Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll

Transkript

1 KS-2014/ (6) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltnings åtgärder för förstärkt intern kontroll Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Redovisningen av åtgärder vidtagna av kommunstyrelsens förvaltning för att förstärka den interna kontrollen godkänns. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har vidtagit ett antal kommunövergripande åtgärder för att förstärka den interna kontrollen. Åtgärderna har syftat till att revidera redan befintliga riktlinjer inom områden som representation och mutor samt att utarbeta nya riktlinjer för bisysslor och jäv, som för närvarande är på remiss hos kommunens nämnder. Ett antal personalpolitiska åtgärder har vidtagits, som bland annat förtydligad introduktion, utbildningar för chefer, förbud mot nyanställningar av nära anhöriga eller närstående. Ett förslag till etisk kod för kommunens anställda är framtaget och kommer att gå på remiss inom kommunen. Kommunens internkontrollarbete föreslås utvecklas så att fler stickprovskontroller genomförs i kommunens verksamheter. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att redovisningen av vidtagna åtgärder för att förstärka den interna kontrollen godkänns. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning har från 2012 och framåt initierat och samordnat ett antal kommunövergripande åtgärder med syfte att förstärka den interna kontrollen. Detta arbete fortsätter genom ett antal olika åtgärder för att öka kunskap och regelefterlevnad samt motverka uppkomst av oegentligheter. Reviderade och nya riktlinjer Kommunstyrelsens förvaltning har arbetat fram reviderade riktlinjer för representation, gåvor och annan uppvaktning av arbetsgivaren (HKF 9910) POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

2 KS-2014/ (6) samt riktlinjer för att motverka mutor (HKF 9920), som antogs av kommunfullmäktige i september 2012 respektive april Riktlinjerna mot mutor har uppdaterats mot bakgrund av den reformerade mutbrottslagstiftningen som trädde i kraft Riktlinjerna för representation och gåvor är framtagna mot bakgrund av tillämpliga bestämmelser i inkomstskattelagen (1999:1229) och Skatteverkets råd om representation (SKV A 2004:5). Under hösten 2013 och inledningen av 2014 har kommunstyrelsens förvaltning arbetat fram praktiska tillämpningar av riktlinjerna för representation som innebär skärpningar främst vid den interna representation samt i ett ärende till kommunfullmäktige föreslagit ytterligare revideringar och konkretiseringar av riktlinjerna, bland annat vad gäller alkoholrepresentation, förbud mot dricks vid till exempel restaurangbesök. Nya riktlinjer för bisysslor (HKF 9930) fastställdes av kommunfullmäktige i april 2013 med innebörden att förekomsten av bisyssla i Huddinge kommun ska följas upp regelbundet. Bisysslor ska bedömas i varje enskilt fall och med hänsyn till medarbetarens arbetsuppgifter i Huddinge kommun. Utifrån riktlinjerna har rutiner för att rapportera förekomsten av bisysslor tagits fram av kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning undersöker möjligheten att genomföra en manuell registerkontroll av leverantörsregister mot kommunens personalsystem i syfte att öka den interna kontroll avseende bisysslor. Utveckling av kommunens upphandlingsverksamhet Kommunstyrelsens förvaltning har initierat ett flertal åtgärder för att utveckla kommunens upphandlingsverksamhet. Reglementet för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) ses över, där det bland annat förtydligas att varje nämnd är en egen upphandlande myndighet. Reglementet ska skickas på remiss till kommunens nämnder. En upphandlingshandbok för hur kommunen ska arbeta enligt det reviderade reglementet tas samtidigt fram. Som en följd av reviderat reglemente och upphandlingshandbok utvecklas organisationen för upphandling för att stärka kommunens upphandlingskompetens ytterligare. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen finansierar en upphandlare med placering vid kommunstyrelsens förvaltnings upphandlingsenhet för att enbart arbeta med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens upphandlingar. En hållbarhetsstrateg, som har till uppgift att bevaka hållbarhets- och miljöfrågor i upphandlingar, håller på att rekryteras. Även två inköps- och upphandlingssamordnare rekryteras samtidigt. Dessa två tjänster finansieras av social- och äldreomsorgsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen

3 KS-2014/ (6) samt kommunstyrelsens förvaltning. Även barn- och utbildningsförvaltningen kommer att föreslå att det ska överföras medel till kommunstyrelsens förvaltning för en inköps- och upphandlingssamordnare motsvarande en heltid. Förslag till riktlinjer mot jäv och andra intressekonflikter på remiss Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag till riktlinjer mot jäv och andra intressekonflikter, som har skickats på remiss till kommunens nämnder. Riktlinjerna bygger på Sveriges Kommuner och Landstings skrift Om mutor och jäv vägledning för anställda i kommuner, landsting och regioner (uppdaterad version 2012) samt jävsgrunderna i kommunallagen och förvaltningslagen. Förslag till etisk kod för anställda i Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett förslag till en etisk kod, som föreslås gälla för alla medarbetare i Huddinge kommun. Förslaget kommer att inom kort gå på remiss till kommunens nämnder. Den etiska koden bygger förutom på lagar, förordningar och kommunens egna riktlinjer även på det arbete som utförts i Sveriges Kommuner och Landstings nätverk mot korruption samt Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda, framtaget av Kompetensrådet för utveckling i staten (Krus). Den etiska koden föreslås innehålla de fem punkterna likvärdig behandling, lagar och regler, jäv och andra intressekonflikter, yttrandefrihet och demokrati samt rätt användning av skattemedel. Kommunicering av etisk kod, förvaltningarnas värdegrunder och kommunens kärnvärden Den etiska koden avser att vara en gemensam grund för samtliga medarbetare i kommunen. Därtill har flera förvaltningar tagit fram eller avser att ta fram egna värdegrunder. Kommunens kärnvärden mod, driv, omtänksamhet och mångfald kompletterar den etiska koden och förvaltningarnas egna värdegrunder. Dessa tre delar ska komplettera varandra och kommuniceras internt och externt. Framtagande av värdegrund för kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens förvaltning avser att genomföra en värdegrundsanalys för att i ett första steg ge en bild av nuläget och som andra steg involvera personalen på förvaltningen i arbetet med att ta fram ett förslag till värdegrund, som ska komplettera den kommungemensamma etiska koden samt kommunens kärnvärden.

4 KS-2014/ (6) Obligatoriska utbildningsinslag vid central introduktion och chefsutbildning Kommunstyrelsens förvaltning avser att ha obligatoriska utbildningsinslag vid central introduktion samt chefsutbildning som avser nya chefer och medarbetare. Syftet är att öka kunskap, kännedom och betona vikten av efterlevnad av kommunens styrdokument samt att motverka uppkomst av avvikelser och gråzoner. Föreläsningar om värdegrund och etiska frågeställningar Två halvdagsföreläsningar riktade till kommunens chefer kommer att genomföras i mars-april om värdegrund och etiska frågeställningar. Kommunens styrdokument kommer att behandlas. En extern expert kommer att hålla en föreläsning om att motverka mutor och andra oegentligheter i offentlig förvaltning. Ett material om värdegrund och etiska frågeställningar avsett för kommunens arbetsplatsträffar kommer att tas fram. Materialet vänder sig till samtliga medarbetare i kommunen. Uppdaterade och förtydligade generella introduktionschecklistor Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram uppdaterade och förtydligade generella introduktionschecklistor för nya medarbetare samt för ansvarig chef och ny medarbetare i syfte att bland annat se till så att nya medarbetare får kännedom om kommunens styrdokument. Specifika förvaltningstillägg sker under våren Ökad regelefterlevnad med förmånsportal Ett införande av en förmånsportal för personalförmåner syftar bland annat till att säkerställa full efterlevnad avseende Skatteverkets regler när det gäller erbjudna förmåner. En upphandling av portal pågår för närvarande. Förbud mot nyanställningar av nära anhörig eller närstående Huddinge kommun har via ett tillägg i rekryteringsprocessen infört ett förbud mot nyanställning av nära anhöriga/närstående. Detta i syfte att förtydliga förvaltningslagens jävsbestämmelse vid denna personalprocess. Framtagande av arbetsgivarvarumärke Ett arbetsgivarvarumärke kommer att tas fram under 2014 med utgångspunkt i det geografiska varumärket för Huddinge kommun. Respektive förvaltningsledningsgrupp involveras i arbetet och arbetsgivarvarumärket syftar till att formulera och förtydliga vad Huddinge kommun som arbetsgivare står för och erbjuder såväl till befintliga medarbetare som externt. Under 2015 följer ett projekt för att kommunicera nytt arbetsgivarvarumärke.

5 KS-2014/ (6) Informationsmaterial om styrdokument Under 2014 avser kommunstyrelsens förvaltning att sammanfatta åtgärderna för förstärkt intern kontroll samt formulera diskussionspunkter för APTmöten i syfte att öka regelkännedom samt efterlevnad. Stickprovskontroller i den kommunala verksamheten Kommunstyrelsens förvaltning avser att utveckla internkontrollarbetet med innebörden att fler stickprovskontroller ska genomföras i olika delar av kommunens verksamheter. Deltagande i SKL:s arbete mot oegentligheter Kommunstyrelsens förvaltning har varit representerad i Sveriges Kommuner och Landstings nätverk mot korruption och avser att fortsättningsvis aktivt följa SKL:s arbete inom områdena intern kontroll, system för rapportering av oegentligheter (whistleblowing), arbetsmetoder och system för att motverka mutor och korruption. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning prioriterar arbetet för en förstärkt intern kontroll. Kommunstyrelsen föreslås mot bakgrund av ovanstående godkänna redovisningen av vidtagna åtgärder för en förstärkt intern kontroll. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller

6 KS-2014/ (6) Beslutet delges Samtliga nämnder