REVISIONSRAPPORT. Barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande. Granskning av. Söderhamns kommun. Februari Ove Lindholm

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "REVISIONSRAPPORT. Barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande. Granskning av. Söderhamns kommun. Februari Ove Lindholm"

Sofia Ekström
för 7 år sedan
Visningar:

1 REVISIONSRAPPORT Granskning av Barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande Söderhamns kommun Februari 2004 Ove Lindholm

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Metod Redovisning och kommentarer till enkätsvaren Mål och riktlinjer Uppföljning och rapportering Arbetssätt och arbetsformer Sammanfattande bedömning... 5

3 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda ledamöter i dessa. Ett viktigt underlag för revisorernas uttalande är deras bedömning av om nämnders och styrelsers ansvarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövande avses nämndens/styrelsens aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi. Kommunens revisorer har i sin plan för 2003 tagit upp granskning av Barn- och utbildningsnämndens ansvarsutövande och uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att genomföra granskningen. Revisionsfrågan är, utifrån den valda metoden och granskningens omfattning, hur nämndens egna ledamöter och de närmaste tjänstemännen själva ser på ansvarsutövandet. 2. Metod Granskningen har genomförts med en enkät som riktats till nämndens tretton ledamöter och till de fyra närmaste tjänstemännen. Nio av nämndens ledamöter besvarade enkäten och samtliga fyra tjänstemän. Enkäten har tagit upp frågor runt tre områden som är viktiga för att möjliggöra en effektiv styrning; Mål och riktlinjer, uppföljning och rapportering samt arbetssätt och arbetsformer. Två träffar har hållits med nämnden. En första för att informera om bakgrund och syfte med granskningen samt för genomgång av enkäten. Vid den andra träffen redovisades och diskuterades resultatet av enkäten. 3. Redovisning och kommentarer till enkätsvaren Nedan redovisas svaren från politikerna respektive tjänstemännen på de påståenden som ställdes i enkäten. Svaren redovisas som aritmetiska medelvärden utifrån en svarsskala från 5 till 1. 5 står för instämmer helt, 3 står för instämmer delvis och 1 står för instämmer inte alls. Däremellan fanns svarsalternativen 4 och 2. Av betydelse vid tolkning av svar som redovisas som medelvärden är också hur spridningen av svaren runt medelvärdet ser ut. Det bör observeras att när det gäller politikernas svar så är spridningen stor på i stort sett alla påståenden. Även tjänstemännens svar är spridda, men inte i samma utsträckning. 1

3.1 Mål och riktlinjer Kommentarer Svaren på påståendena om nämndens styrning, 1a och 1b, ligger för båda grupperna i nära anslutning till svarsalternativet instämmer delvis =3.

4 3.1 Mål och riktlinjer Kommentarer Svaren på påståendena om nämndens styrning, 1a och 1b, ligger för båda grupperna i nära anslutning till svarsalternativet instämmer delvis =3. När det gäller mål så instämmer tjänstemännen i betydligt högre grad än politikerna till att det finns politiska mål för olika verksamhetsområden och för miljöarbetet. I stort sett lika svar när det gäller arbetsmiljömålen. Endast tre svar från tjänstemännen på både 2b och 2c. Påståendet, att processen att ta fram de kortsiktiga målen och verksamhetsplanen ger möjligheter till tillfredsställande delaktighet för nämnden, får högre instämmande från tjänstemännen än från politikerna. Instämmandet sjunker för båda grupperna på påståendet 3b. Politikerna ligger under betyget 3 på båda påståendena. Politikerna instämmer i något högre grad än tjänstemännen i att beslutsunderlagen är tillfredsställande/tillräckliga för beslut om långsiktig verksamhetsutveckling och för omprövningar, beslut och direktiv under året. Lika för båda grupperna när det gäller den kortsiktiga verksamheten. Samtliga svar ligger runt svarsalternativet instämmer delvis 2

3.2 Uppföljning och rapportering Kommentarer Politikerna instämmer i högre grad än tjänstemännen i att de får tillfredsställande rapportering om ekonomin och om måluppfyllelsen när det gäller

5 3.2 Uppföljning och rapportering Kommentarer Politikerna instämmer i högre grad än tjänstemännen i att de får tillfredsställande rapportering om ekonomin och om måluppfyllelsen när det gäller verksamhetsmålen och arbetsmiljömålen. Betygen är för båda grupperna låga på påståendena 1a-1d. Endast två svar från tjänstemännen på påståendena 1c och 1d. En markant skillnad i instämmande blir det på påståendet att nämnden får tillfredsställande rapportering under året om verkställande av beslut och direktiv. Här instämmer tjänstemännen i betydligt högre grad än politikerna, något som är värt att observera. Detta gäller också påståendet att rapporteringen diskuteras på ett tillfredsställande sätt i nämnden. På påstående 3a instämmer politikerna i högre grad än tjänstemännen och på 3b är svaren på ungefär samma nivå. 3

6 3.3 Arbetssätt och arbetsformer Kommentarer Båda grupperna instämmer i lika grad i att rollfördelningen är tydlig. Tjänstemännen instämmer dock i betydligt högre grad i att rollfördelningen fungerar bra i praktiken. Båda grupperna ger likadant och bra betyg åt att delegationsordningen ger bra balans i beslutsfattandet mellan nämnden och tjänstemännen. Politikernas instämmande sjunker dock på påståendet att återrapporteringen av fattade beslut fungerar tillfredsställande. Tjänstemännen ger högt betyg åt påståendet att samarbetet mellan nämnden och tjänstemännen fungerar bra. Politikerna ger också ett relativt bra betyg, men lägre än tjänstemännen. Det avslutande samlingspåståendet får något högre instämmande från tjänstemännen än från politikerna. Båda gruppernas svar tangerar dock svarsalternativet instämmer delvis =3. 4

7 4. Sammanfattande bedömning Enkätsvaren tyder på att Barn- och utbildningsnämnden och förvaltningen behöver utveckla arbetssätt och arbetsformer som i högre utsträckning ger nämnden möjligheter till utökad delaktighet när det gäller framtagande av mål och riktlinjer för såväl den kortsiktiga som långsiktiga verksamhetsutvecklingen. Av detta följer troligtvis automatiskt att nämndens upplevelse av att uppföljning och rapportering fungerar tillfredsställande ökar. Rutinerna för uppföljning och rapportering av såväl ekonomi som verksamhet bör oavsett detta diskuteras och utvecklas i de delar som anses behövas. Rollfördelningen mellan nämnden och tjänstemännen behöver diskuteras och klarläggas. När det gäller samarbetet mellan en nämnd och dess förvaltning är det viktigt att vid vissa tidpunkter utvärdera och diskutera detta. Speciellt i inledningen på en ny mandatperiod med delvis ny nämnd är detta viktigt för att bl a stämma av vilka rimliga förväntningar man kan ha på varandra. Den stora spridningen i enkätsvaren från politikerna på i stort sett alla frågor tyder på ett stort behov av att dels prata ihop sig och kanske också på ett informations- och utbildningsbehov. 5

Relevanta dokument

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Revisionsrapport Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten Socialnämnden Katrineholms kommun Januari 2009 Christina Norrgård Kerstin Svensson, certifierad kommunal revisor