GRANSKNINGSRAPPORT FÖR NÄMNDEN FÖR HABILITERING OCH UTBILDNING ÅR 2014

Transkript

1

2 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV GRANSKNINGSRAPPORT FÖR NÄMNDEN FÖR HABILITERING OCH UTBILDNING ÅR 2014 Sammanfattning Bedömningen är att årets bokslut i stort är upprättat i enlighet med gällande bokslutsinstruktioner och den kommunala redovisningslagen samt att god redovisningssed har tillämpats. Nämndens verksamhetsberättelser över verksamheten inom habilitering- och hjälpmedelsförvaltningen respektive Dammsdal, skola och boende, ger i allt väsentligt en rättvisande bild av resultat och ställning. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Vår bedömning är att nämnden för habilitering och utbildning i stort bedrivit verksamhet utifrån fullmäktiges mål och beslut undantaget under processoch förnyelseperspektivet där måltalen inte uppnås för 3 av de 4 indikatorer som beslutats för tillgängligheten. Bakgrund Granskning har under året skett enligt den revisionsplan som upprättas av revisorerna i samråd med landstingsfullmäktiges presidium. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. EY har på uppdrag av revisorerna utfört redovisningsrevisionen av habilitering och hjälpmedelsförvaltningen respektive Dammsdal, skola och boende. Dessutom har EY granskat styrning utifrån väntetider inom nämnden. Granskningsrapporter bifogas. Genomförd granskning är en del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingets samlade årsredovisning behandlas. Revisionsdialog Revisorerna införde under 2013 ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida: ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 1(8)

3 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs i mars-april varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef. Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. Revisionsdialogerna har fortsatt under 2014 och presidiet för nämnden för habilitering och utbildning och revisorerna träffades den 14 november 2014 för dialog. Revisionens granskningar 2014 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör nämndens verksamhet. Rapporterna finns tillgängliga på vår hemsida. Granskning Rapporten omfattar - Revisionens iakttagelser Granskningsrapport 2013 Revisorernas bedömning av delårsrapport 2014 Granskning av årsbokslut och verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Kommentarer i svaret Ej aktuellt Ej aktuellt ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 2(8)

4 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Rutiner för hantering av landstingets stiftelser avser ej Dammsdal Rutiner för hantering av organisationsbidrag avser ej Dammsdal Syftet är att bedöma om landstinget har rutiner som säkerställer att utdelning från stiftelserna sker enligt respektive stiftelses ändamålsbestämmelse och med god intern kontroll. Vår bedömning är att förvaltningen säkerställer att utdelning beslutas enligt ändamålsbestämmelser. Informationen om ansökningsbara medel till medborgare bör utvecklas och rutinerna bör återfinnas i ledningssystemet. Revisionen rekommenderar åter att delegationsordningen bör kompletteras med delegation om beslut att disponera medel ur stiftelserna. Syftet är att bedöma om hantering sker enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Bedömningen är det finns ändamålsenliga rutiner för hantering av organisationsbidrag förutom uppföljning. Vi rekommenderar att rutiner och anvisningar upprättas för uppföljning. Information på landstingets interna och externa webbsida behöver kompletteras. Den interna kontrollen är inte helt tillfredsställande vid hantering av utbetalningar av organisationsbidrag. Vi rekommenderar att förvaltningen säkerställer att leverantörsfakturor uppfyller kraven på en fullständig faktura. Samtliga påpekanden skall beaktas och åtgärdas. Svar är begärt av landstingsstyrelsen vilken numer är ansvarig nämnd för habilitering och hjälpmedelsförvaltningen. Beräknat svarsdatum är den 20 maj ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 3(8)

5 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Någon uppföljning som berör nämnden för habilitering och utbildning har inte genomförts under året. Verksamhetsberättelse Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen. Måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas också. Nämndens verksamhetsberättelse ska innehålla en rapport över respektive enhet. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från landstingets ekonomistab anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. De verksamhetsberättelser över nämnden för habilitering och utbildnings verksamheter som finns upprättade är mycket väl strukturerade och följer anvisningen väl. Nämnden för habilitering upphörde vid årsskiftet. För år 2014 avrapporteras två berättelser. En för Dammsdal skola och boende, vilken behandlats av nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet i februari 2015 och en för förvaltningen för habilitering och hjälpmedel (HH). Den senare är vid tillfället för vår granskingen inte behandlad i någon nämnd. Den verksamheten ligger numer direkt under landstingsstyrelsen och där har inte verksamhetsberättelsen ännu varit uppe. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring några av indikatorerna. Vi redovisar dessa uppdelat per verksamhetsberättelse. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 4(8)

6 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Medborgarperspektiv Dammsdal Inom perspektivet finns en indikator för Andel köpare som är nöjda med de insatser som getts. Utfallet för året är 94,1 %, mål 90 % och 2013-års utfall var 90 %. Köpare är respektive elevs betalande hemkommun. För indikatorn Andel elever som är delaktiga i den individuella planeringen redovisas ett utfall om 95 %, mål 85 % och utfall 2013 var 87 %. Andel elever som utifrån den individuella planen uppnått överenskomna mål/resultat i skolan har sedan ett utfall om 92,1 % vilket är en sammanvägning mellan kunskapsmål (81 %) och utvecklingsmål (92 %). Målvärdet är satt till 100 % och utfallet för 2013 var 87 %. HH För Sjukresor finns en indikator Andel sörmlänningar som är nöjda med sina sjukresor. Målvärdet är satt till medelvärde minst 4,5 på en 5-gradig skala. För år 2013 redovisades, enligt våra noteringar, ett medelvärde för året på 4,0. Årets utfall är 4,3. Mätningen sker via telefonintervjuer. Resenärer får betygsätta resan inom 6 områden. Sämst omdömen anges, likt 2013, avseende om bilarna kommer i tid (inom 10 minuter från utlovad tid) medan tillgänglighet och bemötande av beställningscentralen får högst värde. Personalperspektiv Dammsdal Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid har ett utfall på 8,7 %, mål max 4,5 %, helår ,5 %. Analys av orsaker och ett arbete med att ta fram åtgärder för att vända trenden pågår. Antal anställda ökat med 11 tjänster till 158 anställda. Sammantagna arbetade tiden har minskat då frånvaron ökat och övertiden minskat. HU Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid har ett utfall på 6,8 %, mål max 4,5 %, helår ,3 %. Framförallt de långa sjukskrivningarna som ökat. Flera har en medicinsk bakgrund som inte är arbetsrelaterad. Landstinget har under 2014 infört ett systemstöd för att underlätta rehabiliteringsarbete för chefer att ha bra kontroll över sjukfrånvaron. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 5(8)

7 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Process- och förnyelseperspektiv HU Sju indikatorer finns inom perspektivet. Tre uppvisar röd signal, två gul och två grön. Nedanstående 4 tillgänglighetsmått rapporteras bland dessa indikatorer. Väntat nybesök < 90 dgr (HabV exkl. TolkC) Andel genomf. nybesök < 90 dgr (HabV exkl. TolkC) Andel genomf. nybesök < 30 dgr (särsk. nat. satsn. autismspektrum) Andel påbörjade fördjupade utr/beh < 30 dgr (särsk. nat. satsning autismspektrum) December 2014 Mål Antal December % 100 % 189 av % brukare 81 % 100 % 911 av 86 % 1121 nybesök 45 % 90 % 55 av % nybesök 10 av 22 87,9 % 80 % 116 av 132 utr. nybesök 68 % 68 av 100 Obudgeterade erhållna tillgänglighetspengar, 2,0 mnkr, har bidragit till att 81 utredningar kunnat skickas till extern utredare. Totalt har 174 utredningar skickats. I EY:s granskning av nämndens styrning att minska väntetider utifrån mål och uppdrag rekommenderas att nämnden i större utsträckning skapar en verksamhetsplan som tydligare har som mål att aktivt styra mot att korta väntetider. Insatser inom övriga perspektiv och interna kontrollplaner bör också utformas från detta. En åtgärdsplan där det framgår hur målen kan nås bör upprättas. Granskningen redovisas i sin helhet som bilaga 3 i denna rapport. Miljöperspektiv HU Extern miljörevision har genomförts inom habiliteringsverksamheten, och miljöombud finns inom verksamheterna. Ekonomiperspektiv Åtagandet inom perspektivet är att Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 6(8)

8 GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR RE-REV Dammsdal Årets resultat är ett överskott om 2,9 mnkr, budget noll. År 2013 var överskottet 3,4 mnkr. Överskottet förklaras med hög beläggning, 96,3 % vilket är i nivå med året innan, målvärde 90 %. Dessutom har personalkostnaderna i början av året varit lägre då man var inställd på lägre elevantal. HU Årets resultat är ett överskott om 0,6 mnkr mot budgeterat underskott -1,0 mnkr. År 2013var överskottet 2,2 mnkr. Enligt verksamhetsberättelsen är det framförallt sjukreseverksamheten som bidrar till överskottet. Resultatet fördelar sig enligt nedanstående, enligt information ur nämndens verksamhetsberättelse; Mnkr Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Habiliteringsverksamheten -1,7-3,1-0,1 Sjukresor +1,7 + 4,5 + 8,5 Förvaltning gemensamt -0,1 + 0,9 + 1,2 Stöd till funktionshindrade +0,7 Jämförande siffror saknas Jämförande siffror saknas Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. Nämndens verksamhetsberättelse innehåller en tydlig avrapportering per perspektiv med resultat och åtgärder. Vi ser fortsatt positivt på det arbetssätt som används inom förvaltningen. Bland annat innebär detta att enhetscheferna granskar varandras verksamheter, utanför sina respektive verksamhetsgränser. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\hu\re33_53_54 hh sjukresor dammsdal.doc Utskriftsdatum: :08 SID 7(8)

9

10 RE-REV Bilaga 1 Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 Dammsdal skola och boende Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Sörmland Susanne Lindberg Roger Wallin

11 INNEHÅLL 1 INLEDNING ÅRSBOKSLUT INLEDNING BOKSLUTSPROCESSEN METOD RESULTATRÄKNING Årets resultat jämfört med föregående år Årets resultat jämfört med budget Granskning BALANSRÄKNING OCH UNDERLAG M M Granskning INTERN KONTROLL PROCESSER Granskning SLUTSATS BILAGOR... 3

12 1 Inledning På uppdrag av landstingsrevisionen i Sörmland har vi granskat bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för Dammsdal skola och boende samt vissa delar av intern kontroll. 2 Årsbokslut 2.1 Inledning Granskningen genomförs på uppdrag av Revisionskontoret i landstinget Sörmland. 2.2 Bokslutsprocessen Avstämningsansvar och upprättande av specifikationer fördelas mellan verksamhet och Samlad Redovisning varav sistnämnda har ansvaret för flertal balanskonton. Kommentar: Rekommendationen är att samtliga bilagor och underlag finns hos enheten oavsett vem som upprättar dem. 2.3 Metod Årsbokslutet 2014 har granskats enligt god revisionssed. Kontroll har också skett av att verksamheten har följt Anvisningar för 2014 års bokslut från Landstingets ledningsstab. Kommentar: Verksamhetsberättelsen kan med fördel kompletteras med en innehållsförteckning. 2.4 Resultaträkning Årets resultat jämfört med föregående år Årets resultat är ett överskott på tkr att jämföra med föregående års överskott på tkr. Skillnaden mellan åren på 534 tkr avser med 126 tkr ökade kostnader för inköp av möbler och hemresor för elever med 103 tkr. För ytterligare analys av resultatet hänvisas också till bifogade bilagor. Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Dammsdal skola och boende 1 (3)

13 Kommentar: Under 2015 kommer kostnad för anställd som har slutat sitt arbete att belasta resultatet med lön under utbildning som pågår t o m 30 november 2015 med ca tkr Årets resultat jämfört med budget Överskottet för 2014 uppgår till tkr mot budgeterat nollresultat. Avvikelsen avser till största del högre intäkter med tkr och minskade personalkostnader med tkr Granskning För intäkter och kostnader har analys skett mot föregående år och budget för att bedöma rimligheten. Större konton har analyserats för kontroll samt mot underlag. Granskningen av resultaträkningen har utförts utan kommentarer och bedöms ge en rättvisande bild av resultatet. Resultatanalys för framgår av bilaga Balansräkning och underlag m m Vilket omnämnts ovan har Samlad Redovisning avstämningsansvar för flertalet av de väsentliga balansposterna. Vår rekommendation är att verksamheten bör stämma av samtliga möjliga poster för att få ett samlat grepp över verksamheten och en kvalitetskontroll av resultatet. Vid granskning av balansräkningen har en jämförande analys gjorts mellan 2014 och 2013, se bilaga Granskning Kontroll har skett av att det för samtliga balansposter som verksamheten har ansvar finns en upprättad bokslutsbilaga. Väsentliga poster har granskats mot underlag. Egna beräkningar har också gjorts för att bedöma rimlighet. Granskning av balansräkningen har utförts utan anmärkning och bedöms ge en rättvisande bild. 3 Intern kontroll 3.1 Processer Genomgång och framtagande av transaktionsflöden av följande processer har genomförts: 1) Försäljning och inbetalningar 2) Inköp och utbetalningar 3) Löner Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Dammsdal skola och boende 2 (3)

14 4) Bokslut Granskning För process nr 1 3 har walk through genomförts för kontroll av att processen fungerar i enlighet med beskrivningen. Kommentarer: För inköp och utbetalningar noteras att beloppsgräns saknas för vissa av de personer som attesterar fakturor. Rekommendationen är att detta rättas framöver. För löner noteras att utanordningslistan inte alltid signeras innan utbetalning. 4 Slutsats Slutsatsen efter genomförd granskning är att enhetens redovisade resultaträkning samt verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild räkenskapsåret Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Resultatanalys tre år Jämförande Resultaträkning Jämförande Balansräkning Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Dammsdal skola och boende 3 (3)

15 Resultatanalys Dammsdal (33) landstinget Sörmland HU Bilaga % % % Rörelsens intäkter Nettoomsättning ,6% ,6% ,5% Fastighetsservice m m ,1% ,0% ,0% Övriga statsbidrag + bidrag perso ,4% ,3% ,5% Summa intäkter ,0% ,0% ,0% Rörelsens kostnader Löner och arvoden ,4% ,2% ,7% Sociala avgifter ,3% ,8% ,8% Övr personalkostnader ,0% ,1% ,9% Summa materialkostnader ,7% ,1% ,4% TB ,3% ,9% ,6% Lokalkostnader ,5% ,7% ,1% Övr kostnader ,2% ,3% ,3% Hjälpmedel ,7% ,7% ,9% Inkontinensartiklar ,0% ,0% ,0% Adm. kostnader ,1% ,8% ,3% Övriga externa kostnader ,6% ,9% ,7% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,1% ,0% ,0% Telefon och porto ,5% ,5% ,5% Applikation och IT ,2% ,3% ,3% Tidningar o facklitteratur m m ,1% ,1% ,1% Avskrivningar och nedskrivningar ,2% ,2% ,2% Jämförelsestörande intäkter och ,1% ,0% ,0% Summa rörelsens kostnader ,4% ,4% ,3% Rörelseresultat ,9% ,5% ,3% Finansiella poster Ränteintäkter och liknande ,3% ,4% ,9% Räntekostnader och liknande ,0% ,0% ,0% Summa finansiella poster ,3% ,4% ,9% Res. e. finansiella poster ,2% ,9% ,2% Årets resultat före skatt ,2% ,9% ,2% Resultatanalys 3 år v09.xls - Resultatanalys 10:41

16 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Dammsdal (33) landstinget Sörmland HU Resultaträkning Ref Avvikelse i % Nettoomsättning 1) ,1% Fastighetsservice m m ,0% Övriga statsbidrag + bidrag personal ,5% Löner och arvoden 2) ,5% Sociala avgifter 3) ,5% Övr personalkostnader ,2% Lokalkostnader ,4% Övr kostnader ,5% Hjälpmedel ,2% Inkontinensartiklar 4) ,1% Adm. kostnader 5) ,8% Övriga externa kostnader ,9% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,8% Telefon och porto ,6% Applikation och IT ,5% Tidningar o facklitteratur m m ,0% Avskrivningar och nedskrivningar ,2% Jämförelsestörande intäkter och kostnader 6) ,3% Ränteintäkter och liknande ,0% Räntekostnader och liknande ,4% Årets redovisade resultat ,7% Summa Kommentarer till avvikelser i resultaträkningen jämfört med Generellt avseende årets resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 2,9 Mkr jämfört med budgeterat nollresultat. Resultatet förklaras dels av intäkterna men även av personalkostnaderna, se ytterligare kommentarer avseende dessa poster nedan. 1) Nettoomsättning Nettoomsättningen har ökat med ca 2,5 Mkr jämfört med fg år. Ökningen avser intäkter för boende (2,2 Mkr) och undervisning (400 tkr). Beläggningsgraden under året har uppgått till 96,3 % vilket har varit avgörande för det goda resultatet. Dammsdal har totalt 38 platser och under delar av året har det varit full beläggning. Intäkterna avseende boende och undervisning överstiger vad som har budgeterats (+ca 1,2 Mkr)vilket bedöms rimligt då man inte räknade med att beläggningen skulle öka så snabbt och så mycket (2) 13:06

17 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Dammsdal (33) landstinget Sörmland HU 2) Löner och arvoden Kostnaderna för löner och arvoden har ökat med 1,6 Mkr jämfört med fg år. Dammsdal är en personalintensiv verksamhet och ca 78 % av verksamhetens kostnader utgörs av kostnader för personal. Kostnaderna har visserligen ökat jämfört med fg år men inte i samma omfattning som intäkterna vilket beror på att verksamheten i början av året var inställd på det lägre elevantalet man tidigare haft. Månadslönekostnaderna har ökat med ca 3 % mellan åren, om omräkning görs med hänsyn till 2014 års löneavtal har kostnaderna istället ökat med ca 0,5 %. Antalet anställda på Dammsdal har ökat successivt under året och vid årets slut fanns 158 anställda. Detta är en ökning med totalt 11 tjänster jämfört med samma period fg år. Det är främst avseende behandlingspersonal som ökningen skett. Lönekostnaderna har under året understigit budgeterade kostnader. Detta bedöms rimligt trots att intäkterna och beläggningen har ökat i och med att enheten inte hann med att öka personalen i samma omfattning som den ökade beläggningen till att börja med. Under året har flertalet av de vakanta platserna tillsatts men det har tagit lite tid. Kostnaderna för ökad personal kommer att slå igenom helt först under ) Sociala avgifter Se kommentarer ovan avseende 2) löner och arvoden. Kostnaderna avseende sociala avgifter har ökat med ca 1 Mkr. Bedöms rimligt att de sociala avgiftera ökar i och med att lönekostnaderna ökat. Se även förklaring ovan avseende vad som budgeterats, avseende de sociala kostnaderna liksom för lönerna understiger utfallet vad som har budgeterats vilket bedöms rimligt. Ingen ytterligare granskning anses nödvändig. 4) Inkontinensartiklar Immateriellt belopp liksom fg år, ingen ytterligare granskning erfordras. 5) Adm kostnader De administrativa kostnaderna har ökat jämfört med fg år med ca 390 tkr. Det bedöms rimligt att de administrativa kostnaderna har ökat då även omsättningen har ökat. Det är främst kostnaderna avseende möbler och inredning (+126 tkr) och kostnaden för hemresor elever (+103 tkr) som har ökat. Med anledning av att elevantalet har ökat bedöms det rimligt att dessa kostnader ökar. Jämfört med vad som budgeterats har kostnaderna för möbler och inredning överskridit budgeterat med ca 80 tkr, bedöms rimligt då verksamheten inte räknade med den ökning som det faktiskt blev. För hemrsor elever överskreds också budget (+ ca 55 tkr). Bedöms rimligt av samma anledning som för möbler och inredning. 6) Jämförelsestörande intäkter och kostnader Posten utgör en kostnad och har ökat med ca 102 tkr. Fg år endast mindre belopp. Större delen av kostnaden på kontot i år avser intern fakturering aveende SITHS-kort (passerkort/inloggninskort för personalen). Ökningen bedöms inte med hänsyn till beloppet som väsentlig men det bedöms rimligt att kostnaden har ökat i och med att antalet anställda har ökat (2) 13:06

18 Jämförande Balansräkning Bilaga 3 Dammsdal (33) landstinget Sörmland HU Balansräkning Avvikelse i % Notering Övriga maskiner och inventarier ,3% 1) Kundfordringar ,6% Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,8% 2) Kassa ,2% Balanserat resultat ,9% 3) Årets resultat ,7% Leverantörsskulder ,5% 4) Upplupna lönekostnader och semester ,0% Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter ,8% 5) Summa ) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar 2) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar 3) Avvikelsen avser föregående års resultat vilket är korrekt 4) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar 5) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar Jämförande RR o BR till rapport v05.xls BR 11:14

19 RE-REV Bilaga 2 Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 Habilitering och hjälpmedel Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Sörmland Susanne Lindberg Roger Wallin

20 INNEHÅLL 1 INLEDNING ÅRSBOKSLUT INLEDNING BOKSLUTSPROCESSEN METOD RESULTATRÄKNING Årets resultat jämfört med föregående år Årets resultat jämfört med budget Granskning BALANSRÄKNING OCH UNDERLAG M M Granskning INTERN KONTROLL PROCESSER Granskning SLUTSATS BILAGOR... 3

21 1 Inledning På uppdrag av landstingsrevisionen i Sörmland har vi granskat bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för Habilitering och hjälpmedel samt vissa delar av intern kontroll. 2 Årsbokslut 2.1 Inledning Granskningen genomförs på uppdrag av Revisionskontoret i landstinget Sörmland. 2.2 Bokslutsprocessen Avstämningsansvar och upprättande av specifikationer fördelas mellan verksamhet och Samlad Redovisning varav sistnämnda har ansvaret för flertal balanskonton. Kommentar: Rekommendationen är att samtliga bilagor och underlag finns hos enheten oavsett vem som upprättar dem. 2.3 Metod Årsbokslutet 2014 har granskats enligt god revisionssed. Kontroll har också skett av att verksamheten har följt Anvisningar för 2014 års bokslut från Landstingets ledningsstab. Kommentar: Verksamhetsberättelsen kan med fördel kompletteras med en innehållsförteckning. 2.4 Resultaträkning Årets resultat jämfört med föregående år Årets resultat är ett överskott på 577 tkr att jämföra med föregående års överskott på tkr. Skillnaden mellan åren på tkr beror bl a på att personalkostnaderna har ökat med tkr men intäkterna med tkr Årets resultat jämfört med budget Överskottet för 2014 uppgår till 577 tkr mot budgeterat underskott på tkr. Avvikelsen fördelar sig med 100 tkr till tkr mellan de fyra verksam- Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Habilitering och hjälpmedel 1 (3)

22 heterna. Totalt har köpt verksamhet överskridit budget med tkr samtidigt som övriga intäkter överskrider budget med tkr Granskning För intäkter och kostnader har analys skett mot föregående år och budget för att bedöma rimligheten. Större konton har analyserats för kontroll samt mot underlag. Granskningen av resultaträkningen har utförts utan kommentarer och bedöms ge en rättvisande bild av resultatet. Resultatanalys för framgår av bilaga Balansräkning och underlag m m Vilket omnämnts ovan har Samlad Redovisning avstämningsansvar för flertalet av de väsentliga balansposterna. Vår rekommendation är att verksamheten bör stämma av samtliga möjliga poster för att få ett samlat grepp över verksamheten och en kvalitetskontroll av resultatet. Vid granskning av balansräkningen har en jämförande analys gjorts mellan 2014 och 2013, se bilaga Granskning Kontroll har skett av att det för samtliga balansposter som verksamheten har ansvar för, finns en upprättad bokslutsbilaga. Väsentliga poster har granskats mot underlag. Egna beräkningar har också gjorts för att bedöma rimlighet. Granskning av balansräkningen har utförts utan anmärkning och bedöms ge en rättvisande bild. 3 Intern kontroll 3.1 Processer Genomgång och framtagande av transaktionsflöden av följande processer har genomförts: 1) Försäljning och inbetalningar 2) Inköp och utbetalningar 3) Bokslut Granskning För process nr 1 3 har walk through genomförts för kontroll av att processen fungerar i enlighet med beskrivningen. Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Habilitering och hjälpmedel 2 (3)

23 Kommentar: För försäljning och inbetalningar noteras att underlag för fakturering av sjukresor sammanställs manuellet vilket är tidskrävande och samtidigt en risk för fel. Risken för väsentliga fel bedöms dock som liten. 4 Slutsats Slutsatsen efter genomförd granskning är att enhetens redovisade resultaträkning samt verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild räkenskapsåret Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Resultatanalys tre år Jämförande Resultaträkning Jämförande Balansräkning Granskning årsbokslut och intern kontroll 2014 för Habilitering och hjälpmedel 3 (3)

24 Resultatanalys Landstinget Sörmland res.enhet 53 HU Bilaga % % % Rörelsens intäkter Nettoomsättning ,0% ,3% ,4% Uppdragsersättning ,8% ,1% ,6% Övriga intäkter ,1% 988 0,5% ,1% Summa intäkter ,0% ,0% ,0% Rörelsens kostnader Löner och arvoden ,9% ,1% ,3% Sociala avgifter ,0% ,3% ,5% Övr personalkostnader ,2% ,0% ,2% Summa materialkostnader ,0% ,4% ,1% TB ,0% ,6% ,9% Lokalkostnader ,9% ,7% ,8% Sjukvård o mtrl m m ,1% ,1% ,7% Övr verksamhetsanknutna tjänste ,3% ,5% ,1% Lämnade bidrag ,1% ,9% ,6% Adm. kostnader ,1% ,1% ,8% Övriga externa kostnader ,2% ,2% ,2% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,8% ,6% ,7% Telefon o porto + tidningar o fack ,5% ,6% ,5% Applikation och IT ,9% ,0% ,0% Sjukresor o transporter ,8% ,0% ,0% Avskrivningar och nedskrivningar ,1% ,1% ,2% Jämförelsestörande intäkter och ,1% -13 0,0% 79 0,0% Summa rörelsens kostnader ,1% ,9% ,6% Rörelseresultat ,1% ,8% ,3% Finansiella poster Ränteintäkter och liknande 840 0,5% 901 0,5% 300 0,2% Räntekostnader och liknande -13 0,0% -21 0,0% -21 0,0% Summa finansiella poster 827 0,4% 880 0,5% 279 0,2% Res. e. finansiella poster 588 0,3% ,2% ,5% Prel konterade fakturor -11 0,0% 13 0,0% -3 0,0% Årets resultat före skatt 578 0,3% ,2% ,5% Resultatanalys 3 år v09.xls - Resultatanalys 16:06

25 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Landstinget Sörmland res.enhet 53 HU Resultaträkning Ref Avvikelse i % Nettoomsättning ,2% Uppdragsersättning 1) ,5% Övriga intäkter ,1% Löner och arvoden 2) ,9% Sociala avgifter ,5% Övr personalkostnader ,3% Lokalkostnader ,1% Sjukvård o mtrl m m ,1% Övr verksamhetsanknutna tjänster ,2% Lämnade bidrag ,6% Adm. kostnader 3) ,0% Övriga externa kostnader ,2% Konsultarvoden o övr fr tjänster ,9% Telefon o porto + tidningar o facklitteratur ,4% Applikation och IT ,2% Sjukresor o transporter ,9% Avskrivningar och nedskrivningar ,4% Jämförelsestörande intäkter och kostnader ###### Ränteintäkter och liknande ,7% Räntekostnader och liknande ,7% Prel konterade fakturor ,7% Årets redovisade resultat ,3% Summa Kommentarer till avvikelser i resultaträkningen jämfört med Generellt avseende årets resultat Det är främst de ökade intäkterna avseende sjukreseor som ligger till grund för det positiva resultatet om ca 0,6 Mkr jämfört med budgeterat -1 Mkr. Sjukreseverksamheten redovisar totalt ett överskott om 1,7 Mkr. Överskottet beror på att de erhåller högre intäkter från Länssjukvården för patienttransporter. Att de erhåller högre intäkter beror på ökad omfattning av patienter som skickas för vård utanför länet p g a vårdgarantin Jämförande RR o BR v05.xls RR 16:20

26 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Landstinget Sörmland res.enhet 53 HU Diagrammet är hämtat från enhetens verksamhetsberättelse och åskådliggör att för tredje året i rad minskar antalet sjukresor något samtidigt som kostnaden fortsätter att öka. Ersättningen per resa ökar dock vilket förklarar den positiva avvikelsen jämfört med fg år samt budget. 1) Uppdragsersättning Intäkterna avseende uppdragsersättningar har ökat med ca 2,5 Mkr jämfört med föregående år. Uppdragsersättningarna är enhetens anslag och ökningen stämmer överens med budget varför ingen ytterligare uppföljning anses nödvändig. 2) Löner och arvoden Kostnaderna för personal har ökat med ca 2,4 Mkr jämfört med fg år. Totalt uppgår personalkostnaderna till 75,5 Mkr jämfört med 71,2 Mkr Enligt budget skulle dock kostnaderna ha ökat med ytterligare 2 Mkr till 77,5 Mkr. Anledningen till att kostnaderna beräknades och har ökat jämfört med 2013 är att vakanta tjänster tillsatts. Avvikelsen mot budget beror på att det fortfarande finns två vakanta tjänster, 4 st tjänster har tillsatts under året. Ökningen beror förutom det på årets löneökning enligt avtal. Inom Habiliteringsverksamheten har det även gjorts en ökning av tjänstgöringsgraden. Med anledning av vad som nämnts ovan bedöms ökningen jämfört med 2013 och minskningen jämfört med budget som rimlig. Enheten har öven ökade kostnader för sjuklöner jämfört med 2013 men framförallt jämfört med vad som budgeteras. Andelen sjukskrivna ökar enligt information i verksamhetsberättelsen. det är främst de långa sjukskrivningarna som ökar. Enheten jobbar vidare med att minska sjukfrånvaron Jämförande RR o BR v05.xls RR 16:20

27 Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Landstinget Sörmland res.enhet 53 HU 3) Administrativa kostnader De adminsitrativa kostnaderna har minskat med ca 2,7 Mkr jämfört med Anledningen till att kostnaderna minskat är att hyreskostnaden för hjälpmedel minskat med ca 5,1 Mkr. Att kostnaderna för hjälpmedel minskar beror på att Hjälpmedelscentralen har börjat använda en ny prismodell. Se ytterligare info avseende granskningen av övriga intäkter ovan. Under året har återbetalning skett från Hjälpmedelscentralen. Diagrammet nedan är hämtat från enhetens verksamhetsberättelse och åskådliggör de minskade kostnaderna till följd av den nya prismodellen. De administrativa kostnader som ökar avser sjukresor. Se mer info under generellt avseende årets resultat enligt ovan. Kostnaden per sjukresa har ökat jämfört med fg år, totalt har kostnaderna för sjukresor ökat med 2,5 Mkr. Budgeterade kostnaderna avvek från utfallet med ca 600 tkr. Avseende sjukresor finns den beräknade kostnaden för december periodiserad på konto 2991, se 29.6 för stickprov mot underlag. Se även ytterligare granskning avseende sjukresor under Med anlending av de ökade kostnaderna för sjukresor om 2,5 Mkr och de minskade kostnaderna avseende hjälpmedel om 5,1 Mkr bedöms postens totala förändring jämfört med fg år på -2,7 Mkr som rimlig och enligt förväntan Jämförande RR o BR v05.xls RR 16:20

28 Jämförande Balansräkning Bilaga 3 Landstinget Sörmland res.enhet 53 HU Balansräkning Avvikelse i % Notering Kommunala hjälpmedel ,0% Övriga maskiner och inventarier ,0% Kundfordringar ,1% 1) Osäkra kundfordringar ,2% Förutbetalda kostnader och upplupna intä ,9% Kassa ,4% Balanserat resultat ,3% 2) Årets resultat ,3% Leverantörsskulder ,1% 3) Övriga kortfristiga skulder ,1% 4) Upplupna lönekostnader och semester ,6% Upplupna kostnader och förutbetalda intäk ,5% 5) Summa ) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar 2) Avvikelsen avser föregående års överskott vilket är korrekt. 3) Samlad Redovisning (SR) har avstämningsansvar 4) Öväsentlligt belopp. 5) Posten avser med 713 tkr kostnad för Samres december (avser även 380 tkr av ökningen) Jämförande RR o BR v05.xls BR 16:30

29 RE-REV Bilaga 3 Granskning Styrning utifrån väntetider inom Habilitering och Utbildning (14)

30 RE-REV Bilaga 3 R Wallin Telefon roger.wallin@se.ey.com Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Revisionsfrågor Metod och avgränsningar Utgångspunkter Vårdgaranti om 90 respektive 30 dagar Vårdgaranti inom 90 dagar Förstärkt vårdgaranti inom 30 dagar Nämndens uppdrag enligt mål och budget Uppdrag inom medborgarperspektiv Uppdrag inom förnyelseperspektiv Aktuella väntetider dagarsgarantin Förstärkt vårdgaranti Orsaker till att målet inte nåtts är Iakttagelse/bedömning Kapacitetsplanering Iakttagelse/bedömning Uppdrag inom personalperspektiv Värdegrundsarbete och satsning på ledarskapet Reflektion Internkontrollplan för nämnden Iakttagelse/bedömning Rapportering Iakttagelse/bedömning Svar på revisionsfrågor Analys Rekommendationer (14)

31 RE-REV Bilaga 3 1 Sammanfattning Landstingets revisorer har givit EY i uppdrag att särskilt granska nämnden för Habilitering och Utbildning år Syftet med granskningen har varit att studera nämndens styrning att minska väntetider utifrån mål och uppdrag inom främst processoch förnyelseperspektivet och personalperspektivet. I granskningen framkommer följande. Nämnden har inför år 2014 påtalat ambitionen att minska väntetiderna inom habiliteringsverksamheten. Nämnden har haft en ökad tillströmning av ärenden. Av de fyra målvärdena som fanns för väntetider under år 2014 inom processperspektivet har ett uppnåtts under 2014 andelen påbörjade utredningar/behandlingar inom området autism och där barn och ungdomar väntat mindre än 30 dagar. Nämnden har också bedrivit ett utvecklingsarbete i kapacitetsplanering. Detta arbete beräknas avrapportas i mars Inom personalperspektivet har ett av de strategiska målen varit att personalen aktivt deltar i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Utifrån detta har utvecklingsinsatser genomförts kring värdegrundsarbete och fortsatt satsning på ledarskap. Vi har i granskningen inte kunnat se att nämnden i något av sina protokoll under 2014 särskilt berör frågan om strategier för att minska väntetiderna. I verksamhetsberättelsen för år 2014 återges heller inte någon åtgärdsplan för att på sikt komma till rätta med de långa väntetiderna. För att komma tillrätta med problem som långa väntetider skapar för både patienter och personal bör verksamhetsmålen vara ambitiösare än att klara vårdgarantin. Ett införande av kontinuerlig produktions- och kapacitetsplanering bedöms vara en angelägen åtgärd för att komma tillrätta med väntetiderna. 1.1 Rekommendationer Vi rekommenderar nämnden att i sin planering och styrning utgå från det den själv anser vara den största utmaningen att nå vårdgarantins mål. För att det skall vara möjligt behöver den skapa en verksamhetsplan som har som mål att aktivt styra mot att korta väntetiderna utforma övriga insatser inom de andra perspektiven utifrån detta ta fram en internkontrollplan som säkerställer processer i syfte att nå de mål som nämnden definierat som de viktigaste upprätta åtgärdsplan vid behov där det framgår hur målen kan nås 3 (14)

32 RE-REV Bilaga 3 2 Inledning Landstingets revisorer har givit EY i uppdrag att särskilt granska nämnden för Habilitering och Utbildning år Syftet med granskningen har varit att studera nämndens styrning att minska väntetider utifrån mål och uppdrag inom främst processoch förnyelseperspektivet och personalperspektivet. Bakgrunden är att landstingets revisorer tidigare uppmärksammat att väntetiderna är långa inom nämndens ansvarsområde. Nämnden har även i sin budgetkommentar för år 2013 pekat på ambitionen att arbeta med att minska väntetiderna. År 2013 klarade nämnden inte kraven enligt den nationella vårdgarantin avseende besök hos specialist inom 90 dagar. Nämnden klarade heller inte kraven enligt den förstärkta vårdgarantin för barn och unga med autismliknande symtom år Revisionsfrågor Den övergripande revisionsfrågan har varit: styr nämnden utvecklingsarbetet att korta väntetiderna på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt? Frågor som behöver belysas i granskningen är: Vilka väntetider råder inom nämndens verksamhet? Har det skett något utvecklingsarbete för att korta väntetiderna? Hur har utvecklingsarbetet genomförts? Har personalen varit delaktig i detta arbete? Om inte utvecklingsarbetet inriktats på att korta väntetider, vilken inriktning har det haft? Har utvecklingsarbetet givit andra effekter än kortare väntetider? Är förändringarna dokumenterade och redovisade för nämnden? 2.2 Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts i form av genomgång av verksamhetsstatistik, aktuella styrdokument som mål och budget 2014, verksamhetsplan för Habilitering och Utbildning, delårsrapport och verksamhetsberättelse för år 2014 och intervjuer med verksamhetschef inom habiliteringen, HR-chef inom förvaltningen och avstämning av övergripande styrningsfrågor med förvaltningschefen. Granskningen avser år 2014 och nämnden för Habilitering och Utbildning. Materialet har sammanställts i en rapport och där sakgranskning har gjorts av de som lämnat underlag till rapporten eller som intervjuats. Rapporten har kvalitetssäkrats inom EY av Helena Patrikson, auktoriserad revisor. 2.3 Utgångspunkter I uppläggningen av granskningen har vi utgått från styrkortet i nämndens verksamhetsplan för år 2014, särskilt de mål och uppdrag som bedömts ha bäring på patientströmmar, åtgärder för att effektivisera verksamhet och personalens delaktighet i utvecklingen av den egna verksamheten. De perspektiv som vi utgått från är medborgarperspektivet, process- och förnyelseperspektivet och personalperspektivet. 4 (14)

33 RE-REV Bilaga 3 Inom medborgarperspektivet betonas åtagandet att habiliteringens tjänster skall utgå från brukarens behov. Inom process- och förnyelseperspektivet betonas uppdraget att förvaltningen arbetar aktivt med ständig förbättring som syftar till att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer. Inom personalperspektivet är ett av de strategiska målen att personalen aktivt deltar i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. I slutet av granskningsrapporten görs bedömning utifrån hur väl man kan spåra kopplingen mellan mål och uppdrag i framförallt process- och personalperspektiv med den övergripande ambitionen att korta väntetiderna. 3 Vårdgaranti om 90 respektive 30 dagar 3.1 Vårdgaranti inom 90 dagar Vårdgarantin gäller all planerad vård som är medicinskt motiverad. Garantin reglerar inom vilka tidsgränser man som patient skall erbjudas den vård, som behörig vårdpersonal beslutat om i samråd med patienten. Konkret innebär garantin att från den dagen du söker hjälp av läkare på vårdcentral är du alltså "garanterad" behandling, om så behövs, efter maximalt 187 dagar. Vårdgarantin är inskriven i hälso- och sjukvårdslagen numera och omfattar följande moment och krav. Typ av insats Krav Grund..Kontakt med primärvård 0 dagar Per telefon eller på plats..läkarbesök i primärvård 7 dagar Om läkarbesök behövs..remiss 90 dagar Hos specialiserad vård efter beslutsdatum..beslutad behandling 90 dagar Efter beslutsdatum Landsting som klarar garantin erhåller nationella stimulansmedel. 3.2 Förstärkt vårdgaranti inom 30 dagar Det finns en förstärkt vårdgaranti för vissa grupper av patienter. Det gäller för barn och unga med psykisk ohälsa. Barn och unga skall erbjudas nybesök inom 30 dagar och om en fortsatt utredning/behandling bedöms ändamålsenlig vid nybesöket en påbörjad utredning/behandling inom 30 dagar efter beslut om utredning/behandling. Landstinget erhåller nationella stimulansmedel för de fall man klarar dessa åtaganden. För att få del av de nationella medlen för barn och unga med psykisk ohälsa måste landstinget ha uppnått följande två grundkrav. Överenskommelser samt handlingsplaner om samverkan kring barn, unga och vuxna med psykisk funktionsnedsättning ska finnas. Landstinget och kommunerna ska tillhandahålla webbaserad information eller motsvarande om vart barn och unga med psykisk ohälsa och deras familjer kan vända sig för att få vård, stöd och hjälp. Utöver dessa grundkrav har det funnits prestationsmål under Dessa har varit Rapportering till den nationella väntetidsdatabasen Svarsfrekvens på minst 95 procent för både första bedömning och fördjupad utredning/behandling 5 (14)

34 RE-REV Bilaga 3 Rapportering av tillgänglighet till första linjens hälso- och sjukvård för barn och unga med psykisk ohälsa för minst en enhet En maxtid på 30 dagar till en första bedömning respektive utredning/behandling Medel har fördelats enligt följande 80 miljoner kronor fördelas till de landsting som når målet att minst 90 procent av barn och unga efter beslut har fått en första bedömning inom högst 30 dagar. 100 miljoner kronor fördelas till de landsting som når målet att minst 80 procent av barn och unga efter beslut har påbörjat en fördjupad utredning eller behandling inom högst 30 dagar. Habiliteringsverksamheten har antagit målet att barn och ungdomar upp till 18 år med misstanke om autismliknande tillstånd skall omfattas av garanti om nybesök inom 30 dagar. För utredningar gäller den förstärkta vårdgarantin även habiliteringsverksamheten. 4 Nämndens uppdrag enligt mål och budget 2014 Verksamhetens uppdrag är att skapa förutsättningar för självständighet och ett aktivt liv för personer med funktionsnedsättningar. Detta sker genom kompenserande, stödjande och utvecklande insatser. Den enskilde individens behov ses ur ett helhetsperspektiv, samtidigt som individens möjligheter och styrkor utvecklas och synliggörs. Habiliteringsverksamheten inriktas mot barn, ungdomar och vuxna med svåra och långvariga funktionsnedsättningar och består av följande uppgifter. Tillsammans med den enskilde kartlägga behov och planera insatser som beskrivs i en individuell handlingsplan. Tillhandahålla personligt upplagt stöd, hjälpmedel och tolktjänst med god tillgänglighet. Utveckla samarbete med andra verksamheter inom och utanför landstinget som också ger insatser till verksamhetens brukare. Genomföra utredningar, diagnostik och funktionsbedömningar. Genomföra behandlingar enskilt eller i grupp. Ge råd och stöd. Ge stöd och kompetens till omgivningen genom utbildning, handledning och samtal. 5 Uppdrag inom medborgarperspektiv Inom medborgarperspektivet betonas åtagandet att habiliteringens tjänster skall utgå från brukarens behov. Nämnden kommenterade resultaten av verksamheten inom Habilitering och Utbildning bland annat på följande sätt i bokslutet 2013 Habiliteringen har haft en fortsatt utmaning att klara tillströmningen av ärenden när det gäller remisser med frågeställning autism./ / De fortsatt största utmaningarna inom Habiliteringsverksamheten är att nå vårdgarantin mål. Inflödet av remisser med frågeställning om autism är hög. Cirka 60 % av de personer som utreds får en diagnos och har därmed rätt till fortsatt stöd, vilket skapar ett allt högre tryck på verksamheten. 6 (14)

35 RE-REV Bilaga 3 6 Uppdrag inom förnyelseperspektiv Inom process- och förnyelseperspektivet finns två strategiska mål och där ett handlar om att förvaltningen arbetar aktivt med ständig förbättring som syftar till att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer. De indikatorer som anges som målvärden är bl.a. Andel brukare som väntat på nybesök mindre än 90 dagar målvärde 100 % Andel genomförda nybesök som väntat mindre än 90 dagar målvärde 100 % Andel genomförda nybesök inom området autism som väntat mindre än 30 dagar målvärde 90 % Andel påbörjade fördjupade utredningar/behandlingar inom området autism som väntat mindre än 30 dagar målvärde 80 % 6.1 Aktuella väntetider Vid ingången av år 2014 fanns det totalt 251 registrerade brukare i det verksamhetssystem som hanteras av Habiliteringen. I siffran ingår alla patientgrupper, inkl. barn och ungdomar under 18 år med misstänkta autismliknande tillstånd. Under år 2014 tillkom registrerade nya ärenden. Det avser alla ärenden, oavsett diagnos. Verksamheten har hanterat totalt lite drygt ärenden under året, vilket är en ökning med drygt 700 sedan år dagarsgarantin Under 2014 kunde 911 av totalt personer genomföra sitt nybesök inom Habiliteringen inom 90 dagar. Det motsvarar 71 procent. Antalet väntande har varierat över året procent av de väntande har väntat mer än 90 dagar. Synmottagning och hörsel- och dövmottagning har klarat nybesök bäst inom 90 dagar 94 procent resp. 100 procent i december månad. Andelen väntande längre tid än 90 dagar ökade med ca sex procentenheter mellan 2013 och 2014, dvs. nämnden förmådde ta emot färre än året innan. Om man jämför verksamhetens resultat med resultaten för Landstinget Sörmland samlat finner man att 91 procent av alla besök till specialist inom 90 dagar i Landstinget uppfylls under hösten 2014, att jämföra med 71 % för habiliteringen specifikt. 6.3 Förstärkt vårdgaranti Tillgängligheten till nybesök inom 30 dagar för målgruppen barn och unga med autismspektrumtillstånd är endast 45 %, dvs. inte ens hälften får tid för utredning inom föreskriven tid. En viss reducering i andelen väntande mer än 30 dagar för nybesök kan noteras mellan år 2013 och 2014 (från ca 58 procent år 2013 till 55 procent år 2014). Samtidigt visar siffrorna att 42 % respektive 45 % inte får utredning/behandling inom den förstärka vårdgarantin på 30 dagar. 116 personer fick sedan utredning/behandling inom ytterligare 30 dagar. Det motsvarar 88 procent av samtliga. 7 (14)

36 RE-REV Bilaga Orsaker till att målet inte nåtts är Enligt nämndens verksamhetsberättelse finns flera orsaker till att man inte når de föreskrivna tiderna för första besök inom 30 dagar för barn och unga med autismliknande symtom. Att remisser behövt kompletteras innan besök kunnat bokas Att remiss inte skickats i tid till habiliteringen Att bokningar avbokats av brukare Ett arbete har inletts inom verksamheten för att utveckla remisshanteringsprocessen. Remisskriterierna har skärpts. En utvärdering kommer att göras under Iakttagelse/bedömning Av de fyra målvärdena är ett uppnått under 2014 andelen påbörjade utredningar/behandlingar inom området autism och där barn och ungdomar väntat mindre än 30 dagar. Ingen av orsakerna till långa väntetider för barn och unga med autismliknande symtom kan, enligt utsaga i verksamhetsberättelsen, åtgärdas inom den egna verksamheten. I granskningen har vi tagit del av nämndens samtliga protokoll under 2014 men kan inte hitta något ärende som specifikt behandlar frågan om hur nämnden skall utveckla sin styrning för att korta väntetiderna. Med hänsyn till resultaten ovan framstår nämndens styrning mot att korta väntetiderna som outvecklad. 6.6 Kapacitetsplanering Under 2014 har ett särskilt projekt handlat om att utifrån psykologernas arbetstid fundera på hur arbetstiden kan planeras för att åstadkomma ett effektivare resursutnyttjande totalt sett. I projektet har några psykologer deltagit, en verksamhetsutvecklare och en ekonom. Projektet har studerat utredningsprocessen. Förankring av processarbetet har skett löpande i olika grupper. Psykologerna är den yrkesgrupp som gör dessa utredningar. Beräkningar har gjorts utifrån faktiskt inflöde av ärenden och bedömningar av hur mycket tid som utredningar tar i genomsnitt. Ett resultat av processarbetet är insikten att utredningsprocessen skulle kunna effektiviseras om psykologerna i högre grad än nu kunde ägna mer av sin tid till utredningar. En del utredningsarbete återstår, och beslut väntas under mars månad 2015 vilka ev. förändringar som skall göras utifrån de erfarenheter som framkommit i projektet. Avvägningar behöver göras bl.a. utifrån ledningens krav och personalens arbetsmiljö. Under år 2014 har verksamheten även drivit ett par andra projekt som syftat till att effektivisera rutiner, processer och arbetsmetoder. Ett projekt har handlat om att skapa bättre rutiner kring registrering i det vårdadministrativa systemet. Ett annat har handlat om att utveckla evidensbaserade arbetsmetoder. 8 (14)

37 RE-REV Bilaga 3 I granskningen har vi ställt en fråga till förvaltningschefen om att vi i granskningsarbetet inte kunnat se på vilka sätt som nämnden har tydliggjort ambitionen att korta väntetiderna i styrdokumenten. I det svar vi fått hänvisas till kommentarer i årsbokslutet 2013 och i planeringsunderlaget för budgetdokumentet 2015 (som togs fram under våren 2014). Habiliteringsverksamheten har haft en fortsatt utmaning att klara tillströmningen av ärenden när det gäller remisser med frågeställning autism. Detta behöver mötas med effektivt arbetssätt, god samverkan med vårdgrannar och överenskommelser angående vem som ansvarar på bas- respektive specialiserad nivå. Produktions- och kapacitetsplanering inom Habiliteringsverksamheten kommer att startas i syfte att fördela resurser utifrån inflöde och behov samt för att skapa en god arbetsmiljö genom tydliga förväntningar och planering av arbetet. De fortsatt största utmaningarna inom Habiliteringsverksamheten är att nå vårdgarantins mål. 1 I nämndens budgetunderlag för år 2015 sägs bland annat att det skall inrättas en vårdkedja för barn med autism utifrån screening. Insatsen bedöms medföra stora kostnader i och med att multiprofessionella team bildas. Landstingsstyrelsen fattade också under 2013 ett inriktningsbeslut om förändring av ansvar och uppdrag för barn och unga med neuropsykiatrisk problemantik. Nämnden ställde sig bakom beslutet. 2 Vi ställde också en fråga till förvaltningschefen om kopplingen mellan förnyelseperspektiv och personalperspektiv i syfte att styra mot kortare väntetider. I det svar vi fått pekas på arbetet med kapacitetsplanering, införande av screening vid autism samt att nämnden i oktober 2014 beslutade om att disponera det prognostiserade överskottet till ytterligare köp av utredningar externt. Arbetet med kapacitetsplanering syftar också till en bättre arbetsmiljö för personalen. 6.7 Iakttagelse/bedömning Nämnden har bedrivit en utredning av kapacitetsplanering. Det är lovvärt. Utredningen väntas presentera sina resultat i mars Först därefter bedömer vi att den kan få effekt på produktionsplaneringen inom nämnden. 7 Uppdrag inom personalperspektiv I nämndens verksamhetsplan för år 2014 identifieras tre strategiska mål inom personalperspektivet och där ett handlar om att landstingets personal aktivt deltar i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Det åtagande som nämnden har för att nå detta mål är att förvaltningen ska förankra landstingets vision, de strategiska målen och den gemensamma värdegrunden för personalfrågor till sina medarbetare. 3 1 Ur årsbokslut Ur nämndens budgetunderlag mars 2014 inför 2015 års budgetarbete 3 Habiliteringsverksamheten, verksamhetsplan med budget HH 2014, sid 9 9 (14)

38 RE-REV Bilaga 3 Enligt HR-chefen inom förvaltningen visar aktuell forskning kring organisationsutveckling och management att verksamhetens processer kan effektiviseras om personal och chefer medverkar i en fortlöpande utveckling av sitt arbete, sina processer och genomförande av sitt uppdrag. Mot den bakgrunden har också ett medvetet utvecklingsarbete bedrivits under senare år inom nämnden. Utgångspunkten har varit den medarbetarenkät som årligen gjorts och görs i landstinget. Enkäten har tidigare visat att nämnden haft låga värden kring följande aspekter: Medarbetarskap Ledarskap Kommunikation Mål/roll Sedan år 2011/2012 har nämnden beslutat att bedriva ett aktivt utvecklingsarbete syftande till att förbättra resultaten i medarbetarenkäten. I styrkortet för nämnden har sedan dessa utvecklingsinsatser för personalen varit ett prioriterat område och som nämnden ställt sig bakom. 7.1 Värdegrundsarbete och satsning på ledarskapet Under 2014 har olika insatser gjorts både för all personal och separat för cheferna. Nämnden har anvisat en mnkr per år för insatserna. All personal har deltagit i utbildningar i värdegrundsarbete, som är en fortsättning på den satsning som inleddes år 2013 utifrån projektet: Arbetsglädje Stolthet. Under sammanlagt 1,5 år har personalen på arbetsplatsträffar, dvs. ca två timmar per månad under senaste 1,5 åren, arbetat med värdegrundsarbete i form av åtta olika värdegrundsövningar. Uppföljning av resultaten har gjorts i de årliga medarbetarenkäterna och i medarbetarsamtalen. Parallellt med denna satsning har alla chefer genomfört ett särskilt program: Klart ledarskap. Syftet har varit att stärka ledarskapet. Programmet har inletts med en s.k. 360-gradersanalys av chefens ledarskap speglat utifrån medarbetare, sidoordnade kolleger, överordnande chefer och individens egen uppfattning om sina styrkor och svagheter. Resultaten av de gap-analyser som framträtt har sedan legat till grund för en individuell utvecklingsplan. En del har erbjudits handledning, andra inte de individuella behoven har varit styrande. Tyngdpunkten i ledarprogrammet har handlat om kommunikation. Ca 20 chefer har genomgått programmet Klart ledarskap 4 dagar. Ledarskapssatsningen har pågått i två år. Under de år som satsningen pågått har nämnden avsatt en mnkr per år. Enligt HRchefen har inte alla resurser kommit till användning. Enligt HR-chefen har insatserna givit positiva effekter. I de mätningar som görs via medarbetarenkäten har nämndens värden/index för medarbetarskap, ledarskap och 10 (14)

39 RE-REV Bilaga 3 kommunikation höjts. Det område som fortfarande redovisar relativt sett svaga värden är området mål/roll. Enligt HR-chefen kan det delvis bero på att många uppfattar det övergripande styrkortet vagt. Medarbetare har svårt att se målkedjan mellan fullmäktige, nämnden och den egna verksamheten. Nämndens styrkort består av strategiska mål och uppdrag som fastställts av fullmäktige. Nämnden har sedan preciserat indikatorer och måltal för sina indikatorer. Det uppföljningssystem som finns är medarbetarenkät och verksamhetsstatistik. Medarbetarenkäten görs i november varje år, resultaten presenteras i januari och personalen skall ha fått en genomgång av resultaten senaste under april månad. Svarsfrekvensen på medarbetarenkäten uppgår till ca 90 procent. I nämnden har diskussioner om långa väntetider kretsat kring prioriteringar och rekrytering av psykologer som ett medel att komma till rätta med de långa väntetiderna. Verksamheten har haft vakanser bland psykologer och dessa är involverade i utredningar. Under året har verksamheten haft tre-fyra vakanser, av sammanlagt ca 17 tjänster. Det har varit svårt att rekrytera erfarna psykologer. Enligt HR-chefen är bristen på psykologer en delförklaring till de långa väntetiderna. Det besvärliga vakansläget beträffande psykologer har medfört att det blir färre utredningar utförda. 7.2 Reflektion I uppföljningen av medarbetarenkäten redovisas medarbetarnas upplevda delaktighet i utveckling av verksamheten. Där är det uppmätta värdet 85,5 % med ett önskvärt lägsta resultat av 80 %. Resultatet 2014 är två procentenheter bättre än året innan, som också översteg målvärdet. En fråga som inställer sig är varför nämnden fortsatt prioritera detta mål när man redan året innan uppnått önskat resultat mer än 80 procent av personalen har uppgivit att de upplevt delaktighet i utveckling av verksamhet. Vi kan i granskningen inte se att det finns en tydlig koppling till ambitionen att korta väntetiderna i utformningen av uppdragen inom personalperspektivet. 8 Internkontrollplan för nämnden Nämnden har antagit en internkontrollplan för år Den följs upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse. Planen utgår från de fem perspektiven och redovisningen omfattar exempel på åtgärder som vidtagits för att säkerställa de olika kontrollområdena. När det gäller personalperspektiv har kontrollområdet varit metodik för att inventera kompetensbehov. När det gäller process- och förnyelseperspektiv har kontrollområdet varit metodik för att dokumentera, prioritera och kommunicera utvecklingsarbete. I granskningen har vi ställt frågan till förvaltningschefen om vad det är i nämndens internkontrollplan som gör att dokumentation och metodik kring kompetensbehov och utveckling av förnyelseperspektiven är viktiga för nämnden. 11 (14)

40 RE-REV Bilaga 3 I svaret pekas bl.a. på att nämndens internkontrollplan omfattar mer än Habiliteringsverksamheten. Nämndens verksamhetsområde omfattar verksamheter som är kunskapsintensiva, varför det är av stor vikt att nämnden har rätt kompetens för uppgiften och att nämnden är proaktiv i att möta framtidens behov. Inom process- och förnyelseperspektivet har nämnden, enligt förvaltningschefen bedömt att det är viktigt att medarbetare görs delaktiga i de utvecklingsområden som prioriteras och att det säkerställs att genomförda arbeten implementeras och avslutas. 8.1 Iakttagelse/bedömning Internkontrollplanen är ett viktigt dokument för den ansvariga nämnden att säkerställa kontroll över styrning, verksamhet och uppföljning under den aktuella perioden. Vi kan inte se att de två kontrollområden som rör personal och process har någon tydlig koppling till ambitionen att minska väntetiderna. 9 Rapportering Rapportering av utvecklingsinsatser och dess effekter har redovisats skriftligt i delårsrapport och i årsbokslutet. I den andra delårsrapporten (augusti 2014) följdes resultat och måluppfyllelse upp centralt inom landstinget. I rapporten sägs bl.a. följande om personalperspektivet: Sjukfrånvaron i relation till ordinarie arbetstid har ökat och uppgick vid uppföljningstillfället till 5,4 %, vilket är 0,7 procentenheter högre än målvärdet och 0,1 procentenheter högre än året innan. Bland annat ökade sjukfrånvaron inom habiliteringen. Inom det specifika målet personalens aktiva delaktighet i utvecklingen av verksamhet framhölls för habiliteringen att ett värdegrundsarbete pågått under våren 2014 utifrån de strategiska målen, uppdrag och roller. Målsättningen med insatsen var att det skulle resultera i konkreta mål för verksamheten och att alla medarbetare skulle se sin del i helheten. I nämndens verksamhetsberättelse år 2014 framhålls beträffande process- och förnyelseperspektivet att Habiliteringsverksamheten har haft en fortsatt utmaning att klara tillströmningen av ärenden både vad gäller nybesök och utredningar. Detta behöver mötas av effektivt arbetssätt. Under ekonomiperspektivet framhålls att habiliteringsverksamheten uppvisar ett underskott på 1,7 mkr, huvudsakligen beroende på att många utredningar skickats till externa leverantörer där endast halva kostnaden täckts av tillfälliga tillgänglighetspengar. När det gäller uppföljningen av personalperspektivet visade det sig att index för målkvaliteten redovisade ett utfall på 62,1 och där det önskvärda målvärdet var satt till 70, dvs. åtta enheter ifrån. 12 (14)

41 RE-REV Bilaga Iakttagelse/bedömning Vi kan i granskningen inte se att nämnden tagit fram någon åtgärdsplan för att nå målen om väntetider i förnyelseperspektivet. Nämnden bör tydligt redovisa varför man inte når måluppfyllelsen och vad som behöver genomföras via en åtgärdsplan. 10 Svar på revisionsfrågor Fråga: Vilka väntetider råder inom nämndens verksamhet? Svar: Nämnden klarar inte gränserna för den generella vårdgarantin och heller inte tiderna för första besök av barn och unga med autismliknande tillstånd. Nämnden klarar däremot tidsgränsen för fördjupad utredning inom 30 dagar för barn och unga med autismliknande tillstånd. Fråga: Har det skett något utvecklingsarbete för att korta väntetiderna? Svar: Ja. Utredningsarbete har bedrivits under år 2014, underlag till beslut tas under mars Under år 2014 har vi däremot inte kunnat belägga att styrningen utformats i syfte att minska väntetiderna. Fråga: Hur har utvecklingsarbetet genomförts? Svar: I verksamhetsplanen för 2014 har tjänstemannaledningen tagit upp att den skall se över processer. Det har skett i form av kapacitetsplanering. Verksamhetsplanen är formellt antagen av nämnden. Fråga: Har personalen varit delaktig i detta arbete? Svar: Ja. Den arbetsgrupp som berörs särskilt psykologer har utgjort kärnan i utredningsarbetet. Fråga: Om inte utvecklingsarbetet inriktats på att korta väntetider, vilken inriktning har det haft? Svar: Inom personalperspektivet har det funnits ett tydligt uppdrag att arbeta med värdegrund bland medarbetare och ledarskap bland chefer Fråga: Har utvecklingsarbetet givit andra effekter än kortare väntetider? Svar: Arbetet med att stärka medarbetarskap och ledarskap har pågått i 1,5 år. Stora ansträngningar har gjorts att förankra värdegrunden bland medarbetare. I den medarbetarenkät som görs årligen har effekten av de insatserna mätts. Målvärdet var satt till minst 80 %. I den gjorda mätningen 2014 var resultatet 86,4%, en ökning med 2,2 procentenheter i förhållande till resultatet Fråga: Är förändringarna dokumenterade och redovisade för nämnden? Svar: Ja, beträffande de mätningar som gjorts i medarbetarenkäten och som avsett allmänna omdömen om man som personal upplever att man deltar aktivt i utvecklingen av den egna verksamheten. Effekter och bedömningar av projektet kapacitetsplanering är ännu inte presenterad för nämnden. 13 (14)

42 RE-REV Bilaga 3 11 Analys Den övergripande revisionsfråga som skulle besvaras var om nämnden på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt styrt utvecklingsarbetet i syfte att korta väntetiderna. Den bedömning som görs utifrån granskningen är att nämnden inte tillräckligt tydligt och kraftfullt styrt mot målet att korta väntetider under Det har pågått ett betydande utvecklingsarbete, personalen har också varit delaktig och de mätningar som gjorts pekar på att det finns en klar majoritet bland personalen som anser att de aktivt deltar i utveckling av den egna verksamheten. Denna satsning skall bedömas i ljuset av att nämnden redan året innan hade uppnått ett resultat som var högre än det angivna målvärdet och att nämnden inte klarat väntetiderna enligt reglerna för vårdgarantin och den förstärka vårdgarantin (exkl. väntetider för fördjupad utredning för barn och ungdomar med autismliknande symtom.) varken 2013 eller För att komma tillrätta med de problem som de långa väntetiderna skapar för både patienter och personal bör verksamhetsmålen vara ambitiösare än att klara vårdgarantin. Ett införande av kontinuerlig produktions- och kapacitetsplanering bedöms vara en angelägen åtgärd för att komma tillrätta med väntetiderna Rekommendationer Vi rekommenderar nämnden att i sin planering och styrning utgå från det den själv anser vara den störa utmaningen att nå vårdgarantins mål. För att det skall vara möjligt behöver den skapa en verksamhetsplan som har som mål att aktivt styra mot att korta väntetiderna utforma övriga insatser inom de andra perspektiven utifrån detta ta fram en internkontrollplan som säkerställer processer i syfte att nå de mål som nämnden definierat som de viktigaste upprätta åtgärdsplan vid behov där det framgår hur målen kan nås 14 (14)