Södermalms stadsdelsförvaltning Bilaga 02

Transkript

1 Södermalms stadsdelsförvaltning Bilaga 02 internkontrollplan

2 Södermalms stadsdelsförvaltning Inledning I samband med verksamhetsberättelsen ska nämnderna avrapportera det arbete som bedrivits under året utifrån fastställd internkontrollplan. Nämnden fastställde i samband med verksamhetsplan år 2017 en internkontrollplan som syftar till att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredställande inom nämndens verksamhetsområden. Sammanfattande analys Sammanfattningsvis bedömer förvaltningen att den interna kontrollen i huvudsak fungerar tillfredsställande. Uppföljningen avslutades då arbetssättet med gemensamt ärendeforum inte uppfyllde sitt syfte. För att förbättra den interna samordningen i enskilda ärenden sker istället gemensamma möten för biträdande enhetschefer inom socialtjänsten två gånger månad. Uppföljningen av trygghetslarm inom vård- och omsorgsboenden visar att funktions och kontroll av larmlogg har skett enligt plan. Nya trygghetslarm har installerats på alla vård- och omsorgsboenden under år Uppföljningen av hantering av intern representation och löneutbetalningar visar att det finns mindre avvikelser. I vissa fall har det saknats deltagarförteckning vid användande av betalkort och lönelistor har inte as enligt rutin. Dessa områden ingår därför i nämndens internkontrollplan för år nämndens internkontrollplan Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen För att ta fram nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen - internkontrollplanen - har förvaltningen utifrån väsentlighets- och riskanalysen valt ut ett antal processer/arbetssätt som har granskats särskilt under verksamhetsåret. Syftet har varit att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda verkligen upprätthålls/genomförs. Uppföljningen av internkontrollplanen redovisas nedan.

3 Södermalms stadsdelsförvaltning 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Handläggning av enskilda ärenden där fler enheter är berörda gemensamt ärendeforum för chefer, tjänstemannamöten med involverade handläggare vid behov Genomgång av individärenden där det finns indikation på bristande samordning, både internt och med andra huvudmän Brister i samordning när fler enheter är involverade i ett ärende. Det kan medföra att enskilda individer inte får hela sitt behov tillgodosett Följa upp att dokumentation förs från arbetsmötena Ingen avvikelse Gemensamma möten 2 ggr/månad mellan biträdande enhetschefer från sociala avdelningen Ärendeforumen (sammanhållen socialtjänst) är avslutade då de inte uppfyllde sitt syfte. Tjänstemannamöten med berörda chefer och medarbetare genomförs vid behov och processteamsmöte hålls för att förebygga att brister i samordning uppstår.

4 Sida 3 (8) 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Tillhandahålla säkra trygghetslarm I väntan på installation av nya trygghetslarm: Vidta åtgärder vid brister, utifrån tekniska möjligheter upprätthålla funktion. Dagliga funktions Bristande tillförlitlighet, verksamheten får ej kännedom om när trygghetslarmet inte fungerar. Otrygghet för de äldre som då inte kan påkalla personals uppmärksamhet eller få hjälp i en akut situation. Granskning av funktionsna Kontroller genomfördes enligt planen. Ett nytt larm är installerat och riskerna har eliminerats. De nya larmen säkerställer äldres trygghet. Ingen avvikelse Utifrån befintlig teknik upprätthålla funktionen i väntan på byte av systemet. Kontroll av larmlogg Granskning av larmlogg Ingen avvikelse Kontroller genomförs enligt planen nämndens internkontrollplan

5 Sida 4 (8) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Hantera betalkort First Card är ett komplement för inköp till lägre belopp. Användningen av kortet begränsas genom limitgränser per inköp och per månad. Normalt är limitgränsen kronor per inköp och kronor per månad. Kontroll av redovisning First Card Kvitto och/eller deltagarlista saknas Kontroll av redovisning av First Card-fakturor Ingen avvikelse Kontinuerlig information. Återkoppling till attestant vid felaktigheter Kontroller har genomförts enligt planen. När underlag har saknats har påminnelse skett till ansvarig/ansvariga. nämndens internkontrollplan

6 Sida 5 (8) Hantera representation Handläggning av fakturor avseende representation, konferenser mm kontroll görs av serviceförvaltningen i samband med betalning av faktura. Systematisk kontroll görs av administrativa avdelningen Otillbörliga förmåner används Kontroll av att förvaltningen följer regler och riktlinjer för representation. Kontroller har genomförts enligt planen. När underlag har saknats har påminnelse skett till ansvarig/ansvariga. Ingen avvikelse Kontinuerlig information. Återkoppling till attestant vid felaktigheter. Regelbundet informera de anställda om reglerna kring bisysslor och stärka kontrollen av de anställdas bisysslor Utarbeta rutiner för de händelser då anställda utsätts för otillbörlig påverkan eller begår oegentligheter. Hantering av intern representation ingår i nämnden internkontrollplan år nämndens internkontrollplan

7 Sida 6 (8) 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Följa upp semesteruttag Kontroll av att alla medarbetare har tagit ut minst 20 dagars semester och/eller att sparade semesterdagar inte överstiger 40 Kontroll av uttag av semesterdagar Medarbetare tar inte ut all semester Kontroll i LISA-självservice / webbaccess på all personals semestersaldo Mindre avvikelse Säkerställa att årlig kontroll sker av semesteruttag efter huvudsemesterperioden samt i god tid före årets slut Genomgång av uttagen semester görs i sept/okt och påminnelse skickas då till chefer. nämndens internkontrollplan

8 Sida 7 (8) Hantera löneutbetalningar Kontroll före och efter lönekörning samt efter löneutbetalning Stickprovs i webbaccess Löneskulder kan uppstå stickprovs och platsbesök för internkontroll av attestlistor samt årlig självrapportering av efterlevnad Mindre avvikelse Förvaltningen fortsätter att genomföra stickprov samt genomföra platsbesök för att a att chefer ar lönelistor innan löneutbetalning. Utbildningar för enhetschefer gällande lönehantering fortsätter under år Löneskulderna har ökat något vilket kan ha att göra med införande av ett nytt attestsystem. Kontroller görs mer på enheter där löneskulder uppkommer. stickprovs och platsbesök för internkontroll av attestlistor samt årlig självrapportering av efterlevnad Mindre avvikelse Säkerställa att kontinuerlig information sker till chefer om rutiner för lönehantering Säkerställa att kontinuerlig uppföljning sker av lönekoordinator för att förhindra löneskulder nämndens internkontrollplan

9 Sida 8 (8) Fortsatt arbete med stickprovs av lönekoordinator. Förvaltningen fortsätter att genomföra stickprov samt genomföra platsbesök för att a att chefer ar lönelistor innan löneutbetalning. Utbildningar för enhetschefer gällande lönehantering fortsätter under år nämndens internkontrollplan