Förvaltningens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förvaltningens förslag till

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Erika Nysäter Utredare Telefon Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden KS/2016:254 Förvaltningens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förvaltningens förslag till program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden Kommunfullmäktige ger nämnderna i uppdrag att utifrån fullmäktiges program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare ta fram egna nämndspecifika planer för uppföljning och insyn av privata utförare Nämndernas planer ska återredovisas till kommunfullmäktige senast vid fullmäktiges sammanträde den 21 juni TJÄNSTESKRIVELSE 3. Kommunfullmäktige beslutar att programmet ska ingå i mål- och budget från mandatperioden Sammanfattning Från och med den 1 januari 2015 ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna i kommunallagen syftar till att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Riksdagen har beslutat att kommunfullmäktige ska lägga fast ett program för privata utförare för att lyfta frågorna om uppföljning och insyn till en politisk strategisk nivå. Programmet ska omfatta all verksamhet som utförs av privata utförare och där kommunen är huvudman, vilket exkluderar fristående förskolor och skolor, samt innehålla: mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare på uppdrag av kommunen hur uppföljning ska ske hur allmänhetens insyn i verksamhet som lämnats över till en privat utförare ska garanteras. 1(4)

2 Utifrån den grundläggande principen om konkurrensneutralitet bör kommunfullmäktiges program för privata utförare även omfatta kommunala utförare. Programmet bör ha koppling till exempelvis kommunens upphandlingspolicy och reglemente för intern kontroll. Nämnderna ska utifrån fullmäktiges plan ta fram egna nämndspecifika planer. För att programmet ska hållas uppdaterat och integreras med befintliga styrdokument föreslås att programmet ingår i mål- och budget från mandatperioden Ärendet Riksdagen har beslutat om ändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Av de nya bestämmelserna, som trädde i kraft den 1 januari 2015, följer att när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till en privat utförare ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta program med riktlinjer för verksamheten och hur uppföljning ska ske (3 kap. 19 b kommunallagen). Programmet ska gälla för en mandatperiod. Inom ramen för ny kommunallag har frågan utretts om kravet på program för uppföljning i framtiden ska gälla för all verksamhet, oavsett om det är privat eller kommunal utförare. Kommunallagens krav på program för uppföljning av privata utförare Förändringarna i kommunallagen innebär att kommunen ska: kontrollera och följa upp verksamhet som enligt avtal drivs av en privat utförare, genom avtal tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn, se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de lämnar till privata utförare, i fullmäktige besluta om ett program för varje mandatperiod med generella mål och riktlinjer när verksamheter drivs av privata utförare, tillgodose en generell informationsskyldighet när enskilda kan välja mellan olika utförare. TJÄNSTESKRIVELSE Begreppet privat utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet. Kravet på program, uppföljning och insyn omfattar alla som utför kommunal verksamhet, oavsett om det är välfärdstjänster eller annan kommunal verksamhet såsom t.ex. snöröjning. Programmet gäller all den verksamhet som upphandlats inom de flesta verksamhetsområden såsom vård- och omsorg, kultur och fritid, skolskjuts, gata och park, fastighetsförvaltning och infrastruktur. Omfattar inte fristående förskolor och skolor Kommunfullmäktiges program ska omfatta all den verksamhet som utförs av privata utförare där kommunen är huvudman. Det innebär att fristående förskolor och skolor inte ska omfattas av programmet eftersom de själva är huvudmän för sin verksamhet enligt skollagen. Fristående förskolor, enskild pedagogisk omsorg och skolor utgör inte upphandlad verksamhet, utan regleras genom tillståndsgivning och omfattas inte av detta program. 2(4)

3 Fullmäktiges uppdrag till nämnderna att utarbeta en årlig plan för uppföljning Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp för privata utförare. Planen ska innehålla: En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar Vad som ska följas upp Vilka former av uppföljning som kommer att tillämpas (tillsyn, verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning etc.) Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningarna Särskilda granskningsområden under året Tidplan Former för återkoppling av resultat (till nämnd, till utförare och till allmänhet). Nämndernas planer ska återredovisas till kommunfullmäktige senast vid fullmäktiges sammanträde den 21 juni Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden daterad TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen i nuläget. Arbetet med att ta fram program för uppföljning av privata utförare innebär inga ökade kostnader för kommunen eftersom programmet i huvudsak utgår från befintliga styrdokument. Det kan medföra en viss kostnad för arbetstid och uppföljning som ingår i befintliga tjänster och nuvarande ram. Uppföljning och kontroll av verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare kan minska risken för kvalitetsbrister eller ekonomiska oegentligheter. Barnkonventionskonsekvenser Ärendet medför inga större konsekvenser för barn och unga utifrån barnkonventionen eftersom programmet inte omfattar fristående förskolor och skolor eftersom de är egna huvudmän vars verksamhet regleras av tillståndsgivning och inte upphandling eller avtal. Privata utförare utför vissa tjänster som omfattar barn i kommunen, till exempel skolskjuts och lokalvård i skolan och köp av platser inom vård och omsorg. Om programmet för privata utförare kan bidra till att kvaliteten och uppföljningen förbättras inom nämnda områden kan det medföra positiva konsekvenser för barn och ungas säkerhet och hälsa på sikt och även öka deras insyn i verksamheten hos privata utförare. 3(4)

4 Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Vård- och omsorgsnämnd, bygg- och miljönämnd, utbildningsnämnd Kommunfullmäktige Ekonomichef Akten TJÄNSTESKRIVELSE 4(4)

5 RIKTLINJE Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare för mandatperioden KS/2016:254 RIKTLINJE Sammanfattning Från och med den 1 januari 2015 ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna i kommunallagen syftar till att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Riksdagen har beslutat att kommunfullmäktige ska lägga fast ett program för privata utförare för att lyfta frågorna om uppföljning och insyn till en politisk strategisk nivå. Programmet ska omfatta all verksamhet som utförs av privata utförare och där kommunen är huvudman, vilket exkluderar fristående förskolor och skolor, samt innehålla: mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare på uppdrag av kommunen hur uppföljning ska ske hur allmänhetens insyn i verksamhet som lämnats över till en privat utförare ska garanteras. Utifrån den grundläggande principen om konkurrensneutralitet bör kommunfullmäktiges program för privata utförare även omfatta kommunala utförare. Programmet bör ha koppling till exempelvis kommunens upphandlingspolicy och reglemente för intern kontroll. För att programmet ska hållas uppdaterat och integreras med befintliga styrdokument föreslås att programmet ingår i mål- och budget från mandatperioden Ärendet Riksdagen har beslutat om ändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Av de nya bestämmelserna, som trädde i kraft den 1 januari 2015, följer att när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till en privat utförare ska kommunfullmäktige varje mandatperiod anta program med riktlinjer för verksamheten och hur uppföljning ska ske (3 kap. 19 b kommunallagen). Programmet ska gälla för en mandatperiod. Beslutet kan inte delegeras till kommunstyrelse eller nämnd. Inom ramen för ny kommunallag har frågan utretts om kravet på program för uppföljning i framtiden ska gälla för all verksamhet, oavsett om det är privat eller kommunal utförare. Kommunallagens krav på program för uppföljning av privata utförare 1(5)

6 Förändringarna i kommunallagen innebär att kommunen ska: kontrollera och följa upp verksamhet som enligt avtal drivs av en privat utförare, genom avtal tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn, se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de lämnar till privata utförare, i fullmäktige besluta om ett program för varje mandatperiod med generella mål och riktlinjer när verksamheter drivs av privata utförare, tillgodose en generell informationsskyldighet när enskilda kan välja mellan olika utförare. RIKTLINJE Avgränsning Begreppet privat utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk eller ideell förening eller stiftelse. Kommunala bolag anses inte vara en privat utförare. Kravet på program, uppföljning och insyn omfattar alla som utför kommunal verksamhet, oavsett om det är välfärdstjänster eller annan kommunal verksamhet såsom t.ex. snöröjning och lokalvård. Programmet gäller all den verksamhet som upphandlats inom de flesta verksamhetsområden såsom vård- och omsorg, kultur och fritid, skolskjuts, gata och park, fastighetsförvaltning och infrastruktur. Omfattar inte fristående förskolor och skolor Kommunfullmäktiges program ska omfatta all den verksamhet som utförs av privata utförare där kommunen är huvudman. Det innebär att fristående förskolor och skolor inte ska omfattas av programmet eftersom de själva är huvudmän för sin verksamhet enligt skollagen. Fristående förskolor, enskild pedagogisk omsorg och skolor utgör inte upphandlad verksamhet, utan regleras genom tillståndsgivning och omfattas inte av detta program. Upphandling av verksamhet med privata utförare Vid offentlig upphandling finns ett flertal lagar att förhålla sig till, som till exempel Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), Lag om upphandling inom områdena vatten, energi och transporter (LUF) och Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). All upphandling ska genomföras på affärsmässiga grunder, i konkurrens och på ett objektivt sätt. Vid upphandling är det viktigt att: Följa framtagna riktlinjer, lagar och förordningar Samarbeta med seriösa och professionella leverantörer Säkra att rätt kvalitet till rätt kostnad på varan eller tjänsten erhålls vid varje upphandling. Kommunfullmäktige uppdrar till varje nämnd att med utgångspunkt i detta program ansvara för att säkerställa genom avtal att utförare (oavsett driftsform) inom nämndens ansvarsområde bedriver verksamheten enligt: de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten 2(5)

7 de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige och nämnd fastställer för respektive verksamhet. Avtal med privata utförare Uppföljning och kontroll av verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare ska prioriteras och särskilt inriktas på medborgarfokus, säkerhet och risken för ekonomiska oegentligheter. Avtal ska utformas på så sätt att verksamheten kvalitetsmässigt bedrivs i enlighet med kommunens krav. Kraven ska vara tydliga, relevanta och tillräckliga. Det ska tydligt framgå hur samverkan mellan beställaren och utföraren ska genomföras och hur brister i verksamheten ska hanteras. I avtalen ska det säkras att utföraren biträder kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten, lämnar nödvändiga statistikuppgifter och rapporterar in nödvändiga övriga uppgifter. Den kommunala huvudmannens möjligheter att besluta om sanktioner eller häva ett avtal ska vara tydligt reglerat i avtal. RIKTLINJE Nämnden ska med utgångspunkt i detta program ansvara för att säkerställa att privata utförare inom nämndens ansvarsområde bedriver verksamheten enligt de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller. Programmets omfattning Krav som programmet lägger fast kan påverka förfrågningsunderlag och avtal i upphandingar som ligger framåt i tiden, men kan inte få genomslag på gällande avtalsrelationer där villkoren redan är reglerade. De fastlagda kraven kommer att regleras successivt vartefter nya avtal träffas. Mål för verksamheten Kommunfullmäktige har fastställt övergripande mål som gäller för kommunens samtliga verksamheter, även de som drivs av privata utförare på uppdrag av kommunen. Utifrån dessa har varje nämnd fastställt ett antal mått avsedda att användas för att följa att verksamhet bedrivs och utvecklas i linje med målen. Varje nämnd ansvarar för att återrapportera måluppfyllelse och resultat kopplat till målen. Detta görs i samband med delårsuppföljningar samt i verksamhetsberättelse. Uppföljning av privata utförare När en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare ska kommunen kontrollera och följa upp verksamheten. Utöver måluppfyllelse ska varje nämnd följa upp de avtal som nämnden tecknat med privata utförare samt de uppdragsbeskrivningar som överenskommits med verksamheter i kommunens egen regi. Uppföljning görs i huvudsak av två skäl: som kontroll av att uppdrag utförs i enlighet med mål, uppdragsbeskrivningar, förfrågningsunderlag, anbud och avtal 3(5)

8 som ett led i att utveckla verksamheten i syfte att skapa utrymme för nya och förbättrade tjänster. Varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde och svarar också för att detta regleras i de avtal/uppdragsbeskrivningar som träffas med varje utförare. I avtalen ska det säkras att utföraren biträder kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten, lämnar nödvändiga statistikuppgifter samt rapporterar in nödvändiga uppgifter till kommunen, i nationella register eller till andra myndigheter. Avtalet/uppdragsbeskrivningen ska också reglera hur kommunens uppföljningar återrapporteras till utföraren och redovisas för allmänheten. RIKTLINJE Nämndernas årliga uppföljningsplan av privata utförare Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp för privata utförare. Planen ska innehålla: En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar Vad som ska följas upp Vilka former av uppföljning som kommer att tillämpas (tillsyn, verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning etc.) Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningarna Särskilda granskningsområden under året Tidplan Former för återkoppling av resultat (till nämnd, till utförare och till allmänhet). Medborgarnas tillgång till information vid val av utförare När enskilda kan välja mellan olika utförare av nämndens tjänster, ska nämnden lämna information om samtliga utförare om inte annat är särskilt föreskrivet. Information ska lämnas på ett sakligt, relevant, jämförbart och lättillgängligt sätt. Detta informationskrav finns sedan tidigare i lagen om valfrihetssystem, men har för att underlätta medborgarnas val nu utökats att även omfatta verksamheter som inte upphandlats genom LOV, inom vilka enskilda personer kan välja mellan olika utförare. För verksamheten ansvarig nämnd säkerställer att informationskravet tillgodoses. Allmänhetens insyn Varje nämnd ska i avtal med privata utförare tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare. Informationen som begärs in från den privata utföraren ska ha en koppling till upphandlingen och den verksamhet som ska upphandlas. Utföraren ska kunna lämna information när kommunen begär det. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs. Nämnden ska i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. 4(5)

9 Utförarens skyldigheter att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan omfattande merarbete eller inte strider mot lag eller annan författning eller inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag. RIKTLINJE 5(5)

10

11