en granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden.

Transkript

1 Per-Ola Johansson Kultur- och fritidsnämnden Granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta kultur- och fritidsförvaltningens svar till kommunens revisorer som sitt eget. Bakgrund På uppdrag av kommunernas revisorer har PwC, kommunal sektor genomfört en granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden. Detta har utmynnat i en granskningsrapport och enligt denna har nämndens egen kravrutin bedömts inte vara ändamålsenlig. Nämndens interna kontroll över föreningars och andra kunders skulder har inte heller bedömts vara tillräcklig. Slutligen har nämnden bedömts åsidosätta offentlighetsprincipen. Kommunens revisorer har med anledning av detta önskat svar på fem frågor. Nedan följer revisorernas frågor: Avser nämnden att anpassa kravrutinen så att den stämmer överens med den kommunövergripande kravrutinen? Hur tänker nämnden säkerställa att förvaltningen följer kravrutinen? Avser nämnden att ta upp oreglerade skulder på dagordningen? Vad kommer nämnden att göra för att underlätta bedömningen av föreningarnas ekonomiska redovisning? Kommer nämnden att se över delegationsordningen? Kultur- och fritidsförvaltningen Adress Box 610, Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel vx Fax

2 2 (2) Bo Eklinder Tf. förvaltningschef Per-Ola Johansson enhetschef

3 Per-Ola Johansson Kommunens revisorer Svar angående granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av revisionsrapporten Granskning av kravrutinen och föreningsbidragen inom kultur- och fritidsnämnden. Enligt granskningsrapporten bedöms nämndens egen kravrutin inte vara ändamålsenlig. Nämndens interna kontroll över föreningars och andra kunders skulder bedöms inte heller vara tillräcklig. Slutligen bedöms nämnden också åsidosätta offentlighetsprincipen. Kommunens revisorer önskar därför svar på fem frågor, med anledning av granskningsrapporten. Nedan följer revisorernas frågor följt av kultur- och fritidsnämndens svar: Avser nämnden att anpassa kravrutinen så att den stämmer överens med den kommunövergripande kravrutinen? Kultur- och fritidsnämnden kommer snarast att göra en översyn av den egna kravrutinen. Innan denna översyn görs, kommer förvaltningen att få i uppdrag att tillsammans med Kommunledningskontorets ekonomienhet gå igenom den kommunövergripande kravrutinen för att undersöka om denna rutin är ändamålsenlig utifrån kultur- och fritidsnämndens område. Hur tänker nämnden säkerställa att förvaltningen följer kravrutinen? Kultur- och fritidsnämnden kommer att se över och besluta om en revidering av den interna kontrollplanen under året. I den interna kontrollplanen kommer beslut att tas om kontrollområden och kontrollmoment som innebär att nämnden kan säkerställa att kravrutinen följs på ett ändamålsenligt sätt. Avser nämnden att ta upp oreglerade skulder på dagordningen? I kultur- och fritidsnämndens gällande interna kontrollplan från år 2008 redovisas oreglerade skulder till nämndens presidium kvartalsvis. I den planerade översynen av nämndens interna kontrollplan, är det troligt att redovisning till nämnden kommer att tas beslut om. Med vilken frekvens nämnden kommer att informeras får översynen visa. Vad kommer nämnden att göra för att underlätta bedömningen av föreningarnas ekonomiska redovisning? Adress Box 610, Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel vx Fax

4 2 (2) Kultur- och fritidsnämnden kommer att ge förvaltningen i uppdrag att utreda denna fråga och att komma med förslag på förbättringar i rutiner och metoder för att bättre kunna bedöma föreningarnas ekonomiska redovisningar och status. Förvaltningen har redan tagit fram ett utkast till en blankett, som sammanställer föreningarnas ekonomiska redovisning. Kommer nämnden att se över delegationsordningen? Kultur- och fritidsnämnden hade redan vid sitt sammanträde i februari 2013 en reviderings av delegationsordningen som ett informationsärende. Till nämndens sammanträde den 25 april 2013 är detta ett beslutsärende, där nämnden kommer att fatta beslut om en uppdaterad och reviderad delegationsordning, där bland annat de synpunkter och brister som framkommit i revisionsrapporten reglerats. Kultur- och fritidsförvaltningen Bo Eklinder Tf. förvaltningschef Per-Ola Johansson enhetschef

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18