INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Transkript

1 För kännedom Länssjukvårdsnämnden Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattester. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia samt avtalstrohet. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet vid inköp av resor Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Tillämpning av rutinen att ange uppgifter som syfte och deltagare har inte stärkts jämfört med föregående år och bedöms fortfarande som inte helt tillfredsställande. Vi lämnar återigen rekommendationen att stärka rutinen. Det är inte enligt landstingets attestreglemente att beslutsattestera sina egna fakturor. Därför bedömer vi att rutinen att kontraattestera inte tillämpas helt tillfredsställande. Leverantörsfakturans formalia bedöms inte helt tillfredsställande på grund av skattehanteringen vid uppdragstagare. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(7)

2 lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Tillämpningen av rutinen att kontraattestera behöver stärkas för att säkerställa att attestreglementets regelverk tillämpas. Förvaltningen behöver säkerställa att beslutsattestanter, som registreras i fakturaportalen, hanteras enligt delegationsordningen och landstingets rutiner för registrering. Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver stärkas för att säkerställa att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. Rutinen att ange syfte och deltagare behöver stärkas. SID 2(7)

3 IAKTTAGELSER Rutiner att ange syfte, deltagare samt kontraattestera För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2 samt Uppdragsförteckning för delegations- och verksamhetsbeslut. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis resor och konferenser. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton; Resekostnader och biljetter Kontot består av 2016 transaktioner på tillsammans tkr (2 069 tkr). Vi har granskat 27 verifikat. Vi har gjort notering vid 14 verifikat enligt följande; 3 verifikat avser kostnader vid konferenser som läkemedels- eller sjukvårdsproduktsindustrin har finansierat med 50 %. Kostnaderna avser medarbetarens resor, kost och logi i samband med extern fortbildning eller konferens. Av underlagen framgår inte syftet med resorna i 2 av 3 fall. Enligt gällande hälso- och sjukvårdens uppdragsförteckning för delegationsoch verkställighetsbeslut ska beslut om tjänsteresor utanför EU samt Norge fattas av divisionschefen efter yttrande av verksamhetschef. Det framgår inte av underlagen om divisionschefen har beslutat om resan. Hälso- och sjukvårdens rutiner innebär också att alla tjänsteresor utanför Sverige, Danmark, Finland och Norge ska rapporteras till divisionschef. Det framgår inte av underlaget på vilket sätt rapportering skett. Ett sätt att göra detta är att kontraattestera faktura i portalen på IFS. Enligt uppgift från förvaltningen finns det en rutin som innebär att alla dessa tjänsteresor dokumenteteras och divisionschef godkänner resorna. Dokumentationen samlas ihop av sekreterarna i hälso- och sjukvårdsledningen. Vi rekommenderar att godkännandet dokumenteras i redovisningen, exempelvis genom att kontraattestera faktura. Detta för att säkerställa att uppgifterna lämnas och att den interna kontrollen fungerar i rutinerna. Det är viktigt att kunna bedöma ändamålsenligheten vid inköp av resor i efterhand. I redovisningen finns det möjlighet att bifoga dokument som underlag eller göra hänvisning där underlag finns. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(7)

4 6 verifikat avser resekostnader men syfte med resan framgår inte av underlagen och av 1 verifikat saknas uppgifter om syfte och resenär. 1 verifikat avser konferensavgifter och borde ha konterats på kontot för konferensavgifter samt borde ha kontraattesterats. 2 verifikat avser reseersättning till patienter. I ett fall har för mycket ersättning betalats ut och ett fall saknas kvitto för utbetalningen. 1 verifikat avser resekostnader till Åbo för en grupp. Av underlaget framgår deltagare och syfte men kontraattest saknas. Enligt hälso- och sjukvårdens rutiner vid konferens- och studieresor utanför Sverige ska alltid divisionschefens tillstånd inhämtas när det gäller grupper. Av underlaget framgår inte om divisionschefen har beslutat om resan. Hotell och logikostnader Kontot består av 780 transaktioner på tillsammans tkr (1 955 tkr). Vi har granskat 25 verifikat. Vi har gjort notering vid 9 verifikat enligt nedan; 1 verifikat avser logikostnader och av underlaget framgår inte resenärer och därför går det inte att bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt. 8 verifikat avser logikostnader och av fakturorna framgår inte syfte för övernattningen. Det är viktigt att nödvändiga uppgifter framgår för att kunna bedöma ändamålsenligheten för kostnader. Leverantörsfakturans formalia Vi har granskat ett urval av leverantörsfakturor på konton som avser olika konsulttjänster för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Extern föredragshållare Kontot består av 21 transaktioner på tillsammans 418 tkr (198 tkr). Vi har granskat 7 verifikat. Vi har gjort notering vid 3 verifikat enligt nedan; 2 verifikat avser kostnader för föreläsning. Landstinget har betalat ut arvode till personers bankkonto. Blankett för Avtal med uppdragstagare har inte tillämpats och personers skatteuppgifter framgår inte av underlaget. På vilket sätt sociala avgifter har hanterats framgår inte heller. Betalar landstinget ut ersättning för arbete avgör betalningsmottagarens skatteform (F-skatt eller A-skatt) vem som är skyldig att göra skatteavdrag och betala SID 4(7)

5 sociala avgifter. Därför är det viktigt att dessa uppgifter framgår av underlaget för att kunna hantera kostnader korrekt. På landstingets intranät, Insidan, finns en blankett Avtal med uppdragstagare för att anlita konsult. Denna blankett ger stöd för att lämna uppgifter om skatteformen. Däremot rutiner för vidarehantering kan vi inte finna. Vi anser att det ska finnas anvisningar för att anlita uppdragstagare, dessa ska vara landstingsövergripande och ingå i ledningssystemet. 1 verifikat avser arvode och resekostnader för föreläsare. Av verifikat framgår inte vad föreläsningar avser eller åt vem föreläsningar har hållits. Arvode uppdragstagare Kontot består av 108 transaktioner på tillsammans tkr (2 343 tkr). På kontot redovisas bland annat kostnader för neurofysiologisk service och distansgranskning av röntgenbilder. Dessa fakturor avser inte kostnader för personal och borde ha bokförts som verksamhetens kostnader. Detta innebär att personalkostnaderna kan bli missvisande i redovisningen och statistiken. På kontot finns bokförda lönekostnader enbart med 440 tkr. Enligt ekonomihandboken 3 är kontoplanen gemensam för landstingets samtliga verksamheter. Kontoplanens uppbyggnad följer L-Bas gällande indelning i kontoklasser, kontogrupper och definitioner. Kontoplanen används både till den externa och interna redovisningen. Kontot Arvode uppdragstagare ingår i kontoklass 4 som avser kostnader för personal och förtroendevalda. I denna kontoklass redovisas samtliga kostnader för landstingets personal och förtroendevalda. Med landstingets personal menas både anställd och tidigare anställd (pensionerad) personal och av landstingets beroende uppdragstagare som enligt lagstiftning om socialal avgifter likställs med anställda. Artistarvode På kontot finns en faktura bokförts på 3 tkr. Av fakturaunderlaget framgår inte anledningen till att landstinget betalar artistarvode för en musikunderhållning. Fakturan har sänts direkt till verksamheten och följer inte rutinen för hantering av leverantörsfakturor. 3 Insidan, En kontoplan för landtingens externredovisning, Sveriges Kommuner och Landsting SID 5(7)

6 Inhyrd personal Kontot består av 1291 transaktioner på tillsammans 48 mnkr (38 mnkr). Vi har granskat 40 verifikat. Granskningen visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura men att kostnader för uppdragstagare har inte hanterats korrekt i ett fall som beskrivs nedan. 1 verifikat avser konsultkostnader för bitr. verksamhetschef. Konsulten har beslutsattesterat sina egna konsultkostnader i fakturaportalen. Detta är inte enligt landstingets attestreglemente. Beslutsattestanten finns inte i lista över hälso- och sjukvårdens attestanter och det saknas formellt beslut på beslutsrätt. Vi rekommenderar att förvaltningen säkerställer att attestreglementets regelverk tillämpas och att beslutsattestanter, som registreras i fakturaportalen, hanteras enligt delegationsordningen och landstingets rutiner för registrering. Konsultarvode Kontot består av 86 transaktioner på tillsammans tkr (3 144 tkr). Vi har granskat 6 verifikat. Vi har gjort notering vid 1 verifikat enligt nedan; 1 verifikat avser arvode för operation och konsultation. Fakturan uppfyller inte kraven på en fullständig faktura då uppgift om F-skatt saknas. Det är viktigt att uppgift om F-skatt finns på leverantörsfakturor för att den har betydelse för hur betalning och skatteredovisning ska ske. Extern handledning Kontot består av 385 transaktioner på tillsammans tkr (3 678 tkr). Vi har granskat 15 verifikat. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att konsultkostnader hanteras korrekt. Avtalstrohet Vi har gjort en översiktlig granskat avtalstrohet vid verifikationsgranskningen via genomgång av fakturor avseende resor. Vi bedömer att avtalstroheten mot landstingets ingångna avtal är god inom inköp av resor. Övriga noteringar Vi har noterat att rapporter från Måttdatabasen inte varit korrekta. Detta gäller rapporten under alla förvaltningar Ekonomirapport Resultaträkning - Hälso- och sjukvården förvaltningsnivå personalkostnader 5550 Inhyrd personal - Resultaträkning nedbrytning till transaktioner. I den sista rapporten redovisas även Karsuddens inhyrda personalkostnader. Summan på kontot stämmer inte med tidigare redovisade SID 6(7)

7