Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys

Transkript

1 Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys Håkan Olsson Cerifierad Kommunal Yrkesrevisor Anna Laurell Lysekils kommun

2 Kommunens arbete med ledning och styrning samt användandet av Stratsys Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Revisionsfråga Revisionsmetod Avgränsning Bakgrund Beskrivning av kommunens styrsystem Stratsys Resultat Arbetet med ledning och styrning Granskningsresultat Bedömning Ledningssystemet Stratsys Granskningsresultat Bedömning...7 Lysekil kommun

3 1. Sammanfattning Kommunal sektor har på uppdrag av Lysekils kommuns revisorer granskat kommunens arbete med ledning och styrning samt användandet av ledningssystemet Stratsys för detta ändamål. Granskningen är en uppföljning av en tidigare granskning utförd av Kommunal Sektor i juni Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunen i större utsträckning idag, än 2012, arbetar ett ändamålsenligt sätt med ledning och styrning utifrån ett målstyrningsperspektiv men några förbättringsområden kan lyftas fram. När det gäller användningen av ledningssystemet Stratsys för detta ändamål bedömer vi att Stratsys inte används på ett tillfredställande sätt utifrån ett målstyrningsperspektiv. Det är otydligt hur nämndernas mål relaterar till de kommunövergripande målen. Vi rekommenderar därför att målkedjan från vision och kommunövergripande mål till nämndspecifika mål förtydligas. Det är också oklart hur nämnderna arbetar med servicegarantier eftersom dessa inte följs upp i årsredovisning eller delårsrapport. Detta bör ses över. Som läsare av årsredovisningen eller delårsrapporten är det svårt att bilda sig en uppfattning kring måluppfyllelsen då denna endast presenteras utifrån en uppföljning av indikatorerna. Möjligheten att komplettera indikatorernas utfall med analys av måluppfyllelsen för varje delmål samt att göra en sammanlagd bedömning av måluppfyllelsen i årsredoviningen bör ses över. Stratsys används i dag inte som ett ledningssystem, varken av kommunstyrelsen eller vård- och omsorgsnämnden. Stratsys används istället som ett informationssystem där nämnderna ansvarar för att rapportera in information inför årsredovisning och delårsrapport. Detta görs genom att klippa och klistra in från andra dokument som idag används för bl.a. löpande uppföljning av verksamheten. Syftet med att använda Stratsys samt ansvarsfördelningen inom systemet är idag också otydligt och bör därför ses över. Systemet måste ha ett mervärde i förhållande till andra system som verksamheterna idag använder sig av. Detta för att undvika att systemet blir ytterligare en administrativ börda och att parallella system sedimenteras i organisationen. Kommunen bör också säkerställa att den personal som förväntas använda systemet har tillräcklig utbildning för att klara av detta, vilket idag inte är fallet. Till följd av de brister som identifieras, rekommenderar vi, precis som vi gjorde 2012, att kommunstyrelsens roll i målstyrningen förstärks. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för styrning och ledning av kommuners verksamhet, att denna sker i enlighet med - de av kommunfullmäktige - fastställda mål samt utveckling och tillämning av styrmodeller och ledningssystem. Kommunstyrelsen har därför också ansvar för tillämpningen av Stratsys. Lysekils kommun 1 av 8

4 2. Inledning På uppdrag av de kommunala revisorerna i Lysekils kommun granskade Kommunal Sektor i juni 2012 kommunens arbete med ledning och styrning samt användandet av ledningssystemet Stratsys för detta ändamål. Syftet med granskningen var att ge svar på revisionsfrågan om kommunen arbetar på ett ändamålsenligt sätt med ledning och styrning och om kommunens ledningssystem Stratsys används på ett tillfredställande sätt av kommunledning och nämnder. :s sammanfattande bedömning var att kommunen inte arbetar på ett ändamålsenligt sätt med ledning och styrning utifrån ett målstyrningsperspektiv. Bedömningen baserades i huvudsak på att: Inga mätbara mål och målvärden är beslutade för 2011, istället används de mål som var uppsatta att uppnå I budget 2012 är målen helt bortlyfta. Kommunstyrelsens roll i målstyrningen behöver förstärkas. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnderna och ansvarar för att de beslut kommunfullmäktige tagit verkställs. gjorde vidare bedömningen att ledningssystemet Stratsys fyllde sin funktion och användes i huvudsak på ett tillfredställande sätt, utifrån de förutsättningar som finns avseende beslutade mål och målstruktur, av samtliga nämnder förutom individ- och myndighetsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden som inte använt systemet alls under Då två år passerat sedan granskningen utfördes har kommunens revisorer funnit skäl att följa upp granskning och därför givit Kommunal Sektor uppdrag att utföra en uppföljningsgranskning. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för styrning och ledning (inklusive uppsiktsplikt) av kommuners verksamhet, att denna sker i enlighet med - de av kommunfullmäktige - fastställda mål samt utveckling och tillämning av styrmodeller och ledningssystem Revisionsfråga Arbetar kommunstyrelsen på ett ändamålsenligt sätt med ledning och styrning och används kommunens ledningssystem Stratsys av kommunledning och nämnder på ett tillfredställande sätt? Lysekils kommun 2 av 8

5 2.2. Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom studier av dokument, intervjuer med: - redovisningsekonom, - socialchef, och - socialförvaltningens kvalitets- och utvecklingschef, samt granskning av vård- och omsorgsnämndens rapportering i Stratsys inför årsredovisningen 2013 och delårsrapport Följande dokument har studerats: - budget - årsredovisning delårsrapport vård- och omsorgsnämndens rapportering i Stratsys inför årsredovisningen 2023 samt delårsrapport Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsens målstyrning samt vård- och omsorgsnämndens användning av Stratsys. Lysekils kommun 3 av 8

6 3. Bakgrund 3.1. Beskrivning av kommunens styrsystem Kommunfullmäktige antog Lysekils kommuns vision i december I samband med visionen antog kommunövergripande fyra målområden: - Lärande - Livsmiljö - Ekonomi - Näringsliv Till varje målområde kopplas ett antal kommunövergripande mål med tillhörande indikatorer. För varje indikator fastslås i budget 2014 samordningsansvar och vilka förvaltningar som berörs. Nämnderna kan också besluta om nämndspecifika mål kopplade till de fyra målområdena. Indikatorerna ska följas upp i årsredovisning och delårsrapport. Kommunfullmäktige har fastställt att arbetet i Lysekils kommun ska präglas av värderingarna: Öppet, Enkelt och Värdigt. Varje förvaltning har fått i uppdrag att upprätta servicegarantier som beskriver vilken service man kan förvänta sig som medborgare/brukare/kund i kontakten med kommunen Stratsys Stratsys är ett IT-system, ett operativt verktyg och IT-stöd för kommunens verksamhet. Systemet kan användas i allt från strategisk planering, verksamhetsplanering, intern kontroll och dokumentation till operativt arbete med uppföljning, analys och rapportering. Stratsys kan byggas ut med moduler så att ett ledningssystem ryms inom verktyget. Lysekils kommun 4 av 8

7 4. Resultat 4.1. Arbetet med ledning och styrning Granskningsresultat I årsredovisningen följs de kommunövergripande målen upp genom återrapportering av indikatorerna. De nämndspecifika målen återrapporteras i avsnittet nämndredovisning. Indikatorerna följs även upp till viss del i delårsrapporten. 10 av 18 indikatorer följs dock inte upp bl. a. därför att mätning/utvärdering först sker senare under hösten eller senare i samband med årsredovisningen. Nämndspecifika mål återrapporteras inte i delårsrapporten. I budget finns nämndernas mål inte med, dessa fastställs således inte av kommunfullmäktige. Däremot beskrivs de nämndspecifika servicegarantierna. Vård- och omsorgsnämndens lokala garantier började gälla den 1 januari Dess följs dock inte upp i delårsrapporten. Sedan december 2012 finns ett - av kommunsfullmäktige - beslutat dokument som beskriver kommunens styrmodell/styrprincip 1. Dokumentet beskriver kommunens styrkedja från vision, målområden till kommunövergripande mål med tillhörande indikatorer. De nämndspecifika målen finns dock inte med Bedömning Det är tydligt att arbetet med ledning och styrning fortsatt och utvecklats sedan den tidigare granskningen utfördes i juni Det är positivt att ett styrdokument har tagits fram och de kommunövergripande målen följs upp i årsredovisning och till visst del också i delårsrapporten. Vår bedömning är därför idag att kommunen i större utsträckning arbetar på ett ändamålsenligt sätt med ledning och styrning utifrån ett målstyrningsperspektiv. Granskningen har dock identifierat ett antal förbättringsområden. Det är otydligt hur nämndernas mål relaterar till de kommunövergripande målen. Vi rekommenderar därför att målkedjan från vision och kommunövergripande mål med indikatorer till nämndspecifika mål förtydligas. Otydligheten resulterar idag en oklarhet kring vilka mål som är gällande för respektive nämnd, vilket innebär att det också är oklart vilka mål nämnderna förväntas återrapportera på. Det är också oklart hur nämnderna arbetar med servicegarantier eftersom dessa inte följs upp i delårsrapporten. Vi vet inte heller om dessa kommer följas upp i årsredovisningen. Det är svårt som läsare av årsredovisningen eller delårsrapporten att bilda sig en uppfattning kring måluppfyllelsen då denna endast presenteras utifrån en uppföljning av indikatorerna. Indikatorernas utfall bör kompletteras med en kort analys av måluppfyllelsen för varje delmål samt en sammanlagd bedömning av måluppfyllelsen i kommande årsredovisning. 1 Förslag till vision, värderingar och mätbara mål för KF 2013 Lysekils kommun 5 av 8

8 Till följd av de brister som identifieras, rekommenderar vi, precis som vi gjorde 2012, att kommunstyrelsens roll i målstyrningen förstärks. Kommunstyrelsen ansvarar för ledning och styrning och har en samordnande roll. Detta bör förtydligas i målarbetet Ledningssystemet Stratsys Granskningsresultat Stratsys infördes i kommunen Samtidigt tillsattes en arbetsgrupp som ansvarade för arbetet med systemets ledningsfunktioner. Under intervjuer framkommer att personalstyrkan har förändrats sedan dess och att den personal som drev implementeringen av systemet inte längre finns kvar inom kommunen. Implementeringen av systemet blev aldrig helt genomförd och Stratsys upplevs därför inte ha blivit en naturlig del av kommunens arbete med ledning och styrning. Detta i kombination med utförda omorganiseringar inom kommunen har resulterat i att systemet inte används på det sätt som var tänkt. Idag finns inte heller, vad någon av de intervjuade känner till, någon central samordnare eller ansvarig för Stratsys. Vid intervjuer framkommer att ekonomikontoret inför årsredovisning och delårsrapport begär in information från respektive nämnd. Denna information ska rapporteras in i Stratsys för en tydligt strukturerad och samlad redovisning. Rapportering kan göras mer eller mindre omfattade och olika typer av rapporter kan genereras av systemet. Ekonomikontoret vill ha in aggregerad övergripande information som beskrivs i Stratsysrapporteringen under sammanfattning 2. Precis som 2012 års granskning visade, varierar också idag kvaliteten på det som läggs in i Stratsys mellan de olika nämnderna. Inom vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområden ansvarar enhetscheferna för rapportering kring den egna verksamheten i Stratsys. Kvalitets- och utvecklingschefen ansvarar i sin tur för att sammanställa inrapporterad information från verksamheterna i en aggregerad nämndövergripande presentation. Presentations struktur ser något olika ut i Stratsysrapporteringen inför årsredovisning 2013 och delårsrapport Bl. a. är rapporteringen kring mål och måluppfyllelse mer utförlig När det gäller måluppfyllelse beskrivs i rapporteringen 2013 nämndens specifika mål inom de kommungemensamma målområdena. Det beskrivs huruvida målen uppnås eller inte, vilka aktiviter som genomförts för att nå målen samt vilka åtgärder som vidtagits vid bristande måluppfyllelse. Rapporteringen är utförlig under målområdet lärande och mindre utförlig under målområdena livsmiljö och ekonomi. Inga kommunövergripande mål eller indikatorer återfinns i rapporteringen. I rapporteringen 2014 är avsnittet om måluppfyllese strukturerat enligt följande: målområde, kommunövergripande mål, nämndmål samt aktiviteter som utförts inom verksamheten för att nå målen. Flera av de nämndspecifika målen följs upp genom ett antal indikatorer. Dessa presenteras i en bilaga. Nämndspecifika mål 2 Denna innehåller 2014: verksamhet, ekonomisk analys och åtgärder för budgetbalans. Lysekils kommun 6 av 8

9 återfinns enbart under målområde lärande. Under målområde Livsmiljö hänvisar man dock till indikatorer redan presenterade under målområde lärande. Vid intervjuer framkommer att den personal som ansvarar för rapportering i Stratsys inte upplever att de har fått tillräcklig utbildning för att hantera detta. De upplever inte heller att de har fått tillräcklig information kring vad som ska rapporteras in och varför, alltså vad rapporetingen ska användas till. Dessutom upplevs tiden varit mycket knapp från det att de fick instruktionen att rapportera in tills det skulle vara klart. Vid intervjuer framkommer det också att otillräcklig utbildning och information i kombination med tidsbristen medför att kvaliteten på det som rapporteras in blir bristfällig. Det är också förklaringen till varför uppföljningen av indikatorerna rapporteras i bilaga. Man känner alltså inte till hur detta kan införas i systemet. Varje rapportör rapporterar efter egen förmåga och tolkning, varför det upplevs också mycketsvårt av kvalitets och utvecklingschefen att sammanställa den information som rapporteras in av respektive enhetschef. När det gäller den praktiska användingen av Stratsys i verksamheten beskrivs vid intervjuer att rapportörerna klipper och klistrar in information från andra dokument som används systematiskt för rapportering och uppföljning i den löpande verksamheten. Stratsys upplevs därmed som ytterligare en administrativ börda som stjäl tid från verksamheten. Ingen verksamhetsuppföljning görs idag på enhetsnivå eller centralt på nämnden i Stratsys. För socialförvaltningen gäller författningen SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Stratsys kan byggas ut med en modul anpassad till författningen och kan därmed användas som ett ledningssystem. Vid intervjuer framkommer att denna modul inte finns i Lysekil kommun Bedömning Under granskningen framkommer att Stratsys idag inte används som ett ledningssystem, varken av kommunstyrelsen eller vård- och omsorgsnämnden är därmed inte fyller sin funktion. Stratsys används istället som ett informationssystem där nämnderna ansvarar för att rapportera in information inför årsredovisning och delårsrapport. Vi bedömer därför att Stratsys inte används på ett tillfredställande sätt utifrån ett målstyrningsperspektiv. Det framkommer under granskningen att syftet med att använda Stratsys samt ansvarsfördelningen för systemet är otydligt. Vi rekommenderar därför att man ser över syftet med att använda sig av systemet, vad som ska vara dess mervärde i förhållande till andra system som verksamheterna idag använder sig av, samt att ansvarsfördelningen tydliggörs. Detta för att undvika att systemet blir ytterligare en administrativ börda och att parallella system sedimenteras i organisationen. Vård- och omsorgsnämndens rapportering i Stratsys är idag bristfällig, framför allt när det gäller måluppfyllelsen. Genom att uppföljningen av indikatorerna redovisas i bilaga blir det svårt att få en överblick över måluppfyllelsen. Det är därmed också svårt att göra en bedömning av måluppfyllese till årsredovisning och delårsrapport- Lysekils kommun 7 av 8

10 baserat på Stratsysrapporteringen. Vi rekommenderar därför att man ser över den kompetens som finns på området inom kommunen och säkerställer att personal som ansvarar för rapportering i Stratsys får tillräcklig utbildning för att hantera systemet. Håkan Olsson Projektledare Håkan Olsson Uppdragsledare Lysekils kommun 8 av 8