Nämndens verksamhetsberättelse 2014, Kultur & Utbildning - komplettering med rapport avseende intern kontroll

Transkript

1

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(1) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Marita Karlsson Stab (Kultur & Utbildning Sörmland) KN-KUS Ä R E N D E G Å N G Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet M Ö T E S D A T U M Nämndens verksamhetsberättelse 2014, Kultur & Utbildning - komplettering med rapport avseende intern kontroll Förslag till beslut Nämnden beslutar att godkänna rapporten rörande intern kontroll 2014 samt att lägga den till handlingarna. Sammanfattning Nämnden har behandlat verksamhetsberättelsen för Kultur & Utbildning vid sammanträdet 26 februari. Den interna kontrollen har senarelagts på grund av lägre bemanning inom staben under hösten och ska enligt nämndens beslut redovisas vid sammanträdet 9 april. Rapporten finns nu sammanställd och är bilagd till tjänsteutlåtandet. Beslutsunderlag Intern kontroll, rapport avseende granskningar 2014 Beslutet expedieras till Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR \\edil.dd.dll.se\360users\cache\dlld2\lenste\kn-kus Tjänsteutlåtande - Nämndens verksamhetsberättelse 2014, Kultur - Utbildning - ko SID 1(1) _1_0.DOCX Utskriftsdatum: :40

3 Kultur & Utbildning H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Marita Karlsson KN-KUS Intern kontroll, rapport avseende granskningar 2014 Bakgrund Planen för intern kontroll är beslutad i Verksamhetsplan med budget och följer perspektiven. Kontrollerna framgår av bilaga. Genomförda kontroller Medborgarperspektivet - verkställighet av fattade beslut Av nämndens beslut t o m som återstår är Uppdraget att utreda möjligheten av ett slakteri inom Nynäs (från beslut ). Ärendet är överlämnat till landstingsstyrelsen, men vilar och återkommer inom ramen för Vision Nynäs som behandlas under /09 Wegefalks fond, beslut att vidta åtgärder för att flytta fonden. Arbetet pågår, men fortfarande har inte någon lösning hittats. Landstingets ekonomistab har initierat ett arbete med stöd av konsult för att se över befintliga stiftelser/fonder. Det uppdrag som lämnats av nämnden att ta fram en handlingsplan för den regionala konstverksamheten har genomförts. Däremot har inte en separat handlingsplan upprättats. Planen har lagts in i handlingsplanen för det samlade regionala kultursamverkansarbetet. Inga nya beslut där bevakning av genomförandet är aktuellt har tagits under perioden. Namn: Titel: Telefon (Direkt): Mobil: Marita Karlsson Ekonomi- och stabschef E-post: Besöksadress: Postadress: kultur.utbildning@dll.se Östra Trädgårdsg 2, Box Nyköping Fax: Telefon (Växel): E-post (Landstinget): kultur.utbildning@dll.se Sidan 1(6)

4 Personalperspektivet Delegering av uppgifter inom arbetsmiljöområdet till chefer är granskad för att se om sådan delegering är genomförd. Resultatet visar att åtta av förvaltningens 22 chefer med personalansvar har en skriftlig delegation. En samlad genomgång med skriftlig delegering genomförs nu av förvaltningens personalchef. Process- och förnyelseperspektivet Genomförda beslut med stöd av delegerad beslutsrätt har återredovisats under året av sex delegater av totalt tio delegater. Påminnelse har gjorts till de delegater som inte lämnat återredovisning. Granskning ska göras av om beslutsattest finns på underlag till utbetalningar till lönesystemet. Genom förändringar i organisationen finns inte längre möjligheten att på ett effektivt sätt granska enskilda organisationers utbetalningar. Anledningen är att registrering och utbetalningar fr o m 2014 görs centralt och samlad arkivering görs. För kommande år får dessa kontroller genomföras inom Verksamhets- och ledningsstöd. Revisorerna har under 2014 genomfört en omfattande granskning av redovisningsunderlagen, bl a avseende kontraattest och momsavdrag samt deltagare vid representation. Rapportens resultat bedöms vara tillfredsställande eller god för områdena Syfte och deltagare, Kontraattest samt Avtalstrohet vid inköp av resor. För området Leverantörsfakturans formalia är resultatet inte helt tillfredsställande på grund av skattehanteringen vid uppdragstagare. Endast företag kan ersättas genom leverantörsfakturabetalningar. I förvaltningens svar redovisas att åtgärder har vidtagits för att åtstadkomma förbättringar i redovisningsunderlaget och berörda rutiner. Med hänvisning till att revisorerna genomfört en kontrollinsats som är mer omfattande än ordinarie interna kontroll har inte någon ytterligare intern kontroll genomförts. Insatserna har i stället koncentrerats på information och särskilda åtgärder med utgångspunkt från revisionsrapportens resultat. Miljöperspektivet Delegering av uppgifter inom yttre miljö till chefer är granskad för att se om sådan delegering är genomförd. Resultatet visar att 18 av förvaltningens 22 chefer med personalansvar har en skriftlig delegation. En samlad genomgång med skriftlig delegering genomförs nu av förvaltningens miljösamordnare. SID 2(6)

5 Ekonomiperspektivet Inga projekt över 1 Mkr är beslutade i nämnden. Beslut rörande Sörmlands museums lokaler har tagits , 19. Muséets lokaler hanteras av FM-enheten. Kontroll av elevavgifter samt internatavgifter inom Öknaskolan skulle ha genomförts under året liksom även granskning av interkommunal ersättning till folkhögskolor. På grund av resursbrist har denna kontroll skjutits fram till Kontroll av att bidragen till bildningsförbundens utbildningsverksamhet har använts till avsedda ändamål har genomförts av Länsbildningsförbundet. Rapporten har redovisats vid nämndens sammanträde 9 oktober Sammanfattning Resultaten av kontrollerna har dokumenterats i denna rapport till en. Information om resultatet har lämnats till ledningsgruppen och till övrig berörd personal. Det finns inte några påvisbara effektivitetsvinster efter att kontrollerna har genomförts, däremot förbättras och upprätthålls en god kvalitet inom de granskade områdena. Rapporten rörande bidragen till bildningsförbundets utbildningsenhet har resulterat i att omfördelningar har gjorts av resurserna. STABEN Marita Karlsson SID 3(6)

6 Kultur & Utbildning Bilaga Intern kontroll 2014 Medborgarperspektivet Kontrollområde Metod Utförare/rapportering Syfte Verkställighet av fattade beslut Personalperspektivet Genomgång av beslut som inte avser planering eller följs upp vid ordinarie månadsuppföljningar /bokslut. Utförare: Sekreterare nämnden. Dokumentation: Ej verkställda beslut. Främja effektivitet och måluppfyll else Kontrollområde Metod Utförare/rapportering Syfte Delegering av uppgifter inom arbetsmiljöområdet är genomförd enligt nämndens beslut. Granskning om delegering är genomförd. Utförare: Personalchef. Dokumentation: Kort sammanfattning. Följa lagstiftning Process- och förnyelseperspektivet Kontrollområde Metod Utförare/rapportering Syfte Återrapportering av beslut till nämnden. Kontroll av beslutsattest på underlag till utbetalningar genom lönesystemet. Kontroll av att samtliga delegater lämnar återrapportering fortlöpande. Stickprov på underlagen för utbetalningar (reseräkningar, utlägg, andra ersättningar) inom resp verksamhet. Urval: En månad under första halvåret. Utförare: Sekreterare nämnden. Dokumentation: Rapportering om någon delegat ej gjort återrapportering aktuellt år och ev anledning. Utförare: Staben Dokumentation: Andel underlag som saknar beslutsattest av utsedd person. Verksamhetschefen samt. Följa lagstiftning Minimera risker, säkra system och rutiner Namn: Titel: Telefon (Direkt): Mobil: Marita Karlsson Ekonomi- och stabschef E-post: Besöksadress: Postadress: Östra Trädgårdsg 2, Box Nyköping Fax: Telefon (Växel): E-post (Landstinget): Sidan 4(6) Utskriftsdatum: :31

7 Attestreglerna granskas för att se om kontraattest skett när beslutsattestanten varit jävig. Kontroll av momsavdrag samt deltagare vid representation 10 verifikationer per beslutsattestant granskas för konton inom representation, hotell, resor ed. Genomgång av samtliga fakturor med extern representation. Utförare: Staben Dokumentation: Sammanställning av andel verifikationer som saknar kontraattest inom förvaltningen. Utförare: Staben Dokumentation: Sammanställning av andel verifikationer med felaktig hantering. Skydda personal mot oberättigade misstankar Säkra en rättvisande redovisning Miljöperspektivet Kontroll Metod Utförare/rapportering Syfte Delegering av uppgifter inom miljöområdet är genomförd enligt nämndens beslut. Granskning om delegering är genomförd. Utförare: Miljösamordnare. Dokumentation: Kort sammanfattning. Följa lagstiftning SID 5(6) Utskriftsdatum: :31

8 Ekonomiperspektivet Kontrollområde Metod Utförare/rapportering Syfte Projekt med beslut i nämnden har bedrivits inom tilldelad ekonomisk ram. Elevavgifter samt internatavgifter inom Öknaskolan Interkommunal ersättning till folkhögskolor Bidrag till bildningsförbunden Genomgång av de separata projektbeslut som finns i nämnden och avslutats senast under november under året med omslutning över 1 mkr. Kontroll av debiteringar en månad under våren Kontroll av att rätt underlag lämnas från folkhögskolor som tar mot ersättning för elevveckor. Brev sänds till ett stickprov av deltagare. Kontroll av att bidragen till bildningsförbundens utbildningsverksamh et används till avsedda ändamål. Utförare: Staben. Dokumentation: Projektsammanställning med beslutad budget och utfall. Utförare: Staben. Dokumentation: Enkel sammanställning. Utförare: Staben Dokumentation: Enkel sammanställning. Utförare: Köpt tjänst Dokumentation: Enkel rapport. nämnden Främja effektivitet och måluppfylle lse Minimera risker, säkra system och rutiner Minimera risker, säkra system och rutiner Minimera risker, säkra system och rutiner SID 6(6) Utskriftsdatum: :31