Revisionsrapport Habo kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Översiktlig granskning av vissa delar av funktionshindersomsorgen Habo kommun Johan Bokinge Karin Norrman-Elgh

2 Johan Bokinge Karin Norrman-Elgh Habo kommun

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Inledning 2.1 Bakgrund 2.2 Revisionsfråga 2.3 Avgränsningar 2.4 Metod 3 Granskningsresultat 3.1 System och rutiner för utvärdering Iakttagelser Kommentarer 3.2 Rutinerna för ekonomisk uppföljning Iakttagelser Bedömning och kommentarer 3.3 Rutiner för handläggning och dokumentation Kommentarer 3.4 Rutiner för personal- och kompetensförsörjning Iakttagelser Kommentarer Habo kommun

4 1 Sammanfattning Revisorerna i Habo kommun har gett PwC i uppdrag att granska delar av funktionshinderomsorgen i Habo kommun. Våra viktigaste iakttagelser och bedömningar redovisas i punkterna nedan. - Vi bedömer att det i allt väsentligt finns ändamålsenliga rutiner och system för utvärdering. Den löpande uppföljningen under året, främst i samband med tertialuppföljningarna, kan dock förbättras. Nämnden bör överväga att genomföra regelbundna brukarundersökningar för att få en bättre bild av brukarnas åsikter om verksamheten. - Vi bedömer att det finns en i allt väsentligt fungerande och ändamålsenlig rutin för uppföljning av funktionshindersomsorgens ekonomi. För att ytterligare förbättra uppföljningen bör nämnden överväga att införa nyckeltal som beskriver resursförbrukningen över tiden. - Vi bedömer att det, med undantag för att vissa personliga assistenter inte har tillgång till datorer, finns ändamålsenliga rutiner för handläggning och dokumentation. För att dokumentationen skall vara så korrekt som möjligt är det viktigt att dokumentationen sker av personalen som arbetar med brukaren och inte av enhetschefen. - De täta bytena på en av enhetschefsposterna är inte tillfredsställande. Bytena och svårigheterna att nu rekrytera en ny enhetschef gör att nämnden bör fundera över orsakerna till problemen. Vi bedömer att rutinerna för kompetensförsörjning inte är tillräckliga. Enligt vår bedömning bör en plan för kompetensförsörjning arbetas fram. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Revisorerna i Habo kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av funktionshindersomsorgen i Habo kommun. Funktionshinderomsorg är ett av socialnämnden i Habos tre huvudområden. Verksamhetsområdet styrs främst av Lagen om särskilt stöd till vissa funktionshindrade, LSS. Insatser som görs enligt LSS kan delas in i; - Rådgivning och personligt stöd - Personlig assistans - Kontaktperson - Avlösarservice i hemmet - Korttidsvistelse (skolungdomar över 12 år) - Boende (familjehem och bostad med särskild service) Habo kommun 1 av 6

5 - Daglig verksamhet Insatser görs även i viss mån inom ramen för Socialtjänstlagen. Kommunens insatser är mycket betydelsefulla för enskilda individer. Verksamheten kräver stora resurser. Tidigare utredningar, av extern utredare och förvaltningen, 2009 visade på flera områden som behövde utvecklas. I september 2010 redogjorde förvaltningens IFOchef i tjänsteskrivelse för handikappomsorgens utvecklingsbehov. 2.2 Revisionsfråga Granskningen skall besvara följande revisionsfråga: Är nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga uppföljning av insatserna enligt LSS ändamålsenlig och sker den med tillräcklig intern kontroll? Revisionsfrågan besvaras genom fyra kontrollmål. Kontrollmål - Har nämnden ändamålsenliga system och rutiner för utvärdering? - Är rutinerna för ekonomisk uppföljning ändamålsenliga? - Finns det ändamålsenliga rutiner för handläggning och dokumentation? - Finns det rutiner för personal- och kompetensförsörjning? 2.3 Avgränsningar Granskningen avgränsas till att avse kontrollmålen enligt ovan. Det är enbart verksamheten för funktionshinderomsorg som har granskats. 2.4 Metod Granskningen har utförts genom intervjuer med förvaltningschef, förvaltningsekonom och enhetschefer inom handikappsomsorgen. Samt studier av tjänsteskrivelsen Handikappomsorgens utvecklingsbehov ( ), månadsuppföljning (november) som lämnats till nämnden 2011, tertialuppföljningar (april och augusti) som lämnats till nämnden 2011, verksamhetsbudget för 2011 samt handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Habo kommun 2 av 6

6 3 Granskningsresultat 3.1 Allmänt I Habo kommun finns det två enhetschefer inom funktionshinderomsorgen. En av cheferna ansvarar för verksamheten för LSS - 21 år och äldre. Den andra chefen ansvarar för psykiatri och LSS för åldergruppen 0-20 år. Inom LSS - 21 år och äldre har det varit flera chefsbyten de senaste åren. Den nuvarande enhetschefen började i december och har ett vikariat fram till sommaren System och rutiner för utvärdering Iakttagelser Nämndens system och rutiner för uppföljning och utvärdering beskrivs i nedanstående punkter. - Förvaltningen rapporterar utfall i förhållande till nämndens målsättningar i den årliga verksamhetsberättelsen. - I samband med tertialuppföljning redovisas verksamhetsmått och avvikelserapportering. - Förvaltningen rapporterar gynnande nämndbeslut som inte har verkställts inom tre månader till nämnden. Nämnden rapporterar vidare, i enlighet med Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), till Socialstyrelsen och revisorerna. - Inom ramen för socialnämndens intern kontrollplan 2010 har två LSSärenden granskats. - Brukarundersökningar har inte genomförts inom funktionshinderomsorgen de senaste åren. - På grund av den höga personalomsättningen på en av enhetschefsposterna har förvaltningsekonomen handlagt en stor del av uppföljnings- och rapporteringsarbetet. En följd av de täta chefsbytena kan vara att utvärderingen av LSS verksamheten har blivit lidande Kommentarer Vi bedömer att det i allt väsentligt finns ändamålsenliga rutiner och system för utvärdering. Den löpande uppföljningen under året, främst i samband med tertialuppföljningarna, kan dock förbättras. Nämnden bör överväga att genomföra regelbundna brukarundersökningar för att få en bättre bild av brukarnas åsikter om verksamheten. Habo kommun 3 av 6

7 3.3 Rutinerna för ekonomisk uppföljning Iakttagelser Socialnämnden gör i enlighet med regelverket i kommunen mer omfattande ekonomiska uppföljningar per 30 april, 31 augusti och 31 december. Uppföljningen görs för socialnämnden som helhet och per verksamhetsområde. Utfallet är inte fullständigt periodiserat men förvaltningsekonomen redogör för faktorer att ta hänsyn till. En prognos för helåret lämnas för hela nämnden och per verksamhetsområde. Utöver tertialuppföljningar redovisas månadsuppföljningar vid nämndens sammanträden. Månadsuppföljningarna innehåller prognos för helårsutfallet. Förvaltningsekonomen följer verksamheten på detaljerad nivå bl. a utfallet (kostnader och intäkter) per person som beviljats personlig assistans. På en av de två enhetschefstjänsterna har personalomsättningen varit hög de senaste åren. Förvaltningens ekonom har som följd av detta tagit en del av de arbetsuppgifter beträffande ekonomi som normalt tillfaller enhetschefen. En sådan uppgift är prognosarbetet. Förvaltningsekonomen uppger att det kan vara svårt att göra prognoser eftersom man som ekonom saknar helhetsbilden av verksamheten. Det saknas till stora delar ekonomiska nyckeltal för att följa verksamhetens ekonomiska utveckling Bedömning och kommentarer Vi bedömer att det finns en i allt väsentligt fungerande och ändamålsenlig rutin för uppföljning av funktionshindersomsorgens ekonomi. För att ytterligare förbättra uppföljningen bör nämnden överväga att införa nyckeltal som beskriver resursförbrukningen över tiden. 3.4 Rutiner för handläggning och dokumentation Habo kommun använder sig av verksamhetssystemet Magna Cura. Personal på biståndsenheten dokumenterar besluten i verksamhetssystemet. Respektive enhetschef ser därefter de nya beslut som skall verkställas. Även när beslutet har verkställts registreras det i Magna Cura. All dokumentation görs i Magna Cura. Enhetschefer dokumenterar alla samtal med föräldrar, brukare och kontaktpersoner. Magna Cura är systemet för såväl dokumentation enligt Socialtjänstlagen som för dokumentation enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Personalen dokumenterar allt som avviker från de genomförandeplaner som har upprättats för varje brukare. Inom personlig assistans har inte alla arbetsgrupper tillgång till datorer. I dessa fall dokumenterar personalen på papper som sedan lämnas till enhetschefen som i sin tur dokumenterar avvikelserna i Magna Cura. Habo kommun 4 av 6

8 Enligt uppgift från förvaltningschefen kommer snart datorer installeras på alla arbetsplatser. Dokumentationen enligt HSL dokumenteras enbart av de sjuksköterskor som är i kontakt med brukaren. Kommunen använder sig av de rutiner och riktlinjer som socialstyrelsen har arbetat fram för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Dokumenten finns tillgängliga på kommunens intranät. I riktlinjerna behandlas bl. a den lagstiftning som verksamheten styrs av, handläggningsprocessen samt regler och syfte kring dokumentation Kommentarer Vi bedömer att det, med undantag för att vissa personliga assistenter inte har tillgång till datorer, finns ändamålsenliga rutiner för handläggning och dokumentation. För att dokumentationen skall vara så korrekt som möjligt är viktigt att dokumentationen sker av personalen som arbetar med brukaren och inte av enhetschefen. 3.5 Rutiner för personal- och kompetensförsörjning Iakttagelser Enhetscheferna upplever att det finns bra underlag för rekrytering av personal inklusive vikarier till LSS verksamheten. Vid intervjuerna med enhetscheferna framkom att utbildningsnivån varierar inom LSS verksamheten. Vissa verksamheter har en bra utbildningsnivå medan andra verksamheter har en mindre bra utbildningsnivå. I kommunen finns inga kompetensförsörjningsplaner. Detta upplevdes som en brist av de intervjuade. Kompetensutveckling diskuteras med medarbetarna årligen under medarbetarsamtalen. I intervjun med socialchefen framhölls att kommunen har haft stora svårigheter att rekrytera en enhetschef till LSS verksamheten Kommentarer De täta bytena på en av enhetschefsposterna är inte tillfredsställande. Bytena och svårigheterna att nu rekrytera en ny enhetschef gör att nämnden bör fundera över orsakerna till problemen. Vi bedömer att rutinerna för kompetensförsörjning inte är tillräckliga. Enligt vår bedömning bör en plan för kompetensförsörjning arbetas fram. Habo kommun 5 av 6

9 3.6 Revisionell bedömning Med utgångspunkt från vår granskning, i förhållande till uppställda kontrollmål, finner vi inte att det finns anledning att rikta revisionell kritik mot socialnämnden. Habo kommun 6 av 6