GRANSKNINGSRAPPORT ÅR 2014 FÖR DU-NÄMNDEN

Transkript

1

2 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV GRANSKNINGSRAPPORT ÅR 2014 FÖR DU-NÄMNDEN Sammanfattning Revisionens granskning har inte visat på några väsentliga felaktigheter enligt bokslutspromemorian från EY (Ernst & Young). Bedömningen är att årets bokslut i stort är upprättat i enlighet med gällande bokslutsinstruktioner och den kommunala redovisningslagen sam att god redovisningssed har tillämpats. Verksamhetsberättelserna som upprättats vid årets slut ger i allt väsentligt en rättvisande bild av resultat och ställning men saknar avrapportering av arbetet med intern kontroll. Bedömningen är att DU-nämndens och Inköps verksamhetsberättelser i allt i väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning och att verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut. Den interna kontrollen bedöms sammantaget som tillräcklig. Bakgrund Granskningen av verksamheten under 2014 har följt den revisionsplan som upprättats av revisorerna i Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. EY har på uppdrag av revisorerna utfört revisionen av DU-nämndens bokslut och verksamhetsberättelse. Granskningsrapporten från EY bifogas. Genomförd granskning är en del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då respektive landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingens samlade årsredovisningar behandlas. Revisionsdialog Revisorerna införde under 2013 ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs under våren varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: :58 SID 1(5)

3 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef/motsvarande. Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. DU-nämndens presidium och revisorerna träffades den 28 november 2014 för dialog. Revisionens granskningar 2014 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör DU nämnden. Rapporterna finns tillgängliga på landstingsrevisorernas hemsida; Granskning Rapporten omfattar - Revisionens iakttagelser Granskningsrapport 2013 Revisorernas bedömning av delårsrapport 2014 Åtgärder mot risker för korruption FM-enheten och Inköp Granskning av årsbokslut och verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Granskningen visar att det saknas en övergripande organisation i landstinget för korruptionsfrågor. Vi har inte kunnat finna några landstingsövergripande riskanalyser avseende korruption. Kommentarer i svaret Ej aktuellt Ej aktuellt Landstinget kommer att vidta åtgärder i enlighet med revisionens rekommendationer. Juriststaben avser att under hösten 2014 samla en arbetsgrupp som kommer att starta upp ett strategiskt arbete mot korruption. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: :58 SID 2(5)

4 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV IK granskning löpande redovisning VLS, Verksamhets- och ledningsservice Verifikationsgranskning. Vi bedömer att rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattestera fungerar bra. Leverantörsfakturans formalia och avtalstroheten mot landstingets ingångna avtal bedöms som god. VLS arbetar målmedvetet med processer och rutiner. En aktivitet som diskuteras, på idéstadiet, är hur VLS kan bidra till en bra introduktion som nyanställd på landstinget, och då inte minst som nyanställd chef. Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Årets uppföljningar berör inte DU-nämndens verksamhet. Verksamhetsberättelse Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen. Måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas också. Nämndens verksamhetsberättelse ska i förekommande fall innehålla en rapport över respektive enhet. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från landstingets ekonomistab anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. DU-nämnden avrapporterar i två delar, DU-nämndens verksamhetsberättelse och inköpsenhetens verksamhetsberättelse. Den första har beretts inom den administrativa enheten i Sörmland och den andra i process med ekonom och ekonomistöd inom inköp och Landstinget Sörmland ledningsstab. Landstingets styrmodell tillämpas enbart avseende inköpsverksamheten och där innehåller verksamhetsberättelsen i stort de delar som efterfrågas undantaget avrapportering kring intern kontroll. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: :58 SID 3(5)

5 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Nämndens egen rapportering innehåller tydlig avrapportering av nämndens arbete och utskottets verksamhet under året. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommenterer kring åtaganden, indikatorer och rapportering under några av perspektiven för inköpsenheten; Medborgarperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Enheten har under året arbetat med kategoristyrning samt etablerat och utvärderat tre kategoriteam. Påbörjat ytterligare fem kategoriteam med startmöten januari En kundenkät har genomförts i Landstinget Västmanland för att ge internkunder möjlighet att ge sina synpunkter på Inköp. Resultatet av enkäten framgår inte av verksamhetsberättelsen. Personalperspektivet För sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid redovisas ett utfall på 1,6 %, målvärde max 2 %. Föregående års utfall var 2,4 %. Inköp har vid verksamhetsmöte för all personal arbetat med återkopplingar av resultatet av 2013 års medarbetarenkät. Prioriterade förbättringsområden är ledarskap, återkoppling och effektivitet. En handlingsplan har tagits fram för att arbeta vidare med förbättringsområdena. Process- och förnyelseperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Befintlig inköpspolicy med tillhörande riktlinjer har reviderats och ligger för beslut. Enheten har arbetat med att ta fram mätetal för att säkra en god styrning och uppföljning. Förslag har tagits fram kring till exempel antal samordnade upphandlingar mellan landstingen, totala möjliggjorda besparingar och andel e-fakturor. Ett delprojekt inom e-stelle har haft som uppgift att ta fram en Gap-analys över nuläge och önskat läge samt en standardrapport för nyckeltalen. Arbetet avviker enligt verksamhetsberättelsen mot plan och delprojektet har haft svårt att leverera en standardrapport. Önskemål finns att delprojektet fortsätter eller drivs på annat sätt under Miljöperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Rutiner om arbete med miljökrav i upphandlingar har utvecklats av inköp i Landstingets Sörmland och ett likvärdigt arbete har påbörjats med Landstinget Västmanland under året. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: :58 SID 4(5)

6

7 RE-REV Bilaga 1 Granskning årsbokslut 2014 för DUnämnden Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Sörmland Susanne Lindberg

8 INNEHÅLL 1 INLEDNING ÅRSBOKSLUT INLEDNING METOD RESULTATRÄKNING Årets resultat jämfört med föregående år Årets resultat jämfört med budget Granskning SLUTSATS BILAGOR... 2

9 1 Inledning På uppdrag av landstingsrevisionen i Sörmland har vi granskat bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden. 2 Årsbokslut 2.1 Inledning Granskningen genomförs på uppdrag av Revisionskontoret. 2.2 Metod Årsbokslutet 2014 har granskats enligt god revisionssed. Kontroll har också skett av att verksamheten har följt Anvisningar för 2014 års bokslut från Landstingets ledningsstab. 2.3 Resultaträkning Årets resultat jämfört med föregående år Jämfört med föregående år har löner och arvoden ökat med tkr vilket beror på att organisationen har förstärkts med ytterligare sex personer under året för att arbeta med projektet e-stelle. Övriga kostnader har ökat från tkr till tkr vilket också beror på ökade kostnader för projektet E-stelle. För ytterligare analys av resultatet hänvisas också till bifogade bilagor Årets resultat jämfört med budget Resultatet för 2014 uppgår likt budgeten till noll. Kostnaderna för arbetskraft är tkr lägre och övriga kostnader är högre än budget. Avvikelserna beror på föräldraledigheter och köpta tjänster Granskning För intäkter och kostnader har analys skett mot föregående år och budget för att bedöma rimligheten. Större konton har analyserats för kontroll samt mot underlag. Granskningen av resultaträkningen har utförts utan kommentarer och bedöms ge en rättvisande bild av resultatet. Resultatanalys för framgår av bilaga 1. Kommentar: Uppgift saknas om vad skillnaden mot föregående år och budget beror på. Rekommendationen är att framöver komplettera verksamhetsberättelsen med det detta. Granskning bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden 1 (2)

10 3 Slutsats Slutsatsen efter genomförd granskning är att enhetens redovisade resultaträkning samt verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild räkenskapsåret Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Resultatanalys tre år Jämförande Resultaträkning Granskning bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden 2 (2)

11 Resultatanalys Landstinget Sörmland DU-nämnden Bilaga % % % Rörelsens intäkter Nettoomsättning ,0% ,0% ,0% Summa intäkter ,0% ,0% ,0% Rörelsens kostnader Löner och arvoden ,0% ,3% ,1% Sociala avgifter ,4% ,3% ,6% Övr personalkostnader ,6% ,0% ,3% Summa materialkostnader ,0% ,7% ,0% TB ,0% ,3% ,0% Städning m m ,3% ,2% ,2% Övr. tillverkningskostnader ,0% ,0% ,0% Bilkostnader ,9% ,9% ,9% Lokalkostnader ,4% ,5% ,2% Adm. kostnader ,9% ,5% ,8% Övriga externa kostnader ,5% ,7% ,7% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,8% ,3% ,1% Telefon och porto ,8% ,6% ,6% Applikationskostnader ,4% ,4% ,3% Tidningar o facklitteratur m m ,1% ,9% ,7% Hyra IT och andra mtrl anläggning ,8% ,4% ,4% Summa rörelsens kostnader ,0% ,3% ,0% Rörelseresultat ,0% ,0% 428 0,0% Finansiella poster Räntekostnader och liknande ,0% ,0% ,0% Summa finansiella poster ,0% ,0% ,0% Res. e. finansiella poster 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Årets resultat före skatt 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Resultatanalys 3 år v09.xls - Resultatanalys 11:31

12 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Landstinget Sörmland DU-nämnden Resultaträkning Avvikelse i % Notering Nettoomsättning ,4% 1) Löner och arvoden ,3% 2) Sociala avgifter ,0% 3) Övr personalkostnader ,2% Städning m m ,3% 4) Övr. tillverkningskostnader ,9% 5) Bilkostnader ,8% Lokalkostnader ,0% 6) Adm. kostnader ,5% Övriga externa kostnader ,7% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,1% 7) Telefon och porto ,7% Applikationskostnader ,8% Tidningar o facklitteratur m m ,1% Hyra IT och andra mtrl anläggningstillgångar ,0% Räntekostnader och liknande ,5% Summa ) Intäkten regleras så att resultat et ska uppgå till noll kronor. 2) Antal anställda har ökat bl a för att arbeta med projektet e-stelle 3) Ökar p g a ökade löner se punkt 2 4 och 5) Oväsentliga belopp som lämnas utan åtgärd. 6) Ökat p g a ytterligare anställda 7) Köpt tjänster från PWC för projektet e-stelle Jämförande RR o BR v05.xls RR 15:34