Överlämnande av internkontrollplaner år 2016

Transkript

1

2 Kommunledningsförvaltningen Anders Åström, Tjänsteskrivelse Datum Ks/2016:15 Sida 1(2) Överlämnande av internkontrollplaner år 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner överlämnade internkontrollplaner. Sammanfattning Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för internkontroll regleras i kommunallagen 1991:900 (KL) 6 kap. 1 och 7. Vidare anger kommunens reglemente för internkontroll att det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för den kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Enligt reglementet ska varje nämnd tillse att: - en organisation upprättas för den interna kontrollen - regler och anvisningar antages för den interna kontrollen - kommunövergripande regler följs Respektive nämnd ska inom sitt verksamhetsområde arbeta fram och årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Planen ska överlämnas till kommunstyrelsen och i de fall förbättringar behövs ska kommunstyrelsen föranstalta om sådana. Kommunledningsförvaltningens bedömning är att överlämnade kontrollplaner uppfyller krav på god internkontroll. Beslutsunderlag Socialnämnden internkontrollplan Sn/2016:1 Tekniska nämnden internkontrollplan Tn/2016:2 Kommunstyrelsens internkontrollplan Ks/2016:15 Skolnämnden internkontrollplan Skn/2016:205 Miljö- och byggnadsnämnden internkontrollplan Mbn/2016:1 Kulturnämnden internkontrollplan Kn/2016:5 Reglemente för internkontroll Tilläggsanvisningar till reglemente Skickas till Kommunsekreterare Förvaltningschefer KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningförvaltningen Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

3 2 Peter Eskebrink Kanslichef Anders Åström Utredare

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28 Version 1.0 INTERNKONTROLLPLAN Tekniska nämnden Internkontrollplan för Tekniska nämnden Avser perioden 2016 Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Säkra skolvägar Säker dricksvattenförsörjning Att barns skolvägar och avlämningsplatser är säkra Att vattnet inte är kontaminerat/otjänligt och att gällande rutiner följs Gatuchef 1 gång per år/skola Inventera och kartlägga barns skolvägar och avlämningsplatser ur ett säkerhetsperspektiv VA-chef Regelbunden uppföljning av att avvikelser dricksvatten dokumenteras och följs upp samt att åtgärder vidtas. Genomgång och stickprov avvikelsehantering och rutiner Tekniska nämnden 12 Tekniska nämnden 12 Riskbed ömning Kommentar Avrapporteras en gång/år Prel. 19 december Avrapporteras en gång/år Prel. 25 oktober Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Att maten är säker och Kostchef att gällande rutiner följs Att gällande rutiner följs 1 ggr/år. Regelbunden genomgång Genomgång av rapporter av rapporter. från Miljö- och hälsa. Tekniska nämnden 12 Avrapporteras en gång/år IT-säkerhet/skydd mot virusangrepp/informatio nssäkerhet Att rutiner finns, är spridda och efterlevs Jan Mattson Uppföljning av HACCP och egenkontrollprogram 1 ggr/år. Ständigt arbete. Rutinuppföljning årligen Uppföljning av HACCP och egenkontrollprogram. Information, uppföljning händelser återkoppling till användare, förebyggande arbete Tekniska nämnden 12 Prel. 23 mars Avrapporteras en gång/år Prel. 30 augusti

29 Säkerhet kring badplatser Hålla budgeterade/ beslutade investeringsnivåer Säkerställa att varje badplats har tillräcklig räddningsutrustning och rutiner för kontroll av risker Kontroll av kvalitet på leveranser till kommunen, tidplaner och ekonomi och att rapportering sker enligt kommunens modell för projektstyrning. Gatuchef med stöd av Jan Mattsson Ombud eller motsvarande undertecknare av avtal innan avtal. Projektledare tillsammans med ombud under bygg- /anläggningstid. Förvaltningschef att rapportering sker enligt projektstyrnings modellen. Före, under och efter badsäsong enligt rutinbeskrivning Kontroller på varje kommunal badplats med stöd av BRT, checklistor och rutinbeskrivning Kontroll utförs löpande Genomgång och kontroll av projektstatus. Stickprov att projektstyrningsmodellen följs. Tekniska nämnden 8 Avrapporteras en gång/år Prel. 19 april Förvaltningschef 12 Återrapportering till tekniska nämnden kvartalsvis. Prel. Mars, maj, sept & nov Avvikelser vid påföljande nämnd. Större investeringsprojekt slutrapporteras separat.

30 RISKANALYS TEKNISKA NÄMNDEN /HP Sannolikhet 1=Osannolik, 2=Mindre sannolik, 3=Möjlig 4=Sannolik Konsekvens (påverkan) 1=Försumbar, 2=Lindrig, 3=Kännbar, 4=Allvarlig Beskrivning av risk Sannolikhet Konsekvens Risk Orsak IT-systemet slås ut Virus slår ut vår server Arbetsmiljö Brister i arbetsmiljön Brister i krisberedskapsorganisation/- rutiner fungerar dåligt Organisation och/eller rutiner saknas Åtgärder för att minska/få bort risken Rutiner om hur vi hanterar program, utrustning mm Tillse att handlingsplaner finns och efterlevs, utbildning och information. Uppdatera krisledningsorganisationen och rutinerna, genomför utbildning och övning Kontaminerat vatten ut från vattenverket Bristande beredning Fler och effektivare barriärer, bättre rutiner Stor vattenläcka Bristande underhåll, bristande rutiner Märka ut ventiler i VA-kartan, rutinbeskrivningar, utbildning och information Dålig avstängning, dagliga rutiner, dålig Säkerhet vid anläggningsarbeten Förbättra rutiner, uppföljning, kontroller kompetens, offentliga miljön Trafiksäkerhet renhållningen Mörker, dålig sikt, felutformad Bygga om hämtställen, Utformning Risk att skada skolbarn/fotgängare miljö/dåligt hämtställe Osäkra skolvägar Okunskap kring barns skolväg, höga hastigheter, bristande information Förebyggande arbete, inventering av skolvägar, öka trafiksäkerheten Utbrott av smitta Leverans av smittat parti Goda rutiner vid utbrott, larm när allt gått ut Hålla budgeterade/beslutade investeringsnivåer/drift Brister i kontroll, felaktig budget, beslut drar ut på tiden, dålig geoteknik, förorenad mark Kvalitetssäkra budgetarbete/uppföljning/kontroll Att avtal löper ut/förlängs så att vi står avtalslösa eller med ogynnsamma avtal Bristfälliga rutiner Inbyggda kontroller Att delegeringsordningen inte följs och att fattade delegeringsbeslut inte anmäls till Bristande rutiner, okunskap Förbättrade rutiner, information nämnden Beslut grundade på juridiska krav Bristande kunskap Utbildning och information, förbättrade rutiner Felaktiga rutiner vid försäljning av egendom Dålig samverkan Utbildning, andra rutiner Hot och våld mot personal Bristfällig information och kommunikation Information och utbildning, att handlingsplan finns och är kommunicerad i verksamheten Inköp utanför avtal Fel kompetens, bristfälliga rutiner Utbildning och information, förbättrade rutiner Myndighetskrav i fastighetsdrift Interna rutiner brister Utbildning av personal, internkontroll Måluppfyllelse Glömmer bort målen Rutiner för att jobba med måluppfyllelse, regelbundna uppföljningar Olyckor på grund av vinterväghållning Bristande information till allmänheten, Information till allmänheten, bristande sandning väderinformation att rutinbeskrivning och Posthantering, diareföring/arkivering Bristande rutiner, okunskap dokumenthanteringsplan följs och är väl kända i verksamheten Driftledare/nyckelperson blir sjukskriven Brister i fysisk utformning av den offentliga miljön kan leda till olycksfall Feltillagad eller fellevererad specialkost Många orsaker - hög arbetsbelastning, skada personen slutar Identifiera nyckelpersonal, Se till att någon mer kan arbetet, skuggor på alla arbetsuppgifter Felaktig utformning och dåliga material Ha med bättre säkerhets- och funktionstänk i som inte tål förslitning, bristande utformning egenkontroll Felhantering, felmärkning, bristfällig Utbildning information kompetens Matförgiftning, förskola, skola, äldreomsorg Felhantering, bristfälliga rutiner Utbildning, Miljö- och hälsa inspektioner Trafikolycka med 100 % av arbetsstyrkan drabbad Rutin för transport av personal, alltid två bilar Säkerhet vid badplatser och andra anläggningar Fel på utrustning, vattenkvalitet Inventering, rutiner, kontroll Att vi inte följer upphandlingslagarna Fel kompetens, bristfälliga rutiner Utbildning och information, förbättrade rutiner, inbyggda kontroller Att soporna inte hämtas (längre period) Bilarna går sönder Laga bilar Skador på viktig infrastruktur i gator vid grävning Felgrävning, dålig dokumentation av ledningar Samordning, rutiner, se till att alla har tillstånd, kollat ledningar Tillbud vid Lekplatser Fel på utrustning Se över utrustningen, regelbundna kontroller Avtalsuppfyllelse entreprenad Otillräcklig internkontroll, bristfälliga rutiner Driftsstopp hos mottagande anläggning Något har gått sönder Utökade kontroller, bättre dokumentation Vattentäta avtal oavsett driftsstopp ska det levereras Dålig belysning i gatu- och vägmiljöer kan leda till olyckor För få ljuspunkter Översyn, inventering Felaktig beställning av varor Bristande rutiner Utbildning och information, kontroller Olycksfall i den offentliga miljön Ex Hål i asfalt Bristande resurser för underhåll Inventering Felaktig utbetalning av föreningsbidrag på grund av bristande underlag Bristande internkontroll Bättre uppföljning Tillbud på båt/stöten, kajer och bryggor, Information från kaptenen, säkra av- och Tillbud på båt, klämrisk båttrafik påstigning, ombyggnation Strandmossen stängs Tillstånd saknas för att bedriva Skapa rutin för att varje år se över befintliga verksamhet tillstånd

31 INTERNKONTROLLPLAN Rev Rev Riskbedömning Liten Mellan - Stor Internkontrollplan för Lönecentrum Östra Värmland Avser perioden Reglemente/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Rutiner Rutiner Registrering gjord av lönecentrum Registrering gjord av lönecentrum Behörighet Att dokumenterade rutiner finns Efterföljs befintliga rutiner Att registrering skett korrekt utifrån underlag Att underlag finns för registrering Rutin kring rapportering för anhörigs lön Verksamhetsutvecklare Verksamhetsutvecklare Utsedda löneadministratörer Utsedda löneadministratörer Systemförvaltare 2 ggr per år Granska utifrån processkartläggning Lönechef Stor Löpande Granska Lönechef Mellan utifrån befintlig rutin Varje månad Stickprov Lönechef Mellan och rapport ur lönesystem Varje månad Stickprov Lönechef Mellan och rapport ur lönesystem 4 ggr per år Loggfiler Lönechef Liten Behörighet Att man har rätt behörighet utifrån roll och ansvar Systemförvaltare Årlig (roll) Övrigt 4 ggr/år Granskning och stickprov Lönechef Liten

32 Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Felaktig utbetald lön Oattesterade poster Antal baserat på rättelse, bankhandling, extrautbetalning, Löneskulder(antal samt vad som ligger till grund för att skulden uppstått. Att poster i systemet attesteras löpande Utsedda löneadministratörer Systemförvaltare Varje månad Rapport ur Lönesystem samt granskning Varje månad Rapport ur lönesystem Administrativa Nämnden Administrativa Nämnden Liten Mellan Kvitto, reseräkning och personligt utlägg. Utsedda löneadministratörer Rapporteringsunderlag Att kvittounderlag tillhörande reseräkning och personligt utlägg inkommer till Lönecentrum för arkivering Att rapporteringsunder lag inkommer till lönecentrum enligt fastställd tidsplan Utsedda löneadministratörer April och oktober kontrolleras föregående månads kvitton Rapport ur lönesystem Varje månad Manuell räkning Administrativa Nämnden Administrativa Nämnden Liten Mellan

33 Underlag för att identifiera och analysera risker Nr Risk (Vad skulle kunna inträffa) S K R Orsak och förslag till åtgärd (för att reducera eller eliminera risken) 1 Ej tillräckligt med kunskap för sitt arbete så man gör fel Ny på jobbet - mentorskap Man vet inte att man inte vet mentorskap, se tiden an Lärt sig fel från början gemensamma rutiner Något som är fel i en kommun kan vara rätt i en annan gemensamma rutiner 2 Avsaknaden av dokumenterade rutiner Fel handhavande för att det inte finns rutin alt. rutinen är inte känd för alla medarbetare 3 Otydliga gränser mellan lönecentrum och verksamheten Tydliggöra rutinerna. Ta fram nya rutiner och implementera i verksamheten (Lönecentrum) Metod att följa upp Vi vet att vi får rätta till det i efterhand och vill minska den arbetsbelastningen för den känns tyngre få chefer att förstå vikten av att attestera i tid 4 Inga underlag Vi registrerar uppgifter utan att ha ett godkänt underlag. 5 Fel lön utbetalas Statistik till nämnden, månadslön rättelse, bankhandling, extrautbetalning Orsak: Okunskap och/eller slarv från lönecentrum eller verksamheten. Åtgärd: Dokumentera och rapportera/upplys ansvarig om bristerna Orsak: Ansvarig chef kontrollerar inte belastning av eget konto före verkställan av lön. Sent rapporterad frånvaro och/eller sena underlag Orsak: Okunskap och/eller slarv från verksamheten (både medarbetare och chef). Åtgärd: Skapa tvingande kostnadskontroll innan verkställan. Åtgärd : Dokumentera och rapportera/upplys ansvarig om bristerna. Åtgärd : Tvingad kostnadskontroll innan verkställan.

34 Risk (Vad skulle kunna inträffa) S K R Orsak och förslag till åtgärd (för att reducera eller eliminera risken) 6 Information når inte alla medarbetare Skriftlig dokumentation. Genomgång på avd.möte och APT. Checklista för nyanställda, vad man ska gå igenom. 7 Felregistrering av manuella underlag Stress, slarv, okunskap, avbruten mitt i, otydliga underlag. Bryta ner i fler delar. -Lönetillägg - Anställningsavtal/uppdragstagare Vid stress be om hjälp, strukturera arbetet, kompetensutveckling, att det finns rutinbeskrivning för olika processer, stänga av telefon stänga dörren, fråga vid oklarheter/skicka tillbaka (avsändaren av underlaget). 8 Avsiktliga fel, internt Egen vinning, hot, bedrägeri. Inte för stor behörighet, intern policy kring släkt, intern kontroll av underlag (löneutbetalning). Flera som attesterar utbetalningar. 9 Inte följa rutiner och avtal Felaktiga underlag enligt gällande rutiner Inte göra kontroller inför lönekörning Okunskap, nonchalans, vara smidig, konflikträdd, rädda chefen, personlig kännedom (gammal vana som man alltid gjort) Tydliga rutiner, kommunikation med avsändaren av underlaget bekräftelse via mail (skriftligt underlag), kontrollerar att underlag finns (intern kontroll). Okunskap, hinner inte med, följer inte uppgjorda rutiner. Tydlig information/rutinbeskrivning, be om hjälp, intern kontroll att kontroller görs. 10 Felaktig behörighet/roll Behörighetsblankett från anställande chef. Genomgång av roller i Neptune av vad som behövs för resp. användare. 11 Ingen testdatabas. Ingen dokumentation eller test av nyheterna innan släpp Installation av testdatabas. (Åtminstone för en kommun ) Fel inställningar/ändringar i systemet.

35 Risk (Vad skulle kunna inträffa) S K R Orsak och förslag till åtgärd (för att reducera eller eliminera risken) 12 Obehörig kan använda datorn om inte utloggning Lås datorn när arbetsplatsen lämnas ev. släcka skärmar vid hemgång. Stänga görs på rätt sätt av datorn varje fredag för ev. uppdateringar. 13 Ingen säker utskrift Dokument kommer bort, sekretess kommer i felaktiga händer. Inställningar ska göras. 14 Datavirus Okunskap Följa ITs rekommendationer för internetanvändning och mail, för att undvika ev. virus. 15 Löneskulder Oattesterade poster i systemet Bristfällig kontroll/rutin av arbetsledare. Informera om gällande rutiner. 17 Kvitto, reseräkning Bristande kompetens (okunskap). Informera om gällande rutiner. 18 Rapporteringsunderlag, sen ankomst Bristfällig kontroll/rutin av arbetsledare Informera om gällande rutiner. S = sannolikhet 1= Mycket låg, 2 = låg, 3 = medelstor, 4 = Stor, 5 = mycket stor K = konsekevens 1 = försumbar, 2 = liten, 3 = medelstor, 4 = stor, 5 = mycket stor R = Risknivå (sannolikheten x konsekvensen)

36 Internkontrollplan för Östra Värmlands överförmyndarnämnd 2015 Överförmyndarnämnden ska varje år anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Eftersom överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet finns det vissa områden som särskilt bör tas i beaktande när det gäller att bedöma eventuella risker i verksamheten. Dessa områden är handläggningstid för nya ärenden, hantering av rutinen för årsräkningar som ej inkommit i tid, beredskap vid långtidsfrånvaro av personal samt rutiner kring ensamkommande barn. 1. Handläggningstid Handläggningen av ärenden bör ske så snabbt som möjligt inte minst för att förhindra rättsförluster för den enskilde. Nämnden kommer därför att kontrollera hur tjänstemännen hanterar handläggningen av nya ärenden samt 2. Årsräkningar Huvudparten av ställföreträdarna ska varje år inkomma med en ekonomisk redogörelse för sitt uppdrag, vilken ska lämnas in till överförmyndarkontoret före den 1 mars. För de som inte kommer in med redogörelsen i tid finns en rutin vad gäller påminnelse och eventuellt vitesföreläggande. Nämnden kommer att kontrollera hur denna rutin följs. 3. Beredskap Det är viktigt att det vid längre frånvaro av personal säkerställs att det löpande arbetet fungerar som vanligt. Nämnden kommer därför att kontrollera att överförmyndarkontoret har en fungerande rutin för detta och att den följs. 4. Handläggningstid ensamkommande barn. När det gäller tillsättandet av god man för ensamkommande barn är lagstiftarens intention att detta ska ske så snart som möjligt, helst inom några dagar. Nämnden kommer att kontrollera hur tjänstemännen hanterar tillsättandet av god man för ensamkommande barn. 5. Särkilt förordnad vårdnadshavare Överförmyndarnämnden ska när ett barn fått permanent uppehållstillstånd underrätta socialnämnden om att det finns förutsättningar för en anmälan om behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare. Nämnden kommer att kontrollera hur rutinen för denna skrivelse efterföljs.

37 Riskområde Kontrollpunkt Tidpunkt Hur Vem Handläggningstid Årsräkningar Personal Handläggningstiden, från det att ett nytt ärende inkommit och diarieförts tills dess att ärendet påbörjats, ska inte överstiga 14 dagar. Hanteringen av årsräkningar som ej inkommit i tid ska följa den rutin som finns. Det ska finnas beredskap för om någon av handläggarna är frånvarande under en längre period Uppföljning görs halvårsvis. 30 juni och 31 december. Uppföljning görs halvårsvis. 30 juni och 31 oktober. Uppföljning görs efter sommaren samt löpande om så erfordras. Statistik tas fram och redovisas på nästkommande nämndmöte. Statistik tas fram och redovisas på nästkommande nämndmöte. Ansvarig chef lämnar löpande uppgifter till nämnden. Alla handläggarna ansvarar var för sig. Gruppchefen följer upp och sammanställer uppgifterna till nämnden. Alla handläggarna ansvarar var för sig Gruppchefen följer upp och sammanställer uppgifterna till nämnden. Gruppchefen delegerar uppgifter. Vid dennes frånvaro tar ansvarig chef över delegeringsansvaret. Riskområde Kontrollpunkt Tidpunkt Hur Vem Handläggninstid Uppföljning görs Statistik tas fram gällande god halvårsvis. och redovisas på 30 juni och nästkommande man för ensamkommande 31 december. nämndmöte. barn Rutin för anmälan om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare Handläggningtiden för förordnandet av god man ska följa lagstiftarens intentioner. God man ska vara förordnad inom en vecka från det att ärendet inkommit. När barnet har fått uppehållstillstånd ska överförmyndarnämnden anmäla att det finns behov om särskilt förordnad vårdnadshavare till socialnämnden. Uppföljning görs halvårsvis. 30 juni och 31 december. Statistik tas fram och redovisas på nästkommande nämndmöte. Handläggaren ansvarar för uppgifterna. Gruppchefen följer upp och sammanställer uppgifterna till nämnden Handläggaren ansvarar för uppgifterna. Gruppchefen följer upp och sammanställer uppgifterna till nämnden

38 Rutin för hantering av årsräkningar I början av januari skickas: - Informationsbrev - Aktuella blanketter Hantering av årsräkningarna: - Stämplas in vid ankomst - Ankomstregistreras i Wärna - Läggs i aktskåp i ankomstordning Hantering av påminnelser: - Påminnelsebrev 1 skickas den15 mars med 10 dagars tidsfrist för inlämnande av årsräkning. - Påminnelsebrev 2 skickas den 1 april med 10 dagars tidsfrist för inlämnande av årsräkning. - Föreläggande om ev.vite fattas vid nästkommande nämndmöte efter att tidsfristen för påminnelse 2 utgått. Skickas vidare till tingsrätten för beslut.

39

40

41

42