Rapport internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah

Transkript

1 Protokoll Sammanträdesdatum Sida 15(21) Socialnämndens arbetsutskott SNau 127 Rapport internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden tackar för rapporten och lägger den till handlingarna. Sammanfattning Internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah har utförts enligt den av Socialnämnden beslutade internkontrollplanen. Samtliga grupp- och enhetschefer fick skriftligen besvara utskickade frågor. Samtliga grupp- och enhetschefer har en uppfattning om lagstiftningens innebörd och det egna ansvaret. Samtliga känner till sitt informationsansvar och ser till att medarbetarna får kunskap om lagstiftningen och uppdateras regelbundet på personalmöten, APT och vid medarbetarsamtal. Chefer uppger att det är svårt att säkerställa att alla medarbetare har förstått sina skyldigheter. De verktyg som används är informationen om lex Sarah samt underskrift från medarbetaren på att informationen är mottagen och att man är införstådd med sin rapporteringsskyldighet. Personalträffar, teamträffar, ärendesamråd, medarbetarsamtal används regelbundet för diskussioner om vad som ska rapporteras och för att skapa ett öppet och tillåtande klimat. Även samtal och diskussioner i det dagliga arbetet används i samma syfte. Chefernas bedömning av sina medarbetares kunskaper och förståelse för lagstiftningen lex Sarah varierar och mindre än hälften av cheferna anser att de och deras medarbetare lever upp till lagstiftning och riktlinje. Samtliga avser att arbeta vidare med regelbunden information, regelbundna diskussioner, samtal i vardagen, ge stöd och uppmuntran samt skapa ett tillåtande klimat där avvikelserapportering inte betraktas som angiveri. Några enheter ska utbildas via Socialstyrelsens Web-utbildning. Beslutsunderlag Rapport internkontroll Beslutet skickas till Erna Blom Ann-Charlotte Brattström Anne Hölmebakk Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(2) Socialförvaltningen, Datum Rapport internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah Sammanfattning Internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah har utförts enligt den av Socialnämnden beslutade internkontrollplanen. Samtliga grupp- och enhetschefer fick skriftligen besvara utskickade frågor. Frågorna kan indelas i sex kategorier; 1. Chefs uppfattning om innebörd i lagstiftningen samt det egna ansvaret 2. På vilket sått chef säkerställer förståelse för och kunskap och möjlighet till diskussion om lagstiftningens innebörd och vad det innebär för medarbetaren 3. Bedömer chef att medarbetarna har den kunskap och förståelse som krävs 4. Hur arbetar chef och medarbetare med avvikelser och rapporter och 5. Bedömer chef att denne som chef och medarbetarna uppfyller kraven i lagstiftning, riktlinje och rutin och 6. Hur planerar chef att arbeta vidare tillsammans med sina medarbetare för att ytterligare öka kunskap och förståelse Samtliga grupp- och enhetschefer har en uppfattning om lagstiftningens innebörd och det egna ansvaret. Samtliga känner till sitt informationsansvar och ser till att medarbetarna får kunskap om lagstiftningen och uppdateras regelbundet på personalmöten, APT och vid medarbetarsamtal. Diskussioner förs utifrån case (finns att tillgå på Socialstyrelsens hemsida etiska rådet ), använder etikboxar (färdigställda lådor med olika vardagliga etiska dilemman för diskussion) och diskuterar händelser från vardagen i ett lärande syfte. Chefer uppger att det är svårt att säkerställa att alla medarbetare har förstått sina skyldigheter. De verktyg som används är informationen om lex Sarah samt underskrift från medarbetaren på att informationen är mottagen och att man är införstådd med sin rapporteringsskyldighet. Några chefer uppger att de bedömer att medarbetare kan uppleva det som att de anger en arbetskamrat w:\sn\2015\10 oktober\snau\tjänsteskrivelse internkontroll lex sarah.docx KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post socialforvaltningen@kristinehamn.se Postadress 63. Socialförvaltningen Kristinehamn Besöksadress Nya Kyrkogatan Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

3 2 och därför har svårt för att rapportera. Personalträffar, teamträffar, ärendesamråd, medarbetarsamtal används regelbundet för diskussioner om vad som ska rapporteras och för att skapa ett öppet och tillåtande klimat. Även samtal och diskussioner i det dagliga arbetet används i samma syfte. Ett flertal chefer tar regelbundet upp inkomna avvikelser till diskussion på personalmöten och APT. Även enskilda samtal med medarbetare förekommer i stor utsträckning i samband med en avvikelse eller ett klagomål. Chefernas bedömning av sina medarbetares kunskaper och förståelse för lagstiftningen lex Sarah varierar och mindre än hälften av cheferna anser att de och deras medarbetare lever upp till lagstiftning och riktlinje. Samtliga avser att arbeta vidare med regelbunden information, regelbundna diskussioner, samtal i vardagen, ge stöd och uppmuntran samt skapa ett tillåtande klimat där avvikelserapportering inte betraktas som angiveri. Några enheter ska utbildas via Socialstyrelsens Web-utbildning. Beslutsunderlag Rapport internkontroll Beslutet skickas till Erna Blom Ann-Charlotte Brattström Anne Hölmebakk Förvaltningens förslag till beslut Socialnämnden föreslås tacka för rapporten. Eva-Lotta Lindskog Socialchef Utvecklingsledare/TÖS

4 RAPPORT INTERNKONTROLL Sida 1(3) Socialförvaltningen Tel: Datum Socialnämnden Rapport - internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah Kontrollaktivitet: Kontroll att lagstiftning, riktlinje och rutin är känd och efterlevs i förvaltningen. Kontrollansvarig: Utvecklingsledare/TÖS Metod: Skriftliga frågor i ämnet till samtliga grupp- och enhetschefer Rapport till: Socialnämnden Metod Samtliga grupp- och enhetschefer fick skriftligen besvara utskickade frågor. Frågorna kan indelas i sex kategorier; 1. Chefs uppfattning om innebörd i lagstiftningen samt det egna ansvaret 2. På vilket sätt möjliggör chef förståelse för och kunskap och diskussion om lagstiftningens innebörd och vad det innebär för medarbetaren 3. Bedömer chef att medarbetarna har den kunskap och förståelse som krävs 4. Hur arbetar chef och medarbetare med avvikelser och rapporter 5. Bedömer chef att denne som chef och medarbetarna uppfyller kraven i lagstiftning, riktlinje och rutin och 6. Hur planerar chef att arbeta vidare tillsammans med sina medarbetare för att ytterligare öka kunskap och förståelse Resultat Inom hemtjänst svarade alla grupp- enhetschefer förutom en. Samtliga gruppenhetschefer inom särskilt boende samt handikappomsorgen svarade och inom IFO saknas svar från två chefer. Samtliga grupp- och enhetschefer redogör för innebörden i lagstiftningen, flertalet med texten från riktlinjen. Samtliga känner till sitt informationsansvar och ser till att medarbetarna får kunskap om lagstiftningen och uppdateras regelbundet på personalmöten, APT och vid medarbetarsamtal. Ett flertal chefer uppger att de diskuterar utifrån case (finns att tillgå på Socialstyrelsens hemsida etiska rådet ), använder etikboxar (färdigställda lådor med olika KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post socialforvaltningen@kristinehamn.se Postadress 63. Socialförvaltningen Kristinehamn Besöksadress Nya Kyrkogatan Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

5 2 vardagliga etiska dilemman för diskussion) och diskuterar händelser från vardagen i ett lärande syfte. Information delges även om ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete och vart i systemet riktlinje och rutin återfinns. Några enheter uppges ha en pärm med riktlinje och rutin avseende lex Sarah. Chefer uppger att det är svårt att säkerställa att alla medarbetare har förstått sina skyldigheter. De verktyg som används är informationen om lex Sarah samt underskrift från medarbetaren på att informationen är mottagen och att man är införstådd med sin rapporteringsskyldighet. Några chefer uppger att de bedömer att medarbetare kan uppleva det som att de anger en arbetskamrat och därför har svårt för att rapportera. Personalträffar, teamträffar, ärendesamråd, medarbetarsamtal används regelbundet för diskussioner om vad som ska rapporteras och för att skapa ett öppet och tillåtande klimat. Även samtal och diskussioner i det dagliga arbetet används i samma syfte. Ett flertal chefer tar regelbundet upp inkomna avvikelser till diskussion på personalmöten och APT. Även enskilda samtal med medarbetare förekommer i stor utsträckning i samband med en avvikelse eller ett klagomål. Chefernas bedömning av sina medarbetares kunskaper och förståelse för lagstiftningen lex Sarah varierar. Flertalet uppger att samtlig ordinarie personal har en grundkunskap, att de vet att de kan få stöd och hjälp från sin chef, både med råd och dokumentation. En chef uppger att det inte kommer några avvikelser och att hen märker att kunskapen brister i samtal med medarbetarna, medan en annan chef uppger att medarbetarna uppmärksammar och rapporterar på eget initiativ. Samtliga chefer inom vård och omsorg uppger att den största svårigheten är att veta om timvikarier som ambulerar mellan många olika arbetsplatser, fått information och har kunskap. Långtidsvikarier samt semestervikarier ges information vid introduktion, men avseende övriga finns önskemål inom äldreomsorg och LSS verksamhet att information ska ges centralt, förslagsvis av Bemanningscentralen. Mindre än hälften av cheferna anser att de och deras medarbetare lever upp till lagstiftning och riktlinje. Skälen varierar från en pågående omorganisation som omöjliggjort ett djupare arbete med frågan, osäkerhet avseende vikarier, allt rapporteras inte, till att det råder okunskap. Samtliga avser att arbeta vidare som förut med regelbunden information, regelbundna diskussioner, samtal i vardagen, ge stöd och uppmuntran samt att skapa ett tillåtande klimat där avvikelserapportering inte betraktas som angiveri. Några enheter ska utbildas via Socialstyrelsens Web-utbildning. Analys, slutsats och förslag till åtgärd Den internkontroll som genomförts visar att Socialförvaltningens chefer har kunskap om lex Sarah lagstiftningen och det ansvar som åvilar dem. Arbetssätt för att säkerställa att medarbetare har kunskap om och förståelse för sina skyldigheter är likartat. Via regelbundna diskussioner på APT, personalmöten ärendesamråd och medarbetarsamtal sprids kunskap och information. Det är utredarens bedömning att verksamhetens medarbetare med få undantag har en god grundkunskap om rapporteringsskyldigheten och lagstiftningens innebörd, men ytterst få avvikelser och rapporter enl. lex Sarah skrivs.

6 3 Anledningarna kan givetvis variera, men några troliga anledningar är 1. att chef och medarbetare trots allt inte har tillräcklig kunskap om vad som faktiskt ska rapporteras. De bedömer inte de brister de uppmärksammar, får reda på eller själva orsakar som avvikelser eller missförhållanden. 2. Medarbetarna upplever att de rapporterar en arbetskamrat och inte en händelse vilket då ses som angiveri. Detta påtalades av en chef i kontrollen. 3. Kunskapen om rapporteringsskyldigheten är mindre än vad som framkommit både hos chefer och medarbetare. Avvikelse-och lex Sarah rapporteringens syfte är att brister, felaktigheter och missförhållanden i en verksamhet ska identifieras och åtgärdas för att undanröja risk för enskildas liv och hälsa. Brister, felaktigheter och missförhållande kan givetvis återfinnas på individnivå, men syftet är att i första hand identifiera på lednings- system- och organisationsnivå. Kommer inte brister, felaktigheter och missförhållande till ledningens kännedom finns risk för att de uppstår igen då åtgärder som vidtas inte är tillräckliga eller de rätta. Det innebär dels risk för rättsförlust för den enskilde, men också risk för att enskilda kommer till skada. En enhet har under året haft utbildning av avvikelserapportering samt lagstiftningen lex Sarah vilket har lett till att medarbetarna uppmärksammar och rapporterar avvikelser i en märkbart större omfattning. Avvikelserna diskuteras på personalmöten och ger erfarenhet tillbaka till samtliga i arbetsgruppen. Chefer och medarbetare föreslås tillsammans gå igenom riktlinje och rutin för i första hand avvikelserapportering och därefter riktlinje och rutin för lex Sarah. Det behöver diskuteras mer om vad som ska rapporteras och varför för att undvika att brister, felaktigheter och missförhållanden blir en del av det dagliga arbetet och därför inte kräver någon större uppmärksamhet. Ett observandum några enheter uppger att de har riktlinje och rutin för lex Sarah i pappersform i pärm på arbetsplatsen. Det är av vikt att påpeka att den typ av riktlinje och rutin ska finnas i ledningssystemet, annars föreligger en risk för att ändringar skett som inte uppmärksammas. Endast lokala rutiner som endast rör den egna enheten ska/kan finnas i pappersform då uppdatering görs på plats. Ytterligare ett observandum är att en enhetschef uppger att denne har skyldighet att anmäla allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg, men det är TÖS som delegerats den uppgiften av Socialnämnden. Kontrollpunkten bedöms inte behöva kvarstå i nästkommande års internkontrollplan, men bör återkomma inom några år. Utvecklingsledare/TÖS