Bokföringsanvisningar Representationsriktlinjer dnr HS 2012/

Transkript

1 Bokföringsanvisningar Representationsriktlinjer dnr HS 2012/ Högskolan i Skövdes verksamhet är till största delen skattefinansierad. Det innebär ett särskilt ansvar för alla anställda att medelsanvändning kan motiveras och att all representation ska ha ett direkt samband med högskolans verksamhet. All representation ska företas med måttfullhet och förutsätter en omdömesgill prövning vad gäller genomförande och omfattning. Högskolan har en separat Alkohol- och drogpolicy med handlingsprogram fastställd av högskolestyrelsen. Högskolan har i linje med dessa dokument en restriktiv hållning till alkoholservering i samband med representation. Alkoholfritt alternativ ska alltid finnas och presenteras. All representation ska om möjligt godkännas i förväg av närmast högre chef. Denne attesterar sedan fakturan/motsvarande. Ingen har rätt att attestera kostnader som berör vederbörande personligen. Detta innebär att om t ex prefekt deltagit i en representation ska fakturan godkännas av rektor. När det ska bedömas om en aktivitet ska klassificeras som representation eller inte är syftet med sammankomsten det avgörande. Ett heltäckande regelverk är inte möjligt att åstadkomma. Avser en faktura representation får endast ett begränsat avdrag göras för ingående moms när det gäller måltider och i vissa fall även kringkostnader. 1. Krav på redovisningsunderlag Utgifterna för representation ska verifieras med faktura/motsvarande som ska kompletteras med följande uppgifter: - datum för representationen - syftet med representationen - namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar I förekommande fall ska program bifogas. Om det inte klart framgår av fakturan vilka poster som ingår i fakturabeloppet krävs en särskild specifikation. Högskolan ger inte ersättning för eller accepterar dricks vid representation. Samma krav på redovisningsunderlag gäller för intern och extern representation.

2 2. Intern representation personalfest, jullunch, information mm Konto 4961 Personalrepresentation, hotell och restaurang avdragsgill moms Konto 4962 Personalrepresentation, hotell och restaurang ej avdragsgill moms Konto 4963 Personalrepresentation, kultur och fritidsverksamhet Konto 4964 Personalrepresentation, livsmedel Konto 4966 Personalrepresentation, övrig Intern representation riktar sig inåt mot högskolans personal i syfte att skapa ett trivsamt arbetsklimat. Det kan t ex vara personalfester, julluncher, julgåva, planeringsdagar, informationsmöten samt avtackningar. Personalfester, där arbetsgivaren bjuder på mat, dryck och dylikt, får inte förekomma mer än en gång per år och informationsmöten inte tätare än en gång per månad, för att undvika förmånsbeskattning för de anställda. Som intern representation räknas speciella aktiviter som t ex Akademisk högtid, som visserligen har ett stort antal externa deltagare men som främst har ett internt syfte. Även invigningar av nya lokaler, där avdelningar och institutioner är gäster, räknas som intern representation. Gränsvärde för avdragsrätt för ingående moms är 90 kr per person vad gäller måltidskostnad. Moms på överstigande belopp är inte avdragsgillt utan konteras tillsammans med resterande måltidskostnad på konto Förekommer kringkostnader (t ex lokalhyra, underhållning, teaterbiljett mm) finns ett takbelopp på 180 kr per person för denna typ av kostnad. Det vill säga, avdragsrätten för ingående moms är 90 kr per person vad gäller måltidskostnaden plus 180 kr för kringkostnaden. 3. Kommittéer, nämndmöten, avdelningsmöten mm Konto 4942 Kostnader av enklare personalvårdande karaktär, avdragsgill moms Konto 4943 Kostnader av enklare personalvårdande karaktär, ej avdragsgill moms Kostnader för kaffe, kaffebröd eller enklare förtäringar (smörgås) i samband med arbetsmöten klassificeras inte som representation utan är en del av övriga personalkostnader. Det kan t ex handla om styrelsemöten, nämndmöten, avdelningsmöten och s.k. arbetsluncher. I de fall då måltiden består av tillredd varm eller kall mat (ex. sallad, fylld baguette, bricklunch m.m.) utgår förmånsvärde på måltiden. Fakturan skall innehålla vilka personer som har deltagit i måltiden. I vissa fall, t ex i olika kommittéer, finns externa deltagare men huvuddelen av deltagarna är interna och syftet är inte att utveckla relationer med myndigheter eller företag. Sammankomsterna har mer karaktär av arbetsmöten. Kostnaden för enklare förtäring i dessa fall behandlas som del av verksamhetskostnaderna.

3 Beträffande enklare förtäring finns en gräns på 60 kr per person för full avdragsrätt för ingående moms. Moms på överstigande belopp är inte avdragsgillt utan konteras tillsammans med resterande kostnad på konto Interna kurser, konferenser, arbetsgrupper mm Konto 4821 Interna kurser, hotell och restaurang Konto 4822 Interna kurser, lokalhyra Konto 4825 Interna kurser, övriga främmande tjänster Interna kurser, planeringskonferenser, nätverksträffar och andra liknande arrangemang räknas inte som intern representation utan klassificeras som del av verksamhetskostnaderna och någon skattemässig beloppsgräns finns inte. Oavsett om kursen eller konferensen hålls utomlands eller i Sverige måste den omfatta ett visst antal timmar, normal minst 6 timmar per dag och 30 timmar under en vecka, det måste finnas ett detaljerat program och deltagarna måste ha nytta av den utbildning som ges, Om dessa villkor är uppfyllda blir det ingen förmånsbeskattning för den anställde. För att vara skattemässigt avdragsgill som verksamhetskostnad måste kursen/konferensen vara till nytta för högskolan. Inslaget av nöje och rekreation får inte vara för omfattande. En grupp kan behöva arbeta avskilt med olika frågeställningar. Antingen är man kvar i högskolans lokaler eller så åker man i väg till en annan plats. Ett detaljerat program ska finnas. En intern konferens riktar sig till de anställda men t ex kan en extern föreläsare förekomma. I konferenskostnaden ingår logi, mat mm dessa kostnader konteras konto Förhyrning av konferenslokal eller grupprum konteras konto Kostnader för andra tjänster av typen trivselaktivitet konteras konto OBS! även ett detaljerat program skall bifogas till fakturan. 5. Extern representation Konto 5521 Representation, hotell & restaurang avdragsgill moms Konto 5522 Representation, hotell & restaurang ej avdragsgill moms Konto 5523 Representation, kultur & fritidsverksamhet Konto 5524 Representation, livsmedel Konto 5525 Representation, övrig Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i högskolans marknadsföring. Representationen ska ha ett direkt samband med verksamheten, med avseende på motpart, tidpunkt, geografisk belägenhet och innehåll.

4 Extern representation kan förekomma i form av mat och dryck vid exempelvis konferenser och möten. Det kan också vara gåvor till gäster i samband med t ex studiebesök, utländska besök, invigningar, jubileer etc. Behov av att ge gåva bedöms i varje enskilt fall och bör företrädesvis utgöras av presentartiklar ur högskolans gåvosortiment. Antalet representanter från Högskolan i Skövde bör inte överstiga antalet externa gäster. Representation mot samma motpart bör inte förekomma regelbundet. Gränsvärdet för avdragsrätt för ingående moms är 90 kr per person vad gäller måltidskostnad. Moms på överstigande belopp är inte avdragsgill utan konteras tillsammans med resterande måltidskostnad på konto Förekommer kringkostnader (t ex lokalhyra, underhållning, teaterbiljett mm) finns ett takbelopp på 180 kr per person för denna typ av kostnad. Dessa kostnader skall konteras på konto Avdragsrätten för ingående moms är 90 kr per person vad gäller måltidskostnaden plus 180 kr för kringkostnaden. 6. Anordnade konferenser Konto 5513 Hotell och logi, Sverige Högskolan i Skövde anordnar kurser och konferenser för externa deltagare. Kostnader för detta, t ex lokaler, mat, underhållning, skall konteras på konto Denna typ av kostnad ses som del av verksamhetskostnaden och någon skattemässig beloppsgräns finns inte. Redovisningsunderlag: deltagare samt program ska bifogas vid en av de verifikationer som avser måltider. 7. Studentinformation, öppet hus mm Konto 5538 Övrig information Vissa sammankomster har mer informativ karaktär och ibland finns inte ens särskilt inbjudna gäster ( öppet hus ). Högskolan informerar bl. a gymnasister om de utbildningar som erbjuds. Detta kan inte jämställas med representation och är inte heller någon konferens i egentlig mening. Syftet är att informera om verksamheten. Denna typ av kostnad ses som del av verksamhetskostnaden och någon skattemässig beloppsgräns finns inte. Kostnader för denna typ av arrangemang behandlas som en informationskostnad och konteras på konto 5538.

5 8. Kaffe, förfriskningar, frukt mm Konto 4942 Kostnader av enklare personalvårdande karaktär, avdragsgill moms Konto 4943 Kostnader av enklare personalvårdande karaktär, ej avdragsgill moms Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet. Denna typ av förmån är skattefria för den anställde. Exempel på skattefria personalvårdsförmåner är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring (som inte kan ses som en måltid) i samband med arbete, trivselutflykter samt friskvård. Kostnaden räknas inte som intern representation utan klassificeras som del av verksamhetskostnaden. 9. Konteringsexempel Exempel på kontering för Intern/Extern representation där ej avdragsgill moms ingår i fakturabeloppet: Förutsättning: Fakturan avser middag för fem personer på restaurang. Middag 5 personer x 200 kr 1 000,- Moms 12% 120,- Att betala 1 120,- Kontering: - avdragsgill moms Intern representation 4961/ Extern representation ,- 5 pers x 90 kronor - ej avdragsgill moms Intern representation 4962/ Mellanskillnaden mellan totalbeloppet och Extern representation ,- det avdragsgilla beloppet bokförs alltså på kontot för ej avdragsgill moms. - momskonto 54, ,- I ekonomisystemet går det inte att själv göra ändringar av momsbeloppet utan fakturan skall först skickas Till Ekonomifunktionen för att få denna justering utförd. Deltagarförteckning ska då finnas bifogad samt kommentar att momsen ska ändras. Fakturan kommer sedan tillbaka med momsen ändrad och man får möjlighet att färdigbehandla fakturan. I Agresso bifogar man dokument från sin dator genom att klicka på Dokument och markerar mappen Övriga dokument, bilagor till leverantörsfakturor och klickar på Nytt dokument. Det gäller t ex program och deltagarförteckning där så krävs. Dessa anvisningar gäller från och har fastställts av ekonomichef Stefan Axelsson