Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kontroller i investeringsprocessen Matti Leskelä Februari 2013

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Vårt uppdrag Bakgrund Syfte Metod 2 3 Granskningsresultat Kalkyl- och budgetunderlag för projektet Vitalisskolan Fakturahanteringsrutiner i projekt Vitalisskolan Avvikelser mot kalkyl och budget Övriga iakttagelser 5 Februari 2013

3 1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har genomfört en granskning av kontroller i investeringsprocessen. Den revisionsfråga som besvaras är Har kommunen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av större investeringsprojekt? Granskningen av kalkylunderlag för projektet Vitalisskolan indikerar att kontrollen varit bristfällig då fullständig kalkyl inte upprättats. Kalkyl finns upprättad för byggnationen men inte för de omfattande kringkostnader (exempelvis arkitektarvoden) som uppkommit i detta projekt. Rutinerna för kommunens investeringskalkylering behöver således ses över för att ekonomistyrningsreglerna ska följas. Vi bedömer att detta kan möjliggöras genom de nya rutiner som kommunfullmäktige fastställt. Verifikationerna i projektet är i huvudsak rätt bokförda. Mindre avvikelse har noterats. Avsaknaden av avtal för arkitekttjänster medför försvagad styrning av uppdragets utförande och omfattning. Ett avtal med överenskommen omfattning av konsultinsats utifrån kravspecifikation hade förstärkt den interna kontrollen och styrningen. Kontrollen och uppföljningen av investeringsprojektet Vitalisskolan bedöms sammantaget som bristfällig mot bakgrund av avsaknaden av heltäckande budgetsamt kalkylunderlag vid projektstart. Då granskningen endast har omfattat ett investeringsprojekt kan vi inte göra en samlad bedömning av kommunens totala investeringsverksamhet. Förseningar och problem har även förekommit i andra kommunala investeringsprojekt under De händelser och omständigheter som orsakat problem i samband med olika investeringsprojekt ligger sannolikt delvis utanför kommunens kontroll och hade därmed inte kunnat undvikas med ett annorlunda agerande från kommunens sida i upphandlingarna. Det går dock inte att utesluta att det också finns brister i kravspecifikationer i samband med upphandling. Till följd av genomförd granskning så ger vi följande rekommendation: Teknik- och Servicenämnden måste prioritera en utveckling och kvalitetssäkring av processerna för upphandling, styrning och uppföljning av investeringsprojekt. Teknik och servicenämnden samt Kommunstyrelsen behöver säkerställa att ekonomistyrningsreglerna följs avseende fullständiga investeringskalkyler för framtida investeringsprojekt. Båda de ovanstående rekommendationerna stärker den interna kontrollen och ger förutsättningar för besparingar i tid och pengar. Februari av 5

4 2 Vårt uppdrag 2.1 Bakgrund har en omfattande årlig investeringsverksamhet. Ett investeringsbeslut ger kapitalkostnader för kommunen under en lång tid. Det är därför viktigt att investeringsbesluten är välgrundade och bygger på riktiga beslutsunderlag i form av genomarbetade ekonomiska kalkyler. Det är också betydelsefullt att kommunen har en tillräcklig kontroll över uppkomna investeringskostnader i samband med investeringens genomförande. Denna granskning är en fortsättning på tidigare investeringsgranskning som avrapporterats under slutskedet av år Syfte Granskningens syfte är att besvara nedanstående revisionsfråga: Har kommunen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av större investeringsprojekt? Granskningen syftar till att besvara nedanstående delfrågeställningar: Finns ett genomarbetat kalkylunderlag till budgeterad investeringssumma? Finns en tillräcklig intern kontroll i fakturahanteringen i granskat investeringsprojekt? Hur hanteras eventuella avvikelser mot kalkyl och budget? 2.3 Metod Granskningen har utförts genom: Genomgång av kalkyl- och budgetunderlag Registeranalys av och stickprov bland bokförda investeringskostnader Kontakter med berörda tjänstemän Efter samråd med revisorerna har Vitalisskolan valt under för en fördjupad granskning. Kalkyl- och budgetunderlag för projektet Vitalisskolan har granskats. Stickproven har gjorts bland de investeringskostnader som uppkommit i projektet Vitalisskolan. Kontroll har gjorts av om fakturorna är rätt bokförda samt om det tillräckliga underlag till de olika fakturorna. Registeranalys har gjorts av bokförda kostnader. Under granskningens gång har problem uppkommit med andra kommunala investeringsprojekt varför projektets inriktning i viss mån förskjutits. Under granskningen har förhållanden som rör upphandlade tjänster uppmärksammats vilket redovisas under punkten övriga iakttagelser. Februari av 5

5 3 Granskningsresultat 3.1 Kalkyl- och budgetunderlag för projektet Vitalisskolan Av s antagna ekonomistyrmodell framgår bl.a. hur investeringar ska hanteras i budget- och planeringsprocessen. Inför varje enskilt investeringsbeslut skall en fullständig investeringskalkyl utformas enligt kommunens mall för investeringsprojekt. Bl.a. ska avskrivningskostnader och driftskostnadseffekter framgå av kalkyl. Se utdrag nedan: Kommunfullmäktige beslutade om nya rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt. Dessa omfattade bland annat bättre och tätare avstämningar mellan beställare och entreprenör avseende ekonomi, regelbunden återrapportering till KS samt att byggkalkylen ska innehålla medel för oförutsedda utgifter. För granskat projekt finns en kalkylsammanställning rörande skolbyggnader och omkringliggande markarbeten. Fördelning av kostnader per huskropp är gjord på Mark och anläggning, Hus, El samt Transport. Denna har upprättats av extern part på uppdrag av kommunen. Kalkylen var inte upprättad inför det ursprungliga investeringsbeslutet utan är ett senare underlag. Det saknas kalkyl för arkitektkostnader och oförutsett etc. Ekonomistyrningsreglerna gäller från Detta projekt anslogs medel i investeringsbudget för 2007 och därefter även 2009, 2010, 2011 och Kommunens investeringsbudget bygger inte på ett underlag som kostnadsberäknar projektet i sin helhet. Kommunens ekonomistyrningsregler som innebär att en fullständig investeringskalkyl ska utformas inför varje investeringsbeslut har inte följts i detta projekt. Kommentarer och bedömning Kalkylen förefaller väl genomarbetad för de delar som omfattas. För att en investeringskalkyl ska anses fullständig så måste den förutom kostnader för byggnation även innefatta kostnader för exempelvis omkringliggande infrastruktur, Februari av 5

6 arkitektarvoden etc. samt en bedömd osäkerhetspost till följd av att avvikelser och ändrings- och tilläggsarbeten som är vanligt förekommande. Detta är en brist i det granskade ärendet. Det kan finnas svårigheter att inför ett första beslut om investeringsbudget upprätta en träffsäker investeringskalkyl som beräknar de slutliga kostnaderna. Detta kan vara en omständighet som försvårar efterlevnad av ekonomistyrningsreglerna. Vid tidpunkten för antagande av investeringsbudget för 2009, 2010, 2011 och 2012 då projektet anslogs medel så är det en brist att det inte funnits en investeringskalkyl i enlighet med regelverket. Det är positivt att det nu finns nya förbättrade rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt. Det återstår att säkerställa att rutinerna följs. Kalkyl- och budgetunderlag bedöms som bristfälliga för investeringsprojektet Vitalisskolan. 3.2 Fakturahanteringsrutiner i projekt Vitalisskolan I denna granskning har vi gjort stickprov bland de fakturor som hittills är bokförda som investeringskostnader för projektet under tiden Total bokförd kostnad uppgår till 75,5 mnkr per september Detta utfall är ej slutligt. Vi har granskat fullständigheten i verifikationen utifrån det krav som ställs i Lag om Kommunal Redovisning. Attestrutinerna har ej granskats vid genomgången av bokförda kostnader. Lag om Kommunal redovisning har följande lydelse: Utdrag ut Lag om Kommunal redovisning (kap. 2 4): Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Vi har i vår granskning kunnat härleda bokförda investeringskostnader mot fakturor som enligt sin utformning härrör till ombyggnationen av Vitalisskolan. Verifikaten är i huvudsak rätt bokförda. Mindre avvikelse har noterats för en faktura där moms bokförts till ett för lågt belopp. För stora kostnadsposter i form av konsultinsatser så finns inte i förväg bedömda leveransvolymer beräknade i kalkylunderlag etc. I granskat projekt har en leverantör av arkitekttjänster anlitats utan gällande avtal. Fakturering har skett på löpande räkning utifrån ett tidigare och nu ej längre gällande ramavtal. Kommentarer och bedömning Kontrollerade fakturor är enligt vår bedömning i huvudsak korrekt bokförda. Februari av 5

7 Vi bedömer att avsaknaden av avtal för arkitekttjänster medför försvagad styrning av uppdragets utförande och omfattning. Ett avtal med överenskommen omfattning av konsultinsats utifrån kravspecifikation hade förstärkt den interna kontrollen och styrningen. 3.3 Avvikelser mot kalkyl och budget För projektet Vitalisskolan är den bokförda investeringskostnaden 75,5 mnkr vilket kan jämföras med budgeterade belopp i investeringsbudgeten under åren som uppgår till sammanlagt 72,5 mnkr. Budgetår Budgeterad investering/år ,5 Mkr Mkr Mkr Mkr Mkr Kommentarer och bedömning En samlad investeringskalkyl som omfattat alla aktuella kostnader hade gett förutsättningar för detaljerade uppföljningar av utfall mot kalkyl för olika typer av kostnader. Detta hade också bidragit till en mer effektiv intern kontroll. 3.4 Övriga iakttagelser I samband med denna granskning har bl.a. uppmärksammats att kommunen drabbats av problem i form av bl.a. tvister och leveransstörningar i flera av sina stora investeringsprojekt (Safiren, Vitalisskolan samt Högbergsgatan). En fråga som uppkommer är vad kommunen kunde ha vidtagit för åtgärder för att minska risken för störningar. Vi har inom ramen för denna granskning inte tagit ställning till om upphandlingsrutinerna är välfungerande och effektiva i kommunen. De händelser och omständigheter som orsakat problem i samband med olika investeringsprojekt ligger sannolikt delvis utanför kommunens kontroll och hade därmed inte kunnat undvikas med ett annorlunda agerande från kommunens sida i upphandlingarna. Det går dock inte att utesluta att det också finns brister i kravspecifikationer i samband med upphandling. Mot bakgrund av de leveransproblem som förekommit så rekommenderar vi Teknik- och Servicenämnden att prioritera en utveckling och kvalitetssäkring av processerna för upphandling och uppföljning av investeringsprojekt. Februari av 5