GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2014 FÖR SÖRMLAND LANDSTINGSSERVICE AB

Transkript

1

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2014 FÖR SÖRMLAND LANDSTINGSSERVICE AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Jag ser positivt på arbetet Landstingsservice genomfört med dialoger och kartläggning av medarbetarnas syn inom området att förebygga och upptäcka korruption. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. Detta är bolagets femte år. Tidigare års granskningar har haft följande inriktningar; 2010 övergripande styrande dokument 2011 rutiner för upphandling och inköp 2012 rutiner för ägarstyrning 2013 årsrapportering till landstinget, förändringar i kommunallagen, åtgärder i syfte att upptäcka och motverka korruption Årets granskning har haft följande inriktning; Uppföljning av eventuella synpunkter från förra året Uppföljning och kontroll av eventuell verksamhet som lagts ut på privata utförare Granskning har också skett av bolagets årsrapport för Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets vd. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 1(7)

3 Uppföljning av granskning föregående år Den samlade bedömningen föregående år var att formerna och rutinerna för information och kommunikation mellan ägaren landstinget moderbolaget och dotterbolagen har stärkts. Fortsatta förbättringsområden finns i utvecklingen av rollerna för FM-enheten som beställare och Landstingsservice som utförare. Ändringarna i kommunallagen har fått genomslag i bolagets styrande dokument. Inom området kring att förebygga och upptäcka korruption ser jag positivt på arbetet som inletts med handlingsplan och riskanalys. Utveckling av roller för FM-enheten som beställare och Landstingsservice som utförare Vd:s uppfattning är att rollerna fortfarande är otydliga och bolaget upplever dålig acceptans för bolagets uppdrag gällande affärsmässighet. Det har, enligt vd, under året blivit väldigt tydligt att det finns ett stort behov av ett förtydligande kring uppdrag för båda parter. Målbilden är inte densamma. Ett beslut är fattat i moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB om att en utvärdering av bolagiseringen ska genomföras vilken nu pågår. Slutrapport lämnas i mitten av mars 2015 av EY till styrgruppen för uppdraget, representanter för bolaget, moderbolaget, FM-enheten samt landstingsdirektör. Kommunikation och information mellan bolaget moderbolaget koncernen och landstinget Formerna för samverkan mellan bolaget moderbolaget och landstinget har utvecklats väl. Månatliga träffar sker mellan vd för bolaget och moderbolaget. Dessa möten är mycket uppskattade enligt vd och mötesformen kommer att utvecklas vidare med bl.a. fler koncernträffar, det vill säga gemensamma vd-träffar för dotterbolagen tillsammans med moderbolaget. Bolagsstyrelsens intygande att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål enligt kommunallagens krav Intygande sker från och med i år i årsredovisningen. Detta har beslutats som ett tillägg till ägardirektivet. När ledamöterna i bolagsstyrelsen vid årets slut skriver på årsredovisningen intygar de även att bolaget verkat inom fastställt ändamål. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 2(7)

4 Arbetet med handlingsplan kring risker för och åtgärder mot korruption En riskanalys har genomförts i flera olika forum/grupper, enligt vd. En sammanställning är gjord och en handlingsplan påbörjad. Flera av punkterna kommer att vara föremål för granskning i 2015 års internkontroll. I årsrapporten för 2014 avrapporteras kort utfallet. Uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på privata utförare Från och med 1 januari 2015 har förändringar i kommunallagen skett i syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Fullmäktige ska, i enlighet med detta, för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. Förändringarna innebär i sammanfattning 1 att landstinget Ska kontrollera och följa upp verksamhet som enligt avtal drivs av en privat utförare, och detta arbete ska vara strategiskt och systematiskt Ska genom avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn Ska se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de överlämnar till privata utförare Ska i fullmäktige besluta om ett program för varje mandatperiod med generella mål och riktlinjer när verksamheter drivs av privata utförare Har en generell informationsskyldighet när enskilda personer kan välja mellan olika utförare Landstinget ska alltså som ägare även se till att de kommunala företagen ger allmänheten insyn i verksamhet som de överlämnar till privata utförare. Det sker genom ägardirektiv till företagen. En möjlighet är att i direktiven lägga fast att det program som fullmäktige antar i tillämpliga delar även ska gälla för de kommunala företagen, främst vad avser allmänhetens insyn. Programmet ska gälla för en mandatperiod, men det är inte specificerat när under mandatperioden programmet ska antas. Krav på uppföljning, insyn med mera, som läggs fast i programmet, får normalt inte genomslag på gällande avtalsrelationer där villkoren redan är reglerade. Krav som 1 SKL:s skrift, 2015, Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 3(7)

5 programmet lägger fast kan påverka förfrågningsunderlag och avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. Programmet ska gälla all den verksamhet som landstinget upphandlar, det vill säga alla verksamhetsområden hälso- och sjukvård, kultur och fritid, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur etc. Programmet bör omfatta de verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om hela verksamheter (till exempel hela vårdcentraler) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren (till exempel städning av sjukhus). Jag kommer att följa utveckling av program och eventuella förändringar i ägardirektiv under Jag har i samband med årets granskning frågat Landstingsservice om de har verksamhet som lagts ut på privat utförare för att se i vilken utsträckning detta kan bli aktuellt att reglera. Av vd:s svar framgår att det finns både fasta och löpande underentreprenörer för markskötsel samt avfallstransporter. Likaså städning för några få vårdcentraler i länets ytterområden. Vid behov av extra förstärkning tas även flyttfirmor och konsulthjälp inom teknikområdet in vid avsaknad av specialistkompetens. Uppföljning av dessa privata utförare sker idag via utsedda kontaktperson i bolagets olika verksamheter och dessa har kontinuerliga avstämningsmöten kring kvalitet och avtalet i stort med respektive underentreprenör. Inom respektive verksamhet ansvarar respektive enhetschef med särskilt utsedd kontaktman för avtalet. Årsrapporten Årsrapporten är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska enligt landstingets reglemente 2, redovisa hur uppdraget för 2014 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och årsrapporten ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. 2 Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 4(7)

6 Verksamhetsberättelsen, benämnd årsrapport, ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Landstingsservices årsrapport är väl strukturerad och följer anvisningen väl. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring några av bolagets åtagande och indikatorer inom respektive perspektiv; Medborgarperspektiv (Patient/brukare/kund) Landstingsservices åtaganden är formade utifrån kundperspektivet. En NKI-undersökning (Nöjd Kund Index) genomförs under ledning av FMenheten. Mätmetoden har ändrats mellan åren, enligt årsrapporten, så det är svårt att mäta mot målet. Indikator för 2014 är NKI ska vara godkänd och det ena måltalet är satt till 72 %, utfall 77 % exklusive FLOTT (siffrorna redovisas utan FLOTT då förra mätningen blev fel på det området). Det andra måltalet är satt till 55 % av brukarna ska vara nöjda med återkopplingen vid beställningar och felanmälningar. Där anges inte utfallet, 48 %, i indikator-rutan men i löpande text. Som en av orsakerna till det lägre utfallet anges att Kundtjänst inte registrerar mejladresser vilket gör att den systemgenererade automatiska återkopplingen inte fungerar. Inom kost redovisas det bästa resultatet utifrån patientenkäten sedan bolagets början, 8,5 på en 10-gradig skala. Landstingsservice genomför också en egen enkät, temperaturmätning. 4 stycken frågor ställs som rör bemötande, service, leveranssäkerhet samt brukarens möjligheter att återkoppla med synpunkter. För indikatorn Temperaturmätningen ska vara godkänd redovisas ett utfall om 8,56 i snitt för länet, måltal 7,2. Personalperspektiv För Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka arbetsplatsen rapporteras för 2014 ett utfall på 78,2 %. Det är en fortsatt förbättring. Motsvarande utfall år 2013 var 72,1 % och år 2012 låg den på 57,9 %. Målvärde finns inte angivet i årsrapporten. Den positiva utvecklingen förklaras bland annat av det systematiska värdegrundsarbete som bedrivits av bolaget sedan hösten ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 5(7)

7 För indikatorn Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid är måltalet i bolaget satt till max 4,7 % vilket också är måltalet på landstingsnivå. Under 2013 var Landstingsservice måltal 5,0 %. Utfallet för 2014 är 6,5 %. Mostavarande siffra för 2013 var 6,4 %. Den långa sjukfrånvaron är inte arbetsrelaterad enligt årsrapporten. Inom personalperspektivet rapportera Landstingsservice om en kartläggning som genomförts i bolaget kring medarbetarnas syn på korruption. Detta har också varit ett forum för att sprida information och kunskap i hur regler och rutiner ser ut. Kartläggningen visar inte på några direkta risker men visar att bolaget bland annat bör bli tydligare vid nyanställning kring regler och rutiner, klargöra vad som anses som en gåva och var gränsen för muta går. Process- och förnyelseperspektiv Avrapportering sker kring utvecklingsprojekt inom Landstingsservice olika verksamhetsdelar. FM-enheten önskar komplettera befintlig kvalitetsuppföljning och visuell mätning av städning med hygienmätningar som mäter ansamling av proteiner (ATP) vilka föder bakterier. FM har därför startat ett projekt kring detta och önskar att Landstingsservice deltar i den fortsatta utvecklingen. Av årsrapporten framgår att bolagets verksamhetsområdeschefer har genomgått en grundläggande utbildning för detta. Miljöperspektiv Källsorteringsgrad från sjukhusen är en indikator inom miljöperspektivet som har ett måltal på 45 %. Utfallet som redovisas är 38,8 %. Landstingsservice har på eget initiativ bett om att få i uppdrag att hantera avfall i hela landstinget. Diskussioner har förts med landstingets miljöenhet och landstingets ledning. Finansieringsfrågan är ännu inte löst enligt årsrapporten och det finns inte heller något färdigt uppdragsdirektiv. Ekonomiperspektiv Åtagandet inom ekonomiperspektivet är att Landstingsservice har nöjda ägare med en ekonomi i balans. I ägardirektivet finns det finansiella målet att egna kapital inte ska understiga 10 mnkr Eget kapital uppgår till 18,9 mnkr enligt balansräkningen. Det årliga ägardirektivet 2014, som är ett komplement till det långsiktiga direktivet för , har som finansiellt mål att bolaget under 2014 ska fortsätta utveckla verksamheten och upprätthålla konkurrenskraftiga priser ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 6(7)

8 för levererad kvalitetsnivå. Landstingsservice har klarat att hålla sin budget efter de prissänkningar som beslutades under Koncernbidrag om 250 tkr ska lämnas till moderbolaget före utgången av juni månad. Moderbolaget förväntar sig ingen utdelning under Landstingsservice uppfyller de finansiella målen enligt ägardirektivet. Återrapporteringen i årsrapporten har blivit tydligare vad gäller uppfyllandet av ägardirektivens mätbara finansiella mål men jag saknar återrapportering om lämnat koncernbidrag. Detta kommer enligt vd att kompletteras i kommande rapporter och för 2014 kommer ett utökat koncernbidrag lämnas med 310 tkr. Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. Detta redovisas tydligt i Landstingsservice årsrapport. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2014\granskningsredogörelse år 2014.doc Utskriftsdatum: :46 SID 7(7)