Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP)

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP)"

Oliver Mattsson
för 10 år sedan
Visningar:

1 NBN-2015/ (3) HANDLÄGGARE Balic, Johanna Johanna.Balic@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden antar tjänsteutlåtande som svar på motionen. Beskrivning av ärendet Natur- och byggnadsnämnden har fått motionen Bättre hantering av politiska handlingar för yttrande senast den 30 september Motionen är väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Förslagsställarna ser ett behov av bättre hantering av politiska handlingar då de länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Det är svårt att hitta handlingar och det går inte att hitta handlingar som är äldre än tre år sedan en tid tillbaka. Stockholm, Värmdö och Tyresö kommun är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger en bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och beslut, samt bra historik. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. Mot bakgrund av detta föreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex Insyn Sverige. POSTADRESS Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

tjänsteutlåtande 2015-07-27 som svar på motionen.

2 NBN-2015/ (3) Förvaltningens synpunkter Natur- och byggnadsförvaltningen (NBF) håller med motionärerna Birgitta Ljung och Marica Lindblad att det finns förbättringsområden gällande kommunens hantering av politiska handlingar. Samtidigt är det sällan så att problem med administrativa processer löses enbart genom att byta ut eller införa nya tekniska system. Ofta handlar det istället om att processerna i sig behöver ses över samt att befintliga system anpassas till processerna och att de används på rätt sätt. NBF arbetar på uppdrag av natur- och byggnadsnämnden samt tillsynsnämnden som båda inrättades den 1 januari NBF har under våren 2015 arbetat med en övergång till en digitaliserad nämndsprocess via kommunens nuvarande dokument- och ärendehanteringssystem W3D3. Digitaliseringen av nämndsprocessen ligger i linje med utvecklingen i resten av kommunen och samhället samt ger fördelar i såväl handhavande, administration och för miljön. Arbetet med att styra om hanteringen från papper har varit nödvändig och efterfrågad av våra förtroendevalda, men har varit resurskrävande. Det pågår också ett arbete med att vidareutveckla W3D3 och när arbetet är klart kommer servicen att likna den man får i Insyn Sverige. Redan i dag finns funktioner på huddinge.se som motsvarar de tjänster som motionärerna frågar efter. Alla nämnders handlingar publiceras i dag under Kommun och politik på huddinge.se och det finns en funktion för att hitta handlingar på huddinge.se under Sök i kommunens diarier. Där kan man söka fram handlingar ur diariet, till exempel nämndhandlingar, från år 2004 och framåt. Man får uppgifter om ärendet, till exempel diarienummer, datum och handläggare samt en ärendemening som innehåller information om vad ärendet handlar om. Det finns också möjlighet för invånarna till dialog med förtroendevalda på huddinge.se via Fråga din politiker. Under hösten 2015 kommer Huddinge kommun även att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionerna på huddinge.se. I den översyn som gjordes av den f.d. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen under år 2014 påvisades brister och föreslogs ett antal förbättringar. Ett problem som man ville åtgärda var bristerna med att enkelt kunna söka och hitta ärenden och handlingar som hanteras i mer verksamhetsnära system än W3D3 som t.ex. Bygg-R som används inom flera verksamheter på NBF och KSF. Översynens förslag till lösning blev en enkel webbbaserad sökmotor som kan söka i alla kommunens verksamhetstöd för ärenden. Någon sådan lösning finns inte idag, vilket resulterar i att ärenden nu dubbelregistreras för att bli sökbara från W3D3.

politiska handlingar. Samtidigt är det sällan så att problem med administrativa processer löses enbart genom att byta ut eller införa nya tekniska system.

3 NBN-2015/ (3) Kommunen bör kontinuerligt följa marknaden för system för att hantera sina administrativa processer och för tillgängliggörande av handlingar till förtroendevalda och allmänheten i övrigt. Förvaltningens bedömning är att så också sker. Vid upphandling av system av den karaktär som motionen berör, bör kommunen sikta på en livstid, tillika avskrivningstid, om cirka 10 år. Tätare byten än så kan inte ses som kostnadseffektivt såvida inte brister och fel av allvarlig karaktär kan påvisas. Då W3D3:s livstid närmar sig 10 år bör kommunen åter fråga marknaden efter den lösning som bäst uppfyller kommunens krav. Förvaltningen föreslår att nämnden antar detta tjänsteutlåtande som svar på remissen. Anders Lindelöf Teknisk direktör Johanna Balic Handläggare Bilagor Remiss av motion ställd av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

Förvaltningens bedömning är att så också sker. Vid upphandling av system av den karaktär som motionen berör, bör kommunen sikta på en livstid, tillika avskrivningstid, om cirka 10 år.

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING REMISSMISSIV KS-2015/ (1) HANDLÄGGARE Fedorova, Antonina Antonina.Fedorova@huddinge.se Remissinstanser: Samtliga nämnder Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Bifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 30 september Handläggare: Helena Gerrby, administrativa avdelningen, kommunstyrelsens förvaltning. Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3. Kerstin Z Johansson Kanslichef Delges Kommunstyrelsen, delegationsbeslut C:16 POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

remissinstanser för yttrande senast den 30 september 2015. Handläggare: Helena Gerrby, administrativa avdelningen, kommunstyrelsens förvaltning. Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3.

Relevanta dokument

Motion väckt av Emil Högberg (S), Birgitta Ljung (MP) och Nujin Alacabek Darwich (V) med förslag om att avskaffa de ofrivilliga deltiderna i kommunen

2015-03-18 KFN-2015/25.199 1 (3) HANDLÄGGARE Press, Annika 08-53531706 Annika.Press@huddinge.se Kultur- och fritidsnämnden Motion väckt av Emil Högberg (S), Birgitta Ljung (MP) och Nujin Alacabek Darwich