Hemställan om förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3, 11 tr i Flemingsberg

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (2) HANDLÄGGARE Söderquist, Mari Mari.Soderquist@huddinge.se Kommunstyrelsen Hemställan om förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3, 11 tr i Flemingsberg Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Socialnämndens förslag om att förhyra kontorslokaler på Röntgenvägen 3 i Flemingsberg, godkänns. Beskrivning av ärendet Socialnämnden har sedan 2007 hyrt in kontorslokaler till individ- och familjeomsorgen på Röntgenvägen 3 från Huge Fastigheter AB. Efter några år framfördes klagomål på arbetsmiljön från delar av personalen, bl a avseende andningsproblem och eksem. Huge Fastigheter har utfört en hel del åtgärder i lokalerna i syfte att komma tillrätta med problemen. De bedöms dock inte ha varit tillräckliga för att råda bot på rådande arbetsmiljöproblem. En ytterligare avgörande orsak till problemen är dock att det idag sitter väldigt många fler personer i lokalerna än det gjorde vid inflyttningstidpunkten Det innebär bland annat att ventilationsanläggningen inte räcker till. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har därför föreslagit att utöka de befintliga lokalerna för verksamheten med ytterligare kontorslokaler på 11 trappor i samma byggnad. Huge Fastigheter AB har erbjudit nämnden att förhyra 457 kvm för en hyreskostnad på kronor/år. Socialnämnden beslöt vid sitt sammanträde den 27 augusti 2014 att för sin del godkänna föreslagen lokalförhyrning. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelseförvaltningen anser att det blir en smidig lösning att kunna utöka lokalerna i samma byggnad. På grund av den kraftiga och succesiva personalförtätningen måste nu endera en utflyttning av personal eller en utökning av lokalerna göras. Förvaltningen tillstyrker ärendet. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (2) Vesna Jovic Kommundirektör Mats Öberg Ekonomidirektör Bo Garneij Controllerchef Bilagor Socialnämndens tjänsteutlåtande daterat samt nämndens protokollsutdrag daterat Beslutet delges Socialnämnden Huge Fastigheter AB

3 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 8 juli 2014 SN-2014/ (4) HANDLÄGGARE Elisabeth Bern Elisabeth.Bern@huddinge.se Socialnämnden Förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3 11 tr i Flemingsberg Förslag till beslut 1. Socialnämnden beslutar att hyra lokalerna från och med den 15 september 2014 i avvaktan på kommunstyrelsens beslut. 2. Socialnämnden hemställer hos kommunstyrelsen att besluta om förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3 11 tr. Lokalens yta är 457 m² och kostnaden kronor per år. Sammanfattning Lokalerna på Röntgenvägen 3 används av social- och äldreomsorgsförvaltningen, individ- och familjeomsorgen. Verksamheten flyttade in i lokalerna 2007 då socialnämnden omorganiserade och centraliserade hela verksamheten. Efter några år uppstod arbetsmiljöproblem i lokalerna. Huge Fastigheter AB åtgärdade problem under flera år. Under januari år 2014 eskalerade problemen hos personalen med kraftiga symtom med bland annat andningsproblem och eksem. Hyresvärden har gjort omfattande renoveringar, mätningar, justeringar och nu byte av ventilationssystem. Förbättringarna räcker inte fullt ut eftersom det är för många personer i lokalerna. Det är fortfarande klagomål från personalen om fysiska symtom samt enstaka medarbetare som har fått allergireaktioner. Ökning av personal har skett under åren vilket innebär att det är för stor förtätning i de befintliga lokalerna. I hela processen har Personalhälsan och huvudskyddsombud varit med. De anser också att enda lösningen är att utöka lokalerna. Utökningen av lokaler bör ske så fort som möjligt för att förbättra arbetsmiljön. Förvaltningen föreslår att förhyrning sker efter socialnämndens beslut den 27 augusti. I hyresavtalet skrivs särskilda bestämmelser in såsom att hyresavtalet upphör och förvaltningen får ersätta kostnaden för ombyggnaden om inte hyresavtalet om förhyrning fortsätter. Lokalens yta är 457 m² och kostnaden är kronor per år. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

4 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 8 juli 2014 SN-2014/ (4) Beskrivning av ärendet Lokalerna på Röntgenvägen 3 används av social- och äldreomsorgsförvaltningen, individ- och familjeomsorgen. Verksamheten flyttade in i lokalerna 2007 då socialnämnden omorganiserade och centraliserade hela verksamheten. Måndagen den 23 januari 2012 kallade förvaltningen personal från Huge Fastigheter AB och huvudskyddsombudet till ett möte angående problem med arbetsmiljön på Röntgenvägen 3. Under en längre tid hade problemen varit kända av Huge Fastigheter AB som gjort insatser för att åtgärda problemen. Problemen hade eskalerats i och med att flera personer fått kraftiga symtom med bland annat eksem. Åtgärder bestämdes vid mötet. Verksamheterna på plan ett evakueras till andra lokaler. Företagshälsovården genomför en enkätundersökning avseende inomhusmiljön. Provtagningar påbörjas på plan ett. Renovering genomfördes av synliga skador såsom fukt och mögel. Det visade sig att flera problem härrör från ventilation och värme. Åtgärderna beräknades vara klara under sommaren och under hösten år Huge Fastigheter AB planerade långsiktigt att byta ut hela ventilationen. Under februari 2014 återkommer problemen igen. Personalen började må dåligt. Huge Fastigheter AB gör nya provtagningar som inte visar att det skulle vara kvar någon fukt eller mögel. Huge bestämmer att påbörja byte av ventilationen. Förvaltningen och personalhälsan börjar även titta på hur ökningen av personal skett sedan inflyttningen år 2007 i samma lokaler. Lokalerna som hyrdes 2007 var halva plan ett och två samt hela plan tre och fyra. Numera disponerar barn- och ungdomssektionerna hela lokalytan på plan ett och fyra. Utökningen av lokaler möjliggjorde en samlokalisering av flera enheter som varit lokaliserade på annat håll i kommunen. Enheterna var MiniMaria, familjerättsenheten och boendestöd inom socialpsykiatrin. Enheten för ensamkommande barn och unga har dessutom tillkommit det senaste året. Fridlysts medarbetare tillkommer under hösten. De lokaler som de haft på Kommunalvägen ska användas för att bedriva fler gruppverksamheter. Verksamheten ska ta emot cirka sex praktikanter och traineer per termin. Idag finns det 154 personer i lokalerna på Röntgenvägen 3 vilket ska jämföras med 100 personer vid inflyttningen. Flera av de gemensamma utrymmena får användas till arbetsplatser och personalen sitter flera i varje rum. Vi kan konstatera att vilka åtgärder Huge Fastigheter AB än gör bedöms inte ventilationen att räcka till med den förtätning av personal som har skett i lokalerna.

5 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 8 juli 2014 SN-2014/ (4) Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser att hyresvärden har gjort omfattande renoveringar, mätningar, justeringar och nu byte av ventilationssystem. Förbättringarna räcker inte fullt ut eftersom det är för många personer i lokalerna. Det är fortfarande klagomål från personalen om fysiska symtom med bland annat medarbetare har fått allergireaktioner. Förvaltningen anser därför att lokalerna måste utökas för verksamheten. Innan sommaren fick vi erbjudande om att hyra lokaler på Röntgenvägen 3, 11 trappor som består av 457 m² och kostar kronor per år. Dessa lokaler står tomma. Eftersom personalen mår dåligt anser förvaltningen att det är av största vikt att verksamheten får flytta in i lokalerna så fort som möjligt utifrån arbetsmiljön. Förvaltningens förslag är därför efter kontakter med kommunstyrelsens förvaltning och Huge Fastigheter AB att verksamheten kan flytta in den 15 september. Huge Fastigheter AB ska skriva ett hyresavtal som innehåller särskilda bestämmelser eftersom ärendet endast hinner beslutas i socialnämnden före inflyttning. Om kommunstyrelsen skulle besluta att inte godkänna förhyrningen så innebär det enligt särskilda bestämmelser i hyresavtalet: hyresavtalet upphör och ombyggnaden av uppsättningen av två väggar och sex flyktdörrar får social- och äldreomsorgsförvaltningen betala. Om det beslutas att förhyrningen fortsätter ingår ombyggnaden i den ursprungliga hyran vilket innebär att hyran inte höjs på grund av ombyggnaden. Som arbetsgivare har Huddinge kommun ett ansvar för arbetsmiljön som inte går att uppfylla om vi inte utökar lokalerna för verksamheten. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Elisabeth Bern Lokalintendent

6 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 8 juli 2014 SN-2014/ (4) Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, Controllerenheten Huge Fastigheter AB

7 SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnden 27 augusti Paragraf Diarienummer SN-2014/ Förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3 11tr. i Flemingsberg Socialnämndens beslut 1. Socialnämnden beslutar att hyra lokalerna från och med den 15 september 2014 i avvaktan på kommunstyrelsens beslut.2. Socialnämnden hemställer hos kommunstyrelsen att besluta om förhyrning av lokaler på Röntgenvägen 3 11 tr. Lokalens yta är 457 m² och kostnaden kronor per år. Sammanfattning Lokalerna på Röntgenvägen 3 används av social- och äldreomsorgsförvaltningen, individ- och familjeomsorgen. Verksamheten flyttade in i lokalerna 2007 då socialnämnden omorganiserade och centraliserade hela verksamheten. Efter några år uppstod arbetsmiljöproblem i lokalerna. Huge Fastigheter AB åtgärdade problem under flera år. Under januari år 2014 eskalerade problemen hos personalen med kraftiga symtom med bland annat andningsproblem och eksem. Hyresvärden har gjort omfattande renoveringar, mätningar, justeringar och nu byte av ventilationssystem. Förbättringarna räcker inte fullt ut eftersom det är för många personer i lokalerna. Det är fortfarande klagomål från personalen om fysiska symtom samt enstaka medarbetare som har fått allergireaktioner.ökning av personal har skett under åren vilket innebär att det är för stor förtätning i de befintliga lokalerna. I hela processen har Personalhälsan och huvudskyddsombud varit med. De anser också att enda lösningen är att utöka lokalerna. Utökningen av lokaler bör ske så fort som möjligt för att förbättra arbetsmiljön.förvaltningen föreslår att förhyrning sker efter socialnämndens beslut den 27 augusti. I hyresavtalet skrivs särskilda bestämmelser in såsom att hyresavtalet upphör och förvaltningen får ersätta kostnaden för ombyggnaden om inte hyresavtalet om förhyrning fortsätter. Lokalens yta är 457 m² och kostnaden är kronor per år. Överläggning I ärendet yttrar sig Gunilla Helmerson (M). Efter detta förklaras överläggningen avslutad. Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, Controllerenheten Huge Fastigheter AB