Plan för internkontroll. riskanalys Bilaga 4. Plan för internkontroll med väsentlighets- och. Bromma stadsdelsförvaltning

Transkript

1 Plan för intern med väsentlighetsoch riskanalys 2017 Bilaga 4 Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2017 Bromma stadsdelsförvaltning 2017

2 Bromma stadsdelsnämnd Dnr: Sid 1 (10) Handläggare Telefon: Till Bromma stadsdelsnämnd Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2017 för Bromma stadsdelsnämnd

3 Innehållsförteckning Sid 2 (10) Nämndens arbete med intern...3 Nämndens internplan...5 Riskmatris... 5 Nämndens planerade uppföljning av den löpande en Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor... 8 Väsentlighets- och riskanalys...10

4 Nämndens arbete med intern Sid 3 (10) Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande erna/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen. Internplan Stadsdelsnämnden ska årligen i samband med verksamhetsplanen fastställa en internplan för att följa upp att det interna systemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksam-hetsområden. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys ska nämnden välja ut ett antal processer/arbetssätt som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda er verkligen upprätthålls/ genomförs. Dessa processer/arbetssätt anges i internplanen. Förvaltningsövergripande styrdokument Förvaltningen anger i nämndens verksamhetsplan vilka styrdokument som är gällande. Styrdokumenten finns även dokumenterade på stadens intranät. Förvaltningsövergripande ansvarig Stadsdelsdirektör ska se till att en väsentlighets- och riskanalys genomförs och dokumenteras och med denna som underlag upprätta förslag till internplan för nämnden. Brister i den interna en ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Stadsdelsdirektör ska omgående informera nämnden och revisionskontoret om det finns misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär samt informera om de åtgärder som vidtas.

5 Sid 4 (10) Bedömningsskala Sannolikhet Väsentlighet 5 Mycket sannolik 5 Mycket allvarlig 4 Sannolik 4 Allvarlig 3 Möjlig 3 Kännbar 2 Mindre sannolik 2 Lindrig 1 Osannolik 1 Försumbar Bedömningen av sannolikhet och väsentlighet vägs samman och det sammanvägda resultatet är basen för om åtgärder ska vidtas i årets intern. Åtgärder ska vidtas för att minimera risker med höga värden. Det ska framgå vem som är ansvarig för att åtgärden genomförs och när i tid den ska vara genomförd. Väsentlighets- och riskanalyserna ska genomföras årligen på enhets- och förvaltningsnivå i anslutning till arbetet med verksamhetsplanen. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i ett antal steg. Samtliga steg dokumenteras i ILS-webb. En användarmanual finns tillgänglig på intranätet. Arbetet med internplanen Utifrån väsentlighets- och riskanalysen väljs ett antal oönskade händelser ut för uppföljning genom. Nämnden beslutar om internplan i samband med verksamhetsplan. Internplanen dokumenteras i ILS-webb. Rapportering till nämnden Förvaltningschef ska rapportera till nämnden om hur internplanen genomförs, hur den interna en fungerar samt föreslå nämnden nödvändiga åtgärder för att säkerställa att den interna en är tillräcklig. Detta ska ske minst en gång per år i samband med verksamhetsberättelsen. Nämnden ska försäkra sig om att internplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna en är tillräcklig.

6 Nämndens internplan Sid 5 (10) Riskmatris Kritisk Medium 5 Låg Sannolikhet Konsekvens Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 2 Sannolikhet Konsekvens 3 1 Kritisk Medium Totalt: 4

7 Sid 6 (10) Process Nr Oönskad händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Tillhandahålla en trygg och rättssäker verksamhet Tillhandahålla förskolelokaler i närmiljön Att säkerställa en god organisatorisk, social och fysisk arbetsmiljö 1 Brist på personal med rätt kompetens 2 Brist på förskoleplatser i närmiljön 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 Kompetensutveckling, rekrytering, utveckla samarbetet med universitet och högskolor 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Kommunikation med Stadsbyggnadskontoret 3 Ohälsa och olycksfall 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Uppföljning av rapportering i incidentrapporteringssystemet och fortsatt systematiskt arbetsmiljöarbete. Attraktiv arbetsgivare 4 Brist på socialsekreterare, biståndshandläggare, sjuksköterskor och förskollärare 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 Genomförande av stadens handlingsplan för att rekrytera och behålla socialsekreterare, biståndsbedömare och förskollärare. Uppföljning av samtal med personal som slutar i förvaltningen Utarbeta en strategi för att bli en attraktiv arbetsgivare

8 Sid 7 (10) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Process: Tillhandahålla en trygg och rättssäker verksamhet Arbetssätt: Kompetensutveckling, rekrytering, utveckla samarbetet med universitet och högskolor Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Verksamhetsuppföljningar och kvalitetsredovisningar Brist på personal med rätt kompetens Uppföljning av eventuella kompetensbrister under året När en enhetschef flaggar för kompetensbrist följer avdelningschef upp. Behovet avgör metoden. Brinkenberg, Christina Berends, Peter Dacke, Karlsdotter 1.4 Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Process: Tillhandahålla förskolelokaler i närmiljön Arbetssätt: Fortsatt samverkan med Exploateringskontoret och Stadsbyggnadskontoret

9 Sid 8 (10) Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Löpande möten med Exploateringskontoret och Stadsbyggnadskontoret vid aktualisering av byggnation Säkerställa att samverkan med berörda förvaltningar sker Lokalenheten flaggar när möten ej hålls och/eller våra behov inte möts. Tiina Kaski Brist på förskoleplatser i närmiljön 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Process: Att säkerställa en god organisatorisk, social och fysisk arbetsmiljö Arbetssätt: Löpande uppföljning av medarbetares och chefers arbetsförhållanden Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Löpande uppföljningar av medarbetares och chefers arbetsförhållanden Ohälsa och olycksfall Uppföljning av enheternas arbetssätt Signaler från medarbetare, samverkansprotokoll, APTprotokoll, incidentrapporter och enkät Systematiskt arbetsmiljöarbete följs upp. Resultat från enkäten Stockholmsmodellen (socialtjänst och fritid samt äldreomsorgen) följs upp Brinkenberg, Christina Berends, Peter Dacke, Karlsdotter

10 Sid 9 (10) Process: Attraktiv arbetsgivare Arbetssätt: Bra introduktioner och stöd i arbetet Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Socialsekreterares, biståndshandläggares, sjuksköterskors och förskollärares arbetssituation följs löpande upp enligt skriftlig rutin. Brist på socialsekreterare, biståndshandläggare, sjuksköterskor och förskollärare Uppföljning av introduktioner och stöd i arbetet Kontroll av att rutiner finns och följs för: introduktionsplaner, stöd för nyanställda av mentor/handledare och handlingsplan för att förbättra arbetssituationen för socialsekreterare och biståndshandläggare. Systematiskt arbetsmiljöarbete följs upp. Resultat från enkäten Stockholmsmodellen (socialtjänst och fritid samt äldreomsorgen) följs upp. Brinkenberg, Christina Berends, Peter Dacke, Karlsdotter

11 Sid 10 (10) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Skydda förvaltningens lokaler Översyn av skalskydd Inbrott i förvaltningens lokaler 4 Åtgärder för att stärka skalskyddet har vidtagits. Fortsatta åtgärder vid behov. Tillhandahålla trygga förskolelokaler Budgetprocess Dokumentation Planering och flytt av tillagningskök Samverkan Samarbete med Polisen, fältassistenter, fastighetsägare och vaktbolag Bedriva verksamhet med tilldelade medel (äldreomsorg) Genomförandeplan upprättas samt löpande skriftlig social dokumentation sker av utförandet (äldreomsorg) Löpande hälso- och sjukvårdsdokumentation i journal samt i kvalitetsregister. Planering inför byggnation och av utrustning till det nya tillagningsköket (äldreomsorg) Samverkan med Micasa (äldreomsorg) Brand på förskola 10 Undersöka alternativ att utöka larm (brand och skalskydd) Utveckla befintligt samarbete Skadegörelse på förskola 9 Fortsatt samverkan med SISAB samt uppföljning av incidenter. Kraftig ökning av beställarenhetens kostnader 9 Dialog vo-chef och enhetschef, upprättande av handlings- /åtgärdsplan Otillräcklig social dokumentation 9 Åtgärder för förbättrad dokumentation vidtas enligt upprättade handlingsplaner Utebliven dokumentation 9 Åtgärder enligt resultat av egen Tillkommande kostnader 6 Noggrann planering och budgetering Bristande underhåll av fastigheter 9 Uppföljning av att åtgärder vidtagits In- och utbetalningar Inbyggda moment Lön utbetalas felaktigt 9 Informera om riktlinjer för intern av lönehantering Att säkerställa en god organisatorisk, social och fysisk arbetsmiljö Arbete enligt hjulet för systematiskt arbetsmiljöarbete Stickprov Ökad ohälsa 9 Ökad information och utbildningsinsatser Efterhjälpande insatser Längre sjukskrivningsperioder 6 Ökad information och utbildningsinsatser Hälsofrämjande arbete Arbetsområdet prioriteras inte 6 Ökad information och utbildningsinsatser