Svar på Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Svar på Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Sammanfattning av ärendet Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, år 2016 av kommunstyrelsens investeringsplanering. Beslutsunderlag Revisionsrapport inkommen den 9 januari Yttrande daterad den 10 maj Yttrande daterad den 6 februari Tjänsteskrivelse daterad den 8 februari Kommunledningsutskottets förslag till beslut den 14 februari Kommunstyrelsens 51/2018, återremiss. Förslag till beslut på mötet Matilda Wärenfalk (S) yrkar på att ärendet går vidare till kommunfullmäktige för information. Beslutsgång Ordföranden hör med kommunstyrelsen om de kan besluta enligt kommunledningsutskottets förslag och finner att de beslutar detsamma. Vidare hör ordföranden om kommunstyrelsen bifaller eller avslår Matilda Wärenfalks tilläggsyrkande och finner att tilläggsyrkandet bifalles. Kommunstyrelsens beslut 1. Yttrande daterat den 6 februari 2018, antas och överlämnas till revisorerna. 2. Revisionsrapport - Uppföljning av granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering med yttrandet går vidare till kommunfullmäktige för information. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Expedieras till: Revisorerna Kommunfullmäktige Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Svar på Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Sammanfattning av ärendet Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, år 2016 av kommunstyrelsens investeringsplanering. Ann Willsund, kommundirektör föredrar ärendet. Beslutsunderlag Revisionsrapport inkommen den 9 januari Yttrande daterad den 10 maj Yttrande daterad den 6 februari Tjänsteskrivelse daterad den 8 februari Kommunledningsutskottets förslag till beslut den 14 februari Förslag till beslut på mötet Matilda Wärenfalk (S) yrkar på återremiss då yttrandet från den 10 maj 2016 saknas i utskicket. Beslutsgång Ordföranden hör med kommunstyrelsen om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att ärendet återremitteras. Kommunstyrelsens beslut 1. Ärendet återremitteras för komplettering av yttrande daterat den 10 maj Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 FÖRSLAG TILL BESLUT Sammanträdesdatum Sida 1 (1) Kommunledningsutskottet - Beredande Ärenden till kommunstyrelsens sammanträde den 6 mars 2018 Dnr 2018/ Svar på Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Sammanfattning av ärendet Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, år 2016 av kommunstyrelsens investeringsplanering. Ann Willsund, kommundirektör föredrar ärendet. Beslutsunderlag Uppföljning - granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering inkommen den 9 januari Yttrande daterad den 10 maj Yttrande daterad den 6 februari Tjänsteskrivelse daterad den 8 februari Kommunledningsutskottets förslag till beslut 1. Yttrande daterad den 6 februari 2018, antas och överlämnas till revisorerna.

5 Kommundirektör TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Dnr 2018/ Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Beskrivning av ärendet Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, år 2016 av kommunstyrelsens investeringsplanering. Beslutsunderlag Uppföljning granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering inkommen den 9 januari Yttrande daterad den 10 maj Yttrande daterad den 6 februari Tjänsteskrivelse daterad den 8 februari överväganden Förslag till beslut påverkar inte något av perspektiven i 2 kommunstyrelsens reglemente. Förvaltningens förslag till beslut 1. Yttrande daterad den 6 februari 2018, antas och överlämnas till revisorerna. Ann Willsund Kommundirektör Fattat beslut expedieras till: Revisorerna Ekonomienheten Kommundirektören

6 YTTRANDE Datum Sida 1(1) Dnr 2018/ Kommunchef Ann Willsund, Svar till revisionen gällande Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Sammanfattning Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av en tidigare genomförd granskning, år 2016 av kommunstyrelsens investeringsplanering. Beskrivning av ärendet I princip konstaterar revisorerna att inga av de planerade aktiviteterna som kommunstyrelsen arbetat i samband med svaret till revisionen 2016 har genomförts i praktiken. Förvaltningens synpunkter Det svar som kommunstyrelsen lämnade till revisionen angående investeringsplanering 2016 var på alla sätt täckande och bra. Problemet är att det inte genomförts. Orsaken till detta är att finna i den turbulens som varit i organisationen och framförallt verksamhetsstöd under 2016 och Vårt förslag är därför att genomföra de åtgärder till förändringar som vi skrev i svaret Organisationen har förstärkts på ekonomiavdelningen och verksamhetsstöd och idag finns förutsättningar att jobba med de förbättringsåtgärder som föreslås. Vi beklagar denna brist, men ser att det finns bra åtgärder att vidta. Ann Willsund Kommundirektör

7 Verksamhetsstöd - Ekonomi Rickard Brivald, rickard.brivald@morbylanga.se YTTRANDE Datum Ert datum Sida 1(3) Dnr 2016/ Er referens Kommunstyrelsen Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Sammanfattning Kommunens revisorer har granskat hur kommunstyrelsen planerar investeringsverksamheten. Beskrivning av ärendet Revisorerna understryker följande: Det finns behov av att klargöra rutiner och delmoment för investeringsprocessen i ett särskilt styrdokument. De bedömer att beredningsprocessens beslutsunderlag är otillräckliga. De bedömer också att bristen på enhetliga transparenta beslutsunderlag försvagar beredningsprocessen och ger sämre kontroll, framförallt för de ledamöter i kommunstyrelsen som inte ingår i kommunledningsutskottet. Nuvarande finansiella mål är inte tydligt kopplade till budgetens investeringsplanering. De bedömer att det delvis finns en koppling till övergripande verksamhetsmål men att detta ofta inte tydligt framgår av beslutsunderlagen. De ekonomiska kalkylerna upptar investeringsutgiften. Det finns inga rutiner för att upprätta kalkyl för driftspåverkan, eller att systematiskt ange handlingsalternativ och konsekvensanalyser. Det finns i underlagen ingen tydlig koppling mellan investeringsbudgeten och objektens påverkan på driftsbudgeten. De bedömer att det behöver tydliggöras i beslutsunderlagen i vilken fas förslaget om investeringen finner sig och att det för varje steg från idé/behov till start regelmässigt ska ske uppdatering av kalkylunderlagen. Förvaltningens synpunkter Under de senaste 15 åren har investeringsvolymen i kommunen varit mycket hög och enligt de långsiktiga planerna kvarstår behovet av stora investeringar. Detta innebär att investeringsplaneringen måste förbättras Mörbylånga kommun Webbplats E-post kommun@morbylanga.se Organisationsnr Postadress Mörbylånga Besöksadress Trollhättevägen 4 Telefon vx Fax Bankgiro

8 Mörbylånga kommun Datum Dnr 2016/ Sida 2(3) jämfört med dagens arbetssätt. Nedan framgår hur kommunen planerar att åstadkomma detta: För att klargöra rutiner och delmoment för investeringsprocessen har en tydlig processbeskrivning och tidsplan upprättats för hela budgetprocessen. I detta dokument framgår när och i vilken form ett investeringsäskande ska presenteras för budgetberedningen. Utöver detta finns även dokumentet anvisningar för tillämpning och uppföljning av budget vari vissa mer allmänna instruktioner kring budgetarbetet finns. En investeringspolicy som fastställer hur investeringar hanteras av kommunen är under framtagande. Som ett komplement till investeringspolicyn ska det också upprättas riktlinjer med investeringsinstruktioner, som mer i detalj beskriver regler för investeringsverksamheten. Investeringspolicyn ska vara ett styrdokument för kommunen som bland annat definierar vilka kriterier som skall vara uppfyllda för att räknas som en investeringsutgift. Den ska beskriva processens olika faser med tydliga avgränsningar vad avser roller och ansvar, hur investeringsprocessen kopplas till budgetprocessen samt hur kommunens beslut och uppföljningar av investeringar ska vara utformade för att effektivitet ska uppnås. För att budgetberedningen ska få ta del av tillräckligt specificerade beslutsunderlag har det upprättats en formaliserad mall för investerings- och driftsäskanden. Denna ska användas för att beskriva behov, konsekvenser och handlingsalternativ samt de ekonomiska kalkylerna för investeringsutgiften och driftkalkylens påverkan på driftbudgeten. Budgetprocessen har inför detta år utvecklats och nu medverkar även Miljö- och byggnadsnämndens ledamöter på ett flertal av budgetberedningarna. Under hösten 2016 inleds ett arbete med att revidera kommunens övergripande mål för åren I samband med detta kommer även de övergripande finansiella målen att ses över för att få till en utveckling med en tydligare koppling till investeringsbehov och skuldsättning med en längre planeringshorisont. Från och med budget 2016 började kommunen redovisa en långsiktig plan på tre år både för investerings- och för driftsbudgeten. För att få till en ytterligare långsiktighet i processen har kommunen i budgetarbetet för 2017 börjat arbeta med en 10-årsplan. Av denna framgår beslutade investeringar för 2017 och planerade investeringar för åren Denna långsiktighet är viktig för att politikerna ska få möjlighet att prioritera bland investeringarna i förhållande till de finansiella medel som kommunen har tillgång till. Vi ökar även långsiktigheten i budgetarbetet genom ett tydligare fokus på kommunens framtida demografiska utveckling. Kärnverksamheternas långsiktiga behov tydliggörs genom detta och via en omfattande omvärldsbevakning.

9 Mörbylånga kommun Datum Dnr 2016/ Sida 3(3) För att i underlagen till budgetberedningen tydliggöra kopplingen mellan investeringsbudgeten och objektens påverkan på driftsbudgeten ska det för varje investeringsprojekt tas fram en investeringskalkyl. Av investeringskalkylen skall följande framgå: Investeringsutgiften totalt samt uppdelad på år, framtida driftskostnader inkl. kapitaltjänstkostnader (avskrivning och ränta), start- resp. färdigställandetid samt syfte och mål med investeringen. I dagsläget görs detta i någon mån för de större investeringar som sker i regi av Teknisk affärsverksamhet. Framöver kommer fokus att ligga på att utveckla investeringskalkylerna, och dess påverkan på driftsbudgeten, inom övriga verksamheter. Monica Högberg Kommunchef Rickard Brivald Ekonomichef

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23