Åstorps kommuns revisorer

Transkript

1 ABCD Nr Åstorps kommuns revisorer av 2013 års granskningar: Granskning av inköpskort och drivmedelskort Granskning av förrådsrutiner Granskning av avtalshantering Revisionsrapport Nr Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka Antal sidor

2 ABCD Åstorps kommun Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund och syfte 1 3. Frågeställning 1 4. Revisionskriterier 1 5. Avgränsning 2 6. Metod 2 7. Granskning av inköpskort och drivmedelkort Åtgärder Bedömning 4 8. Granskning av förrådsrutiner Åtgärder Bedömning 6 9. Granskning av avtalshantering Åtgärder Bedömning Sammanfattande bedömning 8

3 1. Sammanfattning Åstorps kommuns revisorer gav KPMG i uppdrag att göra uppföljning av följande granskningar genomförda 2013: granskning av inköpskort och drivmedelskort, granskning av förrådsrutiner och granskning av avtalshantering. en fokuserade på vilka åtgärder kommunen hade vidtagit med anledning av granskningsresultatet. Vi kan konstatera att Åstorps kommun har vidtagit ett flertal åtgärder för att förbättra rutiner och brister som framkom beträffande inköpskort, drivmedelskort samt avtalshantering. Vi kan dock konstatera att det fortfarande finns påpekande som inte är åtgärdade beträffande förrådsrutiner. Det är inte rimligt att förhållandevis lätta åtgärder att vidtaga dröjer mer än ett år. 2. Bakgrund och syfte Åstorps kommuns revisorer beställde vid revisionsmötet en uppföljning av följande granskningar genomförda 2013: Inköpskort och drivmedelskort Förrådsrutiner Avtalshantering 3. Frågeställning Kommunens revisorer vill se vilka åtgärder som nämnder och styrelse har vidtagit utifrån identifierade förbättringsområden/rekommendationer för respektive ovanstående nämnda granskningar. 4. Revisionskriterier Resultat från tidigare granskning. 1

4 5. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen, socialnämnden, bildningsnämnden och bygg- och miljönämnden. 6. Metod Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med tjänstemän (se bilaga) Frågeformulär 7. Granskning av inköpskort och drivmedelkort Syftet med granskningen var att kartlägga vilka inköpskort och drivmedelskort som fanns samt att bedöma om kommunstyrelse och nämnder följer kommunens rutiner och regler for kontokortshantering. Ett annat syfte var att granska om det fanns en ändamålsenlig intern kontroll. Granskningen avsåg kommunstyrelsen, bildningsnämnden och socialnämnden. Inom kommunstyrelsen gjordes en avgränsning till samhällsbyggnadsförvaltningen och räddningstjänsten. Granskningen identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt följande: 1. Den interna kontrollen över inköpskort och drivmedelskort behöver utvecklas och stärkas. 2. Alla inköpskort knutna till olika affärskedjor måste avslutas omgående eftersom endast First Card och drivmedelskort (Shell respektive Statoil) ska användas enligt kommunens regler. 3. Bildningsnämnden bör undersöka vad som är skälet till att ett stort antal inköpskort knutna till olika affärskedjor har tagits ut inom nämndens ansvarsområde. 4. Förvaltningarna bör informeras om möjligheten till First Card som alternativ till rekvisitioner. 5. Tydliga rutiner bör tas fram för beställning, användning och intern kontroll av drivmedelskort. Det behövs enhetliga regler för utfärdande och användning av drivmedelskort på samma sätt som det finns för First Card. 6. Det behövs helhets- och samsyn på hanteringen av bilar och drivmedelskort inom kommunen. I dag är hanteringen uppdelad på förvaltningarna vilket tar tid från verksamheten och skapar osäkerhet beträffande rutiner och interna kontroller. 2

5 7.1 Åtgärder Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej 1.1 Förbättring av intern kontroll 1.2 Endast First Card som inköpskort. Drivmedelskort enligt gällande avtal med leverantör. 1.3 Kontroll av inköpskort (bildningsnämnden) 1.4 Information om First Card 1.5 Tydliga rutiner bör tas fram för beställning, användning och intern kontroll av drivmedelskort. 1.6 Helhets- och samsyn på hanteringen av bilar och drivmedelskort inom kommunen. Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder Förstärkning av den interna kontrollen har skett genom att det finns tydliga instruktioner avseende inköpskort och drivmedelskort i ekonomihandboken. Både inköpskort och drivmedelskort ansöker man om centralt från ekonomikontoret. Kontroll av inköpskort finns som en kommunövergripande granskning i intern kontroll planen Samtliga nämnder fick i uppdrag att avsluta alla inköpskort som inte var First Card och de drivmedelskort som inte var kopplade till Shell eller Statoil. Sedan 2015 är det endast tillåtet att använda American Express som betalkort för kommunen. Ansökan om inköpskort görs hos ekonomikontoret. Detta gäller även drivmedelskort. 3

6 1.3 Verksamheterna har skickat in samtliga kort till förvaltningen. Verksamheterna har förutom det fått i uppdrag att avsluta alla kundnummer som var kopplade till korten. En uppföljning med hjälp av den interna kontrollen kommer ske under två tillfällen Information om vilka kort som är tillåtna, samt rutinbeskrivningar till dessa finns i ekonomihandboken. Denna information har kommunicerats ut till hela chefsgruppen. 1.4 Kommunstyrelsen och ekonomiavdelningen ger information om vilka kort som är tillåtna, samt rutinbeskrivningar i ekonomihandboken. Informationen går kontinuerligt ut till förvaltningarna. Samtliga förvaltningar informerar enligt intervjuer, sina verksamheter om vilka rutiner som gäller avseende betalkort och drivmedelskort. 1.5 Gemensamma övergripande rutiner återfinns i ekonomihandboken på intranätet beträffande drivmedelskort och körjournaler. 1.6 Gemensamma övergripande rutiner återfinns i ekonomihandboken på intranätet beträffande drivmedelskort och körjournaler. 7.2 Bedömning Vi bedömer att kommunen har vidtagit åtgärder utifrån granskningsresultatet. Kommunledningsförvaltningen har genom ekonomiavdelningen uppdaterat och kompletterat ekonomihandboken med rutinbeskrivningar för såväl betalkort som drivmedelskort. Det återfinns även instruktion avseende körjournal. Revisionen uppfattar att valet av American Express ter sig ovanligt med tanke på kortets begränsade marknadstäckning. Avseende bildningsnämndens uppföljning av huruvida samtliga kort är inskickade och kundnummer avslutade anser vi att uppföljningen borde ha gjorts tidigare. 8. Granskning av förrådsrutiner Syftet med granskningen har varit att kartlägga vilka rutiner som föreligger avseenden kommunförrådet samt utvärdera hur rutinerna efterföljs. Granskningen syftade även till att utvärdera vilka interna kontrollåtgärder som föreligger. Granskningen avsåg kommunstyrelsen. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer var enligt följande: 1. Lokaler bör hållas låsta vid de tillfällen förrådsområdet är obemannat för att förhindra att obehöriga tar sig in i lokalerna. Kommunen bör även överväga att hålla grindar till förrådsområdet låsta när området är obemannat. 4

7 2. Rutiner och riktlinjer utarbetas vad gäller lån av maskiner och inventarier från förrådet. 3. Rutiner för registrering av vad som lånats från förrådet, av vem och vid vilken tidpunkter behöver utformas. 4. Inventering av samtliga maskiner och verktyg behöver utföras och inventarieförteckningen uppdateras. 5. Rutiner och riktlinjer för försäljning av inventarier utvecklas för att tydliggöra försäljningsprocessen. 6. Utforma reglemente för kommunens förrådsverksamhet som anger vilka regler och riktlinjer som skall gälla för verksamheten. 8.1 Åtgärder Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej 1.1 Lokaler bör hållas låsta vid de tillfällen förrådsområdet är obemannat för att förhindra att obehöriga tar sig in i lokalerna. Kommunen bör även överväga att hålla grindar till förrådsområdet låsta när området är obemannat. 1.2 Rutiner och riktlinjer utarbetas vad gäller lån av maskiner och inventarier 1.3 Rutiner för registrering av vad som lånats från förrådet, 1.4 Inventering av samtliga maskiner och verktyg behöver utföras och inventarieförteckningen uppdateras. 1.5 Rutiner och riktlinjer för försäljning av inventarier utvecklas för att tydliggöra försäljningsprocessen 1.6 Utforma reglemente för kommunens förrådsverksamhet som anger vilka regler och riktlinjer som skall gälla för verksamheten. 5

8 Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder Lokalerna hålls låsta om de är obemannade. Dock är det svårt att hålla grindarna låsta då området delas med bland annat Kvidingebyggen och deras leveranser kan komma när som helst under dagen, enligt förvaltningen. 1.2 Arbete pågår. 1.3 Arbete pågår. 1.4 Inventering har utförts. Förvaltningen håller på att utforma en inventarieförteckning som ska vara smidig att uppdatera. 1.5 Rutiner och riktlinjer finns numera i ekonomihandboken. 1.6 Arbete pågår. Ny verkstadspersonal finns som arbetar med detta. 8.2 Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har åtgärdat de brister och förbättringsområden som granskningsresultatet visade. Det är en brist att kommunen inte på över ett år har kunnat få fram rutiner och riktlinjer för utlåning av maskiner och inventarier. Detta gäller även reglemente för förrådsverksamheter som är kopplat till det förstnämnda. Vi har inte erhållit något svar huruvida något svinn upptäckts vid inventering. 9. Granskning av avtalshantering Granskningens övergripande syfte var att belysa och bedöma kommunens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet och riktlinjer rörande avtalsvillkor samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. Intervjuer genomfördes med kommunchef, upphandlare och controller vid kommunledningskontoret. Inom ramen för granskningen har åtta avtal slumpmässigt valts ut för granskning. Granskningen identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt följande: 1. Rutiner eller riktlinjer for avtalshantering bör tas fram. 2. Firmatecknarens ansvar vid signering bör förtydligas. 6

9 3. Rutinen for kvalitetssäkring av avtal bör dokumenteras. 4. Kommunstyrelsen behöver utveckla en rutin for kontinuerlig återrapportering rörande avtal av större ekonomisk art. 9.1 Åtgärder Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej 1.1 Rutiner eller riktlinjer för avtalshantering bör tas fram. 1.2 Firmatecknarens ansvar vid signering bör förtydligas 1.3 Rutinen för kvalitetssäkring av avtal bör dokumenteras 1.4 Kommunstyrelsen behöver utveckla en rutin for kontinuerlig återrapportering rörande avtal av större ekonomisk art. Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder Rutiner eller riktlinjer för avtalshantering är framtagna av chefsgruppen i Rutinbeskrivning för avtalshantering i Åstorps kommun. 1.2 I ovanstående dokument finns beskrivning av vad som menas med behörig firmatecknare. Enligt intervjuer kommer dessutom en utbildning att ske i Ledarforum under hösten I Rutinbeskrivning för avtalshantering i Åstorps kommun beskrivs rutiner för kvalitetssäkring av avtal. 7

10 1.4 I Rutinbeskrivning för avtalshantering i Åstorps kommun framgår att det finns rutiner för hur avtal signerade på delegation från nämnderna ska återrapporteras Det finns ingen rutin som endast avser avtal av större ekonomisk art. 9.2 Bedömning Vi bedömer att kommunen har vidtagit åtgärder utifrån granskningens iakttagelser och påpekanden. 10. Sammanfattande bedömning Vår sammantagna bedömning är att det fortfarande finns brister vad det gäller förrådsrutiner. Det är inte rimligt att det skall ta mer än ett år att vidta åtgärder för att förbättra bristfälliga rutiner. För övriga granskningar bedömer vi att kommunen har vidtagit adekvata åtgärder för att hantera betalkort, drivmedelskort och avtalshantering. Lars Jönsson Certifierad kommunal revisor Bilaga 1 8

11 Medverkande Kommunstyrelseförvaltningen Tf kommunchef Ingrid Johnson Controller Annika Tublén Huvudregistrator Merih Özbalci Bildningsförvaltningen Förvaltningschef Annika Hoppe Ekonom Anna Bladh Socialförvaltningen Förvaltningschef Anna-Lena Sellgren Ekonom Magnus Nygren Bygg- och Miljönämnden Ekonom Simon Jaldefjord Räddningsnämnden Chef Staffan Winstedt 9