Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på?

Transkript

1 Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på? Karlstad den 9 december 2014 Birgitta Laurent 1

2 Offentlig upphandling Offentlig sektor köper varor, tjänster och byggentreprenader för (eller är det 800 eller kanske 900?) miljarder kronor per år. Fri rörlighet för varor och tjänster liksom fri etableringsrätt är grundläggande rättigheter inom EU. Regler för offentliga inköp finns sedan lång tid tillbaka. Genom EUmedlemskapet är vi bundna av EU:s direktiv om offentlig upphandling. Syftet med offentlig upphandling = skapa en väl fungerande marknad - Företag skall kunna konkurrera på öppna och rättvisa villkor - Motverka korruption - Effektiv användning av offentliga medel 2

3 Vilka offentliga aktörer berörs? Kommuner Landsting Staten Föreningar och stiftelser som finansieras/kontrolleras av staten eller en kommun Upphandlande bolag 3

4 Verktyg - Lag om offentlig upphandling (LOU) - Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) - Lag om valfrihetssystem (LOV) - som dock inte motsvaras av något EU-direktiv - Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) 4

5 Direktupphandling nya regler 1 juli Direktupphandling = förfarande utan krav på anbud i viss form. Samma beloppsgränser gäller för varor, tjänster och byggentreprenader kr/år för LOU och kr/år för LUF och LUFS. Ett köp får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. 5

6 Direktupphandling forts. - Upphandlande myndigheter/enheter ska anta riktlinjer för användning av direktupphandling. - En dokumentationsplikt på köp över kr. - Syftet med dokumentationen: Ekonomisk styrning Leverantörerna ska kunna ta del av de avtal som myndigheten ingått Statistikändamål (beslutsfattare, forskare, medborgare) 6

7 Hur ser marknaden ut? Identifiera de kommuner, landsting eller statliga myndigheter som kan tänkas vara i behov av Dina varor eller tjänster och undersök hur dessa varor eller tjänster upphandlas. Marknadsför Dina produkter. Ta del av genomförda upphandlingar. Vilken är prisnivån? När löper nuvarande kontrakt ut? 7

8 Hitta upphandlingarna Ingen annonsering Myndigheternas hemsidor Elektroniska databaser (E-avrop, Mercell, Opic m.fl.) TED (Tenders Electronic Daily) 8

9 Hur påläst behöver jag vara? EU-rättsliga principerna: - Likabehandling - Icke-diskriminering - Öppenhet - Ömsesidigt erkännande - Proportionalitet 9

10 Gör Ditt företag redo - Begär ut förfrågningsunderlag och vinnande anbud från avslutade upphandlingar för att bilda Dig en uppfattning om vilka krav som kan komma att gälla i framtiden. - Gå på de möten som inköparna anordnar. 10

11 Förbered viktiga dokument Ofta efterfrågade dokument: - Årsredovisning eller balansräkning - Kreditupplysning - Ansvarsförsäkring - Företagspresentation - Förteckning över de viktigaste uppdragen 11

12 Förbereda viktiga dokument, forts. - Uppgifter om teknisk utrustning och kvalitetssäkringsmetod - Uppgifter om verktyg, maskiner och teknisk utrustning som företaget förfogar över och som behövs för att fullgöra kontraktet - Prover, beskrivningar eller fotografier - Bevis på miljöledningsåtgärder - Kontaktuppgifter till referenser 12

13 Är upphandlingen intressant? - Är kraven möjliga att uppfylla? - Finns kapacitet att leverera det som efterfrågas? - Är det geografiska läget passande? - Är den upphandlande myndigheten intressant som kund? - Är kontraktsperioden passande? - Finns tid och resurser att utarbeta ett konkurrenskraftigt anbud? - Ställ frågor om något är oklart! 13

14 Anbudet! Fyll bara i det som efterfrågas. Har behörig person undertecknat under avtalet? Begär sekretess för känsliga uppgifter. Lämna anbudet i tid. De flesta anbud lämnas numera elektroniskt. Undvik att göra det sista kvällen Ge köparna feedback! Då blir kommande upphandlingar bättre. 14

15 Tips till upphandlare Definiera innehållet i den vara eller tjänst som skall upphandlas noga. Vikten av en god dialog mellan beställare och upphandlare kan inte nog understrykas. Det är en myt att upphandlare och företagare inte får tala med varandra! Sträva efter att besvara leverantörernas frågor under upphandlingsprocessen. Fungerande företagarnätverk underlättar marknadsanalysen. Om marknadsanalysen visar att det finns ett flertal mindre företag som är villiga att lägga anbud bör man överväga en upphandling i mindre delar. 15

16 Tips till upphandlare, forts Ju mer öppen en upphandlare är i processen desto mindre problem med överprövningar. Ett underlag med tänkta krav kan lämpligen sändas ut på en remissrunda innan man låser innehållet i förfrågningsunderlaget. På så vis kan felaktigt ställda krav justeras. Avtalsvillkoren måste vara rimliga mot bakgrund av vad som köps in. Uppföljning av ställda krav är en nödvändighet. Om möjligt bör uppföljning av egen regi och köpta tjänster ske efter samma mall. 16

17 Tips till politiker Konkurrensutsättning innebär att fokus växlar från producent- till beställarroll. Fullmäktige ska inför varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Programmet ska innehålla riktlinjer för uppföljning. Ett mål bör förslagsvis vara att upprätthålla konkurrensneutralitet, vilket innebär att egenregi och externa leverantörer ska följas upp enligt samma mall. Ett annat mål kan vara hög avtalstrohet med signalen till organisationen att uppföljning av avtalstroheten kommer att ske exempelvis varje kvartal. Upphandlingsfunktionen bör vara placerad nära ledningen. 17

18 Tidplan - nya upphandlingsregler 14 januari 2014 togs beslut om tre nya direktiv - Ett klassiskt direktiv (blir ny LOU) - Ett försörjningsdirektiv (blir ny LUF) - Ett helt nytt direktiv om koncessioner (tjänste- och byggkoncessioner) Ny svensk upphandlingslagstiftning senast 18 april OBS! Fram till dess gäller dagens lagstiftning! 18

19 Bakgrund till EU:s nya upphandlingsdirektiv - Sunda förfaranden - Förenkling och ökad flexibilitet - Strategisk användning av offentlig upphandling som svar på nya utmaningar - Underlätta för små- och medelstora företag - Bättre vägledning och tillsyn 19

20 Svenskt Näringslivs syn - positivt - Att de grundläggande principerna återigen slås fast i portalparagrafen - Vikten av konkurrens är numera inskriven i portalparagrafen - Att kontakt med företag i förberedelseprocessen uppmuntras - Tanken att underlätta för mindre och nystartade företag - Innovationspartnerskap - Regleringen av tjänstekoncessioner 20

21 Svenskt Näringslivs syn - oroande - Att LOU inte längre uppfattas som en lag för hur det offentliga ska göra inköp utan mer och mer betraktas som ett politiskt styrmedel - Vad innebär den nya innebörden av begreppet koppling till kontraktsföremålet? - Oron för riggade upphandlingar, vilket kommer att underlättas av att upphandlande myndigheter uppmuntras att ställa miljö- och sociala krav i hela produktionskedjan 21

22 ,