GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2014 FÖR FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB

Transkript

1

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2014 FÖR FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. Detta är bolagets fjärde år. Första året, 2011, granskades de övergripande styrande dokumenten för bolaget samt en bedömning av att de dokument som skulle finnas fanns och var antagna i vederbörlig ordning och att de höll ihop samt vilka rutiner bolaget har för avtalshantering. År 2 gjordes en uppföljning av synpunkterna från revisionen av år 1. Dessutom granskades hur ägarstyrningen fungerar dels ur bolagssfärens perspektiv dels ur landstingets. År 3 granskades bolagets återrapportering till landstinget och en uppföljning gjordes av hur frågeställningarna kring ägarstyrning har utvecklats. Jag tittade också på hur den förändring som kommit i kommunallagen kring bolagsstyrning har fått genomslag i koncernens styrande dokument samt vilka åtgärder som vidtas i syfte att hindra och upptäcka korruption. Årets granskning har inriktats mot i vilken utsträckning verksamhet har lagts ut på privata utförare och på vilket sätt rutiner och organisation ser ut för att följa upp och kontrollera densamma. Dessutom har synpunkterna från granskningen av år 3 följts upp. Granskning har också skett av bolagets årsrapport för Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets vd. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 1(6)

3 Uppföljning av granskning från föregående år Den samlade bedömningen föregående år var att formerna för information och kommunikation mellan ägaren landstinget moderbolaget och dotterbolagen har stärkts. Skriftlig rutin har upprättats för avtalshantering med bevakning av avtalsperiod. Protokollsskrivningen har utvecklats positivt. Ändringarna i kommunallagen har fått genomslag i bolagets styrande dokument. Inom området kring att förebygga och upptäcka korruption ser jag positivt på arbetet som inletts med att ta fram styrande dokument. Information och kommunikation inom koncernen Under 2013 förekom att anvisningar sändes direkt från landstingets centrala funktion i stället för att gå igenom moderbolaget. Detta har under 2014 fungerat och anvisningar kommer nu via moderbolaget. Tidigare har också andra brister i informationsöverföring mellan landstinget moderbolaget och bolaget förekommit bland annat kring förändringar i arvoden. Detta har enligt vd också fungerat bra under Bolagsstyrelsens intygande att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål enligt kommunallagens krav Intygandet sker från och med i år i årsredovisningen. Detta har beslutats som ett tillägg i ägardirektivet. När ledarmötena i bolagsstyrelsen vid årets slut skriver på årsredovisningen intygar de även att bolaget verkat inom fastställt ändamål. Arbetet med risker för och åtgärder mot korruption Av vd:s svar framgår att arbete pågår med att ta fram styrande dokument. Folktandvården avser att ansluta sig till Landstingets program mot korruption. Arbetet beräknas vara klart under I övrigt fortsätter bolaget att arbeta efter sina tidigare fastslagna regler. Uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på privata utförare Från och med 1 januari 2015 har förändringar i kommunallagen skett i syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Fullmäktige ska, i enlighet med detta, för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 2(6)

4 Förändringarna innebär i sammanfattning 1 att landstinget Ska kontrollera och följa upp verksamhet som enligt avtal drivs av en privat utförare, och detta arbete ska vara strategiskt och systematiskt Ska genom avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn Ska se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de överlämnar till privata utförare Ska i fullmäktige besluta om ett program för varje mandatperiod med generella mål och riktlinjer när verksamheter drivs av privata utförare Har en generell informationsskyldighet när enskilda personer kan välja mellan olika utförare Landstinget ska alltså som ägare även se till att de kommunala företagen ger allmänheten insyn i verksamhet som de överlämnar till privata utförare. Det sker genom ägardirektiv till företagen. En möjlighet är att i direktiven lägga fast att det program som fullmäktige antar i tillämpliga delar även ska gälla för de kommunala företagen, främst vad avser allmänhetens insyn. Programmet ska gälla för en mandatperiod, men det är inte specificerat när under mandatperioden programmet ska antas. Krav på uppföljning, insyn med mera, som läggs fast i programmet, får normalt inte genomslag på gällande avtalsrelationer där villkoren redan är reglerade. Krav som programmet lägger fast kan påverka förfrågningsunderlag och avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. Programmet ska gälla all den verksamhet som landstinget upphandlar, det vill säga alla verksamhetsområden hälso- och sjukvård, kultur och fritid, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur etc. Programmet bör omfatta de verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om hela verksamheter (till exempel hela vårdcentraler) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren (till exempel städning av sjukhus). Jag kommer att följa utveckling av program och eventuella förändringar i ägardirektiv under Jag har i samband med årets granskning frågat Folktandvården om de har verksamhet som lagts ut på privat utförare för att se i vilken utsträckning detta kan bli aktuellt att reglera. Av vd:s svar framgår att köpta tjänster, typ 1 SKL:s skrift, 2015, Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 3(6)

5 specialisttandvård, är ganska begränsad under 2014 och någon stor ökning förväntas inte. Årsrapporten Årsrapporten är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente 2, redovisa hur uppdraget för 2014 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och i årsrapporten ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen, benämnd årsrapport, ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Folktandvårdens årsrapport är väl strukturerad och följer anvisningen väl. Under året har styrmodellen utvecklats inom bolaget och åtaganden, indikatorer och måltal utifrån fullmäktiges strategiska mål har tagits fram. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer under respektive perspektiv. Medborgarperspektiv (Patient/brukare/kund) Bolaget rapporterar utifrån kundperspektivet. Av årsrapportens sammanfattande analys framgår att drygt kunder har väntat längre än 3 månader på planerat besök mot kunder år Ingen beslutad indikator finns för mätning och rapporertering av väntetider. Detta har kompletterats för 2015 enligt vd. För indikatorn Antal fler kunder var målvärdet för år Utfallet blev Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 4(6)

6 Under medborgarperspektivet redovisas att Folktandvården i de flesta fall kan erbjuda tid till kunden inom 1 månad, undantaget är tre kliniker i länet där handlingsplaner är beslutade. Inför 2014 har Folktandvården bytt leverantör för kundundersökning, Nöjd Kund Index. Målvärdet var satt till 90 % och utfallet är 73,3 %. Enligt årsrapporten är hanteringen av index annorlunda hos den nya leverantören och spänner över mycket vidare områden. Folktandvården bedömer att om omräkning skulle ske till tidigare modell skulle målvärdet nås. Målvärdet för 2015 med den nya mätmetoden har satts till 75 %. Personalperspektiv Sjukfrånvaron har minskat. För Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid rapporteras en minskning från 6,3 % till 5,6 %. Målvärdet är satt till 5,0 %. Främst är det andelen långtidssjuka som minskat. Dessutom har samtal med 60 personer med 5 eller fler sjuktillfällen under en 12 månaders period genomförts och insatta åtgärder har för ett flertal gett bra resultat. Indikatorn Index för Hållbart medarbetarengagemang (HME) redovisar ett utfall på 84,4 %, målvärde 80 %. Process- och förnyelseperspektiv Inom perspektivet rapporteras 5 indikatorer, för 4 av dessa saknas målvärde. Den indikator som har målvärde är Andel av alla 19 åringar (som gått hos Folktandvården regelbundet) som är kariesfria på tändernas sidoytor. Där rapporteras ett utfall på 71 % mot målvärdet 65 %. Miljöperspektiv Inventering av kemikalier och uppdatering av kunskaper om kemikaliehanteringssystemet startades under hösten Arbetet beräknas vara klart under För indikatorn Andel kliniker med uppdaterad och aktuell kemikalielista redovisas ett utfall med 20 %, målvärde 100 %. Ekonomiperspektiv Folktandvården anger som åtaganden under ekonomiperspektivet att visa en vinst på 2 % före skatt och att redovisa en soliditet som är 3 % förbättrad. Utfallet för % -satsen för vinst före skatt framgår inte av årsrapporten. För soliditeten redovisas en förbättring med 4 %. Vi har noterat att olika soliditetsmått redovisas i årsredovisningen till bolagsverket (19,4 %) och ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 5(6)

7 bolagets årsrapport (21,1 %) men att årets ökning i båda fallen uppfyller åtagandet. Enligt ägardirektivet ska Folktandvården uppvisa ett ekonomiskt överskott och förstärka det egna kapitalet. Bolagets vinst ska sedan fördelas enligt följande; 1. Ägaren, Vita Huset, ska erhålla en grundavkastning på eget kapital i form av utdelning. Avkastningen skall beräknas efter den räntesats som gäller för en femårig statsobligation (31 december året före aktuellt räkenskapsår) + 2 %. Dock skall grundavkastningen utgöra lägst 6 % på utgående eget kapital 2. Bolagets egna kapital förstärks i enlighet med det resultatkrav som fastställts av bolagsstyrelsen i utvecklingsplanen 3. Eventuellt merresultat ska delas mellan bolaget (60 %) och ägaren (40 %) 4. Bolagets styrelse fördelar sin andel av merresultatet till samtliga anställda i bolaget i form av pensionsavsättningar enligt regelverk som fastställs i bolaget Koncernbidrag skall för 2014 ges till Vita Huset med tkr enligt det årliga ägardirektivet. Av Årsrapporten framgår att Folktandvården redovisar ett positivt resultat efter skatt och utdelning från resultatdelningssystemet kommer att ske med knappt 3,1 mnkr inklusive löneskatt. Däremot framgår inte eventuell utdelning till ägaren, Vita Huset, av årsrapporten eller om koncernbidraget på tkr kommer att lämnas. Jag har även tagit del av bolagets årsredovisning, som ska sändas till bolagsverket. Där föreslår styrelsen årsstämman en utdelning om drygt 2 mnkr, 41,134 kr per aktie. Återrapporteringen i Årsrapporten kan bli tydligare vad gäller uppfyllandet av ägardirektivens mätbara finansiella mål. Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. Detta redovisas övergripande i Folktandvårdens årsrapport. Kontrollområde och kontrollmål framgår inte. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2014\granskningsredogörelse 2014.doc Utskriftsdatum: :49 SID 6(6)