Handläggare Datum Ärendebeteckning Susanne Karlsson

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Handläggare Datum Ärendebeteckning Susanne Karlsson"

Maj Sundberg
för 7 år sedan
Visningar:

1 Handläggare Datum Ärendebeteckning Intern kontrollplan för 2017 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2017 och överlämnar den till Kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Kommunstyrelsen antog nya riktlinjer för den interna kontrollen och kommunfullmäktige fattade beslut om reglemente för intern kontroll. Reglementet gäller från och med Nämnderna har det yttersta ansvaret för att organisera den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. I övrigt ska kommunövergripande riktlinjer, reglementen, policydokument och regler gälla. Riskanalys Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan för samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden ska en riskanalys genomföras. Riskanalysen ska omfatta följande riskkategorier; omvärldsrisker, verksamhetsrisker, legala risker, IT-risker samt risker i rapportering. De risker som identifieras inom respektive riskkategorier ska bedömas avseende hur stor sannolikheten är att skadan/påverkan inträffar samt utifrån konsekvensen om skadan/påverkan inträffar. Uppföljning av intern kontrollplan Nämnden har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska inför nytt budgetår, senast under november månad varje år, anta en intern kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska löpande rapporteras till nämnden. Nämnden ska senast vid upprättandet av årsrapporten rapportera resultatet till Kommunstyrelsen. Administrativa enheten Adress Box 611, Kalmar Besök Storgatan 35 A Tel Fax E-post: sam.byggnadskontoret@kalmar.se

2 Intern kontroll 2017 Intern kontroll 2017 Organisation: Samhällsbyggnadsnämnd Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan till exempel bero på att målen inte är kända hos medarbetarna\, att det finns oklarheter i organisationen eller att rutiner inte fungerar. Det finns risk för att mål\, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner\, strategier och program inte följs upp. Brister i prioritering, målarbetet Kontroll Rebecka av målarbetet Persson målarbetet prioriteras Kvartalsvis Uppföljning av mål i ledningsgruppen Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja\, styra\, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Organisationsförändringar Rebecka Planerade organisationsförändringar Persson uppföljningar förändringar i organisationen följs upp Konsekvenso riskanalys

3 Huvudprocesser Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Nya nationella krav avseende bostadsbyggande nationella krav nya nationella krav avseende bostadsbyggande Rebecka Persson Kvartalsvis Omvärldsanalys Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk - Brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder\, leverantörer eller andra myndigheter.

4 Beskriv Komplett attestförteckningen är aktuell Risk - Brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13. Risk för att representation\, kurser\, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Fungerar inte hanteringen korrekt kan detta leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelsekostnader och att leverantörernas förtroende för kommunen skadas. Ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kontroll på kontering Kontroll att rätt kontering per av fakturor av fakturor har skett år Risk - Brister i redovisningen underlag vid rättelse av redovisning. Brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet kan innebära att beslut fattas på felaktiga grunder. bokföringsorder orsak och innehåll till omföringen framgår på bokföringsordern\. balanskonton löpande stäms av bruttoredovisning sker motpartskod räkenskapsmaterial arkiveras Kontroll sker i och med delårs\- o årsbokslut\. Kontroll att intäkter inte redovisas på kostnadskonton Kontrollera att kod för motpart används vid kontering av faktura räkenskapsmaterial arkiveras enligt dokumenthanteringsplanen Komplett Komplett

5 Risk - Brister i hantering av kundfakturering Risk att fakturering inte sker i rätt tid. Risk att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. fakturering fakturering sker snabbt sker snabbt efter det att tjänsten/varan levererats kontering av fakturor Kontroll att fakturor är rätt konterade registrerade bygglov och miljöärenden är fakturerade debiterade fakturor registrerade bygglov och miljöärenden är fakturerade debiterade fakturor är betalda och att eventuella avskrivningar görs Tertialvis Tertialvis Komplett Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Ärendehantering ärendehantering ärenden hanteras på rätt sätt Jan G Nilsson Månatlig Backuprutiner Handläggarkartan handläggarkartan händläggarkartan är korrekt Jan G Nilsson Månatligen Backuprutiner

6 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Omfattande personalomsättning Titel Beskrivning Ansvari g hur Kerstin personalomsättnin omfattande personalomsättninge Parker g n är Frekven s Två ggr Metod Arbetsmiljö, hälsoarbete Omfattande sjukfrånvaro, stress sjukanmälningar anmälningen fungerar och görs enligt rutin beslutad av kommunstyrelsen Två ggr sjukfrånvaro o stress sjukfrånvaro o stress inte är för omfattande Kerstin Parker Två ggr Arbetsmiljö, hälsoarbete Risk att kommunen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen inom samtliga området Samhällsbyggnadskontoret har många olika arbetsgrupper och även många specialistkompetenser. Risk finns för svårigheter att rekrytera rätt kompetens inom samtliga områden.

7 Kerstin Två ggr kompetens Parker det inte finns kompetensbrist Kompetensutvecklingsplan/- uppföljning Nationell arbetskraftsbrist det inte Kerstin Två ggr Omvärldsanalys arbetskraftsbrist finns nationell arbetsbrist Parker

Relevanta dokument

Handläggare Datum Ärendebeteckning Susanne Karlsson

Handläggare Datum Ärendebeteckning 2017-01-11 Intern kontrollplan för 2017 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2017 och överlämnar den till Kommunstyrelsen