Upphandlingar som verktyg för att skapa samhällsnytta. Louise Strand Inköpsdirektör Region Skåne

Transkript

1 Upphandlingar som verktyg för att skapa samhällsnytta Louise Strand Inköpsdirektör Region Skåne

2 Agenda Potential Dialog Arbetssätt Exempel Samarbete med idéburen sektor

3 Potential med upphandling Sänka miljöpåverkan Ta sociala hänsyn Ta brukarperspektiv Öppna upp för innovationer Öppna upp för små och medelstora företag Öppna upp för idéburna organisationer osv Hur gör vi? Skapa en organisation som är öppen för dialog och nya arbetssätt med Koll på juridiken men fokus på en god affär

4 Ökar förståelsen för varandras uppdrag och förutsättningar Varför dialog? Lär oss mer om hur marknaden fungerar Lär oss mer om produkter och leverantörer Utvecklar och förbättrar våra förfrågningsunderlag Får in fler anbud (marknadsför upphandling) Får in bättre anbud (marknaden förstår vårt behov) Skapar goda relationer

5 Inköpsprocessen Politiken/ledning Inriktning Förberedelse Köpmönster Marknadsanalys Mål/strategi BEHOV Förfrågningsunderlag Uppföljning Utveckling Förvaltning Upphandling Annonsering Anbud Kvalificering Utvärdering Tilldelning Avtal

6 Dialogprocess RFI Request for Information Möten Inriktning Förberedelse Extern remiss BEHOV Uppföljningsmöten Anbudspresentation/ Muntlig utvärdering Förvaltning Upphandling Extern remiss Vendor debriefing

7 RFI Request for Information Skriftligt förfarande Frivilligt att svara Frågebatteri Bolagets kapacitet Produkters tekniska kapacitet

8 Möten Seminarium Hearings Leverantör möter inköpare

9 Extern remiss Utkast på förfrågningsunderlag publiceras på hemsidan Information mailas till marknaden (potentiella leverantörer, bransch- och idéburna organisationer) ju fler desto bättre Vi får in synpunkter (frivilligt att svara) Vi tar till oss synpunkter och förändrar eventuellt

10 Extern remiss Mycket positivt från potentiella leverantörer Mer branschkunskap Bra synpunkter bättre förfrågningsunderlag och fler anbud Ställda skakrav uppfylls endast av få leverantörer Fel terminologi passar inte den branschen Förbättringar

11 Anbudspresentation Anbudsgivare bjuds in Anbudsgivaren presenterar anbudet Eventuella frågor

12 Muntlig utvärdering Rollspel Intervju

13 Avtalsförvaltning Möte med leverantör under avtalsperioden för uppföljning av leverans och statistik Utveckling av avtalstiden

14 Råd för strategisk upphandling Politiskt beslut Motor för vår utveckling Näringsliv Universitet Idéburen sektor Offentliga organisationer Fackliga organisationer

15 Seminarium Att göra affärer med Region Skåne Öppen inbjudan till företag och idéburen sektor Information om Region Skåne och inköpsavdelning Upphandlingsplan för året Vår inköpsstrategi Information om offentlig upphandling Tips om att lämna anbud Dialog med deltagarna

16 Dialog Studiebesök Konferenser Nätverk Möten

17 Inköpsorganisation En öppen organisation, mer än dialog?

18 Marknadsanalys Vilka leverantörer? Deras kapacitet? Vilka trender? Nya aktörer som kan vara intresserade?

19 Tvättmaskin Förenkla Ta bort onödiga krav När ska krav uppfyllas? Certifikat/handlingar senare Funktionsupphandling

20 Sänka ingångströsklar Anbudsskola Introduktion i inköpssystem Dela upp upphandlingar Möjliggöra underleverantör Möjliggöra gemensamma anbud Förenkla anbudslämnande Muntlig utvärdering Fast pris Garantera volym

21 Exempel Yallatrappan Marknadsanalys Dialog Delade upp upphandling Förenklade FFU Begärde inte in handlingar Fast pris Utvärderade kvalitet - smaktest

22 Miljövänliga engångsförkläden Utmaning: Fossilfri miljö Resultat: Nytt biobaserat material Förkläde och fler produkter Sänkt koldioxidutsläpp 250 ton Effekt för entreprenören: Utvecklingsbidrag Startskott för nytt företag 40 jobb i Sverige Levererar till 22 länder Fortsatt utveckling

23 Överenskommelse med idéburen sektor - Sex principer om samverkan Självständighet och oberoende Dialog Kvalitet Långsiktighet Öppenhet och insyn Mångfald

24 Fem utvecklingsområden 1. Samverkan 2. Delaktighet och inflytande 3. Idéburet entreprenörskap 4. Idéburen sektor och ideellt engagemang 5. Lärande och forskning

25 Överenskommelsen Nationell och regional överenskommelse 2010 Vad innebär detta för oss på Koncerninköp? 1. Gemensam grupp för diskussion om samarbete

26 Ömsesidigt utbyte Seminarium anbudsskola Möte om upphandling hos idéburen sektor Dialog utifrån årlig upphandlingsplan Fördjupad dialog om specifika upphandlingar Möte om idéburet hos inköp Idéburet tal på konferens (700 deltagare) Idéburen representant i Råd för strategisk upphandling Skrivning i Region Skånes upphandlingspolicy Info om upphandling på Regionalt forum Film om Överenskommelsen i praktiken Moderator på IOP-konferens Göteborg Idéburet på Upphandlingsstrategiutskottet Rådet för strategisk upphandling besöker idéburna org Idéburen representant deltog i utbildning om upphandling med inköp

27 Upphandling av konferensbyrå Konferensbyrå ska vara lyhörd och beredd på att inleda diskussioner med organisationer som är intresserade att hyra ut lokaler för dagkonferenser. Kommer att följas upp vid möten med leverantör.

28 Bygdegården, Rydsgårdshus Fair Play Tennisklubb Folkets Hus, Hyllie Folkets Hus, Nobeltorget Folkets Hus, Sofielund Furuboda Idrott för Handikappade Förslövs Bygdegårdsförening Immanuelsförsamlingen i Malmö KFUM i Ystad Lilla Beddinge Byalag Malmö Folkhögskola Nykterhetsrörelsen i Malmö Sambruket i Sösdala Sensus Skåne-Blekinge Skånes Hembygsförbund i Dalby Studiefrämjandet i Malmö Svenska Kyrkan, Kirseberg i Malmö Bygdegårdsföreningen i Sjöbo Scoutdistrikt i Simrishamn Värsjö Byalag i Ängelholm Yalla Trappan, Rosengård Österlens Folkhögskola, Tomelilla Östra Grevie Folkhögskola, Vellinge Östra Hoby byalag, Österlen Öster Ljungby Bygdegård

29 Louise Strand Tack för att ni lyssnade