Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2018 för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden BILAGA 2 Dnr: /2017 Sid 1 (16) Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2018 för överförmyndarnämnden

2 Sid 2 (16) Innehållsförteckning Inledning...3 Nämndens arbete med intern...4 Nämndens internplan...5 Riskmatris... 6 Nämndens planerade uppföljning av den löpande en Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Väsentlighets- och riskanalys...16

3 Inledning Tjänsteutlåtande Sid 3 (16) Arbetet med väsentlighets- och riskanalysen samt internplan utgår från kommunfullmäktiges verksamhetsmål och nämndens er för att uppnå dessa. att överförmyndarnämnden behandlar väsentlighets- och riskanalys samt internplan, som är en bilaga till en, föreslås nämnden fatta beslut om system för intern.

4 Nämndens arbete med intern Tjänsteutlåtande Sid 4 (16) Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste erna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande erna/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med en och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen.

5 Nämndens internplan Tjänsteutlåtande Sid 5 (16) Internplanen visar samtliga oönskade händelser som identifierats och deras sannolikhets- och konsekvensbedömning. Här ingår även erna de hör till. Förvaltningen kommer att successivt utveckla och förbättra internen avseende tillsynen av ställföreträdare under de närmaste åren.

6 Sid 6 (16) Riskmatris 5 Kritisk Medium Låg 5 6 Sannolikhet Konsekvens Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar Sannolikhet Konsekvens

7 Sid 7 (16) 2 16 Kritisk Medium Totalt: 18 Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Bedriva systematiskt kvalitetsarbete 1 Brister eller missförhållanden rörande huvudmän 3.Möjlig 3.Kännbar 9 2 Egener utförs inte 3.Möjlig 3.Kännbar 9 3 Kvalitetsavvikelser och missförhållanden rapporteras inte 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Förebyggande av oegentligheter 4 Huvudmannen lider rättsförlust 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Förordnande av god man 5 Enskild riskerar att lida rättsförlust Hantera säkerhetsfrågor 6 Inkorrekt hantering av personuppgifter 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Administrera personal och löner 7 Felaktiga utbetalningar 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Arvodering av ställföreträdare 8 Att fel inte upptäcks och åtgärdas, korrekta arvoden betalas inte ut Hantera handlingar och arkiv 9 Att inkomna och upprättade handlingar inte diarieförs 10 Ej korrekt hantering av sekretessmaterial 11 Handlingar kommer bort. Försvårad handläggning IT-funktionalitet 12 Risk att väsentliga system inte fungerar eller inte fungerar tillräckligt bra inkl. med tillräcklig kapacitet 3.Möjlig 3.Kännbar 9 3.Möjlig 3.Kännbar 9 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Planera och följa upp verksamheten 13 Att enheter inte gör väsentlighets- och riskanalys 14 Medarbetare är inte delaktiga i planering och uppföljning 3.Möjlig 2.Lindrig 6 3.Möjlig 3.Kännbar 9

8 Sid 8 (16) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Upphandling/inköp/fakturering leverantör Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 15 Felaktig fakturahantering i förhållande till attestordning. Risk att regler för upphandling inte tillämpas 16 Medarbetare utsätts för hot och våld Kompetens/arbetsmiljö 17 Nyanställd personal lär sig handläggning felaktigt, felaktigheter "smittar" mellan handledare och nyanställd Skyddsrond 18 Brand i förvaltningens lokaler 2.Mindre sannolikt 3.Möjlig 2.Lindrig 6 3.Möjlig 3.Kännbar 9 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 5.Mycket allvarlig 10

9 Sid 9 (16) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Hantera avvikelser och missförhållanden /Systematiska er / Verksamhetsrevision Brister eller missförhållanden rörande huvudmän Egener utförs inte Kvalitetsavvikelser och missförhållanden rapporteras inte Kontroll av status i respektive Förebyggande av oegentligheter Kontinuerlig utveckling av granskningsrutiner /Systematiska er / Årligen revidera granskningsrutinen Huvudmannen lider rättsförlust Kontroll av status för varje

10 Sid 10 (16) Förordnande av god man Rekrytering av ställföreträdare, handläggare/tingsrätt förordnar beroende på ärendetyp /Systematiska er / Stickprov Enskild riskerar att lida rättsförlust Kontroll status för varje 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Hantera säkerhetsfrågor Hantera informationssäkerhet /Systematiska er / Verksamhetsrevision Inkorrekt hantering av personuppgifter Kontroll av status för varje

11 Sid 11 (16) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Administrera personal och löner Beräkna och betala ut löner och pensioner /Systematiska er / Stickprov från lönesystem och excelfil Felaktiga utbetalningar Kontroll av status för varje Arvodering av ställföreträdare Kontroller av likabedömning arvoden /Systematiska er / Fyra slumpvis utvalda arvodesbeslut för årsräkning, två för sluträkning Att fel inte upptäcks och åtgärdas, korrekta arvoden betalas inte ut Kontroll av status i varje

12 Sid 12 (16) Hantera handlingar och arkiv Diarieföring /Systematiska er / Verksamhetsrevision Att inkomna och upprättade handlingar inte diarieförs Ej korrekt hantering av sekretessmaterial Handlingar kommer bort. Försvårad handläggning Kontroll av status för varje IT-funktionalitet systemförvaltning /Systematiska er / systemförvaltning Risk att väsentliga system inte fungerar eller inte fungerar tillräckligt bra inkl. med tillräcklig kapacitet Kontroll av status i varje

13 Sid 13 (16) Planera och följa upp verksamheten Följa stadens interna ledningssystem (ILS) /Systematiska er / Kontroll av verksamhet och uppföljning Att enheter inte gör väsentlighets- och riskanalys Medarbetare är inte delaktiga i planering och uppföljning Kontroll av status i varje Upphandling/inköp/fakturering leverantör Avrop /Systematiska er / Felaktig fakturahantering i förhållande till attestordning. Risk att regler för upphandling inte tillämpas Kontroll av status i varje

14 Sid 14 (16) 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Rapportera och åtgärda incidenter /Systematiska er / Genomgång av rapporterade incidenter och händelser i IA Medarbetare utsätts för hot och våld Kontroll av status i varje Kompetens/arbetsmiljö Medarbetarsamtal, APT och förvaltningsgrupp /Systematiska er / Tas upp i interngenomgånge n och årlig uppföljning bl.a. genom medarbetarenkäten Nyanställd personal lär sig handläggning felaktigt, felaktigheter "smittar" mellan handledare och nyanställd Kontroll av status i varje

15 Sid 15 (16) Skyddsrond Rondering i förvaltningens lokaler /Systematiska er / Skyddsrond Brand i förvaltningens lokaler Kontroll av status i varje

16 Väsentlighets- och riskanalys Tjänsteutlåtande Sid 16 (16)