Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN"

Fredrik Vikström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Tekniska nämnden Tekniska nämndens arbetsutskott Dnr 2011/ Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt Bilaga: Slutdokument Ärendebeskrivning På kommunrevisorernas uppdrag har KPMG genomfört en granskning av den interna kontrollen avseende investeringsprojekt. Syftet med granskningen har varit att bedöma om tekniska nämnden har en tillfredställande interkontroll för styrning och uppföljning av nämndens investeringsprojekt. Kommunrevisorernas sammanfattande bedömning är att tekniska nämndens interna kontroll över investeringsprojekt inte är tillfredställande. Kommunrevisorernas granskning har resulterat i åtta rekommenderade förbättringsområden varav fyra till tekniska nämnden och fyra till kommunstyrelsen. I syfte att förstärka den interna kontrollen rekommenderar kommunrevisorerna tekniska nämnden att: Tekniska nämnden beslutar om principfrågor rörande projektstyrning, exempelvis vad gäller beskrivning av roller, beslut samt dokumentation, bl a vilka dokument som är obligatoriska. Rutinerna för framställningar till fullmäktige ses över för att säkerställa att sådana ärenden hanteras av tekniska nämnden.

av den interna kontrollen avseende investeringsprojekt.

2 Tekniska nämnden Tekniska nämndens arbetsutskott Dokumentation över vad som är investering respektive underhåll förbättras i de fall projekt omfattar både standardförbättringar och underhållsåtgärder. Frågan om prioritering av projekt lyfts till nämnden för ställningstagande med anledning av de tidsförskjutningar som uppstått för flera investeringsprojekt. Kommunrevisorerna har överlämnat granskningsrapporten för kännedom och yttrande från tekniska nämnden senast den 31 maj Tekniska förvaltningens yttrande De förbättringsområden som kommunrevisorerna har dokumenterat efter sin granskning sammanfattas i nedanstående punkter (kursiv stil) tillsammans med förvaltningens kommentarer. 1. Tekniska nämnden beslutar om principfrågor rörande projektstyrning, exempelvis vad gäller beskrivning av roller, beslut samt dokumentation, bl a vilka dokument som är obligatoriska. Tekniska nämnden har beslutat om riktlinjer som omfattar konsulttjänster och entreprenader inom mark, anläggnings och byggsektorn. Riktlinjerna är under bearbetning och revisorernas ovanstående förbättringsområde kommer att beaktas. Tekniska förvaltningen anser att frågor rörande projektstyrning, som exempelvis roller och obligatorisk dokumentation, är verksamhetsfrågor som tjänstemännen bör ansvara för på tekniska förvaltningen. Men i den mån det är relevant kan nämnden via riktlinjerna säkerställa rutiner inom projektstyrning. Tekniska förvaltningen delar därför inte rekommendationen i detta avseende fullt ut.

Frågan om prioritering av projekt lyfts till nämnden för ställningstagande med anledning av de tidsförskjutningar som uppstått för flera investeringsprojekt.

3 Tekniska nämnden Tekniska nämndens arbetsutskott För att öka tekniska nämndens insyn genomförs under år 2012 en genomgång av projektplatsen, vilken är en databas med rutiner och mallar för investeringsprojekten på tekniska förvaltningen. 2. Rutinerna för framställningar till fullmäktige ses över för att säkerställa att sådana ärenden hanteras av tekniska nämnden. Efter genomförd revision har en översyn av rutinen genomförts för att säkerställa att ärenden för framställningar till fullmäktige hanteras av tekniska nämnden. Den nya rutinen innebär att varje framställan ska vara ett separat ärende. 3. Dokumentation över vad som är investering respektive underhåll förbättras i de fall projekt omfattar både standardförbättringar och underhållsåtgärder. För att tydliggöra vad som är underhåll kommer det framledes i kalkylen för aktuellt projekt att specificeras vad som ingår i kostnaden för underhållsåtgärder. Projektledaren för projektet får ansvara för att följa upp utgifter/kostnader inom beslutad budget för både investering samt drift och ska avrapportera detta till beställaren under projekttiden. För projekt som sträcker sig över flera år ska projektledaren tillsammans med beställaren upprätta kostnadsfördelningen över åren. Även denna fördelning stäms av löpande under projekttiden. Projektledaren meddelar enhetschefen för ekonomiadministration belopp och tidpunkt för fördelning av kostnaden. Det förändrade arbetssättet med dokumentationen gör att det klart kommer att framgå vad som ingår i underhållskostnaden.

Rutinerna för framställningar till fullmäktige ses över för att säkerställa att sådana ärenden hanteras av tekniska nämnden.

4 Tekniska nämnden Tekniska nämndens arbetsutskott Frågan om prioritering av projekt lyfts till nämnden för ställningstagande med anledning av de tidsförskjutningar som uppstått för flera investeringsprojekt. Tidsförskjutningarna för investeringsprojekt kan delas in i olika grupper och en del är av sådan karaktär att tekniska nämnden inte äger frågan. Det kan till exempel dels bero på att andra förvaltningar avvaktar sina beslut för genomförande eller vara olika typer av överklaganden. Prioriteringar kopplat till ekonomiska skäl förankras alltid hos politiken. Tekniska nämnden beslutar om investeringsplan i april för de tre kommande åren. Förvaltningen ska utifrån planen årligen upprätta en tidsplan för kommande budgetår där det framgår när de olika projekten planeras att starta. Planen kommer kontinuerligt att revideras och vid större förändringar informeras nämnden. Förslag till beslut Tekniska förvaltningen föreslår tekniska nämnden besluta att ovanstående yttrande får utgöra tekniska nämndens yttrande till kommunrevisorerna. Yrkande Tore Isaksson (S) yrkar bifall till tekniska förvaltningens förslag.

Tidsförskjutningarna för investeringsprojekt kan delas in i olika grupper och en del är av sådan karaktär att tekniska nämnden inte äger frågan.

5 Tekniska nämnden Tekniska nämndens arbetsutskott Arbetsutskottets förslag till nämnd Arbetsutskottet föreslår tekniska nämnden besluta i enlighet med tekniska förvaltningens förslag. Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att ovanstående yttrande får utgöra tekniska nämndens yttrande till kommunrevisorerna. Beslutsexpediering Kommunrevisionen

Relevanta dokument

Rutin Uppföljning av investeringsprojekt Förslag på uppföljning av projekt till tekniska nämnden under år 2012

Tekniska nämnden 2011 12 15 143 430 2012 03 29 38 102 Tekniska nämndens arbetsutskott 2011 12 01 147 398 Dnr 2011/938.05 Rutin Uppföljning av investeringsprojekt Bilaga: Förslag på uppföljning av projekt