Offentlig upphandling. Stockholm Digital Care 10 mars 2017 Therese Hellman

Transkript

1 Offentlig upphandling Stockholm Digital Care 10 mars 2017 Therese Hellman

2 Agenda Kort om Upphandlingsmyndigheten Om upphandlingsreglerna Ny upphandlingslagstiftning Nyheter i nya LOU- en överblick Upphandlingsprocessen Innovationsparterskap Dialog Att göra affärer med offentlig sektor Vad skiljer offentlig upphandling från inköp i privat sektor? Att tänka på inför och under en upphandling Att tänka på under avtalstiden Diskussion 2

3 Upphandlingsmyndighetens uppdrag Rättssäker, effektiv och hållbar upphandling. Främja innovativa lösningar. Stärka upphandlingens strategiska betydelse. 3

4 Vi erbjuder Upphandlingsstöd via telefon och frågeportal Nyhetsbrev Konferenser & seminarier Webbplats med: Nyheter Stödmaterial Kriteriebibliotek & wizard Webbutbildningar Nyttokalkylatorer m.m. Besök upphandlingsmyndigheten.se 4

5 Tre segment i fokus Vård och omsorg Bygg och fastighet Livsmedel 5

6

7 7 Vägledningar

8 Stöd inom hållbar vård och omsorg Hållbarhetskriterier för: Medicinteknisk utrustning Medicintekniska förbrukningsartiklar Läkemedel Vårdtjänster 8

9 Om upphandlingsreglerna

10 Bakgrund om upphandlingsreglerna Offentlig upphandling finns till för att: främja kostnadseffektivt användande av skattemedel främja fri rörlighet inom EU undanröja ageranden som begränsar konkurrens underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna, tjänsterna eller entreprenaderna till de mest förmånliga villkoren vinner. 10

11 Fem grundprinciper De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Icke-diskriminering Likabehandling Proportionalitet Öppenhet Ömsesidigt erkännande Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dem. 11

12 Ny upphandlingslagstiftning Lagen om offentlig upphandling (LOU) (2016:1145) Trädde i kraft 1 januari 2017 Bygger på 2014 års EU-direktiv med syfte: Förenkla och öka flexibiliteten. Öka möjligheterna för små- och medelstora företag att delta i offentlig upphandling. Strategisk användning av upphandlingen. Sunda förfaranden. Reglera tilldelningen av tjänstekoncessioner. 12

13 Nyheter i nya LOU- en överblick Uppdelningen i A- och B-tjänster är borttaget. Övergripande skyldighet för upphandlande myndigheter att genomföra upphandlingar med elektroniska kommunikationsmedel. Ökade möjligheter att använda förfaranden som innefattar förhandling med anbudsgivarna. Minimitidsfristerna för annonsering har förkortats generellt. Nya regler om uteslutning och kvalificering av leverantörer. Nytt system för egenförsäkran. Möjligheten att göra ändringar av upphandlade avtal har preciserats. Nytt förfarande om innovationspartnerskap. 13

14 Inköpsprocessen Inköpsstrategi Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Upphandlingsdokument Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning Strategi Upphandling Avtalsförvaltning 14

15 Utmaningar vid upphandling av välfärdsteknik Informationssäkerhet Säkra utveckling över tid och bästa möjliga lösning för brukarna under avtalstiden Kompabilitet Undvika inlåsning i system Uppföljning 15

16 Förfarande för inrättande av innovationspartnerskap

17 Vad är innovationspartnerskap? Nytt förfarande för att främja innovation och utveckling. Kan användas om behovet inte kan tillgodoses genom en vara, tjänst eller byggentreprenad som redan finns tillgänglig på marknaden. Alla leverantörer får efter anbudsinfordran ansöka om att delta i förfarandet och den upphandlande myndigheten ska därefter bjuda in minst tre leverantörer att delta. De inbjudna leverantörerna får därefter lämna anbud.

18 Innovationspartnerskap forts Den upphandlande myndigheten får förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i deras anbud. Myndigheten kan också avstå från att förhandla och i stället utvärdera de inledande anbuden. När förhandlingarna är avslutade ska anbudsgivarna lämna in slutliga anbud som blir föremål för utvärdering. Efter utvärderingen ingår myndigheten innovationspartnerskapet med en eller flera leverantörer.

19 Annons Val av leverantörer Förhandling kan ske i successiva steg Utvärdering och tilldelning Obs avtalsspärr efter tilldelning Ingående av partnerskap Anbudsansökningar Förhandlingsfas Kontraktstecknande Utvecklingsfas 19

20 20 Läs gärna mer i vår nya rapport!

21 Dialog

22 Förutsättningar för dialog Det finns regler för dialog inför en upphandling. All dialog måste vara förenlig med de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. Det handlar i praktiken om: hur den upphandlande myndigheten bjuder in till dialogmöten vilken information som ges hur man säkerställer att alla leverantörer får samma information. 22

23 Vad ingår i dialog? Marknadsanalys av Bransch Aktuella trender Leverantörer Dialog Marknadsanalys -branscher -trender -leverantörer Muntlig dialog Skriftlig dialog Effekt- & behovsbeskrivning 23

24 Hur genomförs dialog? Muntlig dialog Enskilt Grupp Fysiska möten Digitala möten Skriftlig dialog Förhandsannonsering Dialog Marknadsanalys -branscher -trender -leverantörer Muntlig dialog Skriftlig dialog Annonsering i branschpress Egen webbplats Request for Information (RFI) Effekt- & behovsbeskrivning Extern remiss 24

25 Resultatet tas om hand Dokumentation av genomförd dialog ligger till grund för kraven i upphandlingsdokumenten. Dialog Marknadsanalys -branscher -trender -leverantörer Muntlig dialog Skriftlig dialog Effekt- & behovsbeskrivning 25

26 26 Introduktionsfilmer om innovation och dialog

27 Att göra affärer med offentlig sektor

28 Vad skiljer offentlig upphandling från inköp i privat sektor? Upphandlande myndigheter kan inte vända sig till en tidigare leverantör eller någon de hört gott om när något ska köpas in. En offentlig upphandling innebär att alla företag som uppfyller grundläggande krav har en möjlighet att få sälja sina varor och tjänster till upphandlande myndigheten. Hela upphandlingsprocessen måste präglas av öppenhet och proportionalitet. En offentlig upphandling tar ofta längre tid än ett inköp i privat sektor. I de flesta fall publicerar den upphandlande myndigheten en annons om upphandlingen och intresserade företag formulerar sedan anbud utifrån de behov, krav och villkor som myndigheten har uppställt. Därefter tar myndigheten ställning till vilket eller vilka företag som ska få kontraktet. Efter att myndigheten har meddelat sitt beslut finns en tidsfrist då andra leverantörer kan överklaga beslutet. 28

29 Att tänka på inför en upphandling som leverantör Delta i kommunens dialog inför upphandlingar Beskriv vilka lösningar ni har att erbjuda Ge inspel på vad som ger förutsättningar för er som SME 29

30 Att tänka på under en upphandling som leverantör Läs upphandlingsdokumenten noga Är uppdraget uppdelat så det passar ert företag? Eller behöver ni gå ihop flera leverantörer? Vilka krav ställs på ert företag och varan eller tjänsten är de möjliga att uppfylla? Hur ser ersättningen och prisjusteringar ut? Vilka dokument behöver lämnas in med anbudet? När är sista anbudsdag och hur länge är ni bundna till ert anbud? Hur hanteras frågor och svar? Hur hanteras uppgifterna i ditt anbud? Anbudssekretess. Hur kommer anbuden utvärderas? Avtalsspärr innan kontrakt kan tecknas. Om ramavtal- hur sker avrop? Hur kommer avtalet att följas upp? 30

31 Olika typer av krav Detaljkrav Ett sätt att definiera behov detaljerat Funktionskrav Ett sätt att beskriva vad men inte hur 31

32 Exempel på funktionskrav för trygghetslarm Vi vill ha en helhetslösning som kan hantera flera typer av valbara tillval oavsett leverantör. En basenhet placerad hos den enskilde ( i ordinärt eller särskilt boende) som kommunicerar på ett säkert/krypterat sätt med vald larmcentral. En bärbar enhet ska den enskilde kunna bära med sig och den enheten ska kunna kommunicera med andra enheter tex på vårdcentral eller hos vänner (som har basenhet). 32

33 Att tänka på under avtalstiden som leverantör till offentlig sektor Säkerställ att ni har beredskap att leverera enligt avtalet vid avtalsstart. Ha en nära dialog med kommunen för gott samarbete. Var medvetna om att ni kan riskera sanktioner vid avvikelser från avtalet. Utvärdera kontraktet från ert perspektiv. Ge gärna feedback till kommunen under avtalstiden och inför ny upphandling. 33

34 Diskussion Vad tänker ni om det ni hört? Vilka möjligheter eller hinder ser ni som leverantörer?

35 Tack! Hör gärna av dig!