- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

Transkript

1 1(5) KS 2011/0014 Svar på revisionsrapport- Granskning av ekonomiadministrativa processer - Effektivitetsgranskning Bakgrund Danderyds förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers att granska effektiviteten i de administrativa processerna avseende ekonomiadministration inkl löneredovisning. Resultatet av granskningen redovisas i en revisionsrapport daterad Granskningen ingår som den del i förvaltningsrevisionen vars syfte är att granska om styrelse och nämnders verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredställande och om kontrollen är tillräcklig. Syftet med denna granskning är att granska effektiviteten i de berörda processerna samt ge ett underlag för att utveckla de delprocesser/rutiner där problem föreligger. Kostnadsnivån på den bedrivna ekonomiadministrationen jämförs där så är möjligt med liknande kommuner för att få en indikation på om kostnadsnivån är rimlig. Granskningen har genomförts genom tre olika metoder: - Del ett, genom webformulär /enkäter till ett urval av personer bestående av chefer med ekonomioch personalansvar samt administratörer från samtliga förvaltningar. - Del två genom tidsuppskattning av olika arbetsuppgifter - Del tre genom komplettering av fakta uppgifter och djupintervjuer med personal- och redovisningschef. Granskningen syftar till att fånga synpunkter om funktionalitet, kvalitet och effektivitet i de aktuella områdena - Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering Den övergripande revisionsfrågan har varit följande: Är hanteringen av kommunens ekonomiadministrativa processer effektiv och bedrivs de på ett tillfredsställande sätt? I följande avsnitt redovisas revisorernas rekommendationer och kommunledningskontorets svar uppdelat på respektive granskningsområde.

2 Revisorernas rekommendationer och kommunledningskontorets svar (Revisorernas rekommendationer i kursiv stil) 2(5) I Sammanfattande bedömning Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att de ekonomiadministrativa processerna i huvudsak bedrivs på ett effektivt och tillfredsställande sätt. Vi gör dock bedömningen att det finns ett antal områden där det behövs förbättringar. Inom följande områden kan förbättringar göras: Leverantörs- och kundfakturering, samordning mellan informationen i verksamhetssystem och ekonomisk uppföljning samt osäkerheten i redovisningens kvalité. s svar kan konstatera att revisorernas slutsats är att ekonomiprocesserna i huvudsak bedrivs effektivt, men att det finns områden vilka behöver utvecklas. Resultatet av granskningen grundar sig på enkätsvar, djupintervjuer och tidsstudier. I rapporten anges att det är svårt att härleda de brister som framkommit, vad de egentligen beror på och i något fall är det direkt motsägelsefullt om hur de administrativa processerna upplevs och ska tolkas. Enligt kommunledningskontorets uppfattning är hela ekonomiadministrativa processen uppbyggd kring ekonomi- löne- samt verksamhetssystemen. Kundfaktureringen är i huvudsak knuten till ett verksamhetssystem medan leverantörsfakturor är knutna till ekonomisystemet. Till detta hör roll- och ansvarsregler vilka t ex styrs via attestreglemente. s uppfattning rörande den bristande integrationen mellan centrala och verksamhetsanknutna system ligger tillbaka i tiden då samordningen mellan dessa system inte tillräckligt uppmärksammades. Kommunledningens roll vid införande av verksamhetssystem måste ytterligare tydliggöras genom framtagande av krav och rutiner. De konstaterade bristerna är i huvudsak att hänföra till integreringen mellan ekonomi-, personal- och verksamhetssystem. Ett beslutsstödsystem kommer att skapa möjlighet till överblick av den mångfacetterade informationen som behövs för analys och beslutsfattande. Det kommer även att säkerställa tillförlitligheten i informationsuttaget, dvs. att informationen säkerställs vid källan och därmed är oberoende av ur vilket system uppgifter hämtas. Som en del i arbetet inför införande av ett beslutsstödsystem kommer ett ökat samband mellan de centrala systemen och verksamhetssystemen att utgöra den mest viktiga arbetsinsatsen. De brister vilka nu framkommit i granskningsrapporten fanns även beskrivna i revisionens tidigare granskning från Personalomsättningen inom såväl kommunledningskontoret som i flera av förvaltningarna har varit mycket hög under senare år. Detta har lett till att utvecklingsarbetet i vissa delar fått stå tillbaka.

3 3(5) II. Budget och uppföljning Det finns ett behov av att utveckla möjligheterna till analys av det ekonomiska resultatet och det finns en osäkerhet om hur tillförlitlig redovisningen ör. De som arbetar med budget och uppföljning är mer kritiska än assistenter och administratörer. s svar Kvalitetssäkring av informationen i ekonomi- personal- och verksamhetssystemen bör ske samtidigt som införande av beslutsstödsystem. En implementering av ett beslutsstödsystem bör ske genom att de olika systemen systematiskt integreras. Förslagsvis inleds processen med ekonomi och personalsystemen för att därefter successivt följas av verksamhetssystemen. Samtliga system ska bedömas utifrån funktionalitet och därmed fattas beslut om de ska finnas kvar alternativ bytas ut. avser att driva denna fråga och därmed bättre möjliggöra styrning av de system vilka kommer att ingå i beslutsstödet. Avsikten med ett beslutsstöd är att det ska stödja såväl det övergripande strategiska behovet som stöd till verksamhetschefer och ekonomer i budget och uppföljningsprocessen. uppfattar att den osäkerhet vilken upplevs beträffande tillförlitligheten i redovisningen starkt är kopplad till integrationsproblemen mellan verksamhetssystem och ekonomioch lönesystem. Den osäkerhet och de brister i tillförlitlighet i redovisningen som framkommer i revisionsgranskningen ska ställas i relation till att de prognoser nämnderna lämnar under året väl överensstämmer med utfallet vid årets slut. Produktionskontoret kan bekräfta att prognossäkerheten är hög även hos underliggande enheter inom produktionen. I och med införande av beslutsstödssystem kommer uppföljnings- och analysmöjligheterna ytterligare kunna förbättras för chefer och övriga användare i verksamheterna. III Leverantörsfakturor och kundfakturor Revisorernas granskning indikerar att det används onormalt mycket tid åt leverantörsfakturor i förhållande till andra kommuner. Det finns osäkerhet hur processen fungerar. Det finns otydliga roller och ansvar. Det finns även ett missnöje hos de medarbetare som arbetar med leverantörs- och kundfakturor inom de mjuka verksamhetsområdena (barnomsorg, skola, äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta). Granskning visar att medarbetarnas bedömning av hanteringen av kundfakturor är negativ. Mätning av tidsåtgång visar dock att hanteringen är relativt tidseffektiv. Det visar sig svårt att avgöra vad som inte fungerar.

4 Revisorerna rekommenderar att kommunen vidtar följande åtgärder 4(5) - översyn av hantering av leverantörsfakturor - förbättring av instruktioner, beskrivningar och information om processerna - tydliggörande av roller och ansvar - se över styrande och stödjande dokumentation (ekonomihandbok) - undersöka vari medarbetarnas missnöje ligger (kundfakturering) s svar Rapporten visar att processen avseende leverantörsfakturor tar för lång tid. Medarbetarna är däremot nöjda. Hanteringen av leverantörsfakturor har utvecklats i och med att skanning av fakturor har införts. Problemen är mer knutna till att använda ekonomisystemets möjligheter och att förenkla rutinerna inom ekonomiavdelningen. Hanteringen av kundfakturor, vilken visar ett missnöje hos medarbetarna är knuten till verksamhetssystemen. Återigen påvisas behovet av bättre integration mellan ekonomioch verksamhetssystem. På kommunledningskontoret pågår en översyn sedan december 2010 avseende hantering av både leverantörs- och kundfakturor. kan konstatera att det även finns effektivitetsvinster att finna i processerna kring kundfakturering. Översynen kommer att resultera i en processbeskrivning avseende varje enskild rutin. Det har framkommit att merparten av rutiner kan förenklas och effektiviseras. Avsikten är att dokumentera samtliga rutiner i ekonomihandboken samt förankra och göra förändringar i organisationen. En närliggande aktivitet att se över är kommunens attestreglemente eller åtminstone förtydliga så att tolkningen av den blir rimligare arbetsmässigt. Detta påverkar även upplevelsen av arbetet inom ekonomiavdelningen. Kommunen har infört skanning av leverantörsfakturor och planerar i ett nästa steg, att under året införa möjligheten att ta emot elektroniska fakturor från leverantörer. I budget 2012 finns uppdrag från fullmäktige att införa inköpssystem. Båda dessa utvecklingsområden kommer att medföra ytterligare effektiviseringar av fakturahanteringen. IV Lönehantering Revisorernas granskning visar att medarbetarna i hög grad upplever att lönehanteringen fungerar enkelt och effektivt. s svar Översyn av löneavdelnings arbete har pågått under de senaste åren, avseende både lönerutiner och dokumentation av dessa.

5 5(5) En lönehandbok på intranätet har tillkommit som kompletteras och förbättras kontinuerligt. Utbildning av chefer genomförs vid behov så att man vet och kan sin roll i lönehanteringen. Översyn och utveckling av de stödjande och styrande rutinerna och dokumenten pågår kontinuerligt. För närvarande pågår översyn av lönerapportering av timavlönade för att effektivisera den rutinen. s förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att överlämna kommunledningskontorets promemoria till revisorerna. 2. Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att som en del i budgetarbetet utarbeta en plan för integrering av centrala system och verksamhetssystem samt införande av beslutsstödsystem. Johan Haesert Kommundirektör Cecilia von Sydow Ekonomichef Bilagor 1. Revisionsskrivelse daterad Revisionsrapport intern kontroll daterad