Förslag till Intern kontrollplan 2011

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Förslag till Intern kontrollplan 2011"

Inga Jansson
för 7 år sedan
Visningar:

1 1 (1) Handläggare Datum Åsa Ottosson Barn- och ungdomsnämnden Förslag till Intern kontrollplan 2011 Barn- och ungdomsnämnden ska enligt kommunens Reglemente för intern kontroll, KF 256, , inom sitt område organisera samt dokumentera och anta regler och anvisningar i syfte att åstadkomma god intern kontroll. Fr.o.m ingår intern kontroll avseende de ekonomiska rutinerna som en del i den interna en. Syftet är att säkerställa att de ekonomiska rutinerna efterlevs och minska riskerna för att oavsiktliga fel görs t.ex. i redovisningen samt att få en ökad effektivitet. Inom en treårsperiod skall alla enheter inom Barn- och ungdomsnämnden vara genomgångna enligt den angivna planen. Därefter börjar man om. Kontroll/ utförs dels på förvaltningskontoret (främst moment som avser redovisning/bokföring) och dels på den reviderade enheten. Rutinen ses över en gång per år. Inga förändringar av rutinen till år 2011 anses behövas. Förslag till beslut: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att att att anta förslag till intern kontrollplan/underlag för intern, uppdra åt förvaltningens ekonomer att genomföra kontroller i enlighet med planen, förvaltningschef löpande och senast i samband med bokslut rapporterar till nämnd. Mats Linde Tf förvaltningschef \\admit\dfs\hem\buijn\hemkatalog\kallelser\presidiet\2010\handlingar\12\internkontroll2011_forslag_beslut.doc Postadress Besöksadress Telefon E-post Box 951, Kalmar Skeppsbrogatan barnungdom@kalmar.se

2 Kalmar kommun Barn- och ungdomsförvaltningen Verksamhetshandbok Reviderad Kapitel Avsnitt Reg.nr Sid nr 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 Framtagen av Fastställd av Signatur Dnr 2009/ den Åsa Ottosson Barn- och ungdomsnämnden Datum Rubrik Intern kontrollplan/underlag för intern Syfte Säkerställande av att de ekonomiska rutinerna efterlevs, och att få en ökad effektivitet samt att minska riskerna för oavsiktliga fel i t.ex. redovisningen. Ansvar Förvaltningens ekonom är ansvarig för att intern kontroll (enligt kommunstyrelsens beslut ) och intern (som ett delmoment av rutin bu 8.18) upprättas på förvaltningens alla enheter. Genomförande/aktivitet Inom en treårsperiod ska alla enheter vara genomgångna enligt den angivna planen. Efter tre år börjar man om. Kontrollen/en utförs dels på förvaltningskontoret (främst moment som avser redovisning/bokföring) och dels på den reviderade enheten. Uppföljning Rutinen ses över en gång per år. Avrapportering görs till Barn- och ungdomsnämnden samt till ledningens genomgång av den interna en via samordnaren för intern.

3 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 ATTESTRÄTT Påskrift/godkännande av fakturor Kontroll av att beslutsattest sker av rätt person Kontroll av att beslutsattest, mottagnings- eller granskningsattest samt momsattest har gjorts av två olika personer Urval i Inköp och Urval i Inköp och (eg sköter systemet denna kontroll automatiskt) Hur går man tillväga vid semester/längre frånvaro för att säkerställa betalningsrutinen angående attesträtt? Muntlig beskrivning Urval i Inköp och

4 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 REDOVISNING Leverantörsfaktura Kontroll av att ankomstregistrering sker. Urval i Ekonomisystemet (i IoF sker ank.registrering automatiskt) Kontroll av kontering Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor: syfte och deltagare obligatoriskt. Bokföringsorder Kundfakturering Hur säkerställer enheten att man ej har fakturor som förfaller till betalning, t.ex under semestertider? Kontroll av underlag till omföring Kontroll av attest Kontroll av fakturering sker regelbundet Samt muntligt Urval i Ekonomisystemet Moms Räkenskapsmaterial Kontroll av att debiterade avgifter följer prislista eller avtal Fördelning av moms på flera verksamheter Representation, avdragsregler Uthyrning av lokaler Vidarefakturering Kontroll av att räkenskapsmaterial förvaras på rätt sätt Arkivering enligt arkivplan, kontroll mot underlag. Urval i Ekonomisystemet

5 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 KONTANTHANTERING Kassakontroll av handkassor Handkassor Kontrollräkning av att kvitto och kontanter stämmer med utkvitterat belopp Kontroll av ansvarig för kassan Kontroll av utbetalningsadress Kontroll mot förteckning Kontroll i ekonomisystemet Kontanthantering försäljning av matkuponger, cafeteriaverksamhet Förvaring av kontanter Kontroll av underlag för försäljning av matkuponger, pedagogiska måltider, löneavdrag, kontroll mot underlag Kontroll av att insättningar görs regelbundet. Kontroll i Ekonomisystemet

6 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 INKÖP Inköp Kontroll av att inköp följer avtal Urval i Ekonomisystemet och Inköp och Rekvisitionsblock Kontroll av förvaring Kontroll av kvittens Kontroll i rekvisitionsblock Kontokort Kontroll av förvaring av kontokort Kontroll av ev. kod förvaring Inventarieförteckning Kontroll av att aktuellt register finns Kontroll av ansvarig Kontroll av uppdatering

7 8. Mätning och analys Mätning och analys bu av 6 ÖVRIGT Telefoner Kontroll av att aktuell förteckning över mobiltelefonsabonnemang finns. Leasingbilar Kontroll av att aktuell förteckning över leasingbilar finns och att körjournal förs Inkomstuppgifter angående barnomsorgsavgifter Kontroll av löner Kontroll av om föräldrarnas inkomstuppgifter har ändrats under de senaste 1,5 åren. Kontroll av att rätt utbetalning görs till rätt person beskriver hur man gör, hur ofta och vem som gör detta. beskriver hur man gör, hur ofta och vem som gör detta. Pedagogiska måltider Kontroll av att rutinen tillämpas

Relevanta dokument

Avrapportering intern revision 2012

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson 2012-11-28 BUN 2012/2352 0480-45 30 09 Barn- och ungdomsnämnden Avrapportering intern revision 2012 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden