Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum

Transkript

1 Tjänsteskrivelse Sida 1(2) Datum Admnämnd/2013:1 Charlotte Rolfsson, , Lönechef Riskanalys och intern kontrollplan för Lönecentrum Sammanfattning Syftet med intern kontroll är att kunna styra, leda och följa upp verksamheten i nämnden. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en intern kontroll kan upprätthållas. Ansvarig verksamhetschef är skyldig att följa antagna regler och se till att övriga anställda är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Beslutsunderlag Bilaga riskanalys Bilaga intern kontrollplan Admnämnd tjänsteskrivelse Ärendet Lönecentrum har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan. Som underlag till planen har vi gjort en riskanalys. Riskanalysen innehåller de orsaker som ofta skulle kunna bli fel vid löneutbetalningar eller som har en stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Varje risk har vi bedömt utifrån sannolikhet, konsekvenspåverkan och risknivå. Intern kontrollplanen innehåller de risker som har högst risknivå i vår riskanalys. Frekvens av kontroll kan vara allt ifrån varje månad till stickprov vissa månader. Utöver de punkter som finns på intern kontrollplanen finns inbyggda kontroller i lönesystemet. Det finns en kontroll så att man inte kan rapportera på eget personnummer. Chefer har bara möjlighet att attestera personal inom eget/egna verksamheter eller funktioner. Vissa orsaker som rapporteras i lönesystemet kräver tillstyrkan av chef och beslut av personalchef eller motsv. Det finns också sambandskontroller för medarbetare, chef och löneadministratör. KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 50. Lönecentrum Kristinehamn E-post lonecentrum@kristinehamn.se Besöksadress Tullportsgatan 13 Telefon Fax Bankgiro Organisationsnr

2 2 Förvaltningens förslag till beslut Administrativa nämnden beslutar att anta förslag till intern kontrollplan. Nämnden föreslås välja vilka punkter som ska redovisas till nämnden. Niclas Friman personalchef Charlotte Rolfsson lönechef

3 INTERNKONTROLLPLAN Bilaga Admnämnd/2013:1 Riskbedöming Liten Mellan - Stor Internkontrollplan för Lönecentrum Östra Värmland Avser perioden Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Månadens löneutbetalning Registrering av nyanställda Registrering av manuella underlag Rapport ur lönesystemet Avvikelserapportering Lönetillägg Att ologiska samband inte finns och att orimliga utbetalningar inte har skett Att registrering har skett korrekt utifrån underlag Att rapporten är korrekt ifylld och rätt registrerad Att viktiga rutiner och anvisningar är kända och tillämpas Att lönetillägg inte betalas ut efter tom datum Löneadministratör /Ansvarig verställan av lön Varje månad före verkställan av lön Liten Systemförvaltare Varje månad efter verkställan av lön 4 st/kommun /månad Stickprov Mellan Systemförvaltare Varje månad Stickprov Liten efter verkställan av lön Lönechef Löpande Dialog med Liten samrådsgrupp Utsedd löneadministratör Varje månad Stickprov Mellan

4 Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Schemakontroll Löneadministratör Varje månad Rapport ur lönesystemet Rapporteringsunderlag Frånvaroregistrering Oattesterade poster i systemet Att rätt schema ligger inlagt i systemet vid ändrad syss.grad Att rapporteringsunderlag inkommer till lönecentrum senast den 10:e i månaden Att frånvaro förlängs och/eller att frånvaro registreras Att poster i systemet beviljas löpande Löneadministratör April och Oktober Ansvarig chef Löneadministratör Systemförvaltare Granska vid Mottagande Analyslista Varje månad Rapport ur lönesystemtet Stor Mellan Stor Rapportering av partiell tjänstledighet Kvitto, reseräkning Att partiell tjänstledighet rapporteras i systemet Att kvittounderlag tillhörande reseräkning inkommer till Lönecentrum för arkivering Ansvarig chef Löpande Analyslista Löneadministratör April och Oktober Stickprov Stor

5 Bilaga Admnämnd/2013:1 Riskanalys Internkontroll Nr Risk Riskbedöming Orsak Åtgärd Sannolikhet Konsekvens Risknivå 1 Lön utan att påbörjat anställning Fasta tillägg som löper på efter att tillägg upphört Systemfel. Löneutbetalningen går ej ut i tid Fel personnummer. Lön utbetalas till fel person Felaktigt schema. Leder till felaktig lön Fel frånvaroorsak Anställningsavtal kommer inte in i tid. Lönen betalas inte ut Rapporteringsunderlag inkommer för sent Bristfällig kontroll av arbetsledaren. Tex av analyslista. Fel slutdatum. Inget till och med datum inlagt. Systemfel. Mänskliga faktorn. Bristfällig kontroll. Kompetensbrist hos schemaläggare och personaltillsättning. Kompetensbrist hos medarbetare och arbetsledare. Ökad information. Analyslistan är VIKTIG! Kontroll kan läggas in i lönesystemet. Åtgärdsplan behövs för när det händer. System upptäcker felaktiga personnummer. Bättre kontroll av den som lämnar underlag. Bättre försystem. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter. 9 Lön till personer som Uppsägning/begäran om Efterkontroll. Analyslista.

6 Bilaga Admnämnd/2013:1 slutat entledigande har inte inkommit. 10 Frånvaro förlängs ej. Fel lön utbetalas. Alt frånvaro rapporteras ej in i tid Påminnelse av systemet när orsak har upphört. 11 Oattesterade poster i systemet Partiell tjänstledighet kommer inte in Chefen har slutat. Ingen har meddelat. Ingen attesterar Omorganisation, ny kontering. Det gamla ligger kvar i systemet Bristfällig kontroll/rutin av arbetsledare. Bristande kompetens, dåliga rutiner. Arbetstagare glömt ansöka eller känner ej till rutin. Bristfällig information/rutin. Bristande rutin. Bättre kontroll ansvarig/arbetsledare. Bättre rutiner. Information, utbildning. Standardisera rutin. Lika för alla verksamheter. 15 Fel attestant Bristande rutin/information. Bättre rutin. 16 Kvittounderlag kommer inte in för arkivering (reseräkning) Felregistrering vid tjänsteresa Felregistrering vid tjänsteresa till utlandet Bristande kompetens (okunskap). Bristande kompetens (okunskap). Bristande kompetens (okunskap). Bättre rutin. Bättre rutin. Bättre rutin.

7 Sannolikhet 1=Mycket låg, 2=Låg, 3=Medelstor, 4=Stor, 5=Mycket stor. Konsekvens (påverkan) 1=Försumbar, 2=Liten, 3=Medelstor, 4=Stor, 5=Mycket stor Bilaga Admnämnd/2013:1