I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

Transkript

1 Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering , rev (6) Linda Svensson Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering Dnr VOO 2013/0191 Inledning Lex Sarah 1 styr skyldigheten att rapportera och utreda samt avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden i en verksamhet. Den som utför uppgifter i en verksamhet enligt socialtjänstlagen (SoL) eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ska genast rapportera om hen uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande som berör en brukare. I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande. Syfte Syftet med rutinen är tydliggöra ansvaret för och hanteringen av lex Sarah-ärenden för verksamheter i intern och extern regi. Som ett komplement till rutinen finns tre processer: Lex Sarah process för hantering i intern regi Lex Sarah process för anmälan till IVO i intern regi Lex Sarah process för hantering i extern regi Till verksamheter i intern regi finns även dokumenten Lex Sarah förteckning över utredare av rapporter samt Lex Sarah handbok för tillämpning i intern regi som ger en mer ingående beskrivning av begreppet missförhållande och om skyldigheterna gällande rapportering, utredning, dokumentation och information. Genomförande Diarieföring av dokument från verksamheterna sker av registratorn på förvaltningen. Alla rapporter, utredningar och anmälningar från verksamheterna samt beslut från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ska skickas till registratorn antingen via internpost till Diariet, Vård- och omsorgsförvaltningen, Bangatan 10 A eller via vanlig post till Diariet, Vård- och omsorgsförvaltningen, Box 41, Lund. Ett inträffat missförhållande kan innehålla händelser som hör till lagrummen i både SoL/LSS och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Dessa händelser ska utredas separat SoL/LSS-händelsen enligt lex Sarah och HSL-händelsen i första hand som en HSLavvikelse. 1 SOSFS 2011:5

2 Intern regi 2(6) Rapport En rapport ska skrivas direkt när missförhållandet uppmärksammas och dokumenteras på blanketten Lex Sarah - rapportblankett. Det finns även en ifyllbar blankett i verksamhetsledningssystemet. Rapportör Rapporteringsskyldig personal som får information om eller upptäcker ett missförhållande fyller i samtliga uppgifter utom diarienummer på blanketten Lex Sarah rapportblankett. Rapportören av missförhållandet dokumenterar även händelsen och dess effekt för brukaren i brukarens SoL/LSS-journal under rubriken Händelser av vikt. Rapporten lämnas i första hand till rapportörens enhetschef. Enhetschef Enhetschefen ansvarar för att omedelbart vidta de nödvändiga åtgärder som situationen kräver. Enhetschefen underrättar också brukaren om rapporten samt dokumenterar i brukarens SoL/LSS-journal under rubriken Händelser av vikt att en lex Sarah-rapport är gjord. Originalet av rapporten skickas till registratorn och en kopia överlämnas till enhetens verksamhetschef alternativt myndighetschef. n diarieför rapporten samt informerar kvalitetschefen om ärendet. Verksamhetschef/myndighetschef Verksamhetschefen/myndighetschefen lämnar rapporten vidare till en utredare enligt dokumentet Lex Sarah förteckning över utredare av rapporter. Om utredaren bedömer att den rapporterade händelsen är allvarlig ska verksamhetschefen/ myndighetschefen informera förvaltningschefen och nämndens ordförande så fort som möjligt. Utredare Utredaren gör en första bedömning av om händelsen är allvarlig och meddelar i så fall verksamhetschefen/myndighetschefen. Myndighetschefen ska informeras även i de fall då händelsen inte direkt berör myndighetsfunktionen. Övrigt Om missförhållandet har en koppling till ansvarig enhetschef lämnar rapportören istället rapporten direkt till respektive verksamhetschef alternativt myndighetschef som då ansvarar för att överlämna rapporten till registratorn. Om händelsen avser ett missförhållande som skett på annan enhet eller verksamhet i intern regi, exempelvis myndighetsfunktionen enhet i särskilt boende, ska rapporten lämnas till rapportörens enhetschef, som i sin tur överlämnar den till enhetschefen på den enhet där missförhållandet har skett. Det är den sistnämnda enhetschefen som ansvarar för att rapporten blir diarieförd och för att dokumentera i brukarens journal under rubriken Händelser av vikt att en lex Sarah-rapport är gjord.

3 Om missförhållandet bedöms vara allvarligt redan innan rapporten är överlämnad till utsedd utredare ska verksamhetschefen alternativt myndighetschefen istället lämna rapporten direkt till verksamhetschefen i motsatt verksamhet för utredning och anmälan till IVO (se dokumentet Lex Sarah förteckning över utredare av rapporter). Utredning En utredning ska inledas senast första vardagen efter att rapporten lämnats och den ska dokumenteras på blanketten Lex Sarah - utredningsblankett. Det finns även en ifyllbar blankett i verksamhetsledningssystemet. Utredare Utredaren gör en utredning av händelsen och avslutar den med ett av följande beslut: Inget missförhållande En påtaglig risk för ett missförhållande Ett missförhållande En påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande Ett allvarligt missförhållande Utredningen lämnas därefter till verksamhetschefen alternativt myndighetschefen. Vid allvarliga händelser ska myndighetschefen informeras även i de fall då händelsen inte direkt berör myndighetsfunktionen. Om det framkommer i utredningen att åtgärder ska utföras av annan verksamhet än den utredda, ansvarar utredaren för att återkoppla den informationen till berörd verksamhetschef/myndighetschef. Verksamhetschef/myndighetschef Verksamhetschefen/myndighetschefen lämnar utredningen vidare till enhetschefen för information. Vid allvarliga missförhållanden informeras även förvaltningschefen och nämndens ordförande så fort som möjligt. Enhetschef Enhetschefen skickar utredningen till registratorn och meddelar att den ska avslutas i diariet. Observera att ärendet inte ska avslutas i denna del av hanteringen om en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg är gjord. n diarieför utredningen och avslutar ärendet samt informerar kvalitetschefen. Inget missförhållande Om händelsen efter utredning istället bedöms vara en HSL- eller SoL/LSS-avvikelse, ett klagomål eller en händelse som avser personalens arbetsmiljö ska ärendet avslutas i W3D3. n kompletterar på uppdrag av utredaren ärendemeningen i W3D3 med något av nedanstående fyra textalternativ: 3(6) Har bedömts vara en HSL-avvikelse en SoL/LSS-avvikelse ett klagomål ett arbetsmiljöärende n ändrar även ärendetypen i W3D3 från Lex Sarah till Administration/ organisation.

4 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg Utredaren bedömer om missförhållandet är allvarligt och gör då en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälan görs på IVO:s blankett ANMÄLAN lex Sarah och skickas med rekommenderat brev. De flesta anmälningar innehåller personuppgifter som omfattas av sekretess och får därför inte skickas digitalt. Om utredningen inte är färdig när anmälan görs ska den skickas så snart den är färdigställd men senast två månader efter att anmälan har gjorts. Utredare Utredaren anmäler ärendet samt kompletterar i förekommande fall utredningen och skickar den till IVO. Utredaren ansvarar för att till verksamhetschefen alternativt myndighetschefen: Lämna en kopia av IVO-anmälan Lämna beslutet från IVO Informera om IVO:s begäran om komplettering av anmälan Lämna en kopia av kompletteringen av anmälan Verksamhetschef/myndighetschef Verksamhetschefen/myndighetschefen ansvarar för att till enhetschefen: Lämna IVO-anmälan Lämna beslutet från IVO Informera om IVO:s begäran om komplettering av anmälan Lämna en kopia av kompletteringen av anmälan Gäller ärendet en brukare med biståndsbeslut fattade i en annan kommun än Lund ska information om IVO-anmälan lämnas till den kommunen av verksamhetschefen. Enhetschef Enhetschefen underrättar brukaren om anmälan, dokumenterar i brukarens SoL/LSS-journal under rubriken Händelser av vikt att en anmälan till IVO är gjord samt skickar anmälan till registratorn för diarieföring. I förekommande fall skickas även komplettering av anmälan till registratorn. När beslut från IVO kommit ansvarar enhetschefen för att meddela registratorn om att ärendet ska avslutas. n diarieför IVO-anmälan och i förekommande fall kompletteringen av anmälan samt ser till att handlingarna kommer nämndsekreteraren tillhanda. n tar också emot och diarieför begäran från IVO avseende komplettering av pågående ärende och skickar begäran till utredaren. Nämndsekreteraren för upp IVO-anmälan och/eller kompletteringen på listan över delegationsbeslut som redovisas för nämnden. n informerar kvalitetschefen om att IVO-anmälan och i förekommande fall begäran om komplettering och komplettering av anmälan inkommit till diariet. När beslut från IVO kommit diarieför registratorn det och ser till att det kommer nämndsekreteraren tillhanda. Nämndsekreteraren för upp IVO-beslutet som ett anmälningsärende till nämnden. n skickar också en kopia av beslutet till utredaren samt informerar kvalitetschefen om beslutet. n avslutar ärendet i diariet efter meddelande från enhetschefen. 4(6)

5 Rättsliga åtgärder Vid misstanke om att brott har begåtts i samband med missförhållandet ska ansvarig enhetschef uppmana och stödja brukaren eller dennas legala företrädare att göra en polisanmälan. 5(6) Extern regi Med verksamhet i extern regi avses yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet. De verksamheter som omfattas är följande: Företag som tillhandahåller insatser efter upphandling enligt LOU 2 eller LOV 3 Företag som vård- och omsorgsnämnden tecknat individuella avtal med gällande platsköp Rapport Företrädare för verksamhet i extern regi Företrädaren för verksamheten skickar omgående lex Sarah-rapporten till registratorn. n diarieför rapporten och informerar: Kvalitetschefen i de fall rapporten kommer från företag som tillhandahåller insatser efter upphandling enligt LOU eller LOV Myndighetschefen om den kommer från företag som vård- och omsorgsnämnden tecknat individuella avtal med gällande platsköp Om händelsen är bedömd som allvarlig ska både kvalitetschefen och myndighetschefen informeras. Kvalitetschef/myndighetschef Om händelsen redan i denna del av hanteringen bedöms vara allvarlig ska kvalitetschefen alternativt myndighetschefen informera förvaltningschefen och nämndens ordförande så fort som möjligt. Utredning Företrädare för verksamhet i extern regi Företrädaren för verksamheten avslutar utredningen med ett ställningstagande och skickar utredningen till registratorn. n diarieför utredningen och informerar kvalitetschefen alternativt myndighetschefen om att utredningen inkommit. Om händelsen är bedömd som allvarlig ska både kvalitetschefen och myndighetschefen informeras. Avslutar ärendet i W3D3 på uppdrag av verksamhetschefen/myndighetschefen. Kvalitetschef/myndighetschef Kvalitetschefen alternativt myndighetschefen ansvarar för att meddela registratorn när ärendet ska avslutas i diariet. Observera att ärendet inte ska avslutas i denna del av hanteringen om en anmälan till IVO är gjord. Vid ett allvarligt missförhållande ska kvalitetschefen alternativt myndighetschefen informera förvaltningschefen och nämndens ordförande så fort som möjligt. 2 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 3 Lag (2008:962) om valfrihetssystem

6 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg Det är företrädaren för verksamhet i extern regi som bedömer om missförhållandet är allvarligt och då gör en anmälan till IVO. 6(6) Företrädare av verksamhet i extern regi Företrädare för verksamheten skickar IVO:s beslut till registratorn. n diarieför IVO:s beslut och informerar både kvalitetschefen och myndighetschefen om handlingen samt ser till att den kommer nämndsekreteraren tillhanda. Nämndsekreteraren för upp IVO-beslutet som ett anmälningsärende till nämnden. Avslutar ärendet i W3D3 på uppdrag av verksamhetschefen/myndighetschefen. Kvalitetschef/myndighetschef Kvalitetschefen alternativt myndighetschefen meddelar registratorn när ärendet ska avslutas i W3D3. Uppföljning Grunden för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheterna är ett väl fungerande systematiskt kvalitetsarbete. I detta arbete ingår att enhets- och verksamhetschefer samt myndighetschef årligen sammanställer och analyserar alla lex Sarah-ärenden för att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i kvaliteten. Resultatet ger underlag för att vidta de åtgärder som krävs för att säkra verksamheternas kvalitetet genom att förebygga brister och minska risken för att det inträffar missförhållanden. Cheferna ska fortlöpande på arbetsplatsträffar ge personalen information och återkoppling gällande lex Sarah-ärenden. Allvarliga ärenden som anmälts till IVO återkopplas i intern regi av den som gjorde utredningen. Information till nämnden Nämnden får en sammanställning av förvaltningens alla lex Sarah-ärenden två gånger om året. Om ett ärende bedöms vara ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska nämndens ordförande informeras av verksamhetschefen/ myndighetschefen/kvalitetschefen så fort som möjligt. Företrädare för nämnden eller förvaltningen kan under utredning av ett ärende be berörd verksamhetschef och/eller myndighetschef att lämna information om ärendet på ett nämndssammanträde. Seth Pettersson Förvaltningschef