Svar på granskningen av riktade statsbidrag utförd av Kalmar kommuns revisorer

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Svar på granskningen av riktade statsbidrag utförd av Kalmar kommuns revisorer"

Mikael Lindqvist
för 5 år sedan
Visningar:

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Peter Sunnanek BUN 2018/1040 Tfn Utbildningsnämnden Svar på granskningen av riktade statsbidrag utförd av Kalmar kommuns revisorer Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar i enlighet med förvaltningskontorets föreslagna åtgärder och överlämnar därmed svaret till Kalmar kommuns revisorer. Bakgrund Under hösten 2018 genomförde EY (Kalmar kommuns revisorer) en granskning avseende kommunens hantering av riktade statsbidrag syftande till att undersöka om kommunen hade tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag, från identifiering av möjligheten att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuell återbetalning. Den samlade bedömningen är att det finns en fungerande hantering och redovisning av riktade bidrag på tjänstepersonsnivå inom de granskade nämnderna. Det finns dock en risk i att arbetet bli personbundet, till följd av att det saknas dokumenterade rutiner. För utbildningsnämnden har följande åtgärder rekommenderats, vilka ska besvaras genom att beskriva vilka åtgärder som kommer vidtas: 1. Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur utförda prestationer ska återrapporteras till nämnd. 2. Utveckla riktlinjer för förhållningssätt och strategi vad gäller riktade bidrag, med syfte att ge tydlig vägledning för förvaltning och enheter. 3. Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Åtgärder För att säkerställa att utförda presentationer återrapporteras till utbildningsnämnden kommer samtliga beslut från t.ex. skolverket att bifogas digitala kallelsen till nämndssammanträdet samt även finnas med i utskrivet format i den pärm för anmälningsärenden (kännedomsärenden) som finns på varje nämndssammanträde. Utbildningsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Peter.Sunnanek@kalmar.se

2 BUN 2018/ (2) För att säkerställa att det finns ett tydligt förhållningssätt och en strategi runt riktade bidrag är utgångspunkten att bidragen fördelas mellan skolorna efter antal elever, undantaget de bidrag som avser lärarlöner. I de fall de riktade bidragen är av (bedömt) tillfällig karaktär utformas projektet så att verksamheten inte blir beroende av bidragen över tid. Projektet blir tillfälligt och ingen verksamhet fortsätter att generera kostnader när bidraget upphör. För att säkerställa att det finns en tydlig vägledning för förvaltning och enheter finns en rutin (numera) framarbetad: Statsbidrag på utbildningsförvaltningen. För att säkerställa att utbildningsnämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag kompletteras delegationsordningens ekonomidel med följande text: Söka bidrag från extern part. Delegaten är administrativ chef. Mats Linde Förvaltningschef Peter Sunnanek Planeringssekreterare

Handläggare Datum Peter Sunnanek 2018-12-20 0480-45 30 25 Statsbidrag på utbildningsförvaltningen Syfte Rutinen är framtagen för att fungera som en vägledning vad gäller statsbidrag och hur dessa

Genomförande/aktivitet Utpekad planeringssekreterare samordnar statsbidragen med stöd av en ekonom.

3 Handläggare Datum Peter Sunnanek Statsbidrag på utbildningsförvaltningen Syfte Rutinen är framtagen för att fungera som en vägledning vad gäller statsbidrag och hur dessa söks. Ansvar Administrativ chef ansvarar för att rutinen följs. Planeringssekreterare utför arbetsuppgifterna. Genomförande/aktivitet Utpekad planeringssekreterare samordnar statsbidragen med stöd av en ekonom. Samordnaren bevakar samtliga statsbidrag och ser till att ansökningar (även återsökning), rekvisitioner och redovisningar kommer in i tid. Samordnaren sköter inte alla statsbidrags hantering, men tillser att inget blir bortglömt. Bland annat informeras berörda handläggare när det är dags för olika moment gentemot skolverket (oftast). Identifiering av statsbidrag sker vanligtvis genom att samordnaren via inloggning på skolverkets mina sidor ser när olika moment i befintliga statsbidrag är aktuella samt när nya statsbidrag dyker upp. Detta sker var fjortonde dag. Skolverkets hemsida är även en informationskälla när det gäller att lokalisera nya statsbidrag. Vidare skickar skolverket ofta information om statsbidrag till huvudmannens officiella adress. Fördelning över vilken handläggare som sköter alla moment fastställs av administrativ chef. Fördelningen går att se i förvaltningskontorets sammanställning över statsbidragen. Uppföljning Rutinen ses över årligen Förvaltningskontoret Utbildningsförvaltningen Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx peter.sunnanek@kalmar.se

Relevanta dokument

Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jimmy Rudelius 2018-12-07 KFN 2018/0268 0480-45 06 61 Kultur- och fritidsnämnden Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens hantering av riktade