och syfte 14 kr/person avdrag vid alkohol 5524 Skattefri 60 kr/person 4961 Maxbelopp 150 kr/person inkl. moms. Deltagarlista och syfte 14 kr/person 4962 avdrag vid alkohol Intern ej avdragsgill representation Skattefri 90 kr/person 4961 Maxbelopp 700 kr/person och tillfälle inkl. moms (julfest/- 10,80/person julbord 950 kr/person). Avdrag medges endast för två tillfällen (14 kr/pers) avdrag vid alkohol per år. Anställd betalar själv för övrig alkohol som ex. julsnaps Intern ej avdragsgill representation Deltagarlista och syfte Skattefri 180 kr/person 4961 Maxbelopp 350 kr/person och tillfälle inkl. moms, dock högst 45 kr/person två tillfällen per år. Uppgift om deltagare och syfte anges i Ev. rest. belopp 4962 Skattefri Hela beloppet 4820 Särkostnader kurser och konferenser Ev. middag ska ej ha karaktären av personalfest eller vara lyxbetonad. Vid planeringsdagar etc. under 6 timmar per dag anses ev. lunch/middag som privat levnadsomkostnad och ska betalas av den anställde. Program, deltagarlista och syfte anges i Skattefri Hela beloppet 4958 Personalvård *) Maxbelopp 400 kr inkl. moms. Mottagare och syfte anges i 3 (6)

4 Bilaga: Skärmbilder på kontering av representation (avdrag, momsredovisning), konferens, bilagor, konteringsradens text (att kompletteras). Ange syfte och deltagarnas namn och organisation/företag. 4 (6)

5 Ange syfte och deltagare, i det här exemplet i grupp. Antalet personer x 90 kr ger summa för avdragsgill representation. Ange tydligt på konteringsraden vad det gäller avdrag på 10,80/person (86,40) har dragits av från fakturans totalmoms. Resterande belopp för lunchen konteras som ej avdragsgill representation. 5 (6)

6 6 (6)