Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2017 för

Transkript

1 Snösätraskolan Tjänsteutlåtande Dnr: 24/2017 Sid 1 (11) Handläggare Susanne Telefon: 08/ Till Snösätraskolan Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2017 för Snösätraskolan

2 Sid 2 (11) Innehållsförteckning Inledning... Fel! Bokmärket är inte definierat. Nämndens arbete med intern...3 Nämndens internplan...4 Riskmatris... 4 Nämndens planerade uppföljning av den löpande en Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor... 8 Väsentlighets- och riskanalys...10

3 Nämndens arbete med intern Tjänsteutlåtande Sid 3 (11) Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande erna/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen.

4 Nämndens internplan Tjänsteutlåtande Sid 4 (11)

5 Sid 5 (11) Riskmatris 5 1 Kritisk Medium Låg Sannolikhet Konsekvens 4 5 Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 3 2 Sannolikhet Konsekvens 1 Kritisk Totalt: 1

6 Sid 6 (11) Process Nr Oönskad händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Rekrytering 1 Brist på behöriga lärare 5.Mycket sannolikt 5.Mycket allvarlig 25 Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner. Finns behov av stöd från Utbildningsförvaltningen för att få stöd att få behöriga lärare till skolor i förorten.

7 Sid 7 (11) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Process: Diarium Arbetssätt: Rutiner Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Egen av rutinen På expeditionsmöten och elevhälsomöten Susanne Process: Inköp/upphandling Arbetssätt: Rutiner Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Vidaredelegation Vid expeditionsmöten Susanne

8 Sid 8 (11) Process: Uppföljning av budget Arbetssätt: Uppföljning av budget Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Månadsrapporter och kvartalsrapporter Vid budgetmöten varje månad - inför månadsavstämningar och andra rapporter Skriva en rapport/kommentarer vid varje uppföljning där det framkommer vilka risker det finns för att inte få en budget i balans. Susanne 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Process: Arbetsmiljö Arbetssätt: Systematiskt miljöarbete Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Skolan har svårt att på egen hand påverka detta. Behöver stöd från SISAB och Utbildningsförvaltningen i denna fråga. Susanne

9 Sid 9 (11) Process: Rekrytering Arbetssätt: Rekryteringsrutiner Löpande /Systematiska er Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande Beskrivning av uppföljning / Metod för uppföljning / Ansvarig Brist på behöriga lärare Rekrytering av behöriga lärare Denna risk är svår att hantera för enskild skola. Vi har sett att söktrycket på varje tjänst har sjunkit de senaste året. Förslag till åtgärd är att utbildningsförvaltningen gör ett aktivt arbete för att säkerställa att skolor som har ett högt socioekonomiskt index får stöd i processen t.ex. två lärarsystem eller ett "förortstillägg". Rektor har dialog med grundskolechef och utbildningsförvaltningen kring aktiva åtgärder för att få fler sökande till skolan och kunna rekrytera "rätt" personall. Eventuellt ta stöd från serviceförvaltningen. Susanne Skapa en attraktiv arbetsplats. Delta i utbildning om rekryteringsstöd. Susanne

10 Sid 10 (11) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Elevregister Registrering enligt rutiner Problem vid införande av nya skolplattformen 4 Hålla oss informerade om rutiner kring ny skolplattform. Modersmålsundervisning Lärarledd undervisning Lärarbrist 6 Rekrytera egna modersmålslärare i området och fortsätta köpa tjänster från språkcentrum. Specialpedagogik Lärarledd undervisning Brist på speciallärare eller specialpedagoger 6 Ha vikariesamordnare på skolan och egna fasta vikarier på skolan. Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner. Undervisning Lärarledd undervisning Förändrad elevsammansättning 12 Rekrytera lärare med behörighet i svenska som andra språk Budget i balans Sjukfrånvaro 9 Bra vikariesamordning på skolan Elevantalet sjuker på grund av nyetablering av fristående skola i området. 12 Följa elevantalsprognoserna varje månad och vid T1 och T2. Diarium Rutiner Beslut anmäls inte till nämnd 8 Ha kunskap kring vilka beslut som ska anmäls nämnd. Få budget förutsättningarna i god tid för att planera budget God framförhållning Information om ekonomiska läget försvåras 12 Skolan har svårt att påverka detta. Inköp/upphandling Rutiner Inköp hos fel leverantörer 9 Använda nya systemet i staden för inköp och ha kunskap kring upphandlade företag. Person som inte är behörig att göra inköp gör inköp 6

11 Sid 11 (11) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Uppföljning av budget Uppföljning av budget Information om det ekonomiska läget 9 Budgetuppföljningar månadsvis och skriva kommentarer kring dem för att kunna följa budgeten under läsåret och följa med i förändringarna i budgetpremisserna som normalt inträffar under ett budgetår. Arbetsmiljö Systematiskt miljöarbete Arbetsmiljön i lokalerna 12 Skolan kan inte påverka detta. Pågår arbete med ny paviljong samt planering för permanent utbyggnad av skolan på sikt. Belastningsregister Kontroll Bristande belastningsregister Tidsfördröjning 9 Fått ny förvaltare från SISAB. Utarbeta och fortsatt utveckla goda rutiner och bra förhållande mellan skolans ledning och SISAB. 10 Fortsätta säkerställa att rutiner följs kring utdrag från belastningsregistret. Löneutbetalning Rutiner Felaktiga löner 6 Skapa ännu bättre rutiner att följa upp månadsvis löneutbetalningarna. Skapa säkrare rutiner för att det blir fel på tidsrapporter till Serviceavdelningen. Uppföljning varje månad digitalt i LISA. Omplacering Rutiner Tidsfördröjning 6 Samverka med HR handläggare och följa rehabiliteringskedjan. Rekrytering Rekryteringsrutiner Brist på lärare i fritidshem/fritidspedagoger 12 Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner.