Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx

Transkript

1 RUTIN FÖR LEX SARAH Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx Bakgrund och syfte Från och med den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om lex Sarah i kraft. Bestämmelserna tillämpas inom hela socialtjänsten. För Barn och Utbildningsförvaltningen innebär det all verksamhet som lyder under socialtjänstlagen (SoL) och verksamhet där man tillämpar lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten ska medverka till att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Lex Sarah ska ha en tydlig koppling till det systematiska kvalitetsarbetet. Alla avvikelser i verksamheten ska rapporteras. Syftet är att hantera iakttagelser som görs, att fel och brister upptäcks, identifieras och analyseras samt att återföra dessa erfarenheter till verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet består av flera delar, varav lex Sarah är en. Lex Sarah utgår från ett brukarperspektiv och ska klargöra om vissa händelser och avvikelser har gjort att brukaren råkat ut för ett missförhållande. Det innebär att det kan finnas stora händelser, som efter utredning inte visar sig vara ett missförhållande enligt lex Sarah och även till synes bagatellartade händelser, som visar sig vara ett missförhållande för en brukare. Syftet med denna rutin är att klargöra tillämpningen av Lex Sarah inom Barn och Utbildning gällande: vad som ska rapporteras hur en rapportering ska ske vem som ansvarar för processen samt skyldigheten att undanröja missförhållanden eller risk för missförhållande. Information om denna rutin ska ges av närmaste chef både muntligt och skriftligt till den som omfattas av rapporteringsskyldigheten när han/hon påbörjar sin anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande och bör upprepas minst en gång per år. 1 (8)

2 Rapporteringsskyldigheten I Eslövs kommun rutin för rapportering av avvikelser beskrivs allt som ska rapporteras. När det gäller missförhållande eller risk för missförhållanden finns även en skylighet att enligt lag rapportera om dessa. Denna skyldighet gäller alla som är verksamma inom socialtjänstensområde. Med detta avses anställda, uppdragstagare, praktikanter och deltagare i arbetsmarknadspolitiska program. Medarbetare som avslutat sin anställning, förtroendevalda, frivilligarbetare, brukares anhöriga och hälso- och sjukvårdspersonal kan inte rapportera enligt Lex Sarah, men om de berättar om en händelse för någon inom socialtjänsten, är denna skyldig att rapportera. En händelse som kan vara ett missförhållande eller påtaglig risk för ett missförhållande ska rapporteras så snart som någon uppmärksammar eller får kännedom om den. Den enskilde medarbetaren ska rapportera utan att själv värdera hur allvarlig händelsen är. Rapporteringsskyldigheten börjar så snart en person blivit aktualiserad hos myndigheten även om beslut om insats ännu inte fattats. Rapporteringsskyldigheten är en viktig del i kvalitetsarbetet för att hantera iakttagelser som görs, fel och brister som upptäcks och för att identifiera och analysera fel och brister och återföra dessa erfarenheter till verksamheten. Vad som ska rapporteras Missförhållande och påtaglig risk för missförhållande ska rapporteras. Med missförhållande avses såväl utförda handlingar som handlingar som försummelse eller att någon har underlåtit att utföra handlingar. Detta kan vara både helt eller delvis. Händelsen/försummelsen ska innebära, eller ska ha inneburit, hot mot eller medfört konsekvenser för den enskildes liv, personlig säkerhet, personens fysiska eller psykiska hälsa. Med påtaglig risk för missförhållanden menas att det ska vara en uppenbar och konkret risk för att en händelse/försummelse enligt ovan. Till exempel kan en händelse undvikits i sista stund. Allt som står nedan om missförhållande i denna rutin, gäller även vid risk för missförhållanden. 2 (8)

3 Exempel på händelser som kan utgöra missförhållanden: Fysiska övergrepp, så som slag, hårdhänt handlag Sexuella övergrepp, både av fysisk och av psykisk karaktär, som sexuella anspelningar. Psykiska övergrepp, till exempel hot, trakasserier och kränkande bemötande Brister i bemötande av brukare/klienter. Bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Brister i rättsäkerhet vid handläggning och genomförande. Det kan vara brister i integritetsskyddet eller lagstadgade rättigheter såsom kommunicering. Brister i utförande av insatser. Insatser som utförs felaktigt eller inte alls. Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik. Ekonomiska övergrepp såsom köp/försäljning eller stöld av egendom Återkommande händelser kan vara skäl för lex Sarah rapport även om de enskilda händelserna ensamma inte är det. Åtgärder och ansvarsfördelning Nedan beskrivs olika funktioners ansvarområden i förhållande till rapporteringsskyldigheten och vilka åtgärder som ska vidtas när missförhållanden upptäcks eller när det finns påtaglig risk för missförhållanden. Även övrig ansvarsfördelning i relation till lex Sarah beskrivs. Medarbetarens ansvar Vidta omedelbara åtgärder, för att undanröja direkta hot mot den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Vidta omedelbara åtgärder för att förhindra att konsekvenserna för den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa förvärras. Genast muntligen rapportera händelsen till närmsta chef. Om den som är ansvarig att ta emot rapporten är berörd av innehållet, anmäler medarbetaren direkt till närmaste överordnad chef. Genast rapportera händelsen skriftligen i Treserva, utan att själv värdera hur pass allvarlig händelsen är. 3 (8)

4 Enhetschefens ansvar Vidta omedelbara åtgärder för att avhjälpa eller undanröja de uppenbara orsakerna till den rapporterade händelsen. Ansvara för att händelsen har rapporterats i verksamhetssystemet Treserva samt skickats vidare till utredaren för lex Sarah. Skriftligen informera avdelningschef om händelsen. Bör informera den enskilde utifrån, ålder och mognad och dennes vårdnadshavare om att en rapport har upprättats. Säkerställa att medarbetare och brukare får stöd under utredningsprocessen om de har behov av detta. Följa upp de omedelbara åtgärderna och vid behov genomföra ytterligare åtgärder. Vid behov revidera enhetens rutiner för att säkerställa kvaliten. Dokumentera vidtagna åtgärder i rapporteringsystemet Information och samtal med övriga medarbetare om aktuell rapport och åtgärder i samband med arbetsplatsträffar etc. Vara lex Sarah utredaren behjälplig i utredningsarbetet Kommunicera beslut efter avslutad utredning Återkoppling till den som gjort rapporten. Ansvara för att föra tillbaka information från sammaställningar och kvalitetsrapporten till respektive enhet, samt initiera och följa upp förbättrings och utvecklingsarbete. Att en händelse har lett till en lex Sarah rapport tar inte bort något av enhetschefens ansvar att vidta åtgärder. Lex Sarah- utredningen ska ses som ett komplement som säkerställer brukarperspektivet. Lex Sarah utredarens ansvar (Kvalitetssamordnare Administrativa enheten BoU) Ta emot inkomna rapporter Ansvarar för att rapporten enligt lex Sarah utreds på ett neutralt sätt utifrån ett helhetsperspektiv samt att den utreds tillräckligt utifrån händelsen art och karaktär. Utredaren ska förvissa sig om att denna fått kännedom om alla vidtagna åtgärder. Om utredare bedömer att utförda och planerade åtgärder inte är tillräckliga, ska avdelningschef informeras om detta. Utredaren får i samråd med huvudutredaren fatta beslut om händelsen är att betrakta som ett missförhållande eller inte. Om bedömningen är att händelsen kan vara ett allvarligt missförhållande ska utredaren vara 4 (8)

5 huvudutredaren behjälplig vid fortsatt handläggning inför beslut i nämndens arbetsutskott. Informera berörd chef om beslutet Rapporten ska avslutas efter att utredaren, i de fall det anses lämpligt, säkerställt att den enskilde har fått beslutet kommunicerat till sig. Samt att den som har rapporterat händelsen har fått en muntlig återkoppling angående beslutet från enhetschefen. Utredaren ansvarar för att meddela huvudutredaren när rapporten ska avslutas. Om ordinarie utredare inte är i tjänst ska i första hand annan lex Sarah utredare ta över ansvaret för utredningen. Lex Sarah rapporterna redovisas var tredje månad för Resursavdelningens ledningsgruppen Göra en årlig sammanställning av inkomna lex Sarah rapporter inom den egna verksamheten och inkomna rapporter från extern enskild verksamhet eller verksamhet vid Statens institutionsstyrelse. Sammanställningen ska visa fördelning av lex Sarah rapporter avseende missförhållande, risk för missförhållande, allvarliga missförhållande samt risk för allvarliga missförhållanden. Också inkomna rapporter som efter utredning inte bedömts utgöra ett missförhållande enligt lex Sarah ska redovisas. Sammanställningen gällande lex Sarah redovisas i det systematiska kvalitetsarbetet. Ansvara för att rutin för rapportering och anmälan enligt lex Sarah ses över minst en gång per år. Huvudutredarens ansvar (Utredare på Barn och Utbildningsförvaltningen) Rådgivande till verksamheten i frågor rörande lex Sarah. Säkerställa att avdelningschef har fått kännedom om rapporterad händelse som huvudutredaren bedömer som viktig och brådskande för säkerställande av kvalitén. Stödja utredaren i utredningsarbetet. Om utredaren och huvudutredaren bedömer att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande lämnas utredningen av huvudutredaren till arbetsutskottet med förslag till beslut. Upprätta anmälan om allvariga och risk för allvarliga missförhållanden som arbetsutskottet har beslutat om, till inspektionen för vård och omsorg (IVO) Avsluta rapporten om allvarliga missförhållanden, efter att utredaren har säkerställt att den enskilde fått beslutet kommunicerat till sig samt att den som rapporterat händelsen har fått en muntlig återkoppling angående beslutet från enhetschefen. 5 (8)

6 Vid allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden avslutas rapporten efter att svar från IVO har inkommit och detta är kommunicerat enligt ovan. Ta emot information om rapporter inkomna från extern enskild verksamhet, Statens institutionsstyrelse eller hem för vård eller boende (HVB). Informera Barn- och familjenämndens arbetsutskott om inkomna rapporter. Avdelningschefens ansvar Att samtliga berörda inom verksamheten känner till rapporteringsskyldigheten samt att rutinen följs. Genomgång ska ske minst en gång per år. Att sprida information om förändringar, som ska göras till följd av rapporterade händelser, i verksamheten, både akut och långsiktigt. Finnas som stöd till enhetschefen vid stor och allvarliga händelser. Stödja enhetschefen i de fall utredaren bedömer att åtgärderna inte är tillräckliga. Förvaltningschefens ansvar Underteckna Lex Sarah rapport som av utredaren/huvudutredaren bedöms utgöra ett allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande Underteckna anmälningsblanketten vid anmälan om allvarligt missförhållande till Inspektionen för vård och omsorg. Barn- och familjenämndens arbetsutskotts ansvar Arbetsutskottet beslutar om inkomna rapporter, som av utredaren bedöms utgöra ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande ska anmälas enligt lex Sarah till Inspektionen för vård och omsorg samt om de åtgärder som har vidtagits eller planeras i verksamheten är tillräckliga. Då föredragen utredning av arbetsutskottet inte bedöms utgöra ett allvarligt missförhållande ska arbetsutskottet godkänna vidtagna åtgärder. 6 (8)

7 Process Åtgärder för att undanröja eventuellt missförhållande eller risk för missförhållande Akuta åtgärder vidtas av den/de som upptäcker händelsen. Enhetschefen hanterar händelsen beroende på art. Att en händelse rapporteras enligt lex Sarah fråntar inte enhetschefens dennes arbetsledaransvar. Rapportering Rapportering av händelser ska i första hand göras skriftligen i Eslövs kommuns verksamhetssystem Treserva. I rapporten ska händelsen beskrivas så utförligt som möjligt. Det ska framgå vilken brukare som har drabbats, vem som rapporterat samt datum och klockslag för händelsen. Har en händelse påverkat flera brukare, ska en rapport per brukare upprättats. För en händelse som inte rör specifik person används funktionen ej person. Utredning Alla lex Sarah - rapporter utreds av utsedd lex Sarah utredare. Utredaren leds av huvudutredaren. Huvudutredaren ska vara rådgivande till utredaren i utredningsarbetet och verka för en samstämmighet i besluten. I utredningen ska framgå en beskrivning av händelsen och dess konsekvenser för den enskilde. Vidare ska orsaker till händelsen analyseras, orsakerna ska i första hand sökas på organisatorisk och strukturell nivå. Det ska även framgå om något liknande har inträffat tidigare och vilka åtgärder som har vidtagits eller planerats för att förhindra att liknande händelser ska inträffa igen. Utredningen ska vara klar senast två månader efter rapporteringsdatum. Utredaren kan vid behov träffa brukaren, anhöriga, personal och chefer. Denne kan även ta del av social dokumentation. Utredningen ska avslutas med ett beslut eller förslag till beslut. Beslutet ska visa om händelsen är ett missförhållande, risk för missförhållande eller inte enligt lex Sarah. Om utredaren bedömer att det är ett allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande, ska det beslutet fattas av Barn- och familjenämndens arbetsutskott. 7 (8)

8 Handlingar Rapporter enligt lex Sarah skapas i verksamhetsystemet Treserva. De rapporter som som går till huvudutredaren enligt ovan rutiner skrivs ut och en kopia som lämnas till Barn och Familjenämndens registrator. Varje rapport registreras som ett ärende i ärendehanteringssystemet Platina. Utredningen samt eventuell myndighetskontakt registreras i samma ärende. Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg Arbetsutskottet är ytterst ansvarig för att allvarliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden anmäls till Inspektionen för vård och omsorg. Utredningen behöver inte vara avslutad när anmälan görs. Den färdigställda utredningen ska i sådana fall lämnas in snarast möjligt och senast två månader efter det att anmälan gjorts. Aktuella Lagrum Socialtjänstlagen, SoL(2001:453) 7 kap. 6 Socialtjänstlagen, SoL (12001:453) 14 kap. 3-7 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:5 Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2013:16 8 (8)