Upphandling av lokaler för Sörmlands museum

Transkript

1

2

3 Landstingsstyrelsen Tjänsteutlåtande HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Nicholas Prigorowksy Ekonomidirektör LS-LED Upphandling av lokaler för Sörmlands museum Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar 1. Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet uppmanas att skyndsamt förnya avtalet med Nyköpings kommun. 2. Landstingsdirektören ges i uppdrag att gå vidare i ärendet enligt nämndens hemställan avseende upphandling av lokaler för Sörmlands Museum. Karin Welin Landstingsdirektör Nicholas Prigorowsky Ekonomidirektör Ärendet Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet har hemställt hos landstingsstyrelsen om att initiera en upphandling av lokal för en samlokalisering av Sörmlands Museums verksamhet, och att den lokalen ska vara belägen i närheten av Nyköpingshus. Nämnden beskriver i ärendet att det finns behov av nya lokaler och samlokalisering av verksamheterna. Av ärendet framgår även att nämnden i planeringen av nya lokaler har fört diskussioner med Nyköpings kommun, och det finns bilagt ett avtal med kommunen avseende museiverksamhet mm, som bl a innebär att kommunen förbinder sig att ge ekonomiskt bidrag till landstinget för verksamhet som skall bedrivas i de planerade lokalerna. Landstingets ledningsstab har i sitt utlåtande inför landstingsstyrelsens arbetsutskott föreslagit att ärendet återremitteras till nämnden för kompletteringar. Nämnden har nu under hand inför landstingsstyrelsens beslut kompletterat ärendet avseende de frågeställningar som lyfts fram från landstingets ledningsstab, samt beslutat att ta ansvar för de utökade kostnader som uppstår i samband med lokalförändringarna. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(14) Sörmlands museum upphandling av lokaler\1 Tjut del 2 till LS.doc SID 1(2) Utskriftsdatum: :27

4 Förvaltningens utlåtande Ledningsstaben bedömer utifrån kompletteringarna att nämndens förslag är välmotiverat ur ett verksamhetsperspektiv och även kan tillföra värden för landstinget som helhet. Då nämnden nu beslutat ta kostnadsansvaret föreslår ledningsstaben att landstinget går vidare i ärendet enligt nämndens hemställan för att handla upp lokaler. Enligt landstingets organisation och beslutsordning är det landstingsdirektören som har delegation från styrelsen att fatta beslut om förhyrning av externa lokalen. Detta får givetvis göras i samråd med nämnden genom kultur- och utbildningschefen. En förutsättning för förhyrning är givetvis att avtalet med Nyköpings kommun förnyas enligt nya förutsättningar. Ledningsstabens FM-enhet tecknar sedan avtal och nämnden förhyr lokalerna av FM-enheten. Tillhörande frågor kring investeringsramar, avtal med Nyköpings kommun mm får vid behov tas upp för beslut framöver. Bilaga Protokoll från nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet , 14 inklusive underliggande handlingar Protokoll från landstingsstyrelsens arbetsutskott , 58 Tjänsteskrivelse från landstingsdirektören och ekonomidirektören Protokoll från nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet , 4 inklusive underliggande handlingar Protokollsutdrag till Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet Kultur- och utbildningschef Ekonomidirektören Akten ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(14) Sörmlands museum upphandling av lokaler\1 Tjut del 2 till LS.doc SID 2(2) Utskriftsdatum: :27

5 Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet PROTOKOLL DATUM DIARIENR KN-KUS Sörmlands Museum upphandling av lokaler Nämndens för kultur, utbildning och friluftsverksamhet beslut Nämnden kompletterar beslutet , 4 med följande beslut Nämnden beslutar 1. att ta ansvar för de utökade kostnader som uppstår i samband med lokalförändringar vid samlokalisering av Sörmlands Museum. Paragrafen förklarades omedelbart justerad Ärendebeskrivning Nämnden tog 16 februari 2011 beslut om att föreslå landstingsstyrelsen besluta om upphandling av lokal för en samlokalisering av Sörmlands Museum samt att grundkriteriet är att lokalen ska vara belägen i närheten av Nyköpingshus i Nyköping. Fråga har uppkommit om finansiering av de utökade kostnader som en sådan satsning ger. Det finns ännu inte några kalkyler för hyreskostnader m.m. eftersom de är beroende av upphandlingens resultat, hyresperiodens längd, gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst m.m. Avtal finns med Nyköpings kommun för viss finansiering. Bilagor Tjänsteutlåtande ( 4/11) Komplettering till tjänsteutlåtande ( 4/11) Avtal med Nyköpings kommun Protokollsutdrag via webbavisering Landstingsstyrelsen Landstingsdirektören Protokollsutdrag dokument till Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\kuf\2011\kuf nämnd\(2) 22 mars\ 14 Sörmlands Museum - upphandling av lokaler\ 14 SID 1(1) Sörmlands museum - upphandling av lokaler efter 22 mars.doc Utskriftsdatum: :22

6

7

8

9 Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Upphandling av lokaler för Sörmlands museum Arbetsutskottets förslag till beslut Landstingsstyrelsens beslut 1. Ärendet återremitteras till nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet för komplettering avseende behovsanalys, analys av de olika alternativen avseende verksamhetskonsekvenser och ekonomi samt beskrivning av i vad mån nämnden kan finansiera ökade kostnader genom omprioritering inom ram. Ärendet Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet har hemställt hos landstingsstyrelsen om att initiera en upphandling av lokal för en samlokalisering av Sörmlands Museums verksamhet, och att den lokalen ska vara belägen i närheten av Nyköpingshus. Nämnden beskriver i ärendet att det finns behov av nya lokaler och samlokalisering av verksamheterna. Av ärendet framgår även att nämnden i planeringen av nya lokaler har fört diskussioner med Nyköpings kommun, och det finns bilagt ett avtal med kommunen avseende museiverksamhet m m, som bl a innebär att kommunen förbinder sig att ge ekonomiskt bidrag till landstinget för verksamhet som skall bedrivas i de planerade lokalerna. Förvaltningens utlåtande Framställan från nämnden innehåller en övergripande beskrivning om behovet av ändamålsenliga lokaler samt att man kommit fram till att en ny lokal är att föredra framför en ombyggnad. Det saknas dock en tydlig beskrivning av behoven, och vilka olika fakta och överväganden som ligger till grund för nämndens ställningstagande. Nämnden beskriver att en betydande utökning av medelsramen blir nödvändig. Det saknas dock en bedömning av hur betydande kostnadsökningar som nämnden räknar med, ekonomiska kalkyler avseende de olika alternativen som prövats samt beskrivning av i vad mån nämnden kan finansiera ökade kostnader genom omprioritering inom ram. För att kunna fatta beslut i ärendet behövs tydliga redovisningar och totala bedömningar av hur olika alternativ påverkar både verksamhet och ekonomi. Landstingets ledningsstab kan med föreliggande beslutsunderlag inte tillstyrka nämndens framställan utan föreslår att ärendet återremitteras till nämnden för kompletteringar. Fortsättning Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR SID 1 (2)

10 Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Forts 58 Arbetsutskottets beredning Vid arbetsutskottets sammanträde diskuteras ledningsstabens förslag att återremittera ärendet till nämnden. Med anledning av att nämnden har ett ytterligare sammanträde den 22 mars, dvs samtidigt som arbetsutskottets sammanträde, och att ärendet redan är under ytterligare beredning, beslutar arbetsutskottet att ändå låta ärendet gå vidare till landstingsstyrelsen den 5 april, för att där kunna kompletteras med nämndens ytterligare handlingar och beslut. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande den 14 mars Protokoll från nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet den 16 februari 2011, 4, inklusive underliggande handlingar Protokollsutdrag dokument till Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet Kultur- och utbildningschef Ekonomidirektören Akten ORG NR SID 2(2)

11 Landstingsstyrelsen Tjänsteutlåtande HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Nicholas Prigorowksy Ekonomidirektör LS-LED Upphandling av lokaler för Sörmlands museum Förslag till beslut Landstingsstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Ärendet återremitteras till nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet för komplettering avseende behovsanalys, analys av de olika alternativen avseende verksamhetskonsekvenser och ekonomi samt beskrivning av i vad mån nämnden kan finansiera ökade kostnader genom omprioritering inom ram. Karin Welin Landstingsdirektör Nicholas Prigorowsky Ekonomidirektör Ärendets bakgrund Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet har hemställt hos landstingsstyrelsen om att initiera en upphandling av lokal för en samlokalisering av Sörmlands Museums verksamhet, och att den lokalen ska vara belägen i närheten av Nyköpingshus (bilaga). Nämnden beskriver i ärendet att det finns behov av nya lokaler och samlokalisering av verksamheterna. Av ärendet framgår även att nämnden i planeringen av nya lokaler har fört diskussioner med Nyköpings kommun, och det finns bilagt ett avtal med kommunen avseende museiverksamhet mm, som bl a innebär att kommunen förbinder sig att ge ekonomiskt bidrag till landstinget för verksamhet som skall bedrivas i de planerade lokalerna. Förvaltningens utlåtande Framställan från nämnden innehåller en övergripande beskrivning om behovet av ändamålsenliga lokaler samt att man kommit fram till att en ny lokal är att föredra framför en ombyggnad. Det saknas dock en tydlig beskrivning av behoven, och vilka olika fakta och överväganden som ligger till grund för nämndens ställningstagande. Nämnden beskriver att en betydande utökning av medelsramen blir nödvändig. Det saknas dock en bedömning av hur betydande kostnadsökningar som nämnden räknar med, Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(14) Sörmlands museum upphandling av lokaler\5 Tjut upphandling Sörmlands SID 1(2) museum_inför LSAU.doc Utskriftsdatum: :25

12 ekonomiska kalkyler avseende de olika alternativen som prövats samt beskrivning av i vad mån nämnden kan finansiera ökade kostnader genom omprioritering inom ram. För att kunna fatta beslut i ärendet behövs tydliga redovisningar och totala bedömningar av hur olika alternativ påverkar både verksamhet och ekonomi. Landstingets ledningsstab kan med föreliggande beslutsunderlag inte tillstyrka nämndens framställan utan föreslår att ärendet återremitteras till nämnden för kompletteringar. Bilaga Protokoll från nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet , 4 inklusive underliggande handlingar Protokollsutdrag till Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet Kultur- och utbildningschef Ekonomidirektören Akten ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(14) Sörmlands museum upphandling av lokaler\5 Tjut upphandling Sörmlands SID 2(2) museum_inför LSAU.doc Utskriftsdatum: :25

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25