Upphandling som verktyg för att ge fler tillgång till ny välfärdsteknik. MTVe 25 januari 2017 Annika Asplind Therese Hellman

Transkript

1 Upphandling som verktyg för att ge fler tillgång till ny välfärdsteknik MTVe 25 januari 2017 Annika Asplind Therese Hellman

2 Upphandlingsmyndighetens uppdrag Rättssäker, effektiv och hållbar upphandling. Främja innovativa lösningar. Stärka upphandlingens strategiska betydelse. 2

3 Vi erbjuder Upphandlingsstöd via telefon och frågeportal Nyhetsbrev Konferenser & seminarier Webbplats med: Nyheter Stödmaterial Kriteriebibliotek & wizard Webbutbildningar Nyttokalkylatorer m.m. Besök upphandlingsmyndigheten.se 3

4 Absolut utvärderingsmodell Exempel Larmberedskap Kontrakt tilldelas anbudsgivare som inkommit med lägsta justerade priset efter att anbudspriset och värdet av uppstartstid och kort inställelsetid vid larm summerats Pris: Anbudsgivarens anbudspris Kvalitet (obligatoriskt krav i upphandlingen är start av uppdraget inom fyra månader): inom en månad, värde kr inom två månader, värde kr inom tre månader, värde kr Inställelsetid (obligatoriskt krav i upphandlingen är inställelsetid inom 40 min): inom 10 min, värde kr inom 20 min, värde kr inom 30 min, värde kr Justerat pris Ekonomiskt mest fördelaktigt

5 5 Ny vägledning!

6 Vilka är vi här idag? 6

7 Agenda Förberedelsefasen Att ställa krav - detalj eller funktion? Utmaningar vid upphandling av välfärdsteknik Hur främja val av hjälpmedel? Hur följa upp och återföra erfarenheter? 7

8 Behovs- och marknadsanalys

9 Inför en upphandling Identifierat behov Påskrivet avtal Intern dialog Mål o riktning Etik, jämställdhet, tillgänglighet Samverkansformer Behovsinventering Extern dialog Brukarinvolvering Marknadsanalys och dialog Kravställning Detaljkrav Funktionskrav Utvärdering Uppföljning Intern workshop -Verksamhet Mål- & behovsbeskriv ning Muntlig dialog - fokusgrupper Skriftlig dialog Effekt- & behovsbeskrivning Upphandlingsdokument 9

10 Syfte och strategi Syftet med upphandlingen? Hur ser förutsättningar ut? Har vi rätt kompetens? Samverkan? Vilka intressenter finns? Effekter av introduktion av nya lösningar? Hur bråttom är det med införande? Hur säkerställa jämställdhet och tillgänglighet? digitala hjälpmedel för personer med eller som löper risk för funktionsnedsättning så att de kan vara trygga, aktiva, delaktiga eller självständiga Socialstyrelsens definition 10

11 Öka träffsäkerheten i upphandlingen involvera brukare! Inför upphandling Fokusgrupper, RFI, intervjuer Vid utvärdering av anbud. Testpanel, intervjuer, observationer Vid uppföljning Observation, fokusgrupper 11

12 Undersök vad som finns - involvera leverantörerna! Inför upphandling Muntlig eller skriftlig dialog: enskilt, grupp, fysiskt el digitalt Vid uppföljning 12

13 På vilket sätt ska vi handla upp? Helt nya produkter behövs 1. Upphandla utveckling av en ny produkt måste ofta ske i två steg. 2. Konkurrenspräglad dialog - om det inte är möjligt att definiera krav - tex vid pilot 3. Innovationspartnerskap forskning, utveckling och anskaffning i en kedja. Produkter, tjänster finns Upphandla en kedja, enstaka produkter? Bredd eller spets Tillit Säkra utveckling över tid Kompabilitet Undvika inlåsning i system 13

14 Utmaningar vid upphandling av välfärdsteknik Informationssäkerhet kompetens Anpassning teknik verksamhet Undvika inlåsning Uppföljning 14

15 Diskussion och erfarenhetsutbyte Vad tänker ni om det ni hört? Vad betyder det för er? Görs ett strategiskt förberedelsearbete hos er idag och hur ser det i så fall ut?

16 Funktionskrav eller detaljstyrning?

17 Funktionskrav och detaljkrav Kravställning Detaljkrav Funktionskrav Utvärdering Uppföljning Detaljkrav Ett sätt att definiera behov detaljerat Funktionskrav Ett sätt att beskriva vad men inte hur Upphandlingsdokument Ställ frågan varför? i flera led för att komma till själva behovet 17

18 Exempel funktionsbaserade krav vid upphandling av digitalt trygghetslarm Vi vill ha en helhetslösning som kan hantera flera typer av valbara tillval oavsett leverantör. En basenhet placerad hos den enskilde ( i ordinärt eller särskilt boende) som kommunicerar på ett säkert/krypterat sätt med vald larmcentral. En bärbar enhet ska den enskilde kunna bära med sig och den enheten ska kunna kommunicera med andra enheter tex på vårdcentral eller hos vänner (som har basenhet). 18

19 Medicintekniska produkter och konsumentprodukter En medicinteknisk produkt Testad mot målgrupp Lagstyrda krav god och säker vård Leverantör har anmälningsskyldighet Konsumentprodukter Utvecklad för alla Inte testad mot målgrupp Faller inte under vårdskada 19

20 Att utvärdera funktion Mål Målet är att Landstinget har väntrum för besökare som är rena och välkomnande. 20

21 Att utvärdera funktion forts Bedömningsgrunder Genomförbarhet visar ett tillvägagångssätt som är tydligt, realiserbart och relevant för uppdraget. Trovärdighet visar att tillvägagångssättet är trovärdigt och präglas av god förståelse för Landstingets behov. Utifrån beskrivningen kan det göras troligt att städningen kommer att leda till beställarens måluppfyllelse. Etiska överväganden visar att leverantörens arbetsmetod innehåller etiska överväganden. Effektivitet tillvägagångssättet är effektivt med bibehållen trygghet och säkerhet för Landstinget. Förslaget är ekonomiskt och tidseffektivt. Vidare ger förslaget uttryck för ett proaktivt arbetssätt. 21

22 Diskussion och erfarenhetsutbyte Hur skulle funktionskrav kunna se ut? Vilka utmaningar finns det för att upphandla funktion? Vilken/vilka funktioner ser ni skulle vara värdefullt att utvärdera i era upphandlingar?

23 Hur främjas den enskildes val?

24 Val av hjälpmedel Enligt patientlagen ska den enskilde ges möjlighet att välja det hjälpmedel denne föredrar när det finns olika hjälpmedel tillgängliga. Ramavtalsupphandla enskildes val Kloka listan 24

25 Hur säkerställs att produktutveckling under hela avtalstiden? Exempel - upphandla grossist En leverantör handlas upp som verkar som grossist. Leverantören erbjuder nyutvecklade och innovativa produkter från olika leverantörer under avtalstiden. Produkterna testas av regionen innan de kan ingå i ordinarie sortiment. 25

26 Hur kan välfärdsteknik följas upp?

27 Uppföljning av avtal Kraven ska följas upp - Leverantören - Varan/tjänsten - Utvärderingskriterier En utmaning att följa upp ur alla perspektiv - Välfungerande organisation och resurser för uppföljning - Hur leveranserna skett utifrån avtalet - Hur väl de lever upp tillbrukarnas förväntningar och behov 27

28 Diskussion och erfarenhetsutbyte Hur fungerar uppföljning i er verksamhet? Vad anser ni är viktigt att tänka på vid uppföljning av välfärdsteknik och hjälpmedel?

29 TACK!