Revisionsrapport och handlingsplan för fastighetsverksamheten avseende investeringsprojekt

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Revisionsrapport och handlingsplan för fastighetsverksamheten avseende investeringsprojekt"

Erika Lindström
för 9 år sedan
Visningar:

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1[6] Referens Maude Andersson Pekkanen Gunilla Melkersson Mottagare Tekniska nämnden Revisionsrapport och handlingsplan för fastighetsverksamheten avseende investeringsprojekt Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad , som yttrande över revisionsrapporten avseende granskning av investeringsprojekt. Sammanfattning Kommunens fastighetsinvesteringar omsätter betydande belopp och påverkar den kommunala ekonomin över lång tid. Bl a mot denna bakgrund har kommunens revisorer vid olika tillfällen granskat verksamheten, senast våren 2013, vilket resulterat i den rapport som nu redovisas för nämnden. I rapporten konstateras att flera åtgärder vidtagits med anledning av tidigare granskningar och att ett ambitiöst utvecklingsarbete pågår vid fastighetsenheten, men man konstaterar samtidigt att stora brister kvarstår och måste åtgärdas, dels internt inom fastighetsverksamheten, dels i samarbete med kommunledningsförvaltningen (klf). Förvaltningen välkomnar den gjorda granskningen och medger de påpekade bristerna, som bl a kan förklaras av bristande interna processer och rutiner, samt av hög omsättning på chefssidan, som lett till svag kontinuitet i tidigare utvecklingsarbete. Vidare har förvaltningen vid flera tillfällen redovisat underskott i investeringsprojekt, vilket delvis kan förklaras av faktorer som tas upp i rapporten. Bl a har en fastställd lokalförsörjningsprocess länge saknats i kommunen, vilket gjort att rutiner för övergripande ekonomiska beslut haltat. Dessutom har det brustit i återrapportering till nämnden, såväl under som efter projektens genomförande. Brister har även konstaterats i avskrivnings- och ombudgeteringsrutiner, samt i nämndens delegationsordning mm. Det finns även brister i analys och kvalitetssäkring av kalkyler vilket ofta inneburit investeringsbudgetering som inte varit tillräckligt verklighetsförankrad. Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter Direkt Sms E-post gunilla.melkersson@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

Sammanfattning Kommunens fastighetsinvesteringar omsätter betydande belopp och påverkar den kommunala ekonomin över lång tid.

2 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[6] Förvaltningen tar rapportens påpekanden på största allvar och en handlingsplan har upprättats med utgångspunkt från rapporten för att åtgärda de redovisade bristerna. Planen redovisas nedan.

handlingsplan har upprättats med utgångspunkt från

3 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[6] Handlingsplan 1. Delegationsordning fastställs Nuvarande delegationsordning är bristfällig och behöver utvecklas. Detta har påpekats i tidigare revisioner och ett arbete har påbörjats men ännu inte slutförts. Detta behöver slutföras omgående för att möjliggöra uppföljning och återrapportering av delegationsbeslut. Ansvar och befogenheter ska tydligt framgå. Det måste vara glasklart vem som fastställer delegationsordning. För närvarande finns oklarheter kring vad som utgår från kommunfullmäktige och vad som utgår från tekniska nämnden. Tydlighet är mycket viktigt för att klargöra att ansvaret för budgethållning och projektekonomi är en viktig del i fastighetsverksamheten. En tydlig delegationsordning visar inom vilka gränser organisationen verkar och vilket ansvar det innebär, också för enskilda medarbetare. Ansvarig: Förvaltningschef Färdigtidpunkt: 31 januari Lokalförsörjningsprocess fastställs En ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess är enligt rapporten en förutsättning för god ekonomisk hushållning, vilket även påpekats i tidigare granskningar. Ett förslag har antagits av tekniska nämnden men har inte fastställts av kommunledningsförvaltningen och kommunstyrelsen. Ett gemensamt arbete har därför inletts mellan kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen under året i syfte att ta fram ett nytt gemensamt förslag senast En utgångspunkt för detta arbete är en process som bygger på flera beslutstillfällen med successivt fördjupat beslutsunderlag, samt med möjlighet till omtag i processen om t ex ändrade förutsättningar så kräver. Lokalförsörjningsprocessen ska omfatta den kommunala verksamhetens totala behov av lokaler och ska vara ett underlag inför den årliga framåtsikten. Lokalförsörjningsprocessen ska fastställas av kommunfullmäktige. Ansvarig: Förvaltningschef och fastighetschef driver frågan tillsammans med kommunledningsförvaltningen. Färdigtidpunkt: Kommunfullmäktigebeslut februari 2014

Detta behöver slutföras omgående för att möjliggöra uppföljning och återrapportering av delegationsbeslut. Ansvar och befogenheter ska tydligt framgå.

4 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4[6] 3a. Säkerställa att redovisningsregler följs Tillsammans med kommunens upphandlingsenhet ska mallar för beställningsskrivelser tas fram för de beställningar som sker inom enheten. Alla beställningar ska göras utifrån godkänt underlag. I underlaget ska också framgå att leverantören är en av kommunen godkänd leverantör. En instruktion ska tas fram som komplement till de regler som tydligt förklarar skillnaden mellan investering och underhållskostnad. I nuvarande reglemente framgår det att inga ombokningar får ske mellan underhållskonton och investeringsprojekt utan att förvaltare och projektledare är överens. Detta har inte följts och regeln bör dessutom ändras. Fastighetschefen som är övergripande budgetansvarig ska ansvara för att rätt kostnader belastar underhållsåtgärder eller projekt. Större ombokningar ska rapporteras till nämnden. Färdigtidpunkt: b. Interna riktlinjer, redovisning I samband med att kommunen inför en ny kontoplan kommer förvaltningen att ta fram tydliga direktiv som talar om vad som avses med drift respektive investering (se 3a). Rätt kontering ska ingå i investeringskalkylerna så att uppföljning underlättas. Ansvarig: Ekonomichef Färdigtidpunkt: a. Åtgärda så att korta projekt uppfyller krav på redovisning Förvaltningen vill minimera kategorin korta projekt och istället använda normala projekttyper. Korta projekt används idag för investeringar som inte kan härledas till specifik förvaltning. Exempel är energieffektivisering. För att kunna ha samma rutiner för kalkylering och slutredovisning bör korta projekt i möjligast mån ersättas av normala projekt. Ansvarig: Ekonomichef utreder tillsammans med kommunledningsförvaltningen Färdigtidpunkt: b. Uppföljning av korta investeringar i Beslutstöd

Alla beställningar ska göras utifrån godkänt underlag. I underlaget ska också framgå att leverantören är en av kommunen godkänd leverantör.

5 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 5[6] För att kunna ha en bra rutin för prognos och avvikelserapportering behöver vi ha verktyget Beslutstöd. Idag fungerar inte den i Beslutstöd avseende projetkttyp korta investeringar. Det som saknas idag är en teknisk funktion. Ekonomienheten kommer att ta in offert från leverantören av kommunens ekonomisystem och därefter besluta hur man går vidare med en beställning. Ansvarig: Ekonomichef Färdigtidpunkt: Redovisningen till nämnden säkerställs. För att kunna följa investeringsprojekten kontinuerligt och upptäcka avvikelser i tid är en regelbunden redovisning till nämnden nödvändig. En ny rutin med muntliga redovisningar vid varje sammanträde infördes därför våren 2013, som nu även kompletterats med att skriftliga underlag tas fram som skickas till nämndledamöterna månadsvis avseende fastighetsenhetens investeringsprojekt. Inför investeringsredovisning till nämnd, punkt 5 i denna handlingsplan, sker genomgång med förvaltningsledning, förvaltningsekonom och enhetens ledning av pågående projekt. Färdigtidpunkt: Klart 6b. Höja beloppsgränsen för slutredovisningar Idag är beloppsgränsen för slutredovisningar av investeringsprojekt 50 basbelopp, ca. 2,2 mnkr. föreslår att den gränsen höjs till 150 basbelopp ca 6,5 mnkr. Beslutsunderlag ska tas fram för att ändra beloppsgränsen. Förslaget till beloppsgräns bygger på en gräns för upphandling av investeringsprojekt och driftsprojekt inom förvaltningen. Färdigtidpunkt: Slutredovisningar ska redovisas i årsredovisningen Detta införs i samband med årsredovisningen Ansvarig: Ekonomichef

Ekonomienheten kommer att ta in offert från leverantören av kommunens ekonomisystem och därefter besluta hur man går vidare med en beställning. Ansvarig: Ekonomichef Färdigtidpunkt: 2014-02-01 5.

6 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 6[6] Färdigtidpunkt: Processbeskrivning av kalkylering och uppföljning av projekt I samband med nytt Fastighetsinformationssystem tas processbeskrivning fram för kalkyler och uppföljning för byggprojekt. Införandet av delsystem planeras under I processbeskrivningen ska klart framgå hur kalkyler tas fram och vilket innehåll som krävs. Kalkyler ska bland annat utgå från dokumenterade tidigare erfarenheter tillgängliga uppgifter i branschrelaterade databaser och analys av det aktuella marknadsläget. Det ska även framgå hur och hur ofta uppföljning av projektkalkyler ska genomföras. Viktigt är att fastslå hur återrapportering av eventuella avvikelser sak rapporteras och hanteras. Det gäller rapportering till styrgrupp och nämnd. Färdigtidpunkt: Uppföljning av handlingsplanen Uppföljningen av denna plan ska ske minst vid delårsrapporteringstillfällena. Uppföljningen kan även påkallas av nämnd. Magnus Andersson Samhällsbyggnadschef Maude Andersson-Pekkanen Fastighetschef

Införandet av delsystem planeras under 2014. I processbeskrivningen ska klart framgå hur kalkyler tas fram och vilket innehåll som krävs.

Relevanta dokument

Gruppmöten: (S), (V) och (MP), plan 2, rum 2, kl 18.00 (M), (FP) och (KD), plan 7, Mellanrummet, kl 18.00

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [2] Tekniska nämnden 2013-10-31 Tid 2013-11-11, Kl 19:00 Plats Kommunalhuset i Tumba, plan 2, rum 2 Gruppmöten: (S), (V) och (MP), plan 2, rum 2, kl 18.00 (M), (FP) och (KD),