Avesta kommun. Bisysslor Uppföljning av revisionsgranskning

Transkript

1 Uppföljning av revisionsgranskning Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 6 Antal bilagor: X

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Ansvarig styrelse 2 6. Metod 2 7. Projektorganisation 2 8. Policy och tillämpningsanvisningar 2 9. Rutin för årlig dokumentation/registrering av bisysslor 3

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare genomförd granskning av kommunens bisysslor. I tidigare genomförd granskning lyftes rekommendationer kring införandet av en rutin som möjliggör en överblick över tjänstemännens samlade bisysslor. Vidare bör en kommunövergripande policy kring bisysslor beslutas av kommunfullmäktige. Efter genomförd uppföljning bedömer vi att framtagen policy och tillhörande tillämpningsanvisningar är väl genomarbetat och innehåller de delar som behövs som en förutsättning för att kommunen ska få en god kontroll på kommunanställdas bisysslor. En första inventering av de anställdas bisysslor enligt den nya policyn har genomförts i kommunen. Denna bedöms dock inte som tillfredsställande. En ny inventering kommer därför att genomföras inom kommunen. Utifrån resultatet av den första inventeringen är det vår uppfattning att det krävs ett aktivt och kontinuerligt arbete för att den nya rutinen för kontroll av bisysslor ska sätta sig. Vår rekommendation är därför att kommunstyrelsen som samordnande av kommunens personalfrågor bl a bör se till att övriga styrelsers interna kontrollplaner innehåller bisysslor som ett kontrollområde. 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare genomförd granskning av kommunens bisysslor. I tidigare genomförd granskning lyftes följande rekommendationer: Med tanke på omfattningen och potentiella effekter, inte minst ekonomiska, av befintliga bisysslor som granskningen påvisat, bör det i kommunen snarast införas en rutin som årligen möjliggör en fullständig och detaljerad överblick av de anställdas bisysslor. Vidare bör nuvarande dokument kring bisysslor omarbetas till en policy med tillhörande tillämpningsföreskrifter. En sådan kommunövergripande policy skall beslutas av kommunfullmäktige. När policyn är fastställd bör det läggas ansträngning på att göra den väl känd i organisationen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen arbetat vidare med utveckling av kontrollen av de anställdas bisysslor. Vi har därför granskat om rutin för årlig dokumentation/registrering av de anställdas bisysslor införts så att det ges möjlighet för kommunen att få en överblick över omfattningen 1

4 om kommunfullmäktige beslutat om en policy avseende bisysslor och om tillämpningsanvisningar upprättats och kommunicerats 4. Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsens arbete med rutiner och system för att möjliggöra en överblick över omfattningen av de anställdas bisysslor. 5. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Personalchef 6. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Sara Linge, konsult, under ledning av Mats Lundberg, certifierad kommunrevisor. 8. Policy och tillämpningsanvisningar Kommunfullmäktige har fattat beslut om policy för bisysslor vid sammanträdet I samband med kommunstyrelsens beredning av ärendet gavs kommunkansliet i uppdrag att även upprätta tillämpningsanvisningar. Policyn innehåller bland annat ansvar för kommunikationen av gällande regler vad avser bisysslor internt i kommunen. Vidare innehåller policyn hur information om aktuella bisysslor ska samlas in, dokumenteras och avrapporteras till koncernledningsgruppen. Tillämpningsanvisningar har tagits fram och kommunicerats via koncernledningen. Tillämpningsanvisningarna innehåller djupgående information om vad en bisyssla är och hur den 2

5 ska bedömas i förhållande till lagar och kommunal policy. Vidare innehåller tillämpningsanvisningarna instruktioner kring den årliga processen samt checklista för definition och bedömning av bisyssla för att ge stöd till kommunens chefer att hantera frågan. Kommentar Vi bedömer att framtagen policy och tillhörande tillämpningsanvisningar är väl genomarbetade och innehåller de delar som behövs som en förutsättning för att kommunen ska få en god kontroll på kommunanställdas bisysslor. 9. Rutin för årlig dokumentation/registrering av bisysslor Den nya rutinen som gäller i och med antagandet av ny policy och tillhörande tillämpningsanvisningar innebär att chef i samband med medarbetarsamtalen inventerar och fyller i blankett/mall för personer med bisyssla. Uppgifterna sammanställs sedan förvaltningsvis och redovisas till koncernledningen en gång per år. En inventering av bisysslor har genomförts i kommunen utifrån bestämmelserna i den nya policyn för bisysslor. Personalchefen bedömer att inventeringen inte gett en fullständig redovisning av bisysslorna inom kommunen. En ny inventering kommer därför att genomföras då man bedömer att den nya policyn med tillämpningsanvisningar samt information via koncernledningen inte räckt till för att få kontroll på bisysslorna. Under hösten kommer en ledardag att genomföras för kommunens samtliga chefer. kommer att finnas med som en punkt på dagordningen för att ytterligare informera om policy, rutin och chefens ansvar för inventering och kontroll. I kommunstyrelsens internkontrollplan återfinns kontroll av anställdas bisysslor som kontrollmoment. Kontrollen genomförs genom intervju med beslutande chef en gång per år. Resultatet återrapporteras till koncernledningen i enlighet med kommunens beslutade policy. I övriga styrelsers internkontrollplaner återfinns inte kontroll av anställdas bisysslor. Kommentar Vi bedömer att arbetet med att få kontroll över kommunanställdas bisysslor har påbörjats genom framtagande av policy och tillämpningsanvisningar. En information kring vikten av god kontroll inom området till kommunens chefer behöver ges och vi ser positivt på att detta är en punkt på dagordningen under kommunens ledardag. Då den första genomförda inventeringen inte varit tillfyllest är det vår bedömning att det finns en stor risk för att rutinen för kontroll av kommunanställdas bisysslor inte kommer att upprätthållas per automatik, utan lätt åsidosättas. Ett aktivt och kontinuerligt arbete med att upprätthålla rutinen bedöms därför som nödvändigt. Vår rekommendation är därför att kommunstyrelsen som samordnande av kommunens personalfrågor bl a bör se till att övriga styrelsers interna kontrollplaner innehåller bisysslor som ett kontrollområde. 3

6 KPMG, dag som ovan Sara Linge Konsult Mats Lundberg kundansvarig 4