Ansvarsutövande: Lantmäterinämnden Sundsvalls kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Lantmäterinämnden Sundsvalls kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Lantmäterinämnden Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Intern kontroll Vår granskning Rekommendationer Bedömning... 6 december 2014 Sundsvalls kommun

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing Revisionsfråga Vidtar Lantmäterinämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 6

4 6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 6

5 16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 6

6 2. Granskningsresultat 2.1. Lantmäterinämnden I lantmäterinämnden svarade 80% av ledamötena på enkäten Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning 75% av de svarade ansåg att de besitter god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program medan resterande 25% instämde i huvudsak. Samtliga ansåg även att de helt eller i huvudsak känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt i deras uppdrag som nämndsledamot samt att de har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente. Hälften av ledamötena instämde helt i påståendet att nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet medan andra hälften instämde i huvudsak Uppföljning, rapportering och resultat Samtliga ledamöter anser att rapportering av måluppfyllelse gällande verksamhetsmål sker minst tre gånger per år till nämnden och samtliga instämde även helt eller i huvudsak att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse avseende verksamheten. Samtliga anser att de fastställt ekonomiska mål som är uppföljningsbara, de har en tillfredsställande måluppfyllse och att detta avrapporteras tre gånger per år vid delårsrapporter och årsredovisning. Samtliga anser även att de har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder En fjärdedel anser att nämnden endast till viss del diskuterar och analyserar måluppfyllelse vid sammanträdena och fattar aktiva beslut därav. Däremot anser samtliga ledamöter att nämnden på det hela uppnår ett resultat som överensstämmer med fullmäktiges mål och nämndens uppdrag. Sundsvalls kommun 4 av 6

7 Intern kontroll Samtliga ledamöter instämmer helt i att de har en tillräcklig kunskap om vad som menas med intern kontroll och vad nämndens ansvar för detta innebär. Vidare anser även samtliga ledamöterna helt eller i huvudsak att nämndens arbete med intern kontroll är tillräcklig. Samtliga respondenter har uppfattningen om att nämnden regelbundet (tre till fyra gånger per år) genomför olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättssäkerhet. Däremot anser 1/3 att detta aldrig dokumenteras medan de resterande 67% har uppfattningen att detta görs. Samtliga ledamöter instämmer helt eller i huvudsak i påståendena att nämndens delegationsordning är aktuell, att nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer samt att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig. Även diskussionsklimatet vid sammanträdena ska vara mycket gott Vår granskning års granskning utmynnade i bedömningen att nämnden vidtog tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag I år har inte heller något av vikt framkommit vid granskning av lantmäterinämndens protokoll, styrdokument och delårsrapporter. Vi anser däremot att nämnden bör fokusera på följande: 25% av nämndens ledamöter anser att nämnden inte fullt ut fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 33% har uppfattningen att det aldrig sker någon dokumentation av de olika analyser som genomförs för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet Rekommendationer Till följd av ovanstående rekommenderar vi nämnden att: Den fattar aktiva beslut vid exempelvis avvikande måluppfyllelse Sundsvalls kommun 5 av 6

8 Den dokumenterar de analyser som görs gällande den interna kontrollen Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att lantmäterinämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 6 av 6