Kallelse till Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE 1 (1) Kallelse till Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Fredag den 27 januari 2017, klockan 09:00 Plats A-salen Ärenden Diarienummer 0 Val av justerare 1 Godkännande av föredragningslistan Beslutsärenden KF 2 Upprätta en eller flera äldrevårdscentraler i Huddinge svar på medborgarförslag väckt av Inger Hällgren (KF) KS-2016/ Inför en förberedelseskola på prov i Huddinge kommun - svar på motion väckt av Sven Pernils (SD) (KF) KS-2016/ Avgifter för kultur- och fritidsnämndens upplåtelser av lokaler och anläggningar (KF) KS-2016/ Nämndernas verksamhetsplaner Avstämningsärende (KF) KS-2016/ Delning av Huge Fastigheter AB samt ändring av tidigare beslut om långsiktig finansiering (KF) KS-2016/

2 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE 2 (2) Beslutsärenden KS 7 Uppföljning av tidigare granskning av delegation av beslutanderätt svar på revisionsskrivelse KS-2016/ Lokalförsörjningsprocessen ur ett koncernperspektiv - svar på revisionsskrivelse KS-2016/ Statsbidraget inom flyktingmottagandet - svar på revisionsskrivelse KS-2016/ Rapport Intern kontroll intäkter - svar på revisionsskrivelse KS-2016/ Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde den 1 februari 2017 KS-2017/ Beslutsärende KS AU 12 Tillämpningsanvisningar till riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren KS-2016/ Informationsärende 13 Kommundirektören informerar Övriga frågor 14 Övriga frågor Huddinge den 19 januari 2017 Daniel Dronjak

3 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE 3 (3) Ordförande Maria Sundblad Sekreterare

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR KS-2016/ (2) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Tillämpningsanvisningar som kompletterar riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren (HKF 9910) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Förslaget till tillämpningsanvisningar som kompletterar riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren (HKF 9910) godkänns. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 10 februari 2014 att fastställa riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren (HKF 9910). Riktlinjerna utgår från inkomstskattelagen samt Skatteverkets allmänna råd om representation. Det har dock funnits behov av att tydligare kunna tillämpa riktlinjerna i den dagliga verksamheten och kommunstyrelsens förvaltning har därför tagit fram tillämpningsanvisningar med beloppsgränser och aktuella exempel på representation, gåvor och annan uppvaktning, till exempel vid 50- årsuppvaktning. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att tillämpningsanvisningarna godkänns och ska gälla för såväl förtroendevalda som anställda i kommunen. Beskrivning av ärendet Förslaget till tillämpningsanvisningar förtydligar vad som gäller för kommunens representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren. Tillämpningsanvisningarna kompletterar även riktlinjerna vad gäller vilka gåvor som kan ges från kommunen till externa mottagare. Bland annat anges ett takbelopp på 450 kronor inklusive moms för hur mycket en måltid får kosta inklusive dryck, att alkohol kan få förekomma men begränsas till högst två glas vin under en måltid samt att en intern kurs POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR KS-2016/ (2) eller konferens måste ha ett program på minst sex timmar per dag exklusive lunch för att måltiden inte ska förmånsbeskattas. Även begreppet enklare förtäring/förfriskning förtydligas. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att tillämpningsanvisningarna godkänns och ska gälla för såväl förtroendevalda som anställda. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller Bilaga Förslag till tillämpningsanvisningar Beslutet delges Samtliga nämnder

6 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR DATUM DIARIENUMMER 27 januari 2017 KS-2016/ (5) HANDLÄGGARE Patrick Stenbacka patrick.stenbacka@huddinge.se Tillämpningsanvisningar till riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren Dessa tillämpningsanvisningar godkändes av kommunstyrelsens arbetsutskott den 27 januari 2017 och utgår från Huddinge kommuns riktlinjer för representation samt riktlinjer för gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren (HKF 9910). Det som sägs om anställda ska även gälla för förtroendevalda. 1. Representation 1.1 Extern representation Vid extern representation ska antalet deltagare från Huddinge kommun vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Det innebär att antalet deltagare från kommunen inte bör överstiga antalet externa gäster. Deltagare som representerar kommunens nämnder och förvaltningar eller hel- och delägda bolag ska inte räknas som externa gäster. Kostnaden för måltid vid extern representation får enligt dessa tillämpningsanvisningar uppgå till högst 450 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Inom beloppet ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för måltiden. Eventuell dricks bekostas inte av kommunen. Servering av alkohol kan få förekomma men ska vara måttlig. För extern representation vid internationella besök där kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråd, nämndordförande eller kommundirektör står som värd kan kostnader för måltider överstiga 450 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Extern representation i samband lunch ska vara måttlig och ha ett samband med t ex pågående förhandlingar eller besök. Huvudregeln är dagens rätt vid en lunchrestaurang. Affärsluncher kan få förekomma när kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråd, nämndordförande och/eller kommundirektör står som värd. POSTADRESS Huddinge kommun Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

7 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR DATUM DIARIENUMMER 27 januari 2017 KS-2016/ (5) All extern representation ska dokumenteras med syfte och deltagarförteckning. 1.2 Intern representation Kostnaden för måltid vid intern representation får enligt dessa tillämpningsanvisningar uppgå till högst 450 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Om den anställde får en måltid i samband med aktiviteter som räknas som intern eller extern representation, intern utbildning, informationsmöte eller intern konferens ska måltiden anses vara skattefri för den anställde. Nedanstående är exempel på aktiviteter där en arbetsmåltid anses vara skattefri för den anställde: Lunch och/eller middag vid intern konferens eller kurs medges när konferensen eller kursen har ett program som omfattar minst en dag (sex av åtta timmar exklusive lunch per dag) eller högst en vecka. Syfte med representationen, konferensprogram/kursinnehåll och deltagarförteckning ska bifogas. Om programmet inte omfattar sex timmar exklusive lunch per dag så ska måltid förmånsbeskattas eller anses vara privat levnadsomkostnad. Interna kurser och konferenser ska ha ett absolut samband med verksamheten, där t ex budgetarbete, personalfrågor, planering och uppföljning är i fokus. Vissa inslag av teambuildingkaraktär kan få förekomma men får inte vara lyxbetonad och får inte vara det huvudsakliga syftet med kursen eller konferensen. Kursen eller konferensen får inte ordnas regelbundet (dvs oftare än varannan vecka). Måltidsarrangemangen ska vara gemensamma. Deltagarna ska vara kallade till den interna kursen och konferensen. Enstaka informationsmöten, där lunch eller middag kan ingå, är sådana möten som ordnas vid enstaka tillfällen (inte oftare än varannan vecka) och där personal vid en enhet, arbetsplats eller en av arbetsgivaren definierad arbetsgrupp deltar. Mötena ska innehålla enstaka och viktig information om t ex organisationsförändringar, personalfrågor eller andra för arbetsgivaren viktiga frågor som arbetsgivaren vill nå ut till personalen med. Syfte med representationen, dagordning med tidsangivelser för informationsmötet och deltagarförteckning ska bifogas. Personalfester får förekomma två gånger per år för personal på en arbetsplats eller i en nämnd. Exempel på personalfester är: - julbord

8 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR DATUM DIARIENUMMER 27 januari 2017 KS-2016/ (5) - avslutning av säsongen-fester - uppstart av säsongen-fester ( kick-off ) Om personalfesten sker i kombination med planerigsdag eller konferens ska den särredovisas. Förutom måltidsutgifter tillkommer ofta kringkostnader vid personalfester, som lokalhyra, musikunderhållning och uppträdanden. Enklare förtäring (t ex kaffe/te, kaffebröd, frukt eller enklare smörgås) kan beställas till arbetsplatsträffar, styrelsemöten och liknande. Vid uppvaktningar av anställda, som avtackningar, när en medarbetare avslutar sin anställning, eller jämna födelsedagar, som 50-årsdag, är det befogat att bjuda på kaffe och tårta eller annan enklare förtäring för berörd medarbetare och arbetskamrater. Servering av alkohol kan få förekomma vid intern representation men får inte överskrida två glas vin per person under en hel måltid. Starksprit får inte förekomma. Vid uppvaktning vid 25 års anställning i kommunen kan servering av alkohol få översktida två glas vin per person men ska vara måttlig. I övriga fall än ovan gäller att mat som äts i samband med arbetet betalas av den anställde. Om mat som betalas av arbetsgivaren ersätter ett ordinarie mål mat (frukost, lunch och/eller middag) betraktas det som en förmån. Även lunch eller middag som avser matigare smörgås, baguette, smörgåstårta, landgång, mindre sallader räknas som lunch och utgör en skattepliktig förmån. Exempel på måltider som ska förmånsbeskattas är sådana som sker i samband med: - Arbetsmöten, t ex projektmöten och samordningsmöten - Arbetsluncher där man träffas över en lunch för att diskutera arbete - Ledningsgruppsmöten, rådsmöten, nämndmöten och styrelsemöten För representation där belopp, som är angivna i dessa tillämpningsanvisningar, överskrids kan den chef som har bjudit in till representation bli återbetalningsskyldig för överstigande belopp.

9 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR DATUM DIARIENUMMER 27 januari 2017 KS-2016/ (5) 2. Gåvor och annan uppvaktning från arbetsgivaren 2.1 Gåvor till anställda Följande gåvor är skattefria för de anställda att ta emot: - Minnesgåva efter 25 års anställning (gåva värd kronor inklusive moms). Gåvan ska ha minneskaraktär och kan bli föremål för förmånsbeskattning om den byts ut mot kontanter, presentkort eller andra varor som saknar minneskaraktär. Kommunstyrelsens personalavdelning tar fram ett sortiment som ska användas. - Pensionärsgåva (gåva värd kronor inklusive moms) av minneskaraktär. Kommunstyrelsens personalavdelning beslutar om sortiment till minnesgåva och respektive chef kvitterar ut gåvan från personalavdelningen. Inga andra gåvor än de som finns i sortimentet får ges vid pensionsavgång. - Förvaltningsblomma vid 50-årsdag med ett värde på max 450 kronor inklusive moms plus eventuell förmedlingsavgift. - Julgåva (enligt Skatteverket får värdet på julgåvan vara max 450 kronor inklusive moms) alternativt julbord (personalfest) - En blomma till en anställd som fyller jämnt, avslutar sin anställning eller är sjukskriven kan få förekomma (värde max 350 kronor inklusive moms plus eventuell förmedlingsavgift). En gåva till en anställd från arbetsgivaren, t ex en gåva vid terminsavslutning, födelsedagsgåva, gåva när anställd får barn ses som skattepliktig ersättning för utfört arbete och ska därför inte förekomma. Blommor jämställs med gåvor. En gåva till anställd från en extern part, t ex en leverantör, koncernföretag eller brukare, kan räknas som en skattepliktig intäkt för den anställde. 2.2 Gåvor till externa Representationsgåva (med ett inköpsbelopp på max 350 kronor inklusive moms) men med ett obetydligt marknadsvärde för mottagaren) får överlämnas till externa representanter vid t ex vänortsutbyte eller besök, invigningar, jubileer eller liknande. Kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråd, kommundirektör och förvaltningschefer äger rätt att avgöra när och om representationsgåva ska överlämnas.

10 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR DATUM DIARIENUMMER 27 januari 2017 KS-2016/ (5) Reklamgåva (obetydligt marknadsvärde) ska alltid ha kommunens logotyp. Kommunstyrelsens kommunikationsavdelning äger rätt att ta fram och godkänna reklamgåvor.