Kultur- och teknikförvaltningen

Transkript

1 Kultur- och teknikförvaltningen Upprättad: Kultur- och tekniknämnden Komplettering till kultur- tekniknämndens sammanträde den 19 juni 2013 Komplettering till nämnden består av följande delar: 1. Underlag till analys av PwC:S enkät (kl 14.00) 2. Budgetuppföljning efter maj månad (enligt dagordning) 3. Extra ärende om bidrag till simskola Med vänlig hälsning Bengt Klintbo Gnesta kommun [ Gnesta [ vxt: gnesta.kommun@gnesta.se besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

2 GNESTA KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: Dnr: För handläggning. Revisionsskrivelse Kultur- och tekniknämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport: Granskning av ansvarsutövande i kultur- och tekniknärnnden På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har PwC granskat ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden. Granskningen har fokuserat på revisionsfrågan: Har nämnden tillräckliga förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten? Sammantaget är vår revisionella bedömning att kultur- och tekniknämnden har goda förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten. Sett över samtliga frågor och frågeområden ges bilden av att nämnd och förvaltning är väl medvetna om framgångsfaktorer och förbättringsområden. Vår bedömning är att nämnden utifrån detta har goda förutsättningar för att ytterligare förbättra sin styrning och ledning. Rapporten innehåller dock ett antal punkter som nämnden bör beakta. Det gäller bl a: Det långsiktiga perspektivet kan förbättras, både när det gäller styrning och beslutsunderlag. Viss oenighet återfinns även när det gäller underlag för omprövningar, beslut och direktiv under året. När det gäller uppföljningen av ekonomi och mål har ledamöterna mycket varierande uppfattningar, vilket vi rekommenderar att nämnden diskuterar. Ett diskussionsområde är även hur rollfördelningen mellan nämnd och förvaltning fungerar i praktiken. Där är bilden olika beroende på vilken grupp som tillfrågas. Gjorda iakttagelser redovisas i sin helhet i bilagd rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte Revisorerna önskar svar från kultur- och tekniknämnden senast Åke Nilsson Ordförande <6 Björn Svallfors Vice ordförande Gnesta kommun Gnes-ta 1 vxl: onesta.kommunconesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

3 Gnesta kommun 213 -Oh- 1 2 Ink: Dnr För handläggning:... Revisionsrapport Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden Gnesta kommun Fredrik Alm Cert. kommunal revisor

4 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden Innehållsförteckning Bakgrund 2 Metod 2 Resultatet av enkätundersökningen 3 Mål och riktlinjer 3 Ansvar och rapportering 4 Arbetssätt och arbetsformer 6 Sammanfattande bedömning 6 Gnesta kommun 1 av 7 PwC

5 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden Bakgrund Nämndernas uppgifter är att utifrån kommunfullmäktiges mål och uppdrag bedriva verksamhet i enlighet med lagstiftning och andra föreskrifter. För att klara detta krävs att nämnden har en fungerande ledning och styrning av sin verksamhet. Granskningen syftar till att ge nämnden ett stöd i deras uppbyggnad av den interna kontrollen. Revisionsfråga: har nämnderna tillräckliga förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten? Kontrollfrågor: Uppfattar ledamöter och tjänstemän att nämnden utövar tillräcklig styrning och ledning av verksamheten? Uppfattar ledamöter och tjänstemän att nämnden har en tillräcklig uppföljning av verksamheten? Hur uppfattas samspelet mellan nämnd och förvaltning av ledamöter och tjänstemän? Metod Granskningen har genomförts genom en enkätundersökning. Enkäten delades ut av PwC till kultur- och tekniknämndens ordinarie ledamöter vid sammanträdet den 24 april Insamling skedde direkt i anslutning till sammanträdet. En ordinarie ledamot var frånvarande och fick enkäten skickad per post. Tjänstemän motsvarande förvaltningsledningen har besvarat samma frågor via webbaserad enkät som distribuerades via e-post. Enkäten har tagit upp frågor runt tre områden som är viktiga för att möjliggöra en effektiv styrning; mål och riktlinjer, ansvar och rapportering samt arbetssätt och arbetsformer. Resultatpresentationen består av att redogöra för ledamöternas respektive tjänstemännens resultat. Vi analyserar resultatet utifrån hur överens dessa två grupper är samt hur överens man är inom respektive grupp. Vi jämför även ledamöternas och tjänstemännens resultat med genomsnittet från nio nämnder som ansvarar för kultur- och teknikfrågor i någon form. Gnesta kommun PwC 2 av 7

6 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden Resultatet av enkätundersökningen Totalt sju ordinarie ledamöter samt fyra tjänstemän tilldelades enkäten. Vi fick in svar från sju ledamöter. Till tjänstemännen skickades två påminnelser via e-post och det inkom tre av fyra möjliga svar. Nedan redovisas svaren från ledamöter och tjänstemän på de påståenden som ställdes i enkäten. Svaren redovisas som aritmetiska medelvärden utifrån svarsskala 1 till 5, där 1 står för "instämmer inte alls" och fem står för "instämmer helt". Däremellan finns svarsalternativen 2, 3 och 4 samt ett "vet er-alternativ. Mål och riktlinjer Enkäten inleddes med en fråga om kommunfullmäktige fastställt inriktningsmål för nämndens verksamhet. På denna fråga har sex ledamöter och tre tjänstemän svarat att inriktningsmål finns. En ledamot har svarat "vet ej". 2e. Dat finns politiskt fastställda mål för nämndens olika verksamhetsområden 2b. Det finns polrtiskt fastställda Mål för Arbets. mijöarbetet 2c. Det finns poltiskt fastställda mål för blittöerbetet 3a. Nämnden styr på ett tillfredsställande sätt den Långsiktiga verksamhetsutvecklingen 3b. Nämnden styr på ett tillfredsställande sått den Kortsktiga (1-års) verksamheten 4a. Processen att ta fram de kortsiktiga mål en (1-års) och vhl-plan ger möjlighelerte Tilfredsstallande delaktighet för tjänstemännen 4b. Processen att la fram de kortsiktiga målen (1-års) och vht-plan ger möjlighetertil Tillfredsställande delaktighet för nämnden 4c. Processen ett ta fram de kortsiktiga målen (1-års) och vht-plan ger möjligheter NI Att åstadkomma/säkra harmoni mellan ekonomi och vht-målen Sa. Beslutsunderlagen är tilfredsställandertilräcklige för att ta beslut om nämndens Långsiktiga verksamhetsulveckling 5b. Bestutsundertagen är tilfredsstallandertilrecklige för att ta beslut om nämndens Kortsiktiga (1-års) verksamheten Sc. Beslutsundertagen är tilfred sställandertillräckliga för att te beslut om nämndens omprövningar, beslut och direktiv under året 10 2,0 3,0 40 OLectam5ter letiånstemån Våra kommentarer Frågorna om Mål och riktlinjer har fått höga till genomsnittliga svar av både ledamöter och tjänstemän. Ledamöternas svar varierar från 3,0 till 4,5 medan tjänstemännens svar återfinns i spannet 3,0 till 4,7. Således förefaller aspekterna inom detta område vara väl fungerande. Utifrån svaren på fråga 2a-c avseende förekomsten av politiskt fastställda mål för nämndens verksamhetsområden, arbetsmiljö och miljö är vår slutsats att detta finns och är välkänt både bland ledamöter och tjänstemän. Jämfört med andra nämnder är detta ett bättre resultat, framför allt när det gäller förekomst av mål för miljöarbetet. Tjänstemännen är den grupp som avviker mest jämfört med andra nämnder. 50 Gnesta kommun 3 av 7 PwC

7 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden När det gäller nämndens styrning på lång och kort sikt ges att den långsiktiga styrningen kan förbättras, vilket ledamöter och tjänstemän är eniga kring. Den långsiktiga styrningen ges sällan höga omdömen och kultur- och tekniknämndens resultat är genomsnittligt för gruppen. Processen med att ta fram mål och verksamhetsplan förefaller fungera på ett bra sätt, framför allt enligt tjänstemännen. Nämnden tycker själva att de kan bli mer delaktiga i framtagandet av detta enligt de svar som lämnas. Genomsnittet 3,6 på fråga 4h är något lägre än motsvarande nämnder. Möjligheterna att harmonisera ekonomi och verksamhetsmål får ofta något lägre omdömen och så även när det gäller kultur- och tekniknämnden. Ingen större avvikelse noteras dock mot jämförbara nämnder. De tre avslutande frågorna avser beslutsunderlagens tillräcklighet för beslut på lång- respektive kort sikt samt vid omprövningar, beslut och direktiv. Som förväntat bedöms underlagen för beslut på kort sikt som bäst av ledamöter och tjänstemän. Lika väntat är det att underlag för beslut på lång sikt bedöms som varken bra eller dåliga. Något avvikande är dock ledamöternas svar avseende underlagen för omprövningar, beslut och direktiv. Resultatet brukar vara betydlig högre och svaren avviker även stort från tjänstemännen. Vid summering av samtliga frågeställningar inom området uppvisar både ledamöter och tjänstemän ett genomsnittligt resultat. Signifikativt för frågeområdet är att ledamöter och tjänstemän är förhållandevis eniga om vilka framgångsområden och förbättringsområden som finns när det gäller mål och riktlinjer. Ansvar och rapportering Frågeområdet inleddes med en fråga om det pågår något arbete med att förbättra nämndens ledning, styrning och uppföljning. Det som nämnts är att en översyn av förvaltningen genomförs samt ett arbete med att säkra upp att nämnden får kontinuerlig information om större projekt. Gnesta kommun PwC 4 av 7

8 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknemnden 7. AnsversfördelnIngen mellan nämnd och kommunstyrelse år tydlig C 8a. Ansvars- och befogenhetsfördelningen Inom nämnden är Aktuell 8b, Ansvars- och belogenhetsfördelningen inom nämnden år Tydlig 9e. Nämnden Pes 1111fredsstållende4illräcklig rapportering under året om Ekonomin 9b. htämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om thåluppfyllelsen, verksamhets måla n,o 9c. Nämnden ges tillfredsställande/tillräcklig rapportering under året om Malupplyaelsen, arbetsmiljbmålen 9d. Nämnden ges tiflfredsställandealllräcklig rapportering under året om Måluppfyllelsen, mlibmå len 99. Nämnden ges tillfredsställandertillrecklig rapportering under året om Verkstäflanctet ev beslut och direktiv 10. Rapporteringen diskuteras på ett tillfredsställande sått i narrinden 11a. Nämnden ges information så att de på ett tillfredsställande sått kan ftge om verksamheten är Ändamålsenlig (följsam mot mål, lager etc) 15. Nämnden ges informatbn så att de på ett tillfredsställande sått kan fob om verksamheten är Kostnadseffektiv 10 2,0 3, CILedameter Irrjönsteman Våra kommentarer Frågorna om Ansvar och rapportering uppvisar en splittrad bild. Ledamöterna tycker att ansvars- och befogenhetsfördelning är tydlig och aktuell, medan tjänstemännens var visar på förbättringspotential. Tjänstemännens resultat är även lågt ur ett jämförande perspektiv, framför allt när det gäller förhållandena i den egna nämnden. När det gäller återrapportering av ekonomi, mål och verkställande ges varierande svar med det gemensamma att tjänstemännen är mer nöjda än ledamöterna. Återrapportering av ekonomi och verksamhetsmål fungerar bra enligt båda parter. Arbetsmiljömålen följs inte upp lika bra enligt ledamöterna. Detta är en av aspekterna som fungerar sämst av det som tas upp i denna undersökning, och det avviker även negativt i jämförelse med andra nämnder. Noterbart för frågorna 9a-e är att ledamöterna är mycket oeniga i samtliga frågor. Svaren varierar mellan "instämmer inte alls" till "instämmer helt" för två av frågorna och mellan "instämmer till liten del" till "instämmer helt" för tre av dem. Det som både ledamöter och tjänstemän tycker kan förbättras när det gäller rapporteringen är hur det diskuteras i nämnden. Det finns även förbättringspotential när det gäller information om verksamheten är ändamålsenlig och framför allt kostnadseffektiv. Ledamöterna och tjänstemännen bedömer det mesta lika, men när det gäller information om kostnadseffektivitet ser ledamöterna förbättringsmöjligheter. Svaret är även lägre än från tidigare granskade nämnder. Sett över alla frågor i området är både ledamöternas och tjänstemännens svar fullt - -- jämförbara med tidigare granskade nämnder. Det finns områden som kan förbättras och i vissa fall är det ledamöterna som är kritiska och i andra tjänstemännen. Gnesta kommun 5 av 7 PwC

9 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden Arbetssätt och arbetsformer 12. Rollfördelningen mellan nämnden och förvaltningens tjänstemän är tydlig, 1 ' 3,6 4,0 13. Rollfördelningen fungerar bra i prakten i J3,3 4,0 14. Den nuvarande delegationsordningen ger bra balans när det g äger beslut som ska fattas av nämnden respektive tjänstemännen I 3,7 15. Aterrapporteringen till nämnden av fattade beslut enligt delegation fungerar tillfredsställande 1 j37 4,0 18. Arbetssättet i nämnden ger goda möjligheter att styre och ha kontroll på verksamheten och ekonomin I 3,7 10 2,0 3,0 40 Ciledamöter etjansterrän 50 Våra kommentarer Frågorna om Arbetssätt och arbetsformer har fått relativt bra omdömen av båda grupper och de varierar tämligen lite. Ledamöternas svar återfinns mellan 3,3 och 4,0 och tjänstemännens mellan 3,7 och 4,0. När det gäller rollfördelningen mellan ledamöter och tjänstemän tycker tjänstemännen att den både är tydligare och bättre fungerande än vad ledamöterna gör. Ledamöternas svar när det gäller rollfördelningen i praktiken avviker negativt mot jämförbara nämnder. Arbetssättet i nämnden ges förväntade omdömen, utifrån de tidigare svar som lämnats inom Mål och riktlinjer och Ansvar och rapportering. Det finns utifrån de omdömen som lämnats inga direkta slutsatser att dra annat än att ledamöter och tjänstemän är nöjda med rollfördelning, delegationsordning och arbetssätt i nämnden. Sammanfattande bedömning Vi har i denna granskning använt oss av en mindre enkätundersökning där svarsfrekvensen blev sju av sju ledamöter och tre av fyra tjänstemän. Därav kan vi dra slutsatser om hur ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden uppfattas av ledamöter i nämnden och tjänstemän i förvaltningsledningen. Det ska påpekas att granskningen endast bygger på svar lämnade på enkäten, vi har inte granskat styrande dokument, målformuleringar, uppföljningar eller delegationsordning. Den första kontrollfrågan var om ledamöter och tjänstemän uppfattar att nämnden utövar tillräcklig styrning och ledning av verksamheten och detta besvaras huvudsakligen inom området MM och riktlinjer. Sett till samtliga frågeställningar är vår tolkning av'svaren att ledamöter och tjänstemän anser att man har tillräcklig styrning och ledning. Grupperna är eniga och båda har ett genomsnitt på 3,7 vilket - är att betrakta som ett bra resultat. Det som kan förbättras är det långsiktiga perspektivet, både när det gäller styrning och beslutsunderlag. Viss oenighet återfinns dock när det gäller underlag för omprövningar, beslut öch direktiv under året. Gnesta kommun 6 av 7 PwC

10 Granskning av ansvarsutövandet inom kultur- och tekniknämnden /,9 Den andra kontrollfrågan avsåg om ledamöter och tjänstemän uppfattar att nämnden har en tillräcklig uppföljning av verksamheten och behandlas inom Ansvar och rapportering. Även här ges en samstämmig bild av att det är tillräckligt utifrån de frågor som besvarats. Det som avviker något är att ansvarsfördelningen uppfattas tydligare och mer aktuell av ledamöter än av tjänstemän, detta gäller både gentemot kommunstyrelsen och inom den egna nämnden. När det gäller uppföljningen av ekonomi och mål har ledamöterna mycket varierande uppfattningar, vilket vi rekommenderar att nämnden diskuterar. Den tredje och sista kontrollfrågan var hur samspelet mellan nämnd och förvaltning uppfattas av ledamöter och tjänstemän. 1 det sista diagrammet om Arbetssätt och arbetsformer framgår även där att svarandegrupperna är förhållandevis eniga och att samspelet ges jämförelsevis goda resultat. Det vi vill lyfta som ett diskussionsområde är hur rollfördelningen mellan nämnd och förvaltning fungerar i praktiken. Där är bilden olika beroende på vilken grupp som tillfrågas. Sammantaget är dock vår sammanfattande revisionella bedömning att kultur- och tekniknämnden har goda förutsättningar för sin styrning och ledning av verksamheten. Sett över samtliga frågor och frågeområden ges bilden av att nämnd och förvaltning är väl medvetna om framgångsfaktorer och förbättringsområden. Vår bedömning är att nämnden utifrån detta har goda förutsättningar för att ytterligare förbättra sin styrning och ledning Biträdande uppdragsledare Gnesta kommun 7 av 7 PwC

11 G N ESTA tti KOMMUN TZ" Kultur- och teknikförvaltningen 2( 2) BUDGETUPPFÖLJNING Sid 1(2) Upprättad: Kultur- tekniknämnden Budgetuppföljning efter maj månad 2013 i kultur- och tekniknämnden Nämndens avvikelse januari-maj för den skattefinansierade verksamheten är tkr och för VA-enheten samt tkr för renhållningen. För helår prognostiseras ett underskott med 200 tkr för skattedelen, ett överskott med tkr för vatten- och avloppsverksamheten (VA) samt ett nollresultat för renhållningen. (tkr) Helår Budget 2013 Jan-maj Avvikelse mot budget Helår Prognos avvikelse efter maj Helår prognos avvikelse efter april Nämndkostnader KoT administration Medborgarkontor Bibliotek/Allmänkultur Fritidsverksamhet Gata/Park/Anl.enhet Summa skattefin. verksamhet VA-enheten Renhållnings enheten KoT administration Verksamhetsområdet visar en positiv avvikelse med 101 tk -r efter maj månad pga att förvaltningsgemensam reserv för oförutsett (277 tkr) under hela året ej utnyttjats. Prognosen för helår på tkr innebär att 200 tkr av denna reserv används för att täcka förväntat underskott. Då återstår endast 77 tir av reserven för resten av året. Prognos för året: tkr Gnesta kommun Gnesta 1 vxl: gnesta.kommun@gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

12 GNESTA KOMMUN Kultur- och teknikförvaltningen BUDGETUPPFÖLJNING Sid 2(2) Medborgarkontor Verksamhetsområdet visar en positiv avvikelse på 163 tkr. Det beror främst på att kostnader för feriearbete ännu inte belastar verksamhetsområdet. För helår bedöms ett överskott med cirka 80 tkr pga större omfattning av interna beställningar av lunch/kaffe samt bokningar av Elektron. Prognos för året: + 80 tkr Bibliotek/Allmänkultur Verksamhetsområdet visar en positiv avvikelse på 101 tkr. Det beror främst på att bidrag till kulturföreningar ännu inte betalats ut. För helår prognostiseras ett underskott med 40 tkr pga utbetalning av semesterlön för anställd som gått i pension. Prognos för året: - 40 tkr Fritidsverksamhet Verksamhetsområdet visar en negativ avvikelse på - 12 tkr. Bakom denna avvikelse finns plusposter för intäkter till Frejahallen och att alla bidrag till idrottsföreningar ännu inte utbetalats. Avvikelsen inrymmer också minusposter. En beror på att två föreningar inte längre har arbetsplats på föreningskansliet. En annan på att ett sent beslut om Framtidsplan 2013 försenat ändrad bemanning på Freja café och därmed högre kostnader. Dessutom har förändrade regler för friskvård för kommunens personal medfört att intäkterna minskat för badhuset (inkl gymverksamheten). För helår bedöms ett underskott med -80 tkr. Prognos för året: - 80 tkr Gata/Park/Anläggningsenhet Verksamhetsområdet visar en negativ avvikelse med tkr. Det förklaras av att medel för snöröjning och halkbekämpning redan förbrukats för i år. Medel saknas därmed för vintersäsongen i november och december. För helår bedöms ett underskott med -450 tkr. Prognos för året: tkr VA-enheten Efter maj månad är avvikelsen negativ -745 tkr främst pga att omfattande insatser genomförts i ledningsnätet. För helår bedöms ett överskott med tkr som motsvarar den taxehöjning med 13 procent från halvårsskiftet 2013 som kommunfullmäktige beslutat om ( ). Prognos för året: tkr Renhållningsenheten Verksamhetsområdet visar en positiv avvikelse med 889 tkr. Det beror främst på att fakturor som ska belasta maj månad ännu inte inkommit samt att det är ett lågt avfallsflöde under första kvartalet. Prognos för året: Enligt budget Bengt Klintbo Förvaltningschef Gnesta kommun Gnesta 1 vxl: gnesta.kommun@gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

13 Kultur- och teknikförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KOT Kultur- och tekniknämnden Bidrag för simskola 2013, Stjärnhovs IK Förslag till beslut i kultur- och tekniknämnden 1. Bevilja ett bidrag på kronor för simskola sommaren 2013 i Stjärnhov Dammhagen Ärendebeskrivning Stjärnhovs idrottsklubb ansöker om ett bidrag på kr för att bedriva simskola sommaren 2013 i Dammhagen, Stjärnhov under fyra veckor, 24 juni-20 juli. Man önskar även att ta del av ersättningen som är avsatt för simskola i Nyckelsjön som tidigare bedrivits av Gnesta simsällskap men som inte genomförs i sommar Förvaltningens synpunkter. Budgeten för bidrag till simskolor är kr. Förvaltningen anser inte att det är motiverat att ange ett utökat anslag till Stjärnhovs Idrottsldubb, då kommunen i egen regi bedriver simskola under sommaren i Frejahallen. Dessutom har nämnden ett förväntat underskott i budgeten för 2013 och behöver se möjligheter till kostnadsminskningar. Därför föreslår förvaltningen ett bidrag på kr till SIK. Då återstår kr i budgeten för simskolor. Bilagor 1. Ansökan Stjärnhovs IK Beslutet ska skickas till: Stjärnhovs IK. Bengt Klintbo Förvaltningschef Malin Broquist Fritidssamordnare Gnesta kommun Gnesta I vxl: I gnesta,kommun gnesta.se www,gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

14 Stjärnhovs IK önskar ersättning med 8000 kr för genomförande av Simskola i Stjärnhov fyra veckor under sommaren 2013, 24 juni-20 juli. Efter besked att Nyckelsjön lägger ner sin simskola kommer vi att göra reklam för Daminhagens simskola även i Laxne, vi har ledarresurser att ta emot fler deltagare. Finns det möjlighet att fa ta del av den ersättning som var avsatt för Nyckelsjön? Var snäll sätt in pengarna på bg Stjärnhovs IK orgnr Box Stjärnhov Stjärnhov För Stjärnhovs IX Kerstin Andersson Simskoleansvarig/ordförande