Uppföljning av löpande granskning avseende resor, representation mm. Miljönämnden Miljöförvaltningen

Transkript

1 Uppföljning av löpande granskning avseende resor, representation mm Miljönämnden Miljöförvaltningen Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 1 SAMMANFATTNING PROJEKTBESKRIVNING M M Bakgrund Syfte och metod GENOMFÖRANDE Förvaltningens genomförda internkontroll Stickprovsgranskning s kommentarer...7 Sidan 2 av 8

3 1 Sammanfattning Uppföljning har gjorts av den interna kontrollen gällande resor, konferenser och representation. Förvaltningen har genomfört internkontroll gällande utlandsresor och kompletterat sin policy för tjänsteresor. Stickprov på transaktioner inom granskade områden har genomförts av revisionskontoret. Dessa har granskats med avseende på om förvaltningen följt gällande reglerverk och dokumentationskrav samt om redovisningen är korrekt. Den genomförda granskningen visar att bristerna i den interna kontrollen kvarstår inom samtliga granskade områden. Stora brister finns gällande dokumentationskrav som korrekta deltagarförteckningar, angivande av syfte och bifogande av program. Brister finns i efterlevnad av gällande regelverk såsom skattelagstiftning och interna rutiner såsom resepolicy och uppdatering av attestförteckning. Felaktigheter i redovisningen har konstaterats. Nämndens interna kontroll avseende kurser och konferenser bedöms inte vara tillfredsställande och den interna kontrollen avseende resor och representation inte acceptabel. 2 Projektbeskrivning m m 2.1 Bakgrund Revisorerna lät under 2007 granska rutinerna och internkontrollen kring representation, resor, konferenser och personalförmåner samt om enskilda redovisningar skett på korrekt sätt inom Miljönämnden. Granskningen visade att rutiner och internkontroll vid resor och konferenser inte var tillfredställande och att den interna kontrollen avseende representation inte var acceptabel. Dessutom påvisades bristande kunskap och/eller bristande efterlevnad av gällande regelverk och interna rutiner samt felaktigheter i redovisningen. I sitt yttrande skriver nämnden att man ska förtydliga policyn gällande resor och konferenser samt att man under året kommer att följa upp att rutinerna för resor, konferenser och representation efterlevs genom att förvaltningen genomför intern kontroll inom områdena. 2.2 Syfte och metod Syfte: Uppföljningens syfte är att granska nämndens åtgärder med anledning av föregående års granskning samt om åtgärderna lett till bättre rutiner och internkontroll gällande resor, konferenser och representation. Metod: Granskningen genomförs genom att ta del av förvaltningens egen internkontroll enligt internkontrollplanen samt genom stickprov. Sidan 3 av 8

4 3 Genomförande 3.1 Förvaltningens genomförda internkontroll I enlighet med internkontrollplanen kontrollerade förvaltningen i augusti samtliga utlandsresor under det första halvåret. Det man har kontrollerat är om de innehåller ett syfte samt om de innehåller ett godkännande från förvaltningschefen. Resultatet visar brister på 27 av totalt 45 fakturor, 60%. I ett fall av dessa finns ett syfte men inget godkännande. I övriga 26 fall saknas både syfte och godkännande av förvaltningschefen. Den uppföljning som enligt nämndens yttrande ska ske av rutinerna för resor, konferenser och representation har ännu inte genomförts utan kommer att göras under tredje tertialet. Policy och riktlinjer för tjänsteresor på Miljöförvaltningen har kompletterats med ett avsnitt för beställning av resor där man beskriver hur godkännande av resor ska dokumenteras och hanteras. 3.2 Stickprovsgranskning För uppföljning av föregående års granskning har verifikationer på nedanstående konton granskats med avseende på om förvaltningen följt gällande regler och dokumentationskrav samt om redovisningen är korrekt. För att förvaltningen skulle hinna rätta till bristerna från föregående års granskning gjordes urvalet på transaktioner under andra tertialet. Granskningen har genomförts under september. Antal Kurser och konferenser mm Momsfria Momspliktiga 3 Kommentar Representation Personalrepresentation Externrepresentation 6 Innehåller tio representationstillfällen Genomgångskonto 1 Ska vidarefaktureras Resekostnader Resor Reskostnader Reskostnader inom Sverige Reskostnader Utlandet 5 Hotell och logi Hotell och logi i Sverige Hotell och logi Utlandet 3 Sidan 4 av 8

5 Kurser och konferenser För att en kurs eller konferens ska anses föreligga ska det finnas ett detaljerat program med ett materiellt innehåll (antalet lektionstimmar) som täcker minst 5-6 timmar vid en endagskonferens. Om inte dessa kriterier uppfylls och styrks ska man pröva om kriterierna för personalrepresentation uppfylls. I annat fall ska deltagarna förmånsbeskattas och arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter. Specificering av vad kurser och konferenser innehåller är i flera fall bristfällig. Det gör att det inte är möjligt att i alla fall avgöra om kostnaden är korrekt konterad. En verifikation är konterad som momsfri trots att fakturan innehåller moms. Denna moms är inte heller avdragen. Representation Personalrepresentation Av de fem utvalda transaktionerna är tre felaktigt bokförda. Två är uppvaktning, vilket enligt stadens kontoplan ska bokföras som övriga personalkostnader. Den tredje är av deltagarförteckningen att döma extern representation. Denna faktura har för högt momsavdrag och attestanten har enligt attestförteckningen ingen attesträtt på kostnadsstället. De två återstående fakturorna har båda attesterats av personer som själva deltagit. Extern representation Vid extern representation krävs att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Representation ska ingå som en del i en aktivitet som gagnar verksamheten och detta syfte med representationen ska anges för att styrka verksamhetsanknytning och avdragsrätt. Dessutom gäller enligt skattelagstiftningen en avdragsrättsbegränsning gällande ingående moms. Sex transaktioner, redovisade som representation, innehållande tio representationstillfällen har granskats. Fyra av transaktionerna är betalda med Eurocard och två är fakturor direkt från leverantören. Redovisningarna från Eurocard kan innehålla flera representationstillfällen. Dessutom gjordes ett extra urval på en post gällande middag som ligger på genomgångskonto för vidarefakturering. Av de sex granskade transaktionerna betalades fyra med Eurocard. Förvaltningen har sex Eurocard man är juridiskt ansvarig för. Det som innehas av förvaltningschefen faktureras förvaltningen medan övriga faktureras innehavaren som själv ska betala. Dessa redovisar sedan fakturan med kvitton till förvaltningen som ersätter utläggen. Om fakturan inte betalas skickas en påminnelse till kortinnehavaren och en kontosammanställning till Miljöförvaltningen som då ska kontrollera varför betalning inte har skett. Rutinen har införts på grund av att man hade svårt att få in kvitton till Eurocardfakturorna när förvaltningen betalade. Fakturorna från Eurocard innehåller inte momsredovisning från samtliga inköp som gjorts med kortet utan bara från de leverantörer som valt att särredovisa det till Eurocard. Förvaltningen har dragit moms efter fakturan. Samtal med Skatteverket visar att Eurocards tjänster definieras som finansieringstjänster och företaget är momsbefriat. Det blir svårtydbart när de redovisar moms från vissa leverantörer och inte alla. Deras slutsats är att en fakturabetalning till Eurocard är att se enbart som Sidan 5 av 8

6 en återbetalning till en finansiär och att kvitton från betalningarna ger avdragsrätt för kostnad och moms. Det är då viktigt att dessa verkligen finns med verifikationen. Med korten har gjorts åtta representationstillfällen då varje redovisning kan innehålla fler kvitton. På sex av dem har moms för sammanlagt 59 personer kostnadsförts då det inte är specificerat på fakturan. De två fakturor som inte var Eurocard hade båda för högt momsavdrag. En av dem gäller mat för en person som är anställd på förvaltningen och kan inte betraktas som vare sig extern eller representation. För två representationstillfällen saknas deltagarförteckning helt. Två innehåller fel antal personer i förhållande till dem som ätit. Brister finns när det gäller att ange företag eller funktion för deltagarna. Syfte som kan anses uppfylla kraven anges enbart i två fall. Flera innehåller någon anteckning men inte syftet med träffen vilket ska styrka att representationen ingår i en aktivitet som gagnar verksamheten. Ett representationstillfälle har styrkts med en slip från kortbetalning men kvitto saknas. Ett ytterligare stickprov på en Eurocardfaktura visade att förvaltningen betalt för ett restaurangbesök för femton personer som ska vidarefaktureras. Deltagarförteckning saknas och drygt en månad efter utbetalning har ingen vidarefakturering skett då tillräckliga uppgifter inte har lämnats till administrativa avdelningen. Resekostnader Enligt förvaltningens rutin ska, som underlag för alla resor, finnas en Ansökan om resa i tjänsten. Denna ska attesteras av avdelningschef eller enhetschef och vid utlandsresor av förvaltningschefen. Föregående års granskning visade på brister i rutinen då en avdelning lät personalen själva förvara sina blanketter. Enligt uppgift från förvaltningen ska ansökan om resa i tjänsten nu vara inskannad och bifogad fakturan i de fall de lämnats in som de ska. Om resan betalts via Eurocard och en manuell verifikation har gjorts ska ansökan finnas i verifikationen. I inget av de 10 stickprov som tagits finns någon ansökan. Oklart är vem som skulle ha godkänt ansökan i två fall då en resa avsåg förvaltningschefen och en innehöll biljetter till både nämndens ordförande och vice ordförande. I bara ett fall angavs ett syfte med resan. En faktura var felkonterad och avsåg en konsult. Faktura gällande förvaltningschef har attesterats på fakturautskrift, vilken skannats in och bifogats fakturan i ekonomisystemet medan attesten i systemet är gjord av administrative chefen med generell attesträtt. Namnteckningen tillhör enligt förvaltningen deras nye nämndsordförande. Attestförteckning med namnteckningsprov är inte uppdaterad så att det kan kontrolleras och behörigheten i systemet är inte klar. De två största fakturorna (sammanlagt ca 46 tkr) innehåller inte namn på dem som åkt och ingen deltagarförteckning är bifogad. Sidan 6 av 8

7 Hotell och logi Fem transaktioner har granskats. En faktura tillhör inte staden utan man har betalt för logi och middag för ett annat lands deltagare i ett projekt. En är ersättning för betalning i förskott via Eurocard vilket innebär att fakturan saknas. Någon återredovisning genom faktura eller kvitto har inte lämnats in knappt tre månader senare. En är till största delen en konferensavgift. I tre fall saknas godtagbart syfte såsom bifogat program för aktiviteter inom verksamhetsområdet. En faktura på utrikes övernattning saknar uppgifter om företag/funktion. Attestanten finns bland de övernattande och även en anhörig till en av de deltagande anställda. Uppföljning av parkeringsförmåner Miljöförvaltningen har nio parkeringsplatser vilka disponeras av förvaltningens bruksbilar som används vid tillsynsbesök. 3.3 s kommentarer Eurocard Alla fakturor som tillhör staden ska skannas in och betalas av staden. Idag tas kort ut på förvaltningen men behandlas som privata genom att faktura ställs till innehavaren som förväntas betala själv. Innehavaren redovisar därefter kvitton till förvaltningen och får ersättning. Rutinen gör att staden inte har kontroll över alla fakturor man har betalningsansvar för. Kvitton måste finnas bifogade vid betalning för styrkande av kostnad och momsavdrag. Betalkort får aldrig användas som förskott och återredovisning av utestående förskott ska redovisas. Lagstiftning, regelverk och interna rutiner ska följas. Det gäller såväl krav på verksamhetsanknytning, fullständiga verifikationer och skatteregler som förvaltningens representationspolicy och reserutin. Härav följer att: Deltagarförteckningar med namn och företag/funktion ska finnas på samtliga granskade konton samt innehålla ett antal deltagare som överensstämmer med det fakturerade. Det kan tyckas onödigt att ange företag/funktion för egen personal men då en utomstående intressent eller granskare inte kan antas känna till namnen på de anställda ska de anges. Att granskningen visat att man betalat resor och logi för andra än förvaltningens personal visar också på vikten av korrekta deltagarförteckningar. Syfte ska finnas för representation. För resor, hotell och logi ska det av underlagen framgå vad som avses. Dessa ska innehålla uppgifter som visar anknytningen till verksamheten på ett sätt som kan förstås av vem som helst. Vid kurser och konferenser ska program bifogas som fyller kraven för respektive kostnad. Av granskade kostnader är det bara extern representation som får betalas för andra än förvaltningens/nämndens anställda och politiker. Sidan 7 av 8

8 Ansökan om resa i tjänsten ska finnas som underlag där den övriga verifikationen finns. Ansökan ska ha godkännande av avdelningschef eller enhetschef vid inrikes resor och av förvaltningschef vid utlandsresor utan Danmark. Kontering ska vara korrekt Attester Normalregeln är att man inte ska attestera egna kostnader. Enligt kommunens attestreglemente med tillämpningsanvisningar framgår att beslutsattest vid behov ska ske av överordnad samt att försiktighetsprincipen ska tillämpas för bedömning av jäv. Det finns anledning att överväga att låta överordnad chef attestera alla kostnader där chefen/ordinarie attestant deltagit. I ett antal fall har man använt sig av den administrativa chefens generella attesträtt. En generell attesträtt utan medföljande budgetansvar gör att andras budgetutrymme belastas utan den ansvariges beslut. Det innebär också att den kan användas för att attestera överordnads fakturor vilket inte är i överensstämmelse med attestreglementets integritetsregler. Förvaltningschefen har alltid det yttersta budgetansvaret och en generell attesträtt på den befattningen följer därför naturligt vilket inte är fallet vid en generell attesträtt på en annan nivå i organisationen. Attestförteckning ska hållas uppdaterad och följas. Man bör reglera hur attest ska ske vid kostnader som gäller både nämndens ordförande och vice ordförande. I aktuellt fall har den attesterats av den administrative chefen med generell attesträtt. Sidan 8 av 8