Revisionsrapport Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner

Transkript

1 Revisorerna i Kmunstyrelsen För känned: Kmunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner Revisionen har via KPMG genfört en granskning av rutinerna för verifikationshantering och utbetalningar. Revisionen begär att synpunkter avseende bifogad rapport lämnas senast den 1 december 201. Revisionen begär att kmunstyrelsen lämnar synpunkter och uppgift vilka åtgärder s avses att vidtas avseende de rekmendationer och förslag s lyfts fram i rapporten, företrädesvis de s framgår av rapportens sammanfattning. För s revisorer Sverker Söderström Ordförande

2 Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner Revisionsrapport KPMG AB 0 oktober 201 Antal sidor: 10 Revisionsrapport verifikationsgranskning 201

3 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund. Syfte. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Regelverk 9.1 Kmunal redovisningslag 9.2 Skattelagstiftning 10. Allmänt registrering 11. Attestering 11.1 Attestreglemente och attestanter 11.2 Registrering av attestanter 11. Attestgranskning 12. Behörigheter 12.1 Leverantörsregister 1. Verifikationsgranskning 1.1 Avgifter för kurser och personalutbildning samt resor 1.2 Representation 1. Uppgift msregistrering, godkänd för F-skatt och fakturaadress 1. Utbetalningar verifikationsgranskning 201.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska verifikationer för kostnader avseende resor, utbildningar, konferenser, och viss representation samt kmunens utbetalningsrutin. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 201. Kmunen använder sig av elektronisk fakturahantering där endast en person s har registrerad behörighet kan attestera. Attestanterna registreras i leverantörsfakturasystemets attestregister. Årligen genförs en avstämning mellan registrerade behörigheter i leverantörsfakturasystemet mot de av nämnderna inlämnade listor, se avsnitt Vi har gjort följande iakttagelser vid vår granskning; att attesträtten saknar beloppsbegränsningar, se avsnitt 11. att det i några fall förekmer beslutstattest av egna kostnader, se avsnitt 11. att att de flesta av ekonipersonalen har full behörighet till leverantörsregister och det görs ingen kontroll av behandlingshistorik, se avsnitt 12.1 det finns inget krav i attestreglementet eller i tillämpningsanvisningarna att utbildningsprogram ska bifogas verifikationen, se avsnitt 1.1 att det stickprov s vi har gjort visar på brister i underlagen, se avsnitt 1.1 och 1.2 att utbetalningar av leverantörsfakturor görs av en person, se avsnitt 1 Vi rekmenderar att kmunstyrelsen överväger vilka åtgärder s bör vidtas för att stärka den interna kontrollen med anledning av våra iakttagelser i denna rapport. verifikationsgranskning 201.docx 1

5 2. Bakgrund Vi har av Nordantigs kmuns revisorer fått i uppdrag att granska verifikationer för kostnader avseende resor, utbildningar, konferenser och viss representation samt kmunens utbetalningsrutin. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 201. s revisorer bedömer att det är väsentligt att underlagen för ovan angivna kostnader uppfyller både lag kmunal redovisning (KRL) och skattelagstiftning inklusive skatteverkets rekmendationer. Om rutinen inte fungerar föreligger det en risk för att det av underlagen inte framgår vad s avses och vilka s deltagit. Det kan i sin tur innebära risk för förmånsbeskattning (påverkar den enskilde i form av skatteförmån och arbetsgivaravgifter för kmunen). När det gäller utbetalningsrutinen är det väsentligt att den fungerar ändamålsenligt då det annars kan finnas risk för oavsiktliga eller avsiktliga fel. Förtroendet för den kmunala administrationen kan skadas det skulle visa sig att rutinerna för verifikationshantering eller utbetalningar inte fungerar ändamålsenligt.. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma verifikationerna/underlagen uppfyller KRL och vad s sägs i skattelagstiftning. Vi har granskat: det av underlagen (verifikationerna) framgår när de sammanställts, när den ekoniska händelsen inträffat, vad denna avser (inklusive vilka s deltagit och ändamålet), vilket belopp den gäller, och vilken motpart den berör (1 kap KRL). program, deltagare och andra underlag finns bifogade. det framgår att är köpare av tjänsten. verifikationen är attesterad av behörig tjänsteman. underlaget innehåller information skattsedel och msregistrering. Ett ytterligare syfte med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i kmunens utbetalningsrutiner. Vi har därför granskat: utbetalningar görs i rätt tid (inte för tidigt och inte för sent), utbetalningar görs med god intern kontroll d.v.s. av två tjänstemän i förening, underlagen för utbetalningarna är attesterade i enlighet med kmunens attestreglemente. verifikationsgranskning 201.docx 2

6 . Avgränsning Granskningen fattar år 201. Vår granskning har skett via stickprov och har primärt att inriktats mot leverantörsfakturor och utbetalningar avseende större belopp. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt rutinerna uppfyller Kmunal redovisningslag Skattelagstiftning (inklusive tillämpliga rekmendationer från skatteverket och praxis in rådet) Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig nämnd Granskningen avser hela kmunorganisationen. Rapporten har saklighetsgranskats av Micaela Hedin, Margareta Tamm-Persson och Margareta Rosen-Vedin. 7. Metod Granskningen av verifikationer har genförts gen kontoanalys av aktuella huvudbokskonton. Granskningen av utbetalningar har genförts via urval från gjorda utbetalningar av olika slag under den granskade perioden. 8. Projektorganisation Granskningen har genförts av Anna Sundholm, auktoriserad revisor under ledning av Tmy Eriksson, auktoriserad revisor och certifierad kmunalrevisor. 9. Regelverk 9.1 Kmunal redovisningslag Vid redovisning och bokföring av ekoniska händelser gäller Kmunala redovisningslagen, KRL. Av KRL framgår bl.a. vad underlaget ska innehålla samt hur och när den ska bokföras. Ekoniska händelser ska bokföras så att de kan presenteras såväl i kronologisk ordning s i systematisk ordning. Enligt KRL, 2 kap 5, ska underlaget (leverantörsfakturan) innehålla uppgift när den har sammanställts, när den ekoniska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. verifikationsgranskning 201.docx

7 9.2 Skattelagstiftning Av mervärdesskattelagen, ML 11:15, framgår att kmunen normalt har rätt att dra av ingående ms på sina inköp till verksamheten följande uppgifter framgår av fakturan: Datum för utfärdandet Ett unikt löpnummer för varje faktura Säljarens registreringsnummer till ms Säljarens och köparens namn och adress Varornas mängd och art eller tjänsternas fattning och art Beskattningsunderlaget för varje mssats (enhetspris exkl. ms) Tillämpad mssats Datum då sättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts Den ms s ska betalas 10. Allmänt registrering Kmunen använder sig av leverantörsfakturasystemet Å-data ekoni för elektronisk registrering av leverantörsfakturor. 11. Attestering 11.1 Attestreglemente och attestanter Kmunfullmäktige fastställde Attestreglemente för. Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för fastställdes av kmunstyrelsen. Av attestreglementet framgår det att varje nämnd utser huvuddelegater. Huvuddelegaten har huvudansvar för respektive förvaltnings attestering med rätt att beslutsattestera eller vara ersättare för dessa. Med budgetansvar följer även ansvar för kontroll av ekoniska transaktioner, så kallad beslutsattest. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut. Attestanterna är var för sig ansvarig för sina respektive åtgärder. Attesträtten skall knytas till ett ansvarsråde med angivande av eventuella begränsningar. Nämnden ansvarar för att upprätthålla en aktuell förteckning över beslutsattestanter s anger fattningen för respektive beslutsattestants ansvar. Samtliga s berörs av attestreglementet får enligt uppgift utbildning i förfarandet Registrering av attestanter Förteckningarna över attestanter och ersättare uppdateras varje år av samtliga nämnder. Attestanterna registreras i leverantörsfakturasystemets attestregister. verifikationsgranskning 201.docx

8 Vid registrering av en ny användare, avsluta en användare eller ändrade uppgifter på befintlig användare ska särskild blankett undertecknad av behörig person skickas in till ekoniavdelningen, se exempel bilaga 1. De begrepp s används i fakturasystemet är granskningsattest och beslutsattest. Granskningsattest innebär att personen attesterar beställning och granskar transaktionen. Beslutsattestanten har huvudansvaret för att garantera transaktionens korrekthet. Samtliga transaktioner ska attesteras innan de utförs. Av attestreglementet framgår att för alla transaktioner ska minst två personer attestera varav en ska vara beslutsattestant. 11. Attestgranskning Leverantörsfakturor inkmer till postavdelningen på kmunhuset s öppnar och ankststämplar fakturan. Fakturorna ankstregistreras av ekoniavdelningen s sedan lämnar fakturan för scanning. Den tjänsteman s ansvarar för scanningen styr fakturan till den s ska behörighetsattestera den. Denne saklighetsgranskar fakturan innan den skickas vidare för beslutsattest. Den s beslutsattesterar fakturan är ytterst ansvarig bl.a. för att kostnaden tillhör verksamheten och att fakturan uppfyller formkraven. Innan utbetalning kan ske måste fakturan vara beslutsattesterad. Enligt kmunens attestregler är det inte tillåtet att beslutsattestera egna kostnader i tjänsten, t.ex. i form av reseräkningar eller fakturor för resor, utbildning och representation. Beslutsattestering får inte heller utföras av en person s är jävig. Med jäv avses att attestanten kan få egen vinning av beslutet. Kmentar Det finns inga beloppsgränser för attester. Vår stickprovsgranskning visar att det i några fall förekmer beslutsattest av egna kostnader. 12. Behörigheter 12.1 Leverantörsregister Nya leverantörer samt ändringar i leverantörsregistret kan göras av samtliga på ekoniavdelningen. När en ny leverantör läggs upp så upprättas ett registerkort. Till denna bifogas leverantörsfakturan s föranleder upplägget. En kontroll görs av fakturans bankpostgironummer mot bankgiro/postgiro centralen. Kontrollen skrivs ut och sparas tillsammans med de övriga handlingarna och sparas s räkenskapsmaterial i sju år. Kmentar Vi har gjort stickprov av den ovan beskrivna rutinen utan anmärkning. Vi ser en risk med att de flesta av ekonipersonalen har full behörighet till leverantörsregistret. För att stärka den interna kontrollen rekmenderar vi att de personer s hanterar leverantörsfakturor och/eller utbetalningar inte har behörighet till registret. verifikationsgranskning 201.docx 5

9 Vi noterar att ingen kontroll av behandlingshistorik görs. Av historiken ska det framgå vilka ändringar s gjorts i leverantörsregistret och vem s har gjort ändringen. Vi rekmenderar att behandlingshistorik skrivs ut och kontrolleras någon/några gånger per år. 1. Verifikationsgranskning 1.1 Avgifter för kurser och personalutbildning samt resor Av en verifikation ska det alltid framgå vad s avses bl.a. så att det kan säkerställas att kostnaden har ett för verksamheten tillhörande syfte. I tillämpningsanvisningarna till reglemente för attest framgår att för en verifikation avseende en utbildning/konferens ska alltid syftet med kursen/utbildningen anges på fakturan eller s en permanent anteckning vid elektronisk faktura. Uppgift vem/vilka s deltagit ska finnas. För resor ska resmålet, syftet med resan och namn på resenärer alltid framgå av verifikationen (permanent anteckning vid elektronisk faktura). Kmentar Det bör uppmärksammas att Skatteverket har gjort bedömningen för kurser och personalutbildning att när det saknas program, när utbildningen innehållit för få utbildningstimmar eller utbildningen varit mer av nöjeskaraktär kan deltagarna förmånsbeskattas. Programmet ska även innehålla uppgift antal utbildningstimmar. I attestreglementet saknas instruktioner att program ska bifogas verifikationer. Vi rekmenderar att detta kpletteras instruktionerna. Vi har gjort stickprov s visar att på ca 0% av stickproven saknas syfte samt namn på deltagare. I ett fall har beslutsattest gjorts av egen kostnad. Det fanns inga program bifogade till något av stickproven. 1.2 Representation I tillämpningsanvisningarna står det att vid extern och intern representation ska alltid representationens samband med verksamheten styrkas gen att syftet med representationen anges på fakturan/notan eller s en permanent anteckning vid elektronisk faktura. Uppgift ska även finnas vilka s deltagit. Kmentar Vi har gjort stickprov. Den granskningen visar att det saknas uppgift deltagare på ca en tredjedel av stickproven. 1. Uppgift msregistrering, godkänd för F-skatt och fakturaadress Av skriften Tillämpningsanvisningar till attestreglemente framgår de skattemässiga reglerna för avdragsrätt för mervärdesskatt, se avsnitt 9.2. Det innebär att uppgift leverantörens verifikationsgranskning 201.docx 6

10 registreringsnummer för mervärdesskatt samt uppgift att leverantören är msregistrerad måste framgå av fakturan för att den ingående mervärdesskatten ska vara avdragsgill. Uppgift att leverantören är godkänd för F-skatt är speciellt viktigt vid köp av tjänster. Om leverantören inte är godkänd för F-skatt ska kmunen göra avdrag för källskatt och vissa fall betala sociala avgifter. Kmunen kan inhämta information leverantören är godkänd för F- skatt på annat sätt, t.ex. gen Skatteverket. Enligt uppgift ska alla fakturor vara utställda till kmunens serviceenhet/fakturaenheten. Kmentarer Granskningen avseende uppgifter på leverantörsfakturor har gjorts utan anmärkning. 1. Utbetalningar I samband med vår granskning har vi efterfrågat en rutinbeskrivning för utbetalningar av leverantörsfakturor. Någon sådan har vi inte fått. Vi har istället fått följande muntliga beskrivning av rutinen: Det finns fyra personer på ekoniavdelningen s har fullmakt att utföra utbetalningar. En tjänsteman tar fram en kontrollista över aktuella utbetalningar och läser på bildskärmen vilka leverantörer och belopp s ska utbetalas. Ingen dokumentation görs av kontrollen. Om hon bedömer listan vara korrekt så utför hon utbetalningen gen att betalfilen skickas. Leverantörsbetalningarna kan göras av var och en för sig när det sker via Å-data ekoni. Utbetalningar direkt från bank kan dock enligt uppgift endast utföras två i förening. Enligt den information vi har fått går det inte att göra en utbetalning leverantörsfakturan inte är attesterad enligt attestrutinen. Det händer att kmunen får betalningspåminnelser men det är inte ofta. Anledningen uppges kunna vara att organisationen är oense vilken s ska stå för kostnaden. verifikationsgranskning 201.docx 7

11 Kmentar Vi rekmenderar normalt att rutiner för utbetalningar av leverantörsfakturor görs gen att utbetalningar endast går att utföras av två personer i förening. De leverantörsfakturor s vi granskat var betalade på förfallodagen. Vid vår granskning uppgick kostnaden för dröjsmålsränta till 28 tkr varav den enskilt största posten var 16 tkr och avsåg Bollnäs kmun s var betalad 9 dagar för sent. KPMG, dag s ovan Tmy Eriksson Auktoriserad revisor & Certifierad kmunal revisor Anna Sundholm Auktoriserad revisor verifikationsgranskning 201.docx 8