GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR VITA HUSET I NYKÖPING AB

Transkript

1

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR VITA HUSET I NYKÖPING AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. De finansiella målen i ägardirektivet för koncernen nås inte, undantaget att utdelning lämnas. Återrapporteringen av detta kan ske tydligare i bolagets verksamhetsberättelse. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokoll från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2016 inriktas granskningen i huvudsak mot punkten övriga uppdrag i ägardirektiven samt granskning av verksamhetsberättelsen för året. Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Övriga uppdrag i ägardirektiven Utbildningsuppdraget Vita Huset har ett uppdrag att utbilda styrelser och företagsledningar. Av verksamhetsberättelsen för 2016 framgår att utbildningen för styrelseledamöter som ej genomgått tidigare utbildning sköts fram till Detta på grund av lägre utdelning än budgeterat från dotterbolagen och högre kostnader för bolagsbildning och revision och redovisningstjänster. Under 2016 har ett seminarium hållits för bolagens presidier och VD:ar där även landstingsstyrelsens ordförande deltog. Temat var styrning, framgångsfaktorer och utmaningar. Bland annat fick man ta del av hur Eskilstuna kommun styr sina bolag. En heldagsutbildning hölls sedan i september för samtliga bolagsstyrelser och bolagens VD:ar. Där belystes juridik för kommunalt ägda bolag, ekonomi med fokus på balansräkning, samt styrningsfrågor där bolagen delade med sig till varandra om hur man arbetar och vad som varit bra i det Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2016\granskningsredogörelse vita huset 2016.doc Utskriftsdatum: :23 SID 1(4)

3 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Årshjul Ett årshjul ska upprättas innehållande bolagskoncernens plan för rapportering, möten, beslutsärenden och övriga bolagsgemensamma planer enligt ägardirektivet för Vi har tagit del av den årsplan som upprättats för kommande år. Jag bedömer att de övriga uppdragen i ägardirektiven har utförts även om utbildningsuppdraget inte kunnat genomföras fullt ut som planerat under året. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2016 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och verksamhetsberättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelseen. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Vita Husets verksamhetsberättelse är i huvudsak strukturerad enligt anvisningen. Den innehåller även under varje rubrik ett sammandrag från dotterbolagens verksamhetsberättelseer. Landstingsservice, Folktandvården och D-data rapporterar alla formella åtaganden under respektive perspektiv. Folktandvårdens verksamhetsberättelse har vid vår granskning inte behandlats i bolagsstyrelsen men det ska enligt VD ske i april ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2016\granskningsredogörelse vita huset 2016.doc Utskriftsdatum: :23 SID 2(4)

4 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Granskningsredogörelser har lämnats som bilaga till lekmannarevisorns granskningsrapport för respektive dotterbolag. Dessa kommer att delges moderbolaget. Vita Husets verksamhet är att samordna, initiera och driva vissa projekt tillsammans med dotterbolagen i syfte att utveckla bolagens verksamhet och avrapporterar kring årets arbete med detta inom medborgarperspektivet och ekonomiperspektivet samt i sammanfattningen. Inom medborgarperspektivet rapporteras utvecklingsarbetet kring verksamhetsstart D-data och utvecklingen av samarbete och styrprinciper mellan FM-enheten och LSAB. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer för moderbolaget och koncernen gällande ekonomiperspektivet och intern kontroll. Ekonomiperspektiv Ett av de finansiella målen enligt det årliga ägardirektivet 2016 för Vita Huset är att koncernen ska uppvisa ett positiv rörelseresultat. Verksamhetsberättelsen innehåller en koncernresultaträkning och vi har även tagit del av Vita Husets årsredovisning som sänts till Bolagsverket. Rörelseresultatet uppgår till tkr på grund av en retroaktiv extra uppbokning av pensionspremier i Folktandvården AB det finansiella målet har inte uppnåtts. Till Vita Huset ska Folktandvården, Landstingsservice och D-data lämna koncernbidrag motsvarande moderbolagets löpande utgifter. Så har inte kunnat ske under året. Enbart Folktandvården har lämnat koncernbidrag om 400 tkr under 2016 och Vita Huset lämnade i sin tur koncernbidrag till D- data om tkr. Planerade utbildningar fick därför skjutas framåt i tiden för att uppnå budget det finansiella målet har inte uppnåtts. Soliditeten i Vita Huset ska enligt ägardirektivet vara lägst 95 %. Vid årets slut redovisar Vita Huset en soliditet på 48,1 % motsvarande värde år 2015 var 80,2 %. Soliditetsmåttet nås inte och har sjunkit. Anledningen är den nyemission som genomfördes i D-data under året genom inbetalning från moderbolaget det finansiella målet har inte uppnåtts. Beslut om aktieägartillskott har fattats av landstingsfullmäktige under 2017 som kommer att stärka soliditeten. Till Ägaren, ska enligt ägardirektivet, utdelas tillgängligt fritt kapital. Utdelning framgår inte av verksamhetsberättelsen. Enligt årsredovisningen till Bolagsverket föreslås en utdelning om 2,8 kr per aktie totalt 280 tkr. Återrapporteringen i verksamhetsberättelsen kan bli tydligare vad gäller uppfyllandet av ägardirektivets mätbara finansiella mål. Av vår granskning framgår att en resultattavla med indikatorer och ekonomisk uppföljning med avstamp i ägardirektiven planeras under ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2016\granskningsredogörelse vita huset 2016.doc Utskriftsdatum: :23 SID 3(4)

5 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen, och reglementet för planering och uppföljning, ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. För Vita Huset rapporteras inget kring eget arbete med intern kontroll. Vita Huset följer hur dotterbolagen arbetar och rapporterar kring internkontroll och framför allt att man planerar, följer upp och rapporterar. Av granskningen framgår att ett arbete pågår kring integrerat landstingsgemensamt ledningssystem samt utvecklad planeringsoch uppföljningsprocess för landstinget inklusive bolagen. Detta kommer enligt VD att förtydliga och konkretisera hur koncernen kan/ska arbeta med internkontroll. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2016\granskningsredogörelse vita huset 2016.doc Utskriftsdatum: :23 SID 4(4)

6

7

8

9 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2016 inriktas granskningen i huvudsak mot regler och rutiner för kontroll av legitimationer för personal inom legitimationsyrken samt processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Dessutom görs en uppföljning av föregående års iakttagelser. En granskning har också skett av bolagets verksamhetsberättelse för år Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Uppföljning av granskning från föregående år Granskningen under 2015 inriktades mot implementering av landstingsfullmäktiges riktlinjer mot korruption, mutor och jäv, hantering av bisysslor samt uppföljning av tidigare års granskning. Granskning gjordes också av bolagets årsrapport för Arbetet med risker för och åtgärder mot korruption Fullmäktige antog i oktober 2015 riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen. Av beslutet framgår att alla anställda och förtroendevalda i förvaltningar, bolag samt stiftelser där Landstinget Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 1(8)

10 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Sörmland är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen är skyldiga att känna till och följa riktlinjerna. Vid granskningen 2015 framkom att riktlinjerna antagits vid Folktandvården Sörmlands extra bolagsstämma under december Den plan som fanns för implementering har följts under 2016 enligt VD. Den innebar information till samtliga chefer och till nya medarbetare vid introduktionsdagar. Cheferna har informerat och haft en genomgång av riktlinjerna på varje arbetsplats. Informationsarbetet har inte lett till att fall identifierats eller risker uppmärksammats vad som är känt centralt. Däremot har frågor ställts i samband med information och genomgångar. Vi noterar att uppföljning av riktlinjerna finns med som en punkt i den interna kontrollplanen för Den beslutades i på styrelsemötet i december Identifierade fall av korruption, mutor och jäv ska, enligt kontrollplanen, följas upp av bolagets ekonomiavdelning och rapporteras till VD. Jag bedömer att bolaget har infört tillfredsställande rutiner i arbetet med risker för och åtgärder mot mutor och korruption i enlighet med riktlinjen. Legitimationskontroll Inom Folktandvårdens verksamhet finns flera legitimationsyrken, med skyddade yrkestitlar, där Socialstyrelsen utfärdar legitimation eller kompetensbevis. I Socialstyrelsens register finns uppgifter om de yrkesgrupper som omfattas av legitimationsbestämmelser, samt uppgifter om specialistbevis för tandläkare och läkare. Enligt patientsäkerhetslagen har vårdgivaren, i det här fallet Folktandvården, ansvar för att hälso- och sjukvårdspersonal har den kompetens som krävs för att tillgodose patientsäkerheten. Detta innebär bland annat att kontrollera att den som anställs har rätt behörighet. I det rekryteringssystem som används (BMC) finns en inbyggd rutin där frågor om legitimation etcetera ställs. Frågorna måste besvaras för att kunna gå vidare. Dessutom görs alltid en kontroll på kliniknivå, enligt VD, innan anställningsavtal undertecknas. Kontroll hos IVO görs alltid för tandläkare och tandhygienister för att kontrollera och dokumentera om en sökande har varit eller är under utredning hos annan vårdgivare. Uppföljning av att befintliga regler och rutiner följs sker enligt VD varje år och då hela hanteringen genomförs både på klinik- och central nivå är fler personer involverade i arbetsuppgiften. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 2(8)

11 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Jag bedömer att bolaget har tillfredsställande rutiner för legitimationskontroll. I syfte att säkerställa att rutinerna tillämpas kan det vara motiverat att systematiskt göra uppföljning något år inom ramen för det interna kontrollarbetet. Kompetensförsörjning I samband med årets granskning har vi tagit upp ett antal frågeställningar kring processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Detta mot bakgrund av att det inom många yrken råder brist på arbetskraft. Av VD:s svar framgår att frågor runt kompetensförsörjning är en vardagsfråga för bolaget som alltid är aktuell. Varje klinikchef har ansvar för sin del och genmensamma uppföljningar genomförs kontinuerligt. En strategisk plan för långsiktig rekrytering av tandsköterskor, tandläkare och tandhygienister finns och det praktiska arbetet pågår ständigt. I systemet ELLSA finns möjligheten att systemmässigt inventera och dokumentera medarbetarnas kompetens. Av praktiska skäl genomförs inventeringar vid medarbetasamtalet och i samband med verksamhetens planering under senare delen av hösten. Alla medarbetare ska ha minst ett medarbetarsamtal per år. Uppföljning görs via medarbetarenkäten. Enligt den senaste medarbetarenkäten var det 24 personer som inte haft medarbetarsamtal under Uppföljning sker med aktuell chef i de fall medarbetare inte haft medarbetarsamtal. I de fall det är aktuellt finns, enligt VD, dokumenterade individuella kompetensplaner. Ledningen följer pensionsavgångarna noga och gör en stor del av bemanningsplaneringen utifrån pensioneringarna. Den beredskap som finns kring detta hänger samman med att bolaget är aktivt och besöker de utbildningar där blivande medarbetare finns. Folktandvården har exempelvis tagit initiativ till tandsköterskeutbildning i Nyköping. De uppdragsutbildar även egna medarbetare. I syfte att ha beredskap för att ersätta så kallade nyckelpersoner finns en regel som säger att en klinikchef alltid ska ha en ersättare tillgänglig om något händer. Sedan genomför Folktandvården egna ledarutbildningar för att kunna ersätta chefer och kliniksamordnare som slutar. Samma princip tillämpas för övriga nyckelpersoner i verksamheten. Jag bedömer att bolaget har tillfredsställande rutiner och strategier för kompetensförsörjning. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 3(8)

12 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2016 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och i årsrapporten ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Generellt gäller att för de indikatorer där så är möjligt ska rapporteringen vara könsuppdelad. Om negativa avvikelser redovisas ska det i verksamhetsberättelsen framgå hur bolaget planerar att hantera dessa. Folktandvården har för 2016 års verksamhet upprättat två olika rapporter. En rapport benämnd Årsrapport 2016 som är den rapport som behandlades vid bolagets styrelse i februari. Dessutom finns en rapport, Verksamhetsberättelse 2016, upprättad i it-stödet PLUSS. Verksamhetsberättelsen är den rapport som följer landstingets styrmodell med åtaganden, indikatorer och måltal utifrån fullmäktiges strategiska mål. Den har inte vid tidpunkten för vår granskning varit uppe i bolagsstyrelsen. Detta kommer vad vi erfar att ske i april Ambitionen har varit att skriva en gemensam rapport men detta är ännu inte utvecklat och styrelsen efterfrågar innehållet i Årsrapport Utifrån vår granskning av Verksamhetsberättelse 2016 vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer under respektive perspektiv. Generellt gäller att könsuppdelad rapportering saknas för indikatorerna. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 4(8)

13 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Medborgarperspektiv Tre indikatorer finns; Antal kunder som avslutats, Väntetider över tre månader och Marknadsandel. Målvärde saknas för samtliga i tabellen. Utfall framgår inte heller av tabellen för Väntetider över tre månader. I löpande text rapporteras att det vid årsskiftet var vuxna kunder som väntat mer än tre månader. Vid bokslutet 2015 var motsvarande värde väntande vuxna. I den av styrelsen beslutade årsrapporten framgår i tabell antal väntande per månad för barn, åringar samt vuxna. Totalt antal väntande var som flest i augusti (9 261) och som lägst i april (5 657). Av verksamhetsberättelsen framgår att arbete med att utöka tillgängligheten pågår bland annat genom ett projekt om ökat öppethållande. Av årsrapporten framgår också att det är Flen, Katrineholm och Nyköping som står för huvuddelen av eftersläpet. Åtgärder i form av fler behandlingsrum och nyanställningar ska minska väntetiderna under De två föregående åren har Folktandvården deltagit i mätning av nöjdkundindex genom leverantören Svenskt Kvalitetsindex. Där har ingen mätning skett under 2016 utan ny mätning genomfördes januari-februari Personalperspektiv Åtagande i personalperspektivet är formulerat Folktandvården Sörmland ska vara branschens attraktivaste arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Folktandvårdens medarbetare upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorerna Andelen engagerade medarbetare (HME index), Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen samt Sjukfrånvaro jämfört med målvärde ska rapporteras. Två av ovanstående indikatorer rapporteras i verksamhetsberättelsen. Saknas gör Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen. Detta rapporteras däremot i styrelsens årsrapport. För indikatorn Andel engagerade medarbetare (HME index) redovisas ett utfall på 82,3 %, samma som året innan. Detta ligger över landstingets övergripande målvärde som är 77. Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid fortsätter ökar. Utfallet är 8,5 % jämfört med 6,7 % föregående år, målvärde enligt styrelsens årsrapport är fortsatt 5 %. Det är andelen långtidssjuka som ökar. Enligt verksamhetsberättelsen är andelen långa sjukskrivningar med svåra diagnoser hög. Den kortare sjukfrånvaron har minskat något. Rehabiliteringsprocesserna fungerar bra enligt årsrapporten. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 5(8)

14 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Process- och förnyelseperspektiv Åtagandet i process- och förnyelseperspektivet är formulerat Folktandvården bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet som ledord. Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorn Genomförda planerade förbättringsaktiviteter ska rapporteras. Rapportering av detta saknas. En indikator rapporteras, Andel av alla 19 åringar (som gått hos Folktandvården regelbundet) som är kariesfria på tändernas sidoytor. Där rapporteras ett utfall på 73 %, föregående år var utfallet 71 %. Målvärdet är sänkt från minst 70 % till minst 67 %. Indikatorn är enligt verksamhetsberättelsen en utmaning då många nyanlända barn och ungdomar har en sämre munhälsa. Vi har där också noterat att Landstinget Sörmland i Socialstyrelsens rapportering kring andelen kariesfria, undersökta sexåringar, år 2015 ligger på 70 %. För riket redovisas 75 %. Detta talar också för att indikatorn kommer att vara en utmaning framöver. Miljöperspektiv Åtagandet i miljöperspektivet är formulerat -Folktandvården arbetar för att minska miljö- och hälsoriskerna vid användningen av kemikalier och läkemedel. Folktandvården bedriver ett effektivt miljöarbete och verkar för att minimera negativ miljöpåverkan. Fem indikatorer redovisas i tabell, målvärden anges inte. Arbete pågår inom samtliga områden som indikatorerna avser. Certifierade enligt standarden ISO 14001:2015. Ekonomiperspektiv Inom ekonomiperspektivet finns tre åtaganden, 2,5 % vinst före skatt, 5 % förbättrad soliditet, samt att Folktandvården arbetar för en långsiktigt hållbar ekonomi. Årets resultat har påverkats negativt av en retroaktiv extra uppbokning av pensionspremier med 15,6 mnkr varför inte åtagandena vinst före skatt och förbättrad soliditet nås. Soliditeten har därmed sjunkit till 20,5 % och resultat före skatt uppgår till 0,3 %. Enligt ägardirektivet bör soliditetsmålet vara % vilket innebär att det närmar sig dess nedre gräns. Efter den utdelning som föreslås bolagsstämman under våren 2017 reduceras bolagets soliditet till 18,6 %. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 6(8)

15 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Styrelsens uppfattning är dock, enligt bolagets årsredovisning, att den föreslagna utdelningen ej hindrar bolaget från att fullgöra sina förpliktelser på kort och lång sikt, ej heller att fullgöra erforderliga investeringar. Detta då bolagets verksamhet fortsatt bedrivs med betryggande lönsamhet. Enligt ägardirektivet ska Folktandvården uppvisa ett ekonomiskt överskott och därmed förstärka det egna kapitalet. Bolagets vinst ska sedan fördelas enligt följande; 1. Ägaren, Vita Huset, ska erhålla en grundavkastning på eget kapital i form av utdelning. Avkastningen skall beräknas efter den räntesats som gäller för en femårig statsobligation (31 december året före aktuellt räkenskapsår) + 2 %. Dock skall grundavkastningen utgöra lägst 6 % på utgående eget kapital 2. Bolagets egna kapital förstärks i enlighet med det resultatkrav som fastställts av bolagsstyrelsen i utvecklingsplanen 3. Eventuellt merresultat ska delas mellan bolaget (60 %) och ägaren (40 %) 4. Bolagets styrelse fördelar sin andel av merresultatet till samtliga anställda i bolaget i form av pensionsavsättningar enligt regelverk som fastställs i bolaget Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget med 400 tkr vilket är enligt ägardirektivet för De finansiella målen uppfylls och av styrelsens årsrapport framgår följande tabell över utdelning och administrativa kostnader till ägaren, Vita Huset AB; Administrativa kostnader Koncernbidrag Utdelning till ägaren Ägarandel till resultatdelning 375 tkr (enligt ägardirektiv 300 tkr) 400 tkr 407 tkr tkr Rapporteringen av uppföljningen av de finansiella målen i ägardirektivet har blivit tydligare i styrelsens årsrapport men återfinns inte i verksamhetsberättelsen till moderbolaget. I enlighet med ägardirektivet för 2016 har bolaget lämnat en separat ekonomisk redovisning per verksamhetsgren enligt den gemensamma modell som huvudmännen tagit fram. Styrelsen har också, i enlighet med ägardirektivet, i årsredovisningen intygat, med ledamöternas underskrift, att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 7(8)

16 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska pågående arbete och utfallet från genomförda kontroller redovisas. Detta redovisas övergripande i Folktandvårdens årsrapport. Kontrollområde och kontrollmål framgår inte vad gäller verksamhets- respektive ekonomiperspektivet men där rapporteras samtliga mål och moment följa plan. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: :07 SID 8(8)

17

18

19

20 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR SÖRMLAND LANDSTINGSSERVICE AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2016 inriktas granskningen i huvudsak mot processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Dessutom görs en uppföljning av föregående års iakttagelser. Granskning har också skett av bolagets årsrapport för Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Uppföljning av granskning från föregående år Granskningen under 2015 inriktades mot implementering av landstingsfullmäktiges riktlinjer mot korruption, mutor och jäv 1, hantering av bisysslor samt uppföljning av tidigare års granskning. Granskning gjordes också av bolagets årsrapport för Utveckling av roller för FM-enheten som beställare och Landstingsservice som utförare Av tidigare års granskningar har framgått att det funnits otydligheter i frågor kring styrning och synkronisering av uppdrag, strategier och ägardirektiv samt samsyn kring koncernnytta och konkurrensutsättning. Ägarens 1 Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen, LF 104/ Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 1(10)

21 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV ambition med bolaget behövdes förtydligas både på kort och lång sikt och diskussioner pågick med landstinget som ägare. En utvärdering genomfördes 2015 genom Vita Husets försorg och den innehöll rekommendationer kring utveckling av prismodell, målbilder och styrmodell. Prismodellen som ska ligga till grund för hela leveransen var inte klar vid bokslutet Styrmodellen som bygger på VAD (beställare) HUR (utförare) var inte förtydligad i styrprinciperna än mindre i sättet att arbeta. Den finns omnämnd i det ägardirektiv som antogs inför år Roller och mandat kan förtydligas ytterligare. Styrprinciperna borde enligt VD kompletteras med en bilaga som innehåller VEM/VILKA som tar beslut på VAD i VILKET forum. Om parterna inte är överens bör frågan, enligt VD, läggas vidare till ett landstingsgemensamt organ (landstingsstyrelsen/ FM-enheten/LSAB/Vita Huset) för beslut. VD gjorde i samband med förra årets granskning bedömningen att om prismodellen blir klar och accepterad av bägge parter samt att principer för styrning för samtliga parter blir tydligare så skapas bättre förutsättningar för god samverkan och koncernnytta. VD rapporterar att arbetet 2016 med prismodell och styrprinciper gjorde halv-halt under försommaren efter beslut i styrelsen. Diskussioner upptogs igen juni och då deltog styrelsens ordförande och vice ordförande vid olika tillfällen. VD var sjukskriven under en tid men kom tillbaka i augusti, varvid styrgruppens arbete startade upp igen. Under året har förslag till ny prismodell tagits fram, och arbetet leds av Vita Husets ekonomichef i samverkan med LSABs ekonomichef och ekonomerna inom Hälso- och sjukvården. Vid 2017 års början kom ett beslut att det inte kommer att tas fram någon prismodell förrän längre fram. Anledningen är att man gör en översyn av hela budgetprocessen i landstinget och då diskuteras också den interna debiteringen. LSABs prismodell måste synkroniseras med landstingets debiteringsmodell. Parterna börjar dock nå fram i diskussionerna kring prissättningen. Prisdiskussioner har pågått under hela 2016 och gäller främst nya tjänster som till exempel Vårdnära service tjänster (VNS). Där har en utredning av hur kalkylering ser ut i vården och kostnadsberäkningarna är nu ungefär i samma nivå för LSAB och hälso- och sjukvården. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 2(10)

22 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV I styrgruppen har Vita Husets ekonomichef, på rekommendation från VD i LSAB, fått ett större mandat av Vita Husets VD. Översyn av processerna som rör samverkan FM-LSAB har påbörjats och ett antal områden där det råder otydlighet har identifierats. Gemensamma workshops har genomförts och då har nuläge och önskeläge tagits fram. En av dessa processer, avtalsprocessen, är nu omarbetad och det som kvarstår är att få alla berörda parter att enas kring denna. I och med den nya processen kommer tydligheten förbättras avsevärt gällande mandat och roller enligt VD. I styrprinciperna ska det tydligt framgå hur rollerna ser ut parterna emellan. VD rapporterar att de är överens i stora delar. Även mötesforum har gåtts igenom, och ett strategiskt forum är skapat under året. I detta forum ingår förutom VD LSAB och FM-chef, även VLS chef och vårdens divisionschefer. Detta forum ska sammanträda 2 ggr per år och se över strategierna. En gemensam målbild är också framarbetad i detta strategiska forum, samtalen sker mer i VI-form och VD för LSAB har fokuserat på att bygga broar och förbättra dialogen med alla inblandade parter. Samsyn uppnås allt oftare. VD upplever att ägardirektivet är tydligt och långsiktigt och inga förändringar är gjorda sedan det togs fram Det som kvarstår och ska in i styrprinciperna är FMs uppdrag. Det är tydligt att bolaget inte ska konkurrensutsättas och när det gäller koncernnyttan så är den viktigaste frågan, enligt VD, att prismodellen finner sin lösning och att de når samsyn kring priset. Avtalet mellan LSAB och FM är under revidering och beräknas vara klart senast 1 maj Häri ingår en översyn av särskilda föreskrifter och gränsdragningslistan som styr mot investeringar. Jag bedömer att positiv utveckling skett inom området och kommer att fortsätta följa utvecklingen av styrningsprinciper och koncernnytta. Uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på privata utförare I bolagets interna kontrollplan 2016 har ett kontrollområde funnits kring följsamhet/översyn/komplettering av befintliga rutiner för avtalsuppföljning. Vid vår granskning föregående år så framkom att det finns rutiner men att man i bolaget är medveten om att det finns brister vad gäller uppföljning. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 3(10)

23 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Målsättningen är att få till bra rutiner samt säkerställa resurser för den rent praktiska uppföljningen. En kartläggning skulle redovisas i april 2016 och också lyftas i bolagets styrelse. VD gjorde själv bedömningen, i samband med förra årets bokslut, att rutinerna kan stärkas inom området. Rapportering sker i bolagets årsrapport under avsnittet för intern kontroll. De externa entreprenörer och leverantörer som anlitas genomgår i samband med upphandlingar sedvanlig lämplighetsprövning via upphandlingsenheten. Utöver detta så har LSAB inom transport- och fastighetsservice infört en kontroll av eventuella transportörer, leverantörer och entreprenörer via ett avtal som tecknats med en kreditupplysnings- och marknadsinformationsorganisation. Avtalet bygger på en realtidsbevakning vilket innebär att om någon av samtliga anlitade företag missköter skatter, avgifter eller om annat myndighetsbeslut inte följs, så får LSAB omgående skriftligt larm om detta. På detta sätt säkerställs möjligheten att vidta nödvändiga åtgärder. För de underentreprenörer där avtal fanns (städ i ytterområden) och brister identifierats har alla utom ett avslutats och är hemtagna i egen regi. Respektive chef inom LSAB följer upp avtalen tillsammans med upphandlingsenheten och de upphandlade entreprenörerna. I uppföljningsarbetet ingår att ha en löpande dialog med underentreprenörerna och detta sker enligt rutin enligt VD. Något behov av fortsatt översyn/komplettering av befintliga rutiner för avtalsuppföljning med anledning av fullmäktiges beslut om program för uppföljning och insyn bedöms inte finnas enligt VD. Den interna kontrollen har stärkts inom området och jag bedömer att det finns tillfredsställande rutiner för avtalsuppföljning. Arbetet med risker för och åtgärder mot korruption Fullmäktige antog i oktober 2015 riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen. Av beslutet framgår att alla anställda och förtroendevalda i förvaltningar, bolag samt stiftelser där Landstinget Sörmland är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen är skyldiga att känna till och följa riktlinjerna. Frågan har enligt VD lyfts vid bolagets chefs- och ledarträffar och varit uppe på olika ledningsgruppsmöten. Dokumentet/riktlinjerna uppfattas som ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 4(10)

24 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV omfattande och till viss del svåra att ta till sig. Bolaget skulle enligt föregående års granskning ta fram ett dokument där korruptionsdokumentet sammanställs i punktform. Detta för att alla lättare ska kunna ta del av vad dokumentet innehåller. Dokumentet är tänkt att årligen ligga som bilaga vid medarbetarsamtalet och lyftas som en egen punkt. Det ska även ligga som en punkt på introduktionen vid nyanställning. Implementering har under 2016 kunnat ske enligt plan. Ett gemensamt dokument har upprättats kring Korruption Bisyssla. Det har gått ut till samtliga chefer och ledare. Alla medarbetarna har tagit del av dokumentet och skrivit på ett dokument att de känner till och förstår innebörden. Under hösten gjordes ytterligare en informationsinsats via cheferna. Dokumentet ligger som en punkt i introduktionsplanen och lyftes till bolagets styrelse i samband med årsrapport 2016 då den ligger som en bilaga till redovisning av intern kontrollarbetet under året. Enligt VD har ingenting identifierats i samband informationsarbetet men samtliga risker de kunnat förutse har uppmärksammats. Löpande diskussion sker i de verksamheter där de ser att risker kan föreligga. Jag bedömer att bolaget har infört tillfredsställande rutiner i arbetet med risker för och åtgärder mot mutor och korruption i enlighet med riktlinjen. Uppföljning av bisysslor Bolaget tillämpar landstingets styrande dokument Bisyssla Regler inom Landstinget Sörmland (LS-LED13-505). Ett gemensamt dokument har tagits fram för Korruption- Bisyssla vilket också rapporteras under punkten ovan. Rutiner har införts som gör att frågor kring bisysslor numer ingår vid rekrytering, introduktion och medarbetarsamtal. Vid sista intervjun vid rekrytering säkerställs till exempel att ingen otillåten bisyssla finns och styrdokumentet finns tillgängligt då en nyanställd introduceras. Statistik rapporterades också, på begäran, till landstinget kring bisysslor under november månad. Jag bedömer att bolaget har infört tillfredsställande rutiner så att frågor kring bisysslor ingår som vid rekrytering, introduktion och medarbetarsamtal. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 5(10)

25 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Kompetensförsörjning I samband med årets granskning har vi tagit upp ett antal frågeställningar kring processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Detta mot bakgrund av att det inom många yrken råder brist på arbetskraft. Av VDs svar framgår det att samtliga medarbetare har möjlighet till en individuell utvecklingsplan som diskuteras och fastställs vid höstens medarbetarsamtal. Det finns dock medarbetare som snart går i pension. De är oftast ointresserade av kompetensutveckling. I organisationen förs en öppen dialog kring kompetensförsörjning och planer finns inom många verksamheter. Bolaget försöker ta vara på medarbetarnas vilja att utvecklas. Problem finns att hitta kompetenser som behövs. Det är fortfarande arbetskraftsbrist inom vissa områden. Det gäller främst i yrken som kock, högspänningselektriker, teamledare, projektledare mm. Även inom lokalvård är det svårt att hitta intresserade medarbetarna som klarar det svenska språket. Inför ett eventuellt breddinförande av vårdnära service tjänster, är svenska språket väldigt viktigt då man ska ingå i vårdteamet och måste kunna kommunicera med både vårdpersonal och patienter på ett sätt så att inte patientsäkerheten äventyras. Åtgärder som genomförs i syfte att lösa kompetensförsörjningen är: Personalchefen tillsammans med cheferna diskuterar och kartlägger om någon internt kan vara intresserad av vidareutveckling. Personalchefen har uppvaktat arbetsförmedlingen samt flera av deras samarbetsparter för att tydliggöra bolagets behov på kort och lång sikt. Bolaget deltar tillsammans med arbetsförmedlingen i arbetet att ta fram prognoser för kompetensbehov på 1 år, 2 år och 5 år. I projektet VNS måste arbetas fram en tydlig kravspecifikation över de kompetenser som behöver finnas hos dessa medarbetare ELLSA kompetensplats är ett it-stöd som finns att tillgå för att inventera och dokumentera medarbetarnas kompetens. Ambitionen är att samtliga medarbetare skall känna till samt använda det. Under hösten 2017 är planen att bolaget ska vara i mål. Samtliga chefer och ledare utbildas årligen inför medarbetarsamtalet och det finns tidplan när samtalen ska genomföras. Om någon inte haft samtal så ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 6(10)

26 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV beror det på någon särskild orsak som till exempel tjänstledighet eller långvarig sjukdom där medarbetaren tackat nej. För att kunna genomföra lönesamtal måste medarbetarsamtalen vara avklarade eftersom de är sammankopplade. Medarbetarenkäten mäter även genomförda medarbetarsamtal. Bolaget har utvecklat ett underlag för medarbetasamtalet. Där finns en kompetensplan som följs upp vid vårens lönesamtal samt vid nästa medarbetasamtal under hösten. Tidigare planer för stora pensionsavgångar har fungerat bra. Bolaget har fyllt på kompetenser genom att ha kompetensöverföring. Under de närmaste fem åren är pensionsavgångarna få och enligt VD kommer de hantera kommande avgångar som tidigare år då det fungerat väl. För nyckelpersoner görs, enligt VD, nyanställningar i god tid. Kompetensöverföring sker då de hittar medarbetare som är intresserade. I nästa steg fylls på med nyanställda till de tjänster där en annan medarbetare utvecklats inom bolaget. Jag bedömer att bolaget har tillfredsställande rutiner och strategier för kompetensförsörjning. Årsrapporten Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2016 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och i årsrapporten ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 7(10)

27 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Generellt gäller att för de indikatorer där så är möjligt ska rapporteringen vara könsuppdelad. Om negativa avvikelser redovisas ska det i verksamhetsberättelsen framgå hur bolaget planerar att hantera dessa. Landstingsservices årsrapport är väl strukturerad och följer anvisningen väl men ingen av indikatorerna rapporteras könsuppdelad. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring några av bolagets åtagande och indikatorer inom respektive perspektiv; Medborgarperspektiv (Patient/brukare/kund) Landstingsservices åtaganden är formade utifrån kundperspektivet. Årets NKI-undersökning (Nöjd Kund Index), under ledning av FM-enheten, visar ett något lägre resultat än året innan. Indikatorn Andelen brukare och kunder som varit nöjda med tjänsterna visar ett något lägre värde för 2016, 74 %, målvärde är höjt från 78 % till 80 %. För 2015 var utfallet 75 % och %. Områden som tappar över åren är Fastighetsservice, Catering och Konferensservice. Av årsrapporten framgår inte direkta åtgärder för hur bolaget planerar att hantera dessa negativa avvikelser. För indikatorn Andel kvalitetsmätningar lokavård godkända redovisas ett utfall på 66,7 % mot målvärdet 100 %. Av rapporten framgår att trepartskontrollerna är godkända på Kullbergska sjukhuset och Nyköpings lasarett men inte på Mälarsjukhuset. Bolagets egenkontroller visar ett bättre resultat på Mälarsjukhuset än trepartskontrollen och tvärtom i Nyköping. Analys av detta ska ske i bolaget. För alla tre sjukhusen rapporteras uppåtgående kurva för levererad kvalitet. Utbildningsinsatser kommer att sättas in under 2017 där de ser avvikelser. Inom perspektivet rapporterar bolaget utförligt kring genomförda och eventuellt kommande avtalsförändringar gentemot kund. Åtagandet som har formulerats för samarbetet med FM-enheten; Landstingsservice ska på alla nivåer i organisationen bidra till ett förbättrat och väl fungerande samarbete med FM/brukaren kvarstår. En indikator finns som är kopplad till handlingsplanen som kom fram utifrån utvärderingen, 2015, Andelen aktiviteter i handlingsplanen ska vara genomförda. Utfallet är 100 % vilket förtydligas med att arbete pågår/har pågått för alla aktiviteter i handlingsplanen men alla är inte genomförda vid årets slut. Personalperspektiv Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorerna Andelen engagerade medarbetare (HME index), Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen samt Sjukfrånvaro jämfört med målvärde ska rapporteras. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 8(10)

28 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Av rapporten framgår att den medarbetarenkät som ligger till grund för två av indikatorerna enligt ovan har haft en lägre svarsfrekvens än tidigare, 62 % mot 87 % året innan. Orsaker till detta kan vara att stöttning och coachning inför besvarande av enkät inte skett som tidigare och det har också varit en viss rörighet i organisationen. För Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka arbetsplatsen rapporteras ett utfall på 77,1 %. Utfallet året innan var 81,5 % enligt tidigare års granskning. Bolaget rapporterar att detta i och för sig är en sänkning men ändå en bra nivå jämfört med första mätningen 2012 då utfallet var 58 %. Index för Hållbart medarbetarengagemang (HME index) redovisar ett utfall på 78,9 % vilket är en höjning från 78,1 %, eget måltal 85 %. Bolaget når dock det landstingsövergripande måltalet, 77 %, vilket beslutats av landstingsfullmäktige i budget För indikatorn Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid redovisas en ökning jämfört med året innan. Utfallet 2015 var 6,0 % om samtlig personal redovisas och 5,84 % för all tillsvidareanställd personal. För 2016 är motsvarande siffror 7 % och 5,93 %. Målvärdet är oförändrat 5 %. Antalet långtidssjukskrivna hålls fortfarande på en relativt låg nivå. Bolaget arbetar med tidiga insatser, kontroll av korttidsfrånvaro och noggrant rehabiliteringsarbete enligt verksamhetsberättelsen. Process- och förnyelseperspektiv Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorn Genomförda planerade förbättringsaktiviteter ska rapporteras. I verksamhetsberättelsen finns en indikator Andel utvecklingsprojekt genomförda i samverkan med FM o HoS utfallet är 100 %. Avrapportering sker kring utvecklingsprojekt inom LSABs olika verksamhetsdelar. Under hösten har organisationen i tre angränsande projekt renodlats med tydliga gränsdragningar och ansvarsförhållanden. Miljöperspektiv Källsorteringsgrad från sjukhusen är en indikator inom miljöperspektivet, med måltal 55 % till år För 2016 har måltalet satts till 45 %. Ett nytt sätt att räkna vad som är källsorterat avfall har införts vilket gör att jämförande siffror räknats om för åren 2014 och Utfall för 2016 är 33,2 %. Detta innebär en förbättring mot 2015 då det omräknade värdet är 24,3 %, för 2014 var motsvarande värde 28,6 %. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 9(10)

29 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR RE-REV Av rapporten framgår att den totala avfallsmängden i landstinget ökar. LSAB gör ingen analys av detta då det inte är deras uppdrag. Frågan har lyfts till Miljöenheten inom Landstinget Sörmland. Enligt deras bedömning så är ökad mängd avfall att vänta då verksamheten ökar och det går inte nämnvärt att påverka avfallsmängden med smartare inköp. Bättre sortering ska gå före minskade avfallsmängder under Ekonomiperspektiv I ägardirektivet finns de finansiella målen att bolaget ej ska drivas i vinstsyfte, vilket innebär ett årligt resultatöverskott före dispositioner och skatt som täcker det årliga direktivet för koncernbidrag. Det egna kapitalet bör ligga mellan mnkr och soliditeten mellan %. Årets förlust före bokslutsdispositioner och skatt, -5,4 mnkr, täcks till viss del av återföring av obeskattade reserver. Resultat efter bokslutsdispositioner och skatt är -2,9 mnkr och det egna kapitalet uppgår vid årets slut till 15,9 mnkr. Koncernbidrag har inte utgått vilket också är enligt direktivet för Soliditeten är 20,1 %. De finansiella målen enligt ägardirektivet uppfylls. Styrelsen har också, i enlighet med ägardirektivet, i årsredovisningen intygat, med ledamöternas underskrift, att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. Detta redovisas tydligt i Landstingsservice årsrapport. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\sörmland landstingsservice ab\2016\granskningsredogörelse år 2016_lsab.doc Utskriftsdatum: :22 SID 10(10)

30

31

32

33 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR D- DATA AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bolaget har inte upprättat någon internkontrollplan för Jag bedömer ändå sammantaget att bolagets interna kontroll varit tillräcklig Jag har noterat följande punkter: Att informationen på externa webben bör ses över ur ett medborgarperspektiv. Att den årliga översynen av styrelsens arbetsordning bör protokollföras. Att VD-instruktionen bör kompletteras med vilken regelbundenhet en översyn ska ske. Att D-data och enheten Strategisk IT och e-hälsa bör dokumentera överenskommelser gällande ansvar och roller för landstingets ITsäkerhet. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolaget granska detsamma som en förtroendevald revisor i landstinget granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänstemän vid landstingets revisonskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. Målet med lekmannarevisorns granskningsinsats att ge underlag för att bedöma om bolaget i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt om detta sker med en god intern kontroll. Granskningen detta första år inriktar sig bland annat på om de styrande dokument som ska finnas finns och är antagna i vederbörlig ordning och att de håller ihop. Granskning har även skett av processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Granskning har också skett av bolagets verksamhetsberättelse för Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 1(14) :13

34 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV Metod Granskningen har genomförts genom träff med bolagets ledning, då auktoriserad revisor, styrelseordförande, vd, och ekonomichef deltog. Genomgång av dokumentstudier har utförts samt skriftliga frågor till bolagets vd. Svaren på dessa frågor har beaktats i rapporten. Följande dokument har granskats och kommenteras separat. Policy för Landstinget Sörmlands bolag Bolagsordning Grundläggande ägardirektiv för Landstinget Sörmlands bolag Årliga ägardirektiv Landstinget Sörmland för respektive bolag Arbetsordning för styrelsen Instruktion för VD Budget 2016 Internkontrollplan Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen. Ramavtal D-data AB med Landstinget Sörmland Verksamhetsberättelse 2016 Styrande dokument POLICY FÖR LANDSTINGET SÖRMLANDSBOLAG Landstingsfullmäktige beslutade i november 2015 ( 132/15 LF) om att uppdatera policyn för landstingets bolag. Detta i och med att ITverksamheten bolagiserades och att landstinget därmed behövde göra ett förtydligande inom säkerhetsområdet. Landstinget ville säkerställa och förtydliga att Landstingets Sörmlands personuppgifter behandlas korrekt ur informationssäkerhetshänseende samt förtydliga att bolaget har ett säkerhetsrelaterat åtagande och ansvar gentemot landstinget bl.a. av en kriseller katastrofsituation. Landstinget avser att utöva en mera aktiv styrning av bolagen än de grunder som kommunallagen (KL) ger. Utöver KL har landstinget beslutat om följande allmänna styrdokument för bolagen: 1. Årliga mål och budgetdokument 2. Denna bolagspolicy 3. Bolagsordningen för respektive bolag 4. Grundläggande ägardirektiv 5. Bolagsspecifika ägardirektiv 6. Landstingsgemensamma policys I det grundläggande ägardirektivet ska bolaget anpassas sig till landstingets budget- och verksamhetsplaneringsprocess. Landstinget tillämpar ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 2(14) :13

35 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV styrmodellen balanserad styrning och budgetprocessen löper över två år. Processen ska utformas i enlighet med landstingsfullmäktiges beslutade reglemente för planering och uppföljning. Enligt VD inhämtar bolaget information om beslut som tas i landstinget och som eventuellt kan beröra bolaget genom att VD deltar i koncernledningsmöten. VD stämmer regelbundet av med landstingsdirektören (LD) om förändringar och beslut som kan påverka bolaget. Ordförande för D-data AB sitter med i flera forum och delger information vidare till VD. VD sitter med i strategiska forum med Strategisk IT och e-hälsa i olika förvaltningsobjekt. I dessa möten får också bolaget information om vad som sker inom landstinget som kan beröra bolaget. Genom att ordförande sitter med i landstingsfullmäktige fångar D-data upp de beslut som tas i fullmäktige (t.ex. ändringar i styrelsesammansättning, bolagspolicy, ägardirektiv m.m.) som kan behöva tas av bolagets bolagsstämma. D-data har regelbundna avstämningar med ekonomichefen för Vita huset AB och regelbundna gemensamma möten mellan Vita husets bolags VD:ar, ekonomichefer, ordförande och LD vilket också gör att D- data har möjlighet att fånga upp beslut från landstingsfullmäktige. Enligt landstingsfullmäktiges antagna bolagspolicy ska alla styrelseledamöter, genom moderbolagets försorg, få en grundläggande utbildning i styrelsearbete och styrelseansvar. Styrelseledamöterna i D-data har fått möjlighet att gå grundläggande styrelseutbildning hos Styrelseakademin. Styrelseledamöterna har också bjudits in till den årliga utbildning som landstinget ansvarar för och genomför. Samtliga ledamöter deltog vid landstingets utbildning den 7 november Utbildning har också genomförts för samtliga VD:ar ordföranden i koncernen den 28 september I samband med granskningen har vi lyft frågan om ansvarsförsäkring finns för styrelseledamöter, VD och lekmannarevisor. Enligt VD finns en ansvarsförsäkringar tecknad med försäkringsbolaget If. D-data följer mallar och styrmodeller enligt de anvisningar som Vita husets ekonomichef förser bolaget med. De erhåller budget-, uppföljningsdirektiv och övriga anvisningar vid aktuella tidpunkter från Vita husets ekonomichef med instruktioner kring vad, var, hur och när saker ska följas upp. På så sätt följs de styrprinciper som åligger bolaget ur ägarens perspektiv. Bolaget har kontinuerligt genomgångar gällande rutinbeskrivningar och vad som ska göras vid kris- och katastrofsituationer. VD deltog i landstingets övergripande seminarium om i kris- och katastrofhantering den 28 oktober Kontaktlistan för vem som blir kontaktad vid händelse av kris- och katastrof ses över och uppdateras årligen (eller vid förändring av bemanning). Process för incidenthantering kommer att implementeras under ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 3(14) :13

36 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV våren Denna process ska leda till att arbetet blir strukturerat vid olika former av incidenter. Det ska också lägga grunden för dataskyddsförordningen som kommer i maj Förordningen kommer att ställa höga krav på rapportering inom 72 timmar vid incidenter. BOLAGSORDNING Bolagsordningen antogs av landstingsfullmäktige 26 april 2016 och av D- datas bolagsstämma den 18 december Den är i enlighet med punkt 3 i Policy för Landstinget Sörmlands bolag och innehåller: Fastställande av det kommunala ändamålet Landstingsfullmäktige utser samtliga styrelseledamöter undantaget de två ledamöter o två suppleanter som ska utses enligt lag 1987:1245 om styrelserepresentation för privatanställda. Inskriven möjlighet för fullmäktige att yttra sig innan beslut av principiell beskaffenhet Inskrivet krav att utse minst en lekmannarevisor Rättighet för allmänheten att ta del av handlingar Värt att notera Landstinget är skyldigt att se till att de bolag de äger i sin verksamhet är anpassade till Kommunallagens krav, t ex grundläggande kommunalrättsliga principer om självkostnad, likställighet och lokalisering. Om inte bolagsordning/direktiv reglerar detta så är det enbart aktiebolagslagen och andra bolagsrättsliga lagar som reglerar verksamheten och inte kommunallagen. Lokaliseringsprincipen har reglerats i bolagsordningen och självkostnadsprincipen i ägardirektivet. Sekretesslagen jämställer däremot bolagen med myndigheter ur offentlighetssynpunkt och lagen om offentlig upphandling (LOU) likställer de kommunala bolagen som upphandlande myndigheter, vilket innebär att de måste tillämpa lagen. Enligt det grundläggande ägardirektivet ska LOU beaktas för vissa IT-system som anses vara samordnade mellan landstinget och bolagen och som D-data nyttjar. Bolaget tillämpar LOU vid inköp alla varor och tjänster. Bolaget använder sig av landstingets centrala inköpsenhet och avtal vid köp av varor och tjänster som ska omfattas av LOU. Det finns inte några riktlinjer gällande information som ska publiceras om bolaget på landstingets externa webbplats i dokumenten Policy för Landstinget Sörmlands bolag eller i bolagsordningen. Vi har noterat att på landstingets externa webbplats finns det knapphändig information om bolaget som medborgare kan ta del av. ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 4(14) :13

37 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV GRUNDLÄGGANDE ÄGARDIREKTIV FÖR LANDSTINGET SÖRMLANDS BOLAG Landstingsfullmäktige beslutade om det grundläggande ägardirektiv som är gemensamt för landstingets samtliga bolag, i november Ägardirektiven bör även behandlas på D-data ABs bolagsstämma för tillämpning i bolaget. Detta beslutades vid den extra bolagsstämma som D- data AB höll den 9 december I samband med att fullmäktige beslutade om ägardirektivet uppdaterades det till aktuella förhållanden som att IT-verksamheten bolagiserades med verksamhetsstart , samt förtydliganden inom säkerhetsområdet och vissa skillnader för bolag på öppen marknad och bolag med endast Landstinget Sörmland som kund. Innan vissa beslut fattas eller åtgärder vidtas i bolagen som är av större vikt ska landstingsfullmäktige beredas möjlighet att ta ställning. Detta gäller för bland annat: - Ändring av bolagsordning - Ändring av aktiekapital - Fusion av företag - Förvärv eller bildande av dotterbolag - Försäljning eller likvidation av dotterbolag - Köp eller försäljning av fast egendom för högre belopp än 25 Mkr per år eller högre än 5 Mkr per objekt. Ändring av aktiekapitalet har landstingsfullmäktige fått möjlighet att ta ställning till. Styrelsen i D-data AB godkände att lämna förslag om att öka aktiekapitalet till 10 mnkr den 17 december Vita huset beslutade att godkänna D-datas förslag om ändring av aktiekapitalet den 18 december 2015 och landstingsfullmäktige beslutade om D-datas nyemission den 26 april Efter att fullmäktige och moderbolaget tagit beslut om att ändra aktiekapitalet ska bolaget formellt ta beslut om ändringen för att verkställa fullmäktiges beslut. D-data AB har godkänt förslaget om att höja aktiekapitalet men inte godkänt beslutet efter att fullmäktige och moderbolaget godkänt beslutet. Enligt Policy för landstingets bolag är turordningen för ändring av aktiekapital: landstingsfullmäktige ska besluta om ändring av aktiekapital innan det behandlas av moderbolaget. Moderbolaget ska besluta om ändring av aktiekapital innan de behandlas i dotterbolaget. Landstingets Sörmland är miljöcertifierad enligt ISO och landstingets bolag ingår och omfattas av miljöcertifieringen. En miljöplan ska upprättas av bolagen som visar hur bolagen aktivt arbetar med att nå landstingets övergripande miljömål. Uppföljning sker enligt landstingets styrmodell och i rapporteringsverktyget PLUSS. Bolaget har ännu inte upprättat någon ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 5(14) :13

38 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV miljöplan, arbetet med att upprätta en plan är planerad under första halvåret ÅRLIGA ÄGARDIREKTIV FÖR RESPEKTIVE BOLAG Bolagen är ett organ för landstingets verksamhet och således underordnad landstingsfullmäktige. Landstingsfullmäktige ska besluta i följande frågor innan de behandlas i moderbolagets beslutsorgan. - Fastställande och ändring av bolagsordning - Fastställande av aktiekapital - Fastställande av ägardirektiv - Bildande av dotterbolag, löp respektive försäljning av bolag eller del av bolag Moderbolaget ska besluta i ovanstående frågor som rör dotterbolaget innan de behandlas av dotterbolagens beslutsorgan. Det åligger respektive bolags styrelse att se till att landstingsfullmäktige ska beredas tillfälle att ta ställning innan sådana andra beslut i verksamheten som är principiell beskaffenhet eller annars större vikt fattas av bolaget. Landsfullmäktige beslutade Vita huset (moderbolaget) årliga ägardirektiv för i samband med mål och budget den 27 oktober Moderbolaget beslutade om D-datas ägardirektiv vid den extra bolagsstämma som hölls den 9 december 2015, samt att D-data AB beslutade att tillämpa ägardirektivet den 9 december 2015 vid bolagets extra bolagstämma. Vi har inte kunnat finna att landstingsfullmäktige beslutat D- datas ägardirektiv för Formen för detta har dock utvecklats i budget D-data AB ska ej drivas i vinstsyfte men koncernen ska uppvisa ett positivt rörelseresultat. Enligt direktivet ska det egna kapitalet ligga mellan mnkr och soliditetsmålet mellan procent. D-data AB ska tillsammans med de andra dotterbolagen lämna koncernbidrag motsvarande moderbolagets löpande utgifter innebär det 0 kr för D-data. I samband med bokslut ska dock disposition av resultatet före skatt stämmas av med moderbolaget, innan slutlig disposition fastställs. Detta då bolagens faktiska utfall kan ge skäl att omfördela resultat i syfte att stärka det samlade egna kapitalet. Därutöver debiteras D-data AB med en administrativ avgift om 200 tkr Genom samråd med moderbolaget och Landstingets IT-stab (nu mera Strategisk IT och e-hälsa) kan en vinst tillåtas i linje med långsiktig planering av investeringar och utveckling i syfte att utjämna prisjusteringar över tid och undvika likviditetsbrist. ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 6(14) :13

39 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN Enligt dokumentet policy för Landstinget Sörmlands bolag ska styrelsen årligen upprätta en arbetsordning. D-data ABs styrelse fastställde styrelsens arbetsordning i maj De beslutade då att den ska vara föremål för styrelsens översyn årligen, lämpligen vid decembersammanträdet. Enligt VD så går styrelsen igenom arbetsordningen vid styrelsemötet i augusti då de har ett strategimöte, där affärsplan, utvärdering av styrelsens arbete och styrelsens styrande dokument gås igenom. Efter det revideras eventuellt styrelsens arbetsordning och formellt beslut fattas i styrelsen på decembermötet. Vi rekommenderar att styrelsens översyn av styrelsens arbetsordning protokollförs oavsett om arbetsordningen revideras. Av arbetsordningen framgår bland annat vilka beslut som ska fattas av styrelsen. Beslut som anses vara av osedvanlig beskaffenhet och av stor betydelse ska beslutas av styrelsen. Till dessa räknas bland annat avtal avseende försäljning av tjänster överstigande 3 år eller totalt överstigande 3 mnkr per avtal. Under styrelsesammansträdet den 15 april godkände D-data ABs styrelse presenterat förslag av Ramavtal för IT- tjänster. Den 2 juni informerar VD om att ramavtalet för IT-tjänster är undertecknat, och att ett första strategimöte med IT-direktören i Landstinget Sörmland är bokat. Nyemission ska beslutas av D-data ABs styrelse enligt styrelsens arbetsordning. Under bolagets extra bolagsstämma som hölls den 17 december 2015 godkände stämman förslag om ändring av aktiekapitalet. D- dat ABs styrelse har dock inte beslutat om ändring av aktiekapitalet efter det att fullmäktiges beslut om att öka aktiekapitalet. Former för styrelsens sammanträden regleras också i arbetsordningen. Till exempel så anges vilket innehåll dagordningen ska innefatta. Utsända kallelser har inte revisionen tagit del av. Protokollen följer de benämningar och punkter som arbetsordningen anger. Styrelseordföranden förhandlar och träffar avtal om löneförmåner för VD och har sedan informationsplikt till styrelsen. Det framgår inte av arbetsordningen om denna information ska vara skriftlig eller muntlig eller på vilket sätt informationen ska ges eller dokumenteras. Vid rekrytering av nuvarande VD fick samtliga styrelseledamöter information under pågående rekryteringsprocess och anställningsunderlaget var en del av beslutsunderlaget. Styrelsen ska i princip ha samma information kring väsentliga frågor som VD har tillgång till. På styrelsens sammanträden finns en stående punkt för VD s information. ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 7(14) :13

40 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV INSTRUKTION FÖR VD Enligt policy för Landstinget Sörmlands bolag ska styrelsen årligen upprätta instruktioner till VD. D-data ABs styrelse har i oktober 2015 godkänt förslag på VD- instruktion. Ett kompletterande förslag på VDinstruktion godkändes av styrelsen i december Av instruktionen framgår inte när översyn ska ske. Vi rekommenderar att det kompletteras i instruktionen med vilken regelbundenhet detta bör ske. VD handhar den löpande förvaltningen av bolagets angelägenheter inom ramen för aktiebolagslagen samt av de beslut som fattats av styrelsen. Bland de styrande dokument, som efter beslut i styrelsen ska följas, anges affärsplan, budget, investeringsplan och VD-instruktion. VD-instruktionen slår fast att det är VD som ska övervaka och tillse att styrelsen föreläggs de ärenden som enligt lag, bolagsordning eller interna instruktioner ska behandlas av styrelsen. VD, ordförande, vice ordförande och sekreteraren har beredningsmöten inför varje styrelsesammanträde. Vid det beredningsmötet gås agendan igenom och beslutas. Agendan bygger på årsplanen för styrelsemötena och tillhörande aktuella och obligatoriska punkter som hör till bolagsordningen eller interna instruktioner. VD förbereder beslutsunderlaget som skickas ut tillsammans med kallelsen. BUDGET D-datas budget för 2016 beslutades av D-data ABs styrelse den 17 december Enligt det grundläggande ägardirektivet ska bolagets budgetprocess anpassas till landstingets planeringsprocess. Planeringsprocessen finns beskrivet i landstingets mål och budget samt reglementet för planering och uppföljning. I budgeten ska målvärden anges till indikatorer för det egna ansvarsområdet. Målvärden bryts sedan ner i handlingsplaner och aktiviteter, vilket ska stödja de övergripande strategiska målen som landstinget fastställt. Bolaget rapporterar i IT-stödet PLUSS enligt instruktioner från Vita husets ekonomichef och följer landstingets styrmodell. Bolaget bör besluta indikatorer och målvärden för att stödja landstingets övergripande strategiska mål. INTERN KONTROLLPLAN Enligt det grundläggande ägardirektivet för Landstinget Sörmland ska reglementet för intern kontroll beaktas i landstingets bolags verksamheter. I antagen arbetsordning för styrelsen framgår det att styrelsen har att se till att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen innefattar en tillfredställande kontroll. VD ges också i VD- instruktionen uppdraget att tillse att den interna kontrollen är ändamålsenlig och effektiv. I styrdokumentet mål och budget ska en internkontrollplan ingå i budgeten. Mål och indikatorer i budgeten utgör en viktig utgångspunkt vid planering av den interna kontrollplanen. Genom att identifiera och analysera risker som ur olika perspektiv kan äventyra ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 8(14) :13

41 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV måluppfyllelsen, kan riktade kontroller och uppföljningar göras där risken bedöms som hög att fel med stora konsekvenser kan uppstå. Arbetet med den interna kontrollen bör finnas i hela verksamheten. Vi vet att det inte finns någon internkontrollplan beslutad av styrelsen för Beslut om en internkontrollplan borde tas i samband med budget i enlighet med styrdokumentet mål och budget. Enligt VD kommer en internkontrollplan arbetas fram under första halvåret 2017 och beslutas i styrelsen. I reglementet om intern kontroll finns också rutiner om hur arbetet av intern kontroll ska rapporteras till landstingsstyrelsen. RIKTLINJER MOT KORRUPTION, MUTOR OCH JÄV FÖR ANSTÄLLDA OCH FÖRTROENDEVALDA I LANDSTINGET SÖRMLAND OCH DE LANDSTINGSÄGDA BOLAGEN Fullmäktige i Landstinget Sörmland antog i oktober 2015 riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen 1. Av beslutet framgår att alla anställda och förtroendevalda i förvaltningar, bolag samt stiftelser där Landstinget Sörmland är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen är skyldiga att känna till och följa riktlinjerna. Bolaget arbetar med riktlinjerna genom att de informerar om dessa på enhetsmöten och påminner kontinuerligt om innehållet i riktlinjen. RAMAVTAL IT-TJÄNTER LANDSTINGET SÖRMLAND OCH D-DATA AB I D-data ABs protokoll från den 15 april 2016 framgår det att styrelsen godkänner förslag till ramavtal IT- tjänster. Under sammanträdet den 2 juni informerar VD om att ramavtalet är undertecknat och att ett första strategimöte med landstingets IT-direktör är planerat i juni. Avtalstiden är tre år från den 1 januari Syftet med avtalet är att ange ansvarsfördelningen mellan leverantören (D-data AB) och beställaren (Landstinget Sörmland) samt att tillgodose de krav på verksamheten som följer av lag och föreskrifter. I avtalet mellan D-data AB och Landstinget Sörmland framgår det att följande delar ingår i IT-drift och infrastruktur: Serverhall, D-nät, internet, sjunet, e-post, fil & print, backupsystem (säkerhetskopiering), virusskydd, system för övervakning och distribution, centralt befolkningsregister- koppling till registret. I tjänsten IT-drift och infrastruktur ingår också övervakning och underhåll av driftsmiljö, felavhjälpning i driftsmiljö, fortlöpande underhåll och 1 Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen, LF 104/15 ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 9(14) :13

42 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV dimensionering av driftsmiljö, service/supportavtal med leverantörer och backup av data med möjlighet till återskapande. Enligt VD har D-data ansvar för att leverera säker IT-infrastruktur genom att ha en god tillgänglighet, högt skydd mot obehörig åtkomst, starkt skydd mot förvanskning och tillhandahålla spårbar hantering när det gäller landstingets IT-säkerhet. Enligt VD så testar inte D-data AB landstingets IT- säkerhet varvid det ej är beslutat eller dokumenterat. Vid granskning av enheten Strategisk IT och e-hälsa så menar dock IT-direktören att test av landstingets IT-säkerhet ingår som en del av D-datas driftansvar 2. Det är viktigt att parterna dokumenterar sina överenskommelser och tar beslut om dessa. Under granskning av ramavtalet mellan D-data AB och Landstinget Sörmland har vi noterat att outsourcing mot andra leverantörer inte är reglerat. Jag bedömer att bolaget sammantaget har tillfredställande rutiner och arbete för att säkerställa så att de styrande dokumenten beslutas och följs. Kompetensförsörjning I år har lekmannarevisorn med ett avsnitt med frågor som särskilt rör processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Bolaget arbetar med kompetensförsörjning genom kontinuerlig bemanningsplanering, då ses belastningen och efterfrågan av bolagets resurser över. Vid bolagets medarbetarsamtal görs en gemensam utvärdering och bedömning av kommande kompetensbehov. D-data säkerställer kompetensbehovet genom anställda och vid behov av särskild specialistkompetens eller för att kapa arbetstoppar täcker man upp med externa konsulter. Enligt VD finns det alltid utmaningar avseende kompetensförsörjning men i dagsläget är det inget aktuellt problem. Bolaget arbetar i landstingets gemensamma IT-stöd (ELLSA) för att dokumentera och inventera medarbetarnas kompetens. Under 2017 ska individuella kompetensplaner dokumenteras för samtliga medarbetare i ELLSA. Bolaget gör sårbarhetsanalyser och har ständig kompetensutveckling för att säkerställa att bolaget inte blir beroende av särskilda nyckelpersoner. Jag bedömer att bolaget har tillfredställande rutiner och strategier för kompetensförsörjning. Verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2016 har genomförts. Enligt ägardirektivet ska bolaget i följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa 2 Granskningsrapport landstingsstyrelsens syrning av enheten Strategisk IT och e-hälsa RE- REV ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 10(14) :13

43 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och i verksamhetsberättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen, ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelsen. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som ska ingå. Generellt gäller att för de indikatorer där så är möjligt ska rapporteringen vara könsuppdelad. Om negativa avvikelser redovisas ska det i verksamhetsberättelsen framgå hur bolaget planerar att hantera dessa. D-datas verksamhetsberättelse är strukturerad och följer delvis anvisningarna. Styrelsen har inte fattat beslut om indikatorer eller målvärden för respektive perspektiv i bolaget, detta rekommenderar vi att styrelsen gör. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring bolagets åtaganden inom respektive perspektiv. Medborgarperspektiv D-datas åtagande för att bidra till att nå Landstingets strategiska mål är att kontinuerligt arbeta med omvärldsbevakning och proaktivit säkerställa samverkansformer tillsammans med Strategisk IT och ehälsa. Bland annat gällande Landstingets digitaliseringsarbete, samt att säkerställa D-datas service- och supporttjänster avseende kvalitet, återkoppling och kompetens. Det rapporteras inga indikatorer inom perspektivet. D-data har under året varit involverad i olika projekt som drivs inom landstinget på olika sätt. Exempel på detta är projektet själv check-in, vårdplanering med hjälp av tekniska lösningar, BOS (Beställning och Svar), En patientliggare, framtidens vårdinformationsstöd (FVIS) och nytt intranät. Under bolagets första år har de arbetat med att kartlägga gemensamma arbetssätt och processer kopplade till olika supportfunktioner inom D-data. De har bland annat beskrivit hur ärenden ska tas emot och hanteras och hur incidenter ska hanteras på ett enhetligt sätt. Detta som en viktig del i att höja ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 11(14) :13

44 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV kvaliteten i D-datas leveranser och för att kunna arbeta så effektivt som möjligt med servicerelaterade arbetsuppgifter till landstingets divisioner, enheter och kliniker. Personalperspektivet Enligt anvisningarna ska fullmäktiges övergripande strategiska mål finnas som en underrubrik i varje perspektiv. Under personalperspektivet saknas det övergripande strategiska målet. D-datas åtagande för att nå Landstingets strategiska mål är att vara en modern och attraktiv arbetsgivare. Bolaget har haft utmaningar när det gäller bemanning generellt. Flertalet vakanta tjänster har inneburit att medarbetare fått täcka upp bemanningen under en längre tid. Andel medarbetare som svarat JA på frågan: Jag kan rekommendera andra att söka sig till min arbetsplats i medarbetarundersökningen var utfallet 88,4 procent jämfört med 77,8 procent året innan. Målvärde saknas. I medarbetarundersökningen, andelen engagerade medarbetare (HMEindex), utfall 69,78 procent. Målvärde saknas. Friskvårdsbidraget har nyttjats av 59 personer inom D-data under året. D- datas personalstyrka har utökats med 4 personer under 2016 och per den 31 dec 2016, finns 116 stycken heltidsanställda medarbetare. Under hösten förberedde D-data, i samarbete med HR-stabens integrationsspecialist, att ta emot en nyanländ migrant med utbildning inom IT-sektorn. I bolagets strävan av att ha ett väl fungerande ledarskap inom D-data har de under hösten påbörjat ett ledarutvecklingsprogam tillsammans med Riddarfjärden. Sjukfrånvaron för D-data AB uppgick under året till 3.86 procent för Fördelning mellan män och kvinnor var följande: Sjukfrånvaro män: 4,47 procent Sjukfrånvaro kvinnor: 3,1 procent Enligt anvisningarna ska frånvarotimmar, målvärde för sjukfrånvaro samt kostnad för den arbetade tiden redogöras under personalperspektivet. Detta framgår inte i verksamhetsberättelsen. Under hösten har samtliga chefer inom D-data utfört en utbildning i rehabilitering. Detta för att få en enhetlig process för rehabilitering, både vid ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 12(14) :13

45 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV kort- och långtidsfrånvaro. Process- och förnyelseperspektivet D-datas åtagande för att bidra till Landstingets strategiska mål är att ha tydliga och effektiva arbetssätt och processer för att levererera IT-tjänster. Under året har utvecklingen av den nya organisationen för D-data genomförts. Detta för att förbättra och skapa gemensamma arbetssätt och processer. Under kommande år ska processer för kvalitetssäkring, kravhantering och beställningar att utvecklas som en del i bolagets ständiga förbättring. Under året har bolaget bidragit och deltagit i att implementera landstingets styrmodell pm3. Miljöperspektivet Enligt anvisningarna ska fullmäktiges övergripande strategiska mål finnas som en underrubrik i varje perspektiv. Under miljöperspektivet saknas det övergripande strategiska målet. D-datas åtagande är att säkerställa att direktiv och policys avseende hållbarhet och miljö följs, vid upphandlingar och inköp, och att de tillhandahåller smarta tjänster och effektiva arbetssätt för medborgare och anställda. Avseende smarta tjänster och effektiva arbetssätt så har bolaget under året bidragit med att leverera applikationen Skype. Användandet av Skype minskar antalet resor för möten inom landstinget. D-data har också varit aktiv i projektet som syftar till att genomföra vård på distans inom Landstinget. Ekonomiperspektivet Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Enligt ägardirektivet ska bolaget inte drivas i vinstsyfte, vilket innebär att årligt resultatöverskott före dispositioner och skatt ska täcka det årliga direktivet för koncernbidrag. Enligt budget 2016 är koncernbidraget till moderbolaget 0 kr. Årets resultat uppgår till 213 tkr och resultatet före bokslutsdispositioner och skatt uppgår till 638 tkr. I analysen kommenteras att det är vakanta tjänster som lett till en positiv budgetavvikelse för personalkostnaderna. Samt att lånet för köp av anläggningstillgångarna blev klart sent på året varvid bolaget har en positiv ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 13(14) :13

46 Revisionen D A T U M D I A R I E N R RE-REV avvikelse gällande bolagets avskrivningar. Enlig ägardirektivet bör det egna kapitalet ligga mellan mkr och soliditetsmåttet procent. Utfall för det egna kapitalet uppgår till 10,2 mkr och soliditeten 13,3 procent. Bolaget når två av de tre finansiella mål som bolaget har enligt ägardirektivet. Rapportering av det egna kapitalet och soliditetsmåttet framgår inte i verksamhetsberättelse och bör bli tydligare. I ägardirektivet framgår att moderbolaget (Vita huset) debiterar bolaget en administrativ kostnad om 200 tkr för Styrelsen har också, i enlighet med ägardirektivet, i årsredovisningen intygat, med ledamöternas underskrift, att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. Intern kontroll Enligt anvisningarna ska bolagen redovisa pågående arbete och utfallet från genomförda kontroller. Bolaget har inte tagit någon internkontrollplan för Detta kommer att fastställas under våren Däremot har bolaget arbetat med processer och kontroller under året som de redovisas i verksamhetsberättelsen. ORG NR H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\d-data AB\2016\Granskningsredogörelse D-data AB 2016.doc Utskriftsdatum: SID 14(14) :13

47

48

49

50

51

52

53

54