Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Motala kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Motala kommun Håkan Lindahl Juni 2012

2 Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning 1 2. Bakgrund 1 3. Metod 2 4. Granskningsresultat Övergripande styrning och kontroll Kommentarer och förslag Den ekonomiska styrningen och uppföljningen Kommentarer och förslag Kvalitetsarbetet Kommentarer och förslag Organisering av arbetet Kommentarer och förslag Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Kommentarer och förslag Personal- och arbetsmiljöfrågor Kommentarer och förslag 7 Motala kommun juni 2012

3 1. Revisionell bedömning I sin riskanalys har de förtroendevalda revisorerna i Motala kommun funnit anledning att granska om socialnämnden har fungerande rutiner och arbetssätt så att kraven i kommunallagen på att styra och följa upp verksamheten följs. Det finns på flera områden relativt stor samstämmighet mellan politiker och tjänstemän i de bedömningar man gör av hur styrningen och uppföljningen liksom samverkan mellan nämnd och förvaltning fungerar. Revisionsfrågan som ska besvaras i granskningen är följande Har socialnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. Granskningen visar att socialnämnden inte fullt ut har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. Nämnden kan ytterligare förbättra sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll på några områden. Förslag på möjliga åtgärder lämnas under respektive huvudrubrik nedan. 2. Bakgrund I kommunallagen betonas nämndernas ansvar för att verksamheten bedrivs effektivt och med god ekonomisk hushållning. I lagen står bl.a. Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. (6kap 7 ) I lagens förarbeten sägs vidare:.de krav lagen har i fråga om uppföljning och kontroll förutsätter aktivitet och intresse hos nämndspolitikerna. De måste våga ställa krav på förvaltningarna. Ytterst är det således den politiska ledningen som har ansvar för verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Det är revisorernas uppgift att utifrån bl.a. kommunallagens riktlinjer granska hur nämnden fullgör sitt uppdrag och hur man tillsammans med förvaltningsledningen arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Motala kommun juni av 8

4 De förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har därför beslutat att granska hur socialnämnden arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. Ansvarig för granskningen är Håkan Lindahl Kommunal sektor. 3. Metod Granskningen utgår från en metod och modell som utarbetats av. Modellen är uppbyggd på sex områden som alla på olika sätt, vart och ett för sig och sammantaget, är avgörande ur ett styr- och ledningsperspektiv: Övergripande styrning och kontroll av verksamheten Den ekonomiska styrningen Kvalitetsarbete Organisering av arbetet Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Personal och arbetsmiljö Ledamöterna i socialnämnden samt förvaltningens chefstjänstemän har fått besvara ett antal frågor kring vart och ett av ovanstående kriterier. Vidare har det till varje område funnits utrymme för kommentarer. Utöver egna bedömningar och som verifiering till dessa har tjänstemännen, i en särskild pärm, sammanställt aktuella dokument för mål, planer, andra fattade beslut, rutiner etc. som finns till respektive område/kriterium. Efter sammanställning av ledamöternas och tjänstemännens svar samt materialet i pärmen, har en första analys av materialet gjorts. Ur denna analys har ett antal frågeställningar lyfts fram för en diskussion med nämnden och chefstjänstemän på förvaltningen. De viktigaste delarna av det som framkommit under den ovan beskrivna processen har därefter sammanfattats i denna rapport. Motala kommun juni av 8

5 4. Granskningsresultat 4.1. Övergripande styrning och kontroll Granskningen visar att den nya styrmodellen LedMot lett till att antalet inriktningsmål för socialnämnden minskat kraftigt. Nu har nämnden tre av fullmäktige fastställda inriktningsmål ett för barn och ungdom, ett för vuxna och ett för äldre. I nämndens verksamhetsplan är vart och ett av dessa inriktningsmål i sin tur nedbrutet i ett antal resultatmål med nyckeltal samt verksamhetsmål och prioriterade aktiviteter som förvaltningen planerar att genomföra för att uppnå inriktnings- och resultatmålen. Flera av politikerna och några av tjänstemännen anger att man upplever att målen ännu inte är tillräckligt kända i organisationen. En förklaring till detta som förs fram är att målstrukturen är relativt ny och att förvaltningsledning och chefer har god kunskap om målen, men att man ännu inte hunnit arbeta med att föra ut målen i organisationen. Några menar dock att kunskapen är betydligt bättre nu än för något år sedan vad gäller målen. Samtidigt finns stor enighet hos både förvaltningsledning och politiker att man måste arbeta hårt för att föra ut målen i hela organisationen. Tidigare fanns, enligt tjänstemännen, brister i organisationens kundfokus, varför ledningsgruppen har gått en utbildning, organiserad av SKL, och även genomfört ett projektarbete som berört detta område. Enligt såväl förvaltningsledning som politikerna är det nu ett tydligt fokus på att nå ut med detta till verksamhetsnivån. När det gäller att ha fungerande rutiner för uppföljning av målen visar granskningen att tjänstemännen är betydligt mer negativa än politikerna. Någon tydlig förklaring till detta framkommer inte, men en allmän kommentar från ledande tjänsteman är att det upplevs svårt att hitta instrument för att följa upp målen inom vissa områden. På frågan om man värderar graden av måluppfyllelse är politikerna betydligt mer negativa än tjänstemännen. Flera politiker för fram att man inte tar sig tillräcklig tid för en ordentlig diskussion i nämnden kring vilka resultat man uppnått inom olika delar av verksamheten. Några menar också att vissa mål inte är mätbara eller att man saknar metoder att följa upp dem på ett bra sätt. När det gäller nämndens arbete med internkontroll visar granskningen att man har väl fungerande rutiner. Politikerna är i sina bedömningar något mer negativa än tjänstemännen, vilket delvis förklaras av att många politiker är nya i nämnden och ännu inte har full information om hur internkontrollarbetet är organiserat Kommentarer och förslag Den nya målstrukturen upplevs som en bra grund för nämndens och förvaltnings arbete med styrning av verksamheten. Det är viktigt att nämnd och förvaltningsledning under året agerar aktivt för att verkligen föra ut målen till hela organisationen. Utan detta får målen liten styrverkan. Motala kommun juni av 8

6 Nämnden måste också se till att utveckla fungerande rutiner för hur målen ska följas upp och hur man ska arbeta med utvärdering av måluppfyllelsen. Denna del i målstyrningskedjan är en viktig del för att skapa ett lärande i organisationen som leder till bättre måluppfyllelse Den ekonomiska styrningen och uppföljningen Inom detta område finns på vissa frågor relativt stora skillnader mellan politikernas och tjänstemännens svar. Störst skillnad återfinns när det gäller att det finns en tydlig koppling mellan mål och ekonomi. Där är tjänstemännens uppfattning att den kopplingen ofta är svag. Politikerna å sin sida framhåller svårigheterna att kunna lägga rätt budget för områden som LSS, HVB-placeringar och försörjningsstöd där man ibland har små möjligheter att styra verksamhetens volym pga. lagstiftningens utformning. Då blir det av naturliga skäl glapp mellan mål/ambitioner och de medel som står till förfogande. När det gäller den ekonomiska uppföljningen gör både tjänstemän och politiker bedömningen att denna fungerar mycket bra. Politikerna upplever att man får god information och att det finns bra analyser av orsakerna till det ekonomiska utfallet i det material förvaltningen redovisar. Beträffande användandet av verksamhetsmått och jämförelser med andra kommuner är både politiker och tjänstemän kritiska i sina svar. Förvaltningsledningen konstaterar att man inte arbetar systematiskt med detta vilket är en brist. Delvis kan detta förklaras av omorganisation och personalomsättning centralt inom förvaltningen föregående år vilket tagit kraft från organisationen. Man utnyttjar dock öppna jämförelser och man har även tillgång till andra typer av nyckeltal och jämförelsemått som sammantaget visar att kommunen ligger relativt väl till inom många områden. Det nya beslutsstödsystem som införs i kommunen kommer förhoppningsvis att underlätta hanteringen av den information som samlas in så att den kan redovisas på ett enklare sätt än vad som i dag är möjligt. När det gäller produktiviteten har man gjort vissa analyser inom missbruksvården och hemtjänsten, men detta behöver utvecklas och bli till rutin. Samtidigt påpekar några av politikerna att man visserligen fått ta del av vissa nyckeltal och jämförelser på sammanträdena, men att det sällan finns tillräckligt med tid för att diskutera materialet och vilken betydelses det har för verksamheten, vilket upplevs som en stor brist. Motala kommun juni av 8

7 Kommentarer och förslag Den ekonomiska styrningen och uppföljningen bedöms i allt väsentligt fungera väl med fast och tydliga rutiner. Nämnden måste arbeta med att utveckla rutinerna för hur man mer systematiskt ska använda sig av jämförelser och nyckeltal som stöd i styrningen och uppföljningen av verksamheten Kvalitetsarbetet Nämnden har fastställt ett ledningssystem för kvalitet som innehåller beskrivningar av hur man arbetar för att kvalitetssäkra olika delar av verksamheten. Nämnden har även låtit ta fram och fastställa 15 servicegarantier för olika områden inom sitt ansvarsområde. Under 2011 lät nämnden också genomföra en uppföljning av servicegarantierna avseende vårdboende, trygghetsboende, hemtjänst och dagverksamhet. Nämnden har under 2012 även fastställt riktlinjer för hur man ska arbeta med uppföljning av extern verksamhet inom äldreomsorgen. Man har också arbetet mycket aktivt med att få in ett tydligare brukarfokus i sitt arbete. Man har bl.a. arbetat för att få brukarna mer aktiva i arbetet med att upprätta en genomförandeplan. Granskningen visar att både politiker och tjänstemän anser att det finns tydliga kvalitetsmål för verksamhetens olika delar. Däremot är båda grupperna mer kritiska i sina svar när det gäller om det finns rutiner för uppföljning och kontroll av verksamheten. Även på frågan om det sker en regelbunden uppföljning av verksamhetens kvalitet ger både politiker och tjänstemän relativt låga värden i sina svar. En förklaring till de relativt låga värdena i svaren kan, enligt förvaltningschefen, vara att förvaltningen har höga ambitioner gällande kvalitetsfrågornas hantering och att man därför inte är helt nöjda med hur det ser ut i dagsläget. Förvaltningen är samtidigt självkritisk och menar att man inte varit tillräckligt aktiv i att informera nämnden om de olika uppföljningar mm. som görs avseende kvaliteten i verksamheten Kommentarer och förslag En bra grund för ett fungerande kvalitetsarbete inom socialnämnden finns bl.a. genom det fastställda ledningssystemet och genom servicegarantierna. Det är viktigt att nämnd och förvaltningsledning gemensamt diskuterar hur och i vilken omfattning nämnden ska delges information om de uppföljningar av kvaliteten som görs i verksamheten. Motala kommun juni av 8

8 4.4. Organisering av arbetet Inom detta område visar majoriteten av svaren på stor samstämmighet i politikernas och tjänstemännens bedömning. Man upplever att man befinner sig i en brytningstid där den nya majoriteten har önskemål om att styra mycket tydligt via olika prioriteringar. Det politiska arbetet upplevs av tjänstemännen som mer styrt via kommunledningen och utåt i organisationen jämfört med tidigare. Enligt politikerna är det nödvändigt med ett relativt högt tempo i arbetet för att de politiska prioriteringarna snabbt ska få effekt på verksamheten. Det betyder att sammanträdena blir mycket av beslutsforum medan utrymmet för diskussioner tidvis blivit alltför begränsat. Nämnden har dock genomfört vissa möten med temainslag för att ge mer av bakgrund till ledamöterna. Trots detta efterlyser flera av politikerna och även tjänstemännen mer tid för diskussioner kring intressanta och aktuella frågor inom olika områden. När det gäller nämndens arbetsformer konstaterar någon av tjänstemännen att dessa i huvudsak varit oförändrade de senaste tio åren och man kanske borde diskutera om det finns behov av förändringar Kommentarer och förslag Nämnden bör överväga hur man ska hantera balansen mellan att vara ett nödvändigt beslutsforum och att även kunna ge plats för mera av diskussion kring intressanta och viktiga frågor. Det kan också vara värt att mer generellt diskutera om nämndens arbetsformer behöver utvecklas för att passa de olika intressen och ambitioner som finns bland ledamöterna Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Även inom detta område är politikernas och tjänstemännen bedömningar mycket lika. Man upplever att rutinerna och metoderna för omvärldsbevakning inom viktiga områden kan utvecklas. När det gäller nämndens och förvaltningens framförhållning anger både politiker och tjänstemän i sina svar att man har en god förmåga att arbeta med såväl dagsfrågor som med mer långsiktiga frågor. En del material redovisas i nämndens budget och i samband med vissa ärenden redovisas bakgrundsmaterial av olika slag. Både politiker och tjänstemän ingår också i olika nätverk där man får tillgång till omvärldsinformation av varierande slag. Motala kommun juni av 8

9 Problemet som någon pekar på är att det saknas rutin för att mer systematiskt föra över denna information till hela nämnden och att utnyttja information på ett bra sätt i nämndarbetet. Risk finns att ett fåtal personer därmed sitter på mycket information som övriga i nämnden inte får del av. Samtidigt framhåller flera politiker att det i stor utsträckning även är den enskilde politikernas ansvar att se till att hålla sig informerad om frågor som rör nämndens ansvarsområde. Man menar att det inte är rimligt att nämnden ska ta hela ansvaret för detta då det kan vara svårt att få tid för denna typ av frågor Kommentarer och förslag Nämnden bör diskutera hur man på bästa sätt ska kunna agera så att den information som vissa politiker får tillgång till kan göras tillgänglig för samtliga nämndledamöter. Detta är viktigt främst ur ett demokratiperspektiv men är även en förutsättning för ökat engagemang och ansvarstagande hos flera politiker i nämnden Personal- och arbetsmiljöfrågor Granskningen visar att flera av politikerna uppfattar att dessa frågor i första hand är ett ansvar för tjänstemannaorganisationen att hantera. Samtidigt påpekar flera av politikerna att just personalfrågorna är centrala då det gäller att få verksamheten att fungera på ett bra sätt. Framför allt lyfter man fram behovet av att det finns en fungerande kompetensutveckling bl.a. för att kunna behålla personal och för att säkra en bra verksamhet. Enligt förvaltningschefen har man dragit ner en del på satsningar, men man har även varit bra på att söka och få medel bl.a. från centralt håll. När det gäller arbetsmiljöarbetet har förvaltningen arbetet målmedvetet och har kommit långt bl.a. avseende rutiner för att hantera hot och våldssituationer. Det finns även fastställda rutiner för hur samverkan ska ske mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna i arbetsmiljöfrågor. Beträffande mätningar av hur personalen ser på sitt arbete, arbetsledning mm. så hanteras detta centralt av personalkontoret som genomför medarbetarenkäter inom alla förvaltningar. Under 2012 genomförs en personalenkät och där finns även speciella frågor avsedda för socialförvaltningen. Beträffande information till nämnden kring viktigare personalfrågor uppger flera politiker att man är relativt nöjda med hur detta sker i dag Kommentarer och förslag Granskningen visar att arbetet med personal- och arbetsmiljöfrågor i huvudsak fungerar väl och att både politiker och tjänstemän har en relativt samstämmig bild av detta förutom vad gäller information till nämnden. Ett viktigt område som nämnden bör vara observant på är att insatserna för kompetensutveckling är tillräckliga i förhållande till de behov som finns. Motala kommun juni av 8

10 Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Motala kommun juni av 8